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6 conseils pour du télétravail efficace au sein de votre association

24 mars 2020

Voilà maintenant plusieurs jours que - comme beaucoup de Français et peut-être comme vous - notre équipe est en confinement et de ce fait, travaille à distance.

Bien qu’adeptes du télétravail occasionnel, ce changement représente tout de même un véritable challenge pour nous tous !

Après quelques jours d’adaptation, nous sommes désormais bien organisés et heureux de vous partager nos conseils pour travailler à distance de manière efficace.

Laissons les grandes théories et les chiffres de côté, vous trouverez dans cet article les astuces qui marchent vraiment pour nous.

Au programme :

A la fin de cet article, vous en trouverez également un bref récapitulatif.

Six conseils en six minutes chrono : c’est parti !

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1. S’habiller comme pour une journée au bureau

C’est peut-être un détail pour vous, mais pour nous ça veut dire beaucoup.

Et ce n'est pas Patricia, de l’équipe USA d’AssoConnect, qui nous contredit, au contraire :

"M'habiller comme si j'allais au bureau m’aide à me mettre dans un état d’esprit de travail !"

En effet, s’habiller est un geste simple qui permet de marquer le début de sa journée de travail. En temps normal, la frontière entre vie professionnelle ou associative et vie personnelle est matérialisée par le passage physique du bureau à son domicile.

Or, travailler de chez soi fait disparaître cette frontière.

Pour retrouver des repères, vous habiller comme d’habitude est donc un excellent début. Cela permet de symboliser l’entrée dans votre journée de travail. Certaines personnes de notre équipe ont même besoin de mettre des chaussures pour travailler, comme au bureau !

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Habillée, chaussée, bien installée,
Corinne est prête à démarrer sa journée !

De la même manière, il est conseillé d’aménager un espace dédié au travail en opposition à vos lieux de vie.

Cela consiste par exemple à éviter de travailler depuis son lit ou son canapé. Ce point n’a pas été remonté de prime abord par les membres de l’équipe AssoConnect, mais si en posant la question, tous ont approuvé. Donc si cela peut vous aider, foncez !

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2. Se fixer des objectifs clairs par jour et par semaine

En temps de crise comme actuellement, il est probable que l’activité de votre association soit ralentie, et que votre cadence de travail le soit par la même occasion.

Pour continuer à avancer dans vos tâches de fond, faites comme Sonia :

"Je me suis fixé une "to do list" avec des échéances. Ca m’aide à me dire que je dois vraiment avoir fini telle tâche importante à tel moment. Je me bloque aussi des points dans mon agenda pour travailler un sujet précis. Un peu comme à l’école finalement : de 10h à 11h, c’est mathématiques, etc."

Pour résumer : lorsque vous êtes en télétravail, un cadre de travail est indispensable. Si vous voulez être efficace, il vous faudra donc structurer vos journées.

Prévoyez vos objectifs de la semaine, réservez des créneaux dans votre agenda pour avancer sur les tâches de fond qui demandent plus de temps. Une fois votre semaine planifiée, à vous de jouer, en avant la musique !

Nuançons tout de même, l’idée n’est pas d’avoir une semaine millimétrée. Le télétravail a cela de bon que vous disposez d’une grande liberté.

Profitez de cet avantage, mais si vous avez des tâches importantes sur lesquelles avancer (ex : boucler un dossier de subvention, créer votre site internet, effectuer votre clôture comptable, etc.), fixez-vous un cadre légèrement plus strict.

Ce n’est pas facile, certes, mais redoutablement efficace.

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3. Couper les notifications et s’accorder des plages sans téléphone

Vous l’avez peut-être remarqué : le confinement semble beaucoup inspirer notre entourage, qui multiplie les messages tout au long de la journée.

RĂ©sultat : vous recevez certainement des notifications dans tous les sens.

Evidemment, nous avons tous besoin de garder le contact avec nos proches, rien de plus normal à cela. Mais si le smartphone est déjà en temps normal l’ennemi de votre productivité, il l’est encore davantage en période de confinement.

La solution est plutôt simple : éloignez-vous de votre téléphone et coupez les notifications de votre ordinateur.

Bien sûr, il n'est pas question de le faire toute la journée - vos proches et vos collègues risqueraient de s'inquiéter. Mais il est important de vous accorder régulièrement des plages de travail sans interruption.

C'est notamment ce que fait Axel, développeur chez AssoConnect :

"Dans les premiers jours du confinement, ça n'arrêtait pas de sonner, impossible de se concentrer ! Depuis, je m'impose des créneaux de 30 minutes avec le téléphone retourné et la plupart des notifications coupées."

Pour vous aider, vous pouvez aussi vous inspirer de la mĂ©thode "Pomodoro" :

  • Prenez une tâche dans votre "to do list",
  • RĂ©glez un minuteur sur 25 minutes,
  • Concentrez-vous uniquement sur cette tâche pendant cette durĂ©e et coupez tout le reste,
  • A la fin du minuteur, prenez une pause de 5 minutes,
  • Au bout de 4 sessions, accordez-vous une pause plus longue, de 15 Ă  30 minutes.

Cette méthode repose sur une discipline stricte, que vous pouvez ou non choisir d’appliquer. Gardez en tout cas à l’esprit que pour être productif, vous aurez besoin d’être pleinement concentré sur vos tâches en cours.

Le télétravail offre la possibilité de ne pas être interrompu, il ne tient qu’à nous (et vous) d’en tirer profit !

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4. S’accorder des pauses régulières

A l’opposé de la partie précédente, il arrive également de se plonger dans une tâche et de ne plus lever le nez pendant trois heures. Et oui, c’est ce qui arrive quand on est passionné par ses missions !

En télétravail et encore plus en confinement, nous n’avons pas la possibilité d’aller nous dégourdir les jambes, ni de faire une petite pause café avec des collègues.

Dans ces conditions, il faut tout de même se forcer à s’arrêter de temps en temps.

Magdalena, chargée de recruter les futures pépites de l’équipe AssoConnect, nous livre son astuce :

"Je m'accorde des pauses de 5 à 10 minutes, idéalement toutes les heures pour me lever, m'étirer ou simplement regarder un peu par la fenêtre."

A défaut de pouvoir aller faire un tour dehors, couper votre travail pour une courte pause permet de s’aérer l’esprit quelques minutes pour mieux se relancer. Les idées ne manquent pas : vous étirer, faire des petits exercices de respiration, écouter une chanson, faire un petit coucou à vos proches, etc.

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Eva, en bonne compagnie
pendant sa pause

En période de télétravail "forcé", tentez de respecter votre rythme naturel. Voyez à quelle fréquence vous vous déconcentrez, prenez des pauses lorsque vous en ressentez le besoin.

Écoutez-vous et votre corps, cela ne peut vous faire que du bien.

En revanche, veillez à ne pas trop décaler votre rythme de vie non plus. Gardez des heures de repas et de sommeil proches de ce que vous aviez avant le confinement. Cela vous aidera à avoir de premiers repères sur lesquels vous appuyer !

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5. Maintenir le lien avec vos collègues

Voici l’un des sujets les plus importants en ce moment pour les managers et les équipes dispersées.

Commençons par distinguer deux sujets différents : les réunions et les moments d’échanges informels.

Pour le premier, nous nous sommes rendu compte que les réunions à plusieurs pouvaient vite tourner au cauchemar. Après des débuts quelque peu chaotiques, nous avons trouvé quelques solutions simples et efficaces.

Voici par exemple trois astuces basiques pour mettre de l’ordre dans vos réunions à distance :

  1. Privilégiez les appels vidéo aux appels vocaux : vous retrouvez ainsi une bonne partie du langage corporel et aurez des échanges plus efficaces,
  2. Coupez votre micro lorsque vous ne prenez pas la parole, cela permet d’éviter les bruits ambiants et rend l’écoute de la personne qui parle plus agréable,
  3. Désignez une personne pour distribuer la parole, c’est absolument indispensable pour fluidifier les échanges lors de réunions à plusieurs.

Finalement, c'est assez en phase avec nos conseils pour des réunions de travail efficaces mais adaptés à la contrainte de la distance !

Des bonnes pratiques qui ont séduit Mosa, de notre équipe USA :

"Pendant les réunions vidéo, nous avons vraiment trouvé la bonne formule. Par exemple, pour ne pas interrompre une personne qui présente, nous coupons les micros et envoyons la plupart de nos réactions à l'écrit !"

Quant aux moments plus informels, nous avons créé des rendez-vous réguliers permettant de retrouver des instants de détente et de partage entre collègues.

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Emily avec l'Ă©quipe marketing
pour le café du matin

Par exemple, l’équipe marketing se retrouve chaque matin à 9h15 pour un petit-déjeuner commun, et chaque soir pour clore la journée en beauté, dans la joie et la bonne humeur.

Chacun est libre de participer à ces rendez-vous s’il le souhaite : certains n’en manquent pas un, d’autres y participent ponctuellement, selon l’envie du moment !

Concrètement, cela nous permet de maintenir les liens tissés au bureau. Ces échanges informels et spontanés continuent de souder nos équipes et contribuent à créer un environnement de travail plus agréable malgré la distance prolongée.

Nous vous tiendrons informés de l’engagement autour de ces actions sur la durée et de leurs effets, mais elles font pour l’instant l’unanimité au sein de l’équipe !

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6. Faire du sport, de préférence en groupe (et dans ce cas, à distance)

S’il y a bien un point qui a mis tout le monde d’accord au sein de notre équipe, c’est le besoin de bouger !

Nous savons tous combien il est important d’exercer une activité physique régulière. En période de confinement, cela s’avère plus que jamais nécessaire, pour le corps comme pour l’esprit.

Pour cela, vous disposez de nombreuses applications mobile et de vidéos YouTube d’exercices parfaitement réalisables en intérieur, quelle que soit votre activité physique habituelle.

Bien que nous ne remettions pas en cause votre volonté de fer, nous avons aussi remarqué qu’il était (beaucoup) plus facile de se motiver à fréquence régulière en groupe.

Vous pensez que d’autres personnes peuvent être intéressées ? Créez un petit groupe, lancez une conversation vidéo à l’aide de Google Meet, Slack, Messenger, WhatsApp, ou l’outil que vous voulez, et à vos joggings !

Au sein de l’équipe AssoConnect, ce rendez-vous a lieu trois fois par semaine en tout début de journée pour des séances musclées ! Jeanne, qui travaille dans l'équipe Marketing, précise :

"Nos séances de sport collectives me permettent de m'imposer un rythme et m'apportent une grosse dose de motivation dès le matin. C'est aussi l'occasion de découvrir mes collègues autrement à travers leurs pratiques sportives !"

Force est de constater qu’elles séduisent autant pour le sport que pour la bonne humeur qu’elles diffusent.

recapitulatif-teletravail-association-conseils

En bref

đź’» Quels conseils pour bien travailler Ă  distance ?

Ce qui fonctionne pour nous : s’habiller comme au bureau, se fixer des objectifs clairs, couper les notifications, s’accorder des pauses, maintenir le lien avec ses collègues et faire du sport.

🔧 Quels outils peut-on utiliser ?

Il existe de nombreux outils mais la priorité reste de bien définir son besoin pour trouver le plus adapté. Vous en trouverez quelques exemples dans notre article.

⏳ Y a-t-il un temps d'adaptation au télétravail ?

Evidemment ! Tout changement demande un temps d'adaptation, qui diffère d'une personne à une autre. Tâchez d'être indulgents avec vous-mêmes et accordez-vous du temps.

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Si nous pouvons nous permettre un dernier conseil : ne soyez pas trop durs avec vous-mêmes. Nous vivons une situation exceptionnelle, qui a complètement bouleversé nos habitudes.

S’adapter aux changements demande toujours un certain temps, qu’il s’agisse d’une nouvelle manière de travailler, d’une nouvelle mission ou d’un nouvel outil.

Comme pour le reste, nous sommes persuadés que vous saurez vous adapter et trouver un nouveau rythme pour votre association en télétravail.

En attendant, n’hésitez pas à piocher dans nos conseils, tester de nouvelles choses et voir ce qui marche de votre côté. Si vous avez d’autres habitudes qui fonctionnent pour vous ou des conseils à partager, n’hésitez pas à nous les partager en commentaire !

Bon courage Ă  toutes et tous !