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RĂ©unions Ă  distance : comment ĂŞtre efficace pour son association ?

30 novembre 2020

Nous sommes en 2020 après JC. Toute la France est confinée. Toute ? Pas loin. Et avec ce confinement, les Français apprennent (tous) à faire des réunions de travail à distance

Depuis nos salons, nos salles à manger ou parfois même nos chambres, nous nous plions à cette nouvelle manière de travailler ensemble, malgré la distance.

Si nous vous avons déjà partagé nos conseils pour mener des réunions de travail efficaces, la distance apporte une nouvelle composante qu’il est indispensable d’intégrer pour éviter de faire perdre du temps à tout le monde.

Confinement ou pas, il y a fort à parier que le télétravail se poursuive (par goût ou par contrainte). Alors, autant faire en sorte que les réunions soient les plus efficaces possibles.

Dans cet article, nous vous partageons donc des conseils issus de notre expérience - confinée elle aussi - sur le sujet, à savoir :

En fin d’article, vous trouverez un bref rĂ©capitulatif de ces bonnes pratiques. 

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La prĂ©paration d'une rĂ©union de travail Ă  distance 

Evidemment, les réunions de travail à distance ne sont pas les seules à nécessiter une préparation minutieuse. Mais celle-ci est d’autant plus importante que la distance crée forcément une difficulté supplémentaire.

Plusieurs ingrédients sont donc indispensables en amont d’une réunion de travail lorsque les participants ne sont pas dans la même pièce.

Un ordre du jour clair

Une réunion sans objectif clair est une réunion qui ne sert à rien.

En amont de la réunion, déterminez son objectif global : une décision stratégique doit-elle être prise à son issue ? Est-ce une réunion de coordination et de partage de l’information ? Est-ce un point d’avancement d’un projet ? De validation d’un plan ?

L’objectif de la rĂ©union dĂ©terminera Ă©videmment ce qui s’y dira, ainsi que les personnes qui doivent ĂŞtre prĂ©sentes. Nombre de rĂ©unions pourraient ĂŞtre Ă©vitĂ©es si leur ordre du jour Ă©tait clair. Le temps de toute votre Ă©quipe est prĂ©cieux, autant ne pas le gaspiller. 

Déterminez l’ordre du jour de la réunion, et partagez-le avec les invités.

Les personnes présentes à la réunion et les rôles

Multiplier le nombre de participants crée souvent de la complexité.

Mieux vaut donc faire une réunion en petit comité, uniquement avec les personnes indispensables pour discuter de l’ordre du jour.

Evidemment, prenez des notes pendant la réunion et partagez le compte rendu à l’ensemble de l’équipe par la suite. Petit comité ne signifie pas que l’information ne doit pas circuler !

Pendant la rĂ©union, rĂ©partissez les rĂ´les entre les personnes prĂ©sentes. Nous en avons gĂ©nĂ©ralement trois dans nos rĂ©unions chez AssoConnect : 

  • Un coach : Ă  l’image d’un coach sportif, c’est lui qui bat la cadence et fait avancer la session afin d’atteindre l’objectif ;
  • Un scribe qui prend notes des remarques, commentaires, dĂ©cisions et prochaines Ă©tapes. Son rĂ´le est crucial : son travail de compte rendu sera partagĂ© aux personnes absentes et permet de garder un historique ;
  • Un maĂ®tre du temps : il est responsable de la tenue du programme afin que la rĂ©union ne s’éternise pas. Il rappelle le temps prĂ©vu pour chaque discussion et fait avancer la rĂ©union si des sujets s’éternisent.

Dans certaines réunions, il peut être intéressant d’inviter un observateur pour aider ou conseiller sur un sujet en particulier. Son temps à lui est également précieux, attention donc à ce que ce soit réellement utile.

association-reunions-travail-distance-efficacesEva est toujours au taquet, 
pour ĂŞtre la coach de la rĂ©union, et l'animer ! 

Une prĂ©sentation envoyĂ©e en amont 

Si le sujet de la rĂ©union est complexe ou stratĂ©gique, avoir les Ă©lĂ©ments en amont est indispensable pour les personnes prĂ©sentes. 

L’objectif de la réunion n’est pas de découvrir des choses, mais bien de trancher. Il est donc nécessaire de ne pas perdre de temps sur l’exposition des faits mais d’en consacrer à l’essentiel : discuter et débattre pour arriver à une décision.

Dans ce cas, nous vous conseillons d’envoyer en amont de la réunion le support de discussion. Qu’il s’agisse d’un simple document ou d’une présentation travaillée importe peu, cela doit par contre apporter suffisamment d’informations (chiffres, contexte, etc.) pour que les discussions soient intéressantes et efficaces. Evidemment, il est indispensable que les personnes présentes lors de la réunion aient lu ce document en amont et préparé leurs questions et remarques.

Bref, une réunion, ça se prépare !

MaĂ®triser l'aspect technique 

Le challenge d’une réunion à distance pour une association : créer les conditions idéales pour ne pas perdre en efficacité par rapport à une réunion en présentiel.

Pour cela, pas de doute, la technique doit ĂŞtre votre amie. Choisir un outil inadaptĂ© a de bonnes chances de transformer votre rĂ©union en cauchemar. 

Bonne nouvelle, de nombreuses possibilités s’offrent à vous. Nous n’allons pas nous étendre sur les différents outils (mais pour cela, vous pouvez télécharger notre comparatif des outils de visioconférence pour associations), mais insister sur un point particulier : la technique ne doit pas interférer dans le déroulé de la réunion.

Télécharger le comparatif

Pour cela, assurez-vous que le lien de connexion est connu de tous les participants et ne requiert aucune action supplĂ©mentaire (ex : un login difficile Ă  trouver, une validation par diffĂ©rentes personnes, installer au moment de la rĂ©union l’application de visioconfĂ©rence ou une mise Ă  jour, etc.). 

Veillez simplement Ă  : 

  • indiquer de manière claire dans l’invitation Ă  la rĂ©union le lien sur lequel il faut se connecter,
  • paramĂ©trer un rappel au moins 5 minutes avant pour que les participants soient prĂ©sents Ă  l’heure (c’est finalement un peu l’équivalent de se dĂ©placer jusqu’au lieu de la rĂ©union pour commencer Ă  l’heure).

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Les règles du jeu lors d'une réunion de travail à distance en association

Avant de rentrer dans le vif de la réunion, il est indispensable de se mettre d’accord sur des règles et de les partager à l’ensemble des participants.

Voici celles que nous appliquons chez AssoConnect et qui ont fait leurs preuves.

La webcam obligatoire pour tout le monde

Vous le savez sans doute, la communication ne passe pas uniquement par les mots que l’on emploie. Cela passe Ă©galement (et majoritairement) par le ton mais aussi la gestuelle, les expressions du visage, l’attitude, les rĂ©actions. 

Quand tout le monde est dans la mĂŞme pièce, ces Ă©lĂ©ments sont perceptibles directement. Lorsque chacun est derrière son Ă©cran, c’est une toute autre histoire. 

Pour perdre au minimum ces aspects de la communication, il n’y a pas 36 000 solutions : la webcam est indispensable. Les réactions des personnes présentes à la réunion seront ainsi perceptibles visuellement et alimenteront sensiblement les discussions.

Loin de nous l’idĂ©e de vous pousser Ă  l’achat, mais l’acquisition d’une webcam s’impose si les participants de la rĂ©union ne sont pas Ă©quipĂ©s. Cela fait vraiment partie des choses qui changent la donne cĂ´tĂ© efficacitĂ© des rĂ©unions de travail. 

Halte aux notifications et autres pollutions

Si vous avez suivi nos conseils à la lettre, seules les personnes directement impliquées dans le sujet participent à votre réunion. Il est donc indispensable qu’elles soient toutes concentrées à 100% sur le sujet traité.

Or, un écran d’ordinateur peut facilement se transformer en paradis de la notification et toute autre forme de distraction.

Et Ă©videmment, il est humain d’être tentĂ© de faire plusieurs choses en parallèle (traiter ses mails, rĂ©pondre Ă  un autre message, complĂ©ter sa to-do list, etc.) - ce qui est possible Ă  distance. 

Mais pas besoin d’être un génie pour savoir que c’est une mauvaise option. Faire deux choses en parallèle est généralement le meilleur moyen de ne rien faire bien : il est impossible de se concentrer sur deux choses à la fois.

Pendant une réunion à distance, la règle est donc claire (et doit être dite et répétée) : rien ne doit interférer dans la réunion. Elle n’en sera que plus efficace.

IdĂ©alement, chaque personne est invitĂ©e Ă  : 

  • couper l’ensemble de ses notifications,
  • fermer tous les onglets de son navigateur internet qui ne concernent pas la rĂ©union,
  • fermer toutes les applications non indispensables pour le sujet de la rĂ©union.

Le rôle des notifications est de nous distraire. Libre à nous de les faire taire quand la concentration et la disponibilité d’esprit doivent être de mise.

Les micros coupés

Une réunion à distance avec plus de trois ou quatre personnes peut rapidement se transformer en une expérience (très) désagréable s’il n’y a pas un minimum de discipline.

Pour cela, invitez les personnes Ă  couper leur micro lorsqu’elles ne parlent pas. Pourquoi ? Tout simplement pour Ă©viter les pollutions et autres parasitages sonores. 

Cela n’a rien à voir avec une éventuelle mauvaise volonté de la part des participants. Que l’on vive en ville, avec des enfants ou même un animal domestique, toutes les interventions sonores ne sont pas forcément de notre ressort. Il s’agit donc de les éviter au maximum pour ne pas dégrader la qualité des échanges

Evidemment, n’oubliez pas de réactiver votre micro lorsque vous voulez prendre la parole (faute de quoi vous entendrez "attends, ton micro est désactivé" - ce qui doit être l’une des phrases les plus dites de l’année !).

Un code commun pour régir les réactions

Ce point va de pair avec le prĂ©cĂ©dent. 

Pour Ă©viter les pollutions sonores, il est possible de crĂ©er Ă  distance des nouvelles formes d’interactions Ă©crites. L’idĂ©e est simplement d’utiliser le "tchat" qui est gĂ©nĂ©ralement disponible sur tous les outils de visioconfĂ©rence afin de faire connaĂ®tre son avis sans avoir besoin de prendre la parole (activer son micro, parler, dĂ©sactiver son micro). 

Ce langage Ă©crit peut passer par des Ă©moticĂ´nes qui ont l’avantage d’être explicites et visuelles. Le souci : tout le monde n’est pas forcĂ©ment Ă  l’aise avec leur utilisation (ou le fait de savoir oĂą les trouver). 

Sinon, rien ne vous empêche de créer votre propre "code commun" avec des signes de ponctuation à partager dans le tchat. Chez AssoConnect, nous utilisons les éléments suivants pour éviter d’interrompre les échanges oraux :

  • ! pour "j’ai un commentaire",
  • ? pour "j’ai une question",
  • < pour "j’ai une rĂ©ponse directe (courte et factuelle) Ă  la question qui vient d’être posĂ©e",
  • + ou ++ signifie "je suis d’accord" ou "je suis tout Ă  fait d’accord",
  • - ou - - signifie "je ne suis pas d’accord" ou "je suis en total dĂ©saccord".

Si vous vous rendez compte que certains messages manquent, n’hésitez pas à les créer, et même les partager en commentaire de cet article !

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Ritualiser les réunions récurrentes

Dans la vie d’une équipe associative, certaines réunions ont lieu régulièrement, chaque semaine ou chaque mois par exemple.

Pour celles-ci, nul besoin de réinventer la roue. En revanche, cadrer les choses est nécessaire.

Faire le tri dans les réunions

Commencez par rĂ©pondre Ă  ces questions : 

  • Quel est objectif de cette rĂ©union ? 
  • Qui doit nĂ©cessairement y participer ? 
  • Qu’est-ce qui doit ĂŞtre prĂ©parĂ© en amont ? 

Lutter contre la réunionite aigüe est d’autant plus indispensable lorsque nos rendez-vous se tiennent à distance. Sans cela, une journée peut rapidement se transformer en un chapelet de visioconférences qui s'enchaînent : c’est épuisant et pas forcément efficace.

Nous vous invitons donc à faire le tri parmi les réunions habituelles pour ne garder que celles qui sont essentielles. Si vous arrivez à dégager du temps, vous pourrez le mettre à profit pour d’autres types d’interactions humaines - pour cela, n’hésitez pas à découvrir notre article sur les quatre pistes pour garder le contact avec vos adhérents et bénévoles.

Cadrer ces réunions associatives

Revenons Ă  nos moutons : une fois que vous avez fait le tri dans vos rĂ©unions rĂ©currentes indispensables, cadrez les choses et partagez-les avec les personnes impliquĂ©es. 

Deux avantages principaux Ă  cela : 

  • Ă©viter les sorties de route, c’est-Ă -dire que les rĂ©unions dĂ©rapent et se transforment en d’autres rĂ©unions,
  • avoir un cadre clair et Ă©crit Ă  partager aux personnes qui rejoignent votre Ă©quipe.

Pour illustrer notre propos, voici comment se déroulent les réunions hebdomadaires de l’équipe Marketing.

Elles ont lieu tous les lundis matins, et leur objectif est de faire circuler l’information au sein de l’équipe. Rappelez-vous : distance ne signifie pas isolement.

Elles se dĂ©roulent systĂ©matiquement de la mĂŞme manière, selon une sorte de rituel simple : 

  • Tout le monde se connecte Ă  l’heure sur le lien prĂ©sent dans l’invitation de la rĂ©union ;
  • Un coach, un scribe et un maĂ®tre du temps sont dĂ©signĂ©s sur la base du volontariat ;
  • Le coach distribue la parole Ă  tour de rĂ´le et chacun est invitĂ© Ă  partager en une minute : 
    • Vert = tout va bien, 
    • Orange = ça va moyen, 
    • Rouge = ça ne va pas. 
    • Sa "mĂ©tĂ©o", c’est-Ă -dire comment il se sent, au moyen d’une couleur : 

C’est un moyen facile et rapide de connaĂ®tre le moral des troupes. Identifier un Ă©ventuel Ă©tat de fatigue ou de stress est indispensable pour s’adapter Ă  la situation de la personne et voir comment on peut Ă©ventuellement l’aider ; 

    • Ses cĂ©lĂ©brations de la semaine prĂ©cĂ©dente. Il peut s’agir d’une victoire professionnelle (sortie d’un article, finalisation d’un livre blanc, lancement d’une campagne de communication, rĂ©alisation d’une Ă©tude, rĂ©sultats obtenus, etc.) comme une bonne nouvelle personnelle ;

Reunion-distance-assoPour célébrer les victoires de son équipe, comme Pierre,
organiser votre réunion hebdomadaire !

    • Son grand objectif de la semaine, c’est-Ă -dire ce sur quoi la majoritĂ© des efforts de la semaine seront tournĂ©s. Cela permet aux autres participants de voir s’il est nĂ©cessaire ou utile de prĂŞter main forte Ă  la personne sur cette thĂ©matique en particulier. Par exemple, si Mathilde, notre responsable Ă©vĂ©nementiel, organise deux Ă©vĂ©nements pendant la semaine, il est possible que Marion, notre stagiaire, doive mettre un petit coup d’accĂ©lĂ©rateur sur la communication et que je relance de mon cĂ´tĂ© les partenaires pour qu’ils relaient l’information.
  • Le scribe prend note de ces diffĂ©rents Ă©lĂ©ments partagĂ©s sur un espace accessible Ă  tous les participants de la rĂ©union.
  • Suit le sujet de la semaine - identifiĂ© la semaine prĂ©cĂ©dente - prĂ©sentĂ© par une personne de l’équipe. GĂ©nĂ©ralement, un support de prĂ©sentation est affichĂ© via un partage d’écran lors de cet Ă©change.
  • Si cela est nĂ©cessaire et pertinent, les informations de la part des autres Ă©quipes sont partagĂ©es Ă  ce moment-lĂ  (ex : un recrutement en cours, un rĂ©sultat obtenu sur un sujet en particulier, etc.).
  • Enfin, la rĂ©union hebdomadaire dans notre Ă©quipe se termine par l’identification du sujet qui sera prĂ©sentĂ© la semaine suivante.

La ritualisation de ce rendez-vous permet à chacun de préparer parfaitement ce qu’il partagera - il n’y a pas de surprise sur le coup - et de gagner en efficacité. Il n’est pas rare que ces réunions durent moins longtemps que les 45 minutes prévues.

Evidemment, si cette ritualisation fonctionne bien pour notre équipe, elle n’est pas forcément adaptée à la vôtre. Aussi, nous vous invitons à prendre le temps de vous poser sur vos pratiques et à les remettre en question. Nous ne doutons pas que vos habitudes sont solidement ancrées et certainement bien pensées, mais il y a toujours une petite marge de progression, alors autant la saisir !

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En bref

👀 Comment préparer une réunion à distance pour votre association ?

Pour être efficace lors de vos réunions d’association, pensez à bien préciser son objectif, à inclure les personnes indispensables pour mener à bien cette mission. Enfin, définissez les rôles de coach, scribe et maître du temps. En savoir plus

đź‘Ť Quelles sont les bonnes pratiques d’une rĂ©union Ă  distance pour votre association ?

Pour que vos réunions à distance se passent comme sur des roulettes, quelques règles sont fondamentales : activer sa webcam, stopper ses notifications extérieures, couper son micro lorsque l’on ne parle pas, réagir avec le code commun défini préalablement. En savoir plus

💫 Comment votre association peut ritualiser les réunions récurrentes à distance ?

Après avoir dĂ©fini les rĂ©unions qui doivent nĂ©cessairement avoir lieu de façon rĂ©gulière, cadrez-les ! Pour cela, dĂ©couvrez le dĂ©roulement de notre rĂ©union hebdomadaire dans l’équipe marketing d’AssoConnect ! En savoir plus 

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Nous espérons que cet article vous aura donné des pistes intéressantes pour mettre en place des réunions aussi efficaces que possible pour votre association, malgré la distance.

Si nous espérons évidemment pouvoir bientôt refaire des réunions ensemble autour d’une table, nous essayons ici de voir le verre à moitié plein et d’en tirer des bons réflexes pour aujourd’hui… et pour demain !

Si vous avez expérimenté des choses qui fonctionnent dans vos réunions d’association à distance, n’hésitez pas à les partager en commentaire ci-dessous, tous les retours d’expérience sont bons à prendre ;)