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Secrétaire : le pilier de votre association

Le bureau d’association est traditionnellement composé d’un(e) président(e), d’un(e) trésorier(e) et d’un(e) secrétaire.

Nous vous avions déjà présenté le rôle et les responsabilités du président et du trésorier d’association, place aujourd’hui au secrétaire d’association !

Souvent dans l’ombre du président, le secrétaire a pourtant un rôle capital dans le bon fonctionnement de votre association

Dans cet article, nous vous proposons de découvrir le poste du secrétaire d’association :

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Le rôle du secrétaire d’association

La Loi de 1901 laisse une grande liberté aux associations concernant le rôle exact du secrétaire d’association. Bien que son rôle ne soit pas obligatoire, les fonctions qui lui sont attribuées sont elles indispensables !

Le secrétaire d’association a en effet un rôle central : il est garant de la tenue administrative de l’association et de la cohésion entre les membres.

Le secrétaire en charge du suivi administratif de l’association

Ce sont souvent les tâches les moins séduisantes auprès des bénévoles, elles sont pourtant primordiales pour garder son association en ordre : classements de documents, envoi de courriers, rédaction de dossiers de financement et demandes de mécénat, etc. Telles sont quelques unes des missions du secrétaire d’association.

De par sa fonction, le secrétaire est amené à travailler étroitement avec le président et le trésorier d’association. Il est le pont entre les différents organes dirigeants de l’association.

Il peut également avoir un rôle de RH et prendre en charge l’accueil des nouveaux membres, organiser et répartir les tâches à l’ensemble de l’équipe, etc.

Bref, vous l’aurez compris : le secrétaire a de multiples casquettes.

Convocation aux Assemblées Générales et Conseils d’Administration par le secrétaire d’association

La convocation aux Assemblées Générales et Conseils d’Administration est souvent une mission attribuée au secrétaire d’association.

Le nombre de ces réunions et leur fréquence sont fixés par les statuts de l’association. Si ce n’est pas stipulé dans les statuts, alors les membres participants doivent être tenus au courant au préalable dans un délai raisonnable pour faciliter leur venue.

La convocation peut prendre la forme d’une invitation personnelle, d’une annonce collective dans le journal d’annonces légales ou par affichage dans le local de l’association - cette convocation doit contenir les mentions suivantes :

  • le jour, l’heure et le lieu de la réunion,
  • l’ordre du jour fixé par l’organe compétent,
  • une procuration si elle est autorisée pour les membres absents.

Le secrétaire d’association rédige les procès verbaux et les comptes rendus

Le secrétaire est un peu le scribe de votre association.

Sauf disposition statutaire précisant le contraire, le secrétaire prend note et formalise les comptes rendus des réunions fixées par les organes dirigeants. Ces comptes rendus doivent être transparents, clairs et précis.

Il est important que le secrétaire archive ces comptes rendus avec les documents associés : l’ordre du jour, la liste émargée des personnes présentes, la feuille des excusés.

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Les obligations qui incombent au secrétaire d’association

Comme beaucoup d’aspects de votre association, le rôle du secrétaire dépend lui aussi de ce qui est stipulé dans les statuts de l’association.

Nous vous le disions précédemment, la Loi de 1901 vous laisse une grande liberté sur ce poste.

Nous vous conseillons toutefois de préciser autant que possible le rôle et les missions du secrétaire dans les statuts de l’association. Ainsi, vous évitez tout risque de quiproquo au sein de l’équipe et avec le secrétaire lui-même !

Voici une liste non-exhaustive de ce qui peut être stipulé dans vos statuts :

  • le rôle et les missions du secrétaire : soyez précis dans ce que vous écrivez tout en laissant une marge de liberté pour ne pas placer le secrétaire dans une case fixe,
  • la nomination du secrétaire : comment il est choisi (ex. par vote lors de l’Assemblée Générale annuelle), ce qu’il se passe s’il démissionne,
  • ses responsabilités au regard de la loi (ex. responsabilités juridiques et financières).

A savoir : il est possible de nommer une personne mineure en tant que secrétaire de votre association. Attention à bien la tenir informée des responsabilités financières et juridiques qui lui incombent - en cas de problème sa responsabilité ou celle de ses parents peuvent être engagées. 

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Comment aider et valoriser le rôle du secrétaire d’association ?

Soulagez votre secrétaire d’association en répartissant certaines tâches

Les tâches qui lui sont attribuées peuvent être facilement réparties aux membres de l’association si elles n’engagent pas de grandes responsabilités juridiques et financières.

Répartir les tâches avec les membres de l’association volontaire est un excellent moyen de :

  • gagner du temps sur les tâches chronophages,
  • impliquer davantage les membres de l’association,
  • faciliter la passation lors de la démission du secrétaire d’association.

Ce sont des tâches que l’on décale au jour d’après, et encore au jour d’après jusqu’à les oublier. Vous pensez sûrement aux tâches que nous vous listons ci-dessous :

  • mettre à jour la liste des adhérents (ex. qui est encore inscrit ?),
  • faire un point sur les membres (ex. est-ce que les informations sont à jour),
  • etc.

Ceci est facilement réalisable si vous êtes équipé d'un logiciel de gestion collaboratif comme par exemple le logiciel AssoConnect.

Le secrétaire, un membre à part entière de l’association

Vous l’aurez compris, le rôle de secrétaire est loin de concerner le service du café ou la maîtrise de la photocopieuse. Le secrétaire est un membre à part entière de votre association et possède un rôle primordial dans la bonne tenue de votre association.

Montrez au secrétaire que vous avez conscience de la valeur du travail qu’il effectue au jour le jour sur son temps libre : il est important de le valoriser et de l’accompagner au même titre que tous les bénévoles de votre association !

Donnez au secrétaire de votre association les bons outils pour travailler

De nombreux outils digitaux sont à la disposition de votre association pour aider les membres à optimiser leur méthode de travail et gagner un temps précieux.

Il en va de même pour le secrétaire de votre association.

Même avec toute la bonne volonté du monde, vous ne pourrez pas vous échapper aux formalités administratives. Vous pouvez néanmoins automatiser au maximum les tâches qui peuvent l’être.

Comme par exemple :

  • les bulletins d’adhésion : les adhésions en ligne vont vous faire gagner un temps considérable et pour cause, plus besoin de rentrer manuellement les informations des nouveaux membres,
  • l’édition et l’envoi de factures et reçus fiscaux,
  • la convocation des membres à l’Assemblée Générale en un clic grâce à l’emailing.

Vous vous en doutez, AssoConnect rassemble l’ensemble de ces fonctionnalités, voire plus ! Démarrez dès maintenant votre essai gratuit de 30 jours

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À l’instar du président ou du trésorier, le secrétaire d’association est lui aussi un maillon fort ajoutant une plus-value à l’organisation de votre association.

Il est le garant de la tenue administrative et juridique de votre association et c’est surtout un élément essentiel pour faire le pont entre les différents organes dirigeants.

Alors, fier(e) de votre secrétaire d’association ?

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