Structurer votre processus de recrutement d’association

Le processus de recrutement, le fameux ! Celui que nous trouvons toujours trop long en tant que candidat, et que nous essayons de maîtriser avec plus ou moins de réussite en tant qu’employeur. Mais aussi celui auquel nous aspirons, qui propose un cadre propice à révéler un coup de foudre professionnel entre une association et un futur salarié.

Dans cet article, nous vous proposons d’approfondir votre réflexion sur la structuration d’un processus de recrutement. L’idée est de définir un cadre qui vous ressemble, qui reflète au mieux votre besoin opérationnel, et qui permette d’y voir plus clair dans la recherche de votre perle rare.

Au programme du jour :

• Préparer une fiche d’évaluation de recrutement
• Définir un vrai processus de recrutement
• Ne pas avoir peur de viser l’excellence
• Quelques conseils pratiques pour réussir un entretien

A la fin de cet article, vous trouverez également un résumé des points à retenir.

Envie d’en savoir plus ? Alors c’est parti !

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Préparer votre fiche d'évaluation de recrutement en association 

Définir votre besoin est la première étape d’un bon processus de recrutement, cela conditionne la réussite des suivantes. Nous allons nous pencher sur la méthodologie de la fiche d’évaluation, qui invite à mener une réflexion basée sur les résultats attendus sur le poste à pourvoir.

Les descriptifs de poste traditionnels ont tendance à être influencés par l’intitulé du poste, que nous choisissons souvent de manière intuitive.

Nous pouvons rechercher un ou une "Chef de projet communication" ou bien un ou une "Responsable de contenus éditoriaux", mais avons-nous une vision assez claire des attentes que nous mettons derrière chacune de ces dénominations ? Pas toujours. C’est pourquoi il vaut mieux commencer par préciser, de la façon la plus simple possible, la mission de la personne qui vous rejoindra. 

Pour cela, essayez d’abord de décrire en deux ou trois phrases les principaux enjeux du poste, en utilisant des mots simples et compréhensibles pour tout le monde.

Voici ce que donne par exemple l’exercice avec un responsable du mécénat :

Mission du Responsable du mécénat : doubler le montant des donations mécénat sous 1 an en signant 3 nouveaux partenariats institutionnels. Recruter une équipe de 2 bénévoles dédiés au mécénat : 1 personne en prospection, 1 personne en développement.

Salma définit la mission du prochain
directeur de son association !

Une fois les enjeux précisés, vous pouvez lister les résultats précis attendus. Préparez une liste de 3 à 8 résultats que vous attendez de la part de votre nouvelle recrue puis classez-les par ordre d’importance. Tâchez d'être précis, pensez à des résultats critiques à atteindre et idéalement, illustrez vos attentes avec des résultats chiffrés.

N’oubliez pas de vous assurer que les résultats que vous décrivez sont bien alignés sur la stratégie de développement de votre association, et que votre équipe en a la même compréhension.

Voici maintenant ce que pourrait donner un exemple de résultats attendus :

• Maîtriser le CRM avant la fin des 3 premiers mois dans l’association,
• Avoir pris contact et organisé un point de suivi avec toute la base de mécènes existants avant la fin du mois d’octobre,
• Avoir signé un nouveau partenariat de mécénat avant la fin-novembre.

Définir un vrai processus de recrutement pour votre association

Votre fiche d’évaluation est prête ? Il est bientôt temps de rencontrer les candidats ! 

Avant toute chose, commencez par réfléchir à la structure de vos entretiens d’embauche en vous posant les questions suivantes :

• De combien d’entretiens avez-vous besoin pour valider toutes les compétences requises et/ou souhaitées pour le poste ?
• Qui mènera les entretiens à chaque étape du processus ? 
• Quel sera l’objectif de votre premier contact téléphonique avec les candidats : pré-valider les connaissances techniques ? Tester l’adéquation culturelle avec votre association, le "fit" qui fera que cela fonctionnera ?
• Quelles compétences allez-vous évaluer pendant vos entretiens successifs ?
• Quelles questions allez-vous poser pour évaluer chacune des compétences ? 

Prévoyez également un bref moment d’échange avec votre équipe afin de leur donner de la visibilité sur les compétences recherchées, et sur le processus que vous souhaitez mettre en place.

Une fois que le processus est défini et que les personnes concernées en sont informées, il n’y a plus qu’à vous lancer !

Ne pas avoir peur de viser l’excellence

Que veut dire l’excellence en recrutement ? Une personne extrêmement intelligente qui n’arrive pas à collaborer avec les autres ? Un top manager qui n’a pas envie de mettre la main à la pâte ? Non, vous l’aurez bien deviné.

En réalité, reconnaître les "top profils" est relativement simple : il s’agit des personnes qui répondent au cahier des charges opérationnel du poste et qui présentent la volonté d’aller au-delà de leur objectif.

Et pour trouver ces personnes, il existe quelques points sur lesquels il vaut mieux ne pas faire de compromis.

Le premier point concerne évidemment les compétences requises, pas de surprise jusque-là. Mais au-delà de celles-ci, tentez d’évaluer également l’alignement entre le candidat et la culture, ou "l’ADN" de votre association. Pour le vérifier, demandez-vous simplement si vous partagez les mêmes valeurs que le candidat, ou encore si vous pensez passer un bon moment en travaillant avec cette personne.

Un vieil adage de recruteurs dit que "quand il y a un doute, c’est qu’il n’y a pas de doutes." Ce dernier a tendance à s’avérer efficace. Structurez votre process, rendez vos critères de choix plus objectifs possible, mais avant tout, soyez à l’écoute de votre intuition. 

Même si vous êtes pressé par le temps, prenez celui de trouver un vrai coup de cœur et ne faites jamais de choix par défaut.

Quelques conseils pratiques pour réussir un entretien de recrutement en association

Le recrutement est un métier et nous comprenons tout à fait que cela puisse vous sembler difficile. C’est pourquoi nous voulions terminer avec une liste des choses concrètes à faire et à ne pas faire en tant que recruteur pendant un entretien.

Parmi les choses à ne faire sous aucun prétexte :

• Faire avancer un candidat dans son processus de recrutement sans avoir compris ses attentes, notamment en matière de rémunération,
• Poser des questions concernant la situation familiale des candidats, leur état de santé, leurs croyances religieuses ou opinions politiques, leurs origines, leur orientation sexuelle, leur grossesse ou éventuel projet d’avoir des enfants, tout ceci étant déplacé en plus d’être illégal,
• Laisser les candidats prendre le contrôle du déroulement de l'entretien.

Et du côté des bonnes pratiques :

• Se préparer : prendre au moins 10 minutes le matin pour lire le CV du candidat et lister vos questions,
• Être humain et toujours honnête : proposer un café ou un verre d’eau au candidat, sourire et ne pas se priver de détendre l’atmosphère,

Comme Jeanne, soyez toujours bienveillants
pendant vos recrutements

• Être positif pour donner envie de vous rejoindre et donner suffisamment d’informations sur votre association : n’oubliez pas que l’entretien est un exercice de séduction dans les deux sens,
• Accorder toute son attention au candidat il s’agit de créer des conditions favorables à l’échange : un endroit calme pour accueillir le candidat, de la disponibilité et de l’écoute, le téléphone est évidemment à bannir,
• Faire un retour personnalisé et transparent aux candidats non-retenus, les remercier et leur donner des conseils, l’expérience du côté du candidat est très importante pour l’image de votre association.

En bref

💯 Comment créer une fiche d’évaluation ?

Pour commencer, décrivez en brièvement les principaux enjeux du poste, en utilisant des mots les plus simples possible. Ensuite, notez les résultats attendus sur le poste et classez-les par ordre d’importance. En savoir plus

🧐 Comment définir son processus de recrutement ?

Définir votre processus de recrutement revient à structurer vos entretiens d’embauche en réfléchissant aux questions à poser, à ce que vous souhaitez évaluer ou encore aux personnes à faire rencontrer par exemple. En savoir plus

🎯 Faut-il viser l’excellence en recrutement ?

Evidemment, encore faut-il décrire ce qu’est l’excellence ! Les "top profils" sont les personnes qui répondent aux besoins opérationnels du poste et ont l’envie d’aller au-delà de leur objectif. En savoir plus

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Ça y est, c’était minutieux, mais vous venez de structurer votre processus de recrutement. Félicitations ! 

Promis, en préparant les quelques éléments que nous avons évoqués dans cet article et en n’oubliant pas de prendre votre temps, vous devriez rapidement trouver votre perle rare !