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Maîtriser l'art du rétroplanning pour son association : nos conseils

17 août 2020

Si les mots "planning", "organisation" et "imprévu" vous donnent des boutons, cet article est fait pour vous !

Le terme "rétroplanning" peut, au premier abord, sembler barbare. Pourtant, rien de plus simple que la rétroplanification

L’avantage n°1 de cette mĂ©thode : anticiper vos tâches vous permet d’optimiser votre organisation en fonction de la charge de travail qu’elles requièrent. 

Mais le rétroplanning cache encore bien d’autres atouts… Une chose est sûre : après la lecture de cet article, il deviendra votre meilleur allié, indispensable à la gestion de votre association !

Devenez incollable sur le rétroplanning en 4 étapes :

En fin d’article, retrouvez les principales informations à retenir dans le résumé en bref.

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Qu’est-ce que le rétroplanning ?

À l’inverse d’un planning typique, le rétroplanning s’élabore à partir de la fin du projet.

Pour le réaliser, vous devez partir de la date de fin supposée de votre projet, afin d’établir ensuite un calendrier des tâches à accomplir d’ici là. Pour chacune d’entre elles, nous vous conseillons d’indiquer leur(s) responsable(s) et leur échéance (que l’on nomme aussi "deadline").

Le rĂ©troplanning permet ainsi d’avoir une vision Ă  la fois globale du projet mais aussi plus prĂ©cise des diffĂ©rentes Ă©tapes Ă  franchir pour atteindre l’objectif initial dans les temps. 

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Quels sont les avantages du rétroplanning ?

Selon vous, que peut vous apporter la maîtrise du rétroplanning

  • RĂ©ponse A : briller en soirĂ©e en impressionnant vos amis,
  • RĂ©ponse B : rĂ©ussir la passation avec le nouveau bureau de votre association,
  • RĂ©ponse C : remporter une partie de Scrabble,
  • RĂ©ponse D : optimiser une multitude de choses dans l’organisation de votre association.

Les bonnes réponses sont évidemment les réponses A, B, C et D !

organisation-retroplanning-associationTristan souhaite trouver un outil
Pour gérer son nouveau projet sans soucis !

Plus sérieusement, le rétroplanning possède de nombreux avantages que nous vous partageons de façon exhaustive ci-dessous.

Tout d’abord, cette méthode vous permet de vérifier la faisabilité de votre projet dans le temps imparti, et donc de vous assurer que les délais sont raisonnables. Cela vous permettra aussi de décider de la date limite à laquelle débuter le projet.

Par ailleurs, lors de l’élaboration du rétroplanning, vous pouvez facilement anticiper les moyens nécessaires à l’élaboration de votre projet :

  • Moyens humains (par exemple le nombres de bĂ©nĂ©voles nĂ©cessaires pour tel ou tel jour),
  • Moyens financiers (le budget nĂ©cessaire pour la location d’une salle),
  • Moyens matĂ©riels (le nombre de chaises Ă  prĂ©voir pour tel Ă©vĂ©nement).

Cette technique simplifie aussi le suivi de l’ensemble des tâches accomplies et améliore la gestion de projet en temps réel. Dites adieu aux oublis et imprévus de dernière minute ! Vous n’avez qu’à suivre minutieusement les étapes que vous aurez définies au préalable.

Vous êtes désormais convaincu ? Alors laissez-nous maintenant vous présenter simplement la méthode !

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Comment créer son rétroplanning ?


Trouver l’outil adaptĂ© pour crĂ©er son rĂ©troplanning 

Pour visualiser au mieux l'enchaĂ®nement des diffĂ©rentes Ă©tapes et l’avancĂ©e du projet, la rĂ©troplanification s’appuie gĂ©nĂ©ralement sur un diagramme de Gantt. 

Cet outil permet de représenter graphiquement dans le temps l’avancement des diverses tâches composant le projet.

Vous ne savez pas par où commencer pour créer ce fameux diagramme ? Pas de panique, nous vous proposons de télécharger gratuitement notre modèle au format Excel.

Téléchargez votre rétroplanning

Dans ce document, vous pouvez donc dĂ©couvrir trois colonnes : 

  • La colonne "Tâches" prĂ©sente la liste des tâches Ă  accomplir ;
  • La colonne "Responsables" correspond aux personnes qui vont s’occuper des diffĂ©rentes tâches pour que le travail se dĂ©roule de manière synchronisĂ©e ; 
  • La colonne "Statut" prĂ©cise l’état d’avancement des tâches et la cohĂ©rence avec le calendrier. Cette partie vous permettra de savoir en un coup d’œil ce qui est Ă  faire, en cours, terminĂ© ou en retard.

Vous pouvez aussi utiliser des logiciels de planification tels que Tom’s Planner ou Instagantt. Mais, quoiqu’il arrive, optez toujours pour les tableaux les plus simples, qui sont gĂ©nĂ©ralement les plus efficaces et les plus lisibles. 

Lister et ordonner les tâches pour mener le projet Ă  terme 

Une fois que vous avez tĂ©lĂ©chargĂ© notre modèle de rĂ©troplanning, il ne vous reste plus qu’à l’adapter Ă  votre projet. La première Ă©tape est donc de lister les tâches Ă  accomplir pour rĂ©aliser votre projet dans le temps imparti. 

Pour ce faire, partez d’une vision globale et établissez les étapes majeures de votre projet. Par exemple, si celui-ci consiste à refaire votre site internet, vous allez définir les grands objectifs tels que :

  • DĂ©terminer le but et la cible de votre site internet,
  • Dresser l’état des lieux de votre site actuel,
  • Construire la structure de votre nouveau site, etc. 

Après avoir dĂ©terminĂ© vos objectifs globaux, divisez-les en sous-objectifs puis en tâches. Pour cela, utilisez toujours des verbes Ă  l’infinitif pour dĂ©crire les actions Ă  effectuer. Pour poursuivre avec notre exemple, penser le design de votre site internet revient Ă  repartir du logo de votre association (que vous aurez peut-ĂŞtre envie de retravailler Ă©galement), choisir les polices adaptĂ©es, dĂ©terminer le jeu de couleurs, etc. 

Autre petit conseil : pensez au fait qu’une tâche peut nĂ©cessiter des retours, et que cela est une tâche en soit ! Par exemple, lors de la rĂ©daction des pages de votre site internet, vous aurez sĂ»rement besoin qu’une personne les relise pour vĂ©rifier qu’il n’y a pas de fautes ou de coquilles grammaticales. 

Plus vous détaillez et rendez l’ensemble clair et concret, moins vous aurez de mauvaises surprises

Une fois que vous avez dĂ©terminĂ© vos tâches, vous pouvez les classer par ordre chronologique, de la plus urgente Ă  la moins pressĂ©e. Gardez toujours en tĂŞte que les tâches sont souvent complĂ©mentaires, et que certaines doivent ĂŞtre terminĂ©es pour que d’autres puissent ĂŞtre effectuĂ©es. Cela vous permettra de bien vous organiser en amont pour Ă©viter de vous retrouver bloquĂ© par la suite. 

organisation-comment-faire-retroplanningBien s'organiser en amont,
pour Sealiah, c'est la solution ! 

Estimer la durĂ©e des tâches et dĂ©finir les responsables associĂ©s 

Une fois Ă©tablie la chronologie des tâches, il est impĂ©ratif de les Ă©valuer avec un rĂ©fĂ©rentiel temporel clair : une heure, deux jours, trois semaines, etc. 

Cela peut sembler complexe au dĂ©but, mais avec l’expĂ©rience, l’estimation deviendra de plus en plus prĂ©cise. 

Nous vous encourageons Ă  ne pas ĂŞtre trop optimiste concernant la durĂ©e de vos tâches. Chacune a besoin d’un temps rationnel pour ĂŞtre rĂ©alisĂ©e correctement et faire avancer le projet. Il vaut donc mieux surestimer la durĂ©e d’une tâche, afin de se laisser une marge de manĹ“uvre pour faire face Ă  d’éventuels alĂ©as sans stress. 

Vous pouvez par la suite inscrire sur votre rĂ©troplanning la date limite de chaque tâche en fonction de vos estimations. 

Il est judicieux de toujours rester flexible face au lot d’imprévus. L'objectif n’est pas de vous stresser parce que l'échéance d’une étape est dépassée, mais au contraire d’être détendu en vous disant que tout est planifié pour que cela se passe bien.

Par la suite, dĂ©finissez le ou les responsables associĂ©s Ă  ces tâches ainsi que les ressources nĂ©cessaires et disponibles pour celles-ci. 

Même si les personnes désignées pour une tâche en ont l'entière responsabilité, encouragez-les à vous solliciter en cas de problème. C'est toujours mieux de demander de l'aide plutôt que de persister seul et de ne pas y arriver.

Nous vous encourageons à faire des points généraux et réguliers avec l’ensemble de l’équipe, ou a minima les chefs d’équipe si cela implique trop de personnes, pour que l’information circule.

Ces rapides échanges sont souvent nécessaires pour que chacun puisse partager ses priorités de la semaine, et alerter sur ses éventuels points de blocage. Petit plus : ce moment convivial permet aux responsables de constater qu’ils contribuent à un projet collectif ce qui peut les motiver !

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Comment finaliser votre rĂ©troplanification sur  AssoConnect ? 

Le rétroplanning concerne l’organisation d’un seul projet, or la vie associative est constituée d’une multitude d’événements. Il est donc utile d’avoir un outil qui répertorie les tâches de chaque projet mené par l'asso.

De ce fait, lorsque vous avez rĂ©alisĂ© votre rĂ©troplanning, nous vous encourageons Ă  utiliser un agenda collectif pour centraliser en un endroit tous les Ă©vĂ©nements du projet. 

Parmi les nombreux agendas communs disponibles en ligne, l’agenda d’AssoConnect offre quelques avantages pratiques. En effet, le logiciel est "intelligent" et permet donc de relier facilement à votre agenda les tâches que vous avez effectuées sur la plateforme.

Par exemple, lorsque l’une des tâches inscrites dans votre rĂ©troplanning consiste Ă  crĂ©er une billetterie d'Ă©vĂ©nement pour une tombola sur AssoConnect, vous n’avez pas Ă  la rĂ©Ă©crire dans votre agenda, les Ă©vĂ©nements y sont automatiquement publiĂ©s si vous le dĂ©cidez.

De cette manière, Assoconnect rassemble automatiquement sur un agenda commun les grands évènements de votre association comme par exemple vos campagnes de don et d’adhésion, ainsi que les événements créés par le biais du module billetterie.

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En bref

🔍 Qu’est-ce qu’un rĂ©troplanning ? 

Le rétroplanning est un calendrier "inversé", basé sur la date de fin de votre projet. C’est à partir d’elle que les tâches préparatoires sont définies avec, pour chacune, leur(s) responsable(s) et leur échéance. En savoir plus

📆 Comment crĂ©er son rĂ©troplanning ? 

Une fois votre modèle de rétroplanning téléchargé, vous pourrez facilement l’adapter à votre projet. Pour ce faire, listez et ordonnez les tâches nécessaires, estimez leur durée et définissez les responsables associés ainsi que les ressources utiles pour eux. En savoir plus

đź’«  Comment AssoConnect peut faciliter votre rĂ©troplanification ? 

Le module Agenda d’AssoConnect simplifie votre gestion quotidienne des tâches à effectuer. De nombreuses saisies sont automatisées afin de vous permettre, en quelques clics seulement, de créer un événement, le partager sur l’agenda de votre site Internet et laisser vos adhérents s’y inscrire très simplement ! En savoir plus

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Vous l’avez compris, si la date de fin du projet que vous êtes en train de préparer est déjà fixée, le meilleur moyen de bien le préparer est d’utiliser un rétroplanning !

Grâce à cette méthode, vous allez rapidement devenir le roi de l’organisation. Gain de temps, respect des "deadlines" et promesse de qualité seront au rendez-vous