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La conduite du changement pour un projet numérique

4 novembre 2019

Vous avez certainement entendu parler de conduite du changement ces dernières années. C'est en effet un terme qui a le vent en poupe.

Généralement attribuable au monde de l'entreprise, il pourrait aussi être pertinent pour votre association ou votre réseau associatif. Mais pourquoi ? Et comment ? Nous vous apportons les réponses dans cet article !

Voici le programme :

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En avant la musique !

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Qu’est-ce que la conduite du changement ?

Le terme "conduite du changement" désigne généralement l’ensemble des actions et opérations entreprises au sein d’une organisation de manière à ce qu’elle s’adapte à une évolution.

Cette évolution peut être de différents ordres : fusion avec une autre organisation, restructuration, adoption de nouveaux processus, changement de système d’information, etc.

Dans cet article, nous considérerons que nous sommes dans le cadre de la mise en place du projet digital de votre association - c’est là que nous sommes les plus légitimes pour parler.

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Pourquoi est-ce important d'accompagner le changement ?

Globalement, sans conduite du changement pour un grand projet numérique, vous ne mettez pas toutes les chances de votre côté pour que "la greffe prenne".

Si un projet est implémenté mais pas accompagné, les risques de non adoption de la solution, voire de rejet de la part des utilisateurs, sont élevés. Cela engendrerait des retards dans l'implémentation, voire l'avortement du projet. Donc potentiellement une perte de temps mais aussi d'argent.

Si jamais le projet se passe mal, il y a fort à parier que le prochain projet digital que vous proposerez aura du mal à convaincre – les mauvaises expériences laissent parfois de profondes cicatrices.

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La conduite du changement en amont du projet numérique

 

1/ Nommer un référent

Pour mener un projet digital, il faut nécessairement un pilote à bord : nommer un référent est indispensable.

C’est ce référent qui coordonnera le projet.

Il a une vue globale sur les enjeux, les objectifs, les interlocuteurs, les parties prenantes, les différentes étapes du projet digital de votre association.

Si vous vous lancez dans un grand projet digital, c’est qu’il s’agit d’un sujet stratégique pour votre association ou votre fédération. Il est donc indispensable que le référent dédie une part conséquente de son temps - idéalement 100% le temps du projet, a minima 50%.

L’identification du référent et de ses missions doit être parfaitement claire pour le référent lui-même, évidemment, mais aussi pour l’ensemble de l’équipe ou de la structure, selon l’ampleur du projet digital.

2/ Identifier un groupe de travail cœur pour le déploiement de l’outil

Dans les structures de grande ampleur, avec parfois des organisations complexes et/ou sur plusieurs niveaux - comme les associations en réseau ou les fédérations par exemple - envisager un projet digital s’anticipe et s’organise.

Mettre sur pied un groupe de travail pour déployer la solution et "évangéliser" les différentes personnes qui seront impactées par ce changement est un facteur de succès de l’évolution pour la structure.

Idéalement, ce groupe de travail doit représenter tous les départements (ou équipes) qui seront impactés par la mise en place de la solution.

Une fois les différentes personnes du groupe de travail identifiées, mettez en place le cadre de travail de cette équipe :

  • fixez un calendrier avec des rĂ©unions de travail rĂ©gulières, avec des dates et des heures fixes
  • mettez en place des outils de travail collaboratifs dĂ©diĂ©s au projet numĂ©rique (ex : un Slack, un dossier dĂ©diĂ© sur Dropbox, une board Trello, etc.).

De la même manière que le référent, partagez l'information concernant le groupe de travail et ses prérogatives à l'ensemble de la structure.

Avant de rentrer dans les aspects techniques, le groupe de travail doit impérativement prendre le temps d'expliquer le sens du changement, les problèmes auxquels vous souhaitez apporter une solution et les bénéfices attendus.

La sincérité de la démarche est essentielle.

Etre transparent et honnĂŞte quant aux changements Ă  venir et aux choix qui les motivent : tout changement peut provoquer des tensions parce qu'il sort les parties prenantes de leur zone de confort.

Penser que cela se fera rapidement est une erreur : il faut du temps pour s’adapter.

3/ Identifier les besoins en termes d'accompagnement

De la même manière que vous avez identifié les besoins numériques pour votre association en amont de la rédaction du cahier des charges puis du choix du prestataire informatique, il s'agit désormais d'identifier les besoins en termes d'accompagnement des différentes parties prenantes.

Généralement, ces besoins concernent :

  • de la communication autour du projet, et notamment sa lĂ©gitimitĂ©,
  • de la formation Ă  l'utilisation de l'outil,
  • du support et des ressources mis Ă  disposition des Ă©quipes qui utiliseront la nouvelle solution.

Si vous travaillez avec un prestataire informatique sérieux, ce dernier devrait vous partager une proposition de déploiement du projet et d'accompagnement du changement.

4/ Mettre en place un calendrier dédié au projet

Difficile de faire avancer un projet sans date d'atterrissage, un objectif. Faute de calendrier, vous risquez de vous embarquer dans un projet sans fin, de perdre l'adhésion des parties prenantes, de voir disparaître toute motivation, etc.

Comme dans le cas de la création ou de la refonte de votre site internet – un autre projet numérique, certes de plus petite ampleur – déterminez les étapes clés qui permettront de faire avancer le projet.

Donner davantage de conseils sur cette partie est compliqué car votre calendrier dépendra de :

  • l'ampleur du projet,
  • la structuration de l'association ou du rĂ©seau,
  • la culture de l'organisation,
  • les ressources humaines et financières dĂ©diĂ©es au projet.

Votre calendrier sera un subtil mélange entre ambition et urgence du changement d'une part, et ce qu'il est possible de faire de manière réaliste d'autre part.

Un calendrier trop ambitieux découragera les personnes et créera des tensions et pressions inutiles qui risquent de se révéler contre-productives.

5/ Organiser une présentation du projet

En amont du projet, il peut être très pertinent d’organiser une rapide présentation du projet à venir, et une session de Questions-Réponses avec l’ensemble de la structure.

Plusieurs bénéfices à cela, notamment :

  • Expliquer le projet,
  • PrĂ©senter l'Ă©quipe et le calendrier,
  • Comprendre les Ă©ventuelles craintes et y rĂ©pondre,
  • Montrer l’ouverture et la volontĂ© de communication.

Après la présentation, n'hésitez pas à partager le support avec les personnes, notamment celles qui n'ont éventuellement pas pu assister à la présentation en direct.

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La conduite du changement pendant le projet digital

Cette partie pourrait se résumer en 3 mots : communiquer, communiquer et communiquer.

Un peu comme en secourisme, il s'agit de "faire ce qu’on dit, dire ce qu’on fait".

Faire ce qu’on dit consiste à respecter ses engagements. C'est par exemple :

  • respecter les Ă©chĂ©ances, et donc prĂ©voir une marge de manĹ“uvre en cas de glissement de calendrier,
  • fournir les documents promis,
  • planifier les sessions de formation, etc.

Dire ce qu’on fait consiste à expliquer régulièrement les étapes et l'avancée de l'implémentation du projet, communiquer en cas de retard, partager les informations, etc.

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La conduite du changement en aval du projet numérique

Vous êtes arrivé à la fin du déploiement du projet ? Félicitations, le plus gros du travail est derrière vous !

Mais ne vous inquiétez pas, vous n'allez pas vous tourner les pouces du jour au lendemain : il reste quelques petites choses à faire.

La première consiste à célébrer la fin du projet – c'est important ! N'hésitez pas à organiser un petit événement en interne pour fêter le lancement de votre nouveau système d'information.

La seconde est d'organiser une réunion avec l'équipe projet pour débriefer de la manière dont s'est déroulée l'implémentation du projet. Cela vous permettra de tirer des enseignements utiles pour des projets ultérieurs.

Quelques questions Ă  vous poser :

  • Quel est le ressenti global du projet ?
  • Qu'est-ce qui a Ă©tĂ© plus efficace que prĂ©vu ?
  • Qu'est-ce qui a Ă©tĂ© moins efficace que prĂ©vu ?
  • Quels furent les Ă©ventuels points bloquants ?
  • Comment se prĂ©munir de leur rĂ©pĂ©tition ?
  • A-t-on dĂ©jĂ  observĂ© des signaux faibles qui pourraient se transformer en menace pour le projet ?

Evidemment, cette liste n'est pas exhaustive, mais cela reste une bonne base.

Lorsque vous y répondrez, veillez à ce que la parole soit libre (pas d'autocensure) et passe par tout le monde.

Enfin, une fois le projet lancé officiellement, il est conseillé de continuer le suivi dans le temps. Pour ce faire, monter un un club d’utilisateurs est un moyen efficace pour finir de valider la réussite du projet et apporter au besoin des améliorations.

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De la théorie à la pratique : l'exemple de la conduite du changement chez AssoConnect

Nous accompagnons de plus de plus de réseaux associatifs et de structures d'ampleur nationale dans la mise en place d'AssoConnect pour faciliter leur gestion.

Vous vous en doutez, mettre en place AssoConnect dans une structure de plusieurs centaines de milliers de membres et différents niveaux de gestion peut s'avérer un chantier de taille en termes d'appropriation de l'outil – plus important en tout cas que dans un club de quelques centaines d'adhérents.

Pour accompagner ces déploiements, nous avons créé un processus dédié de manière à ce que tout se passe dans les meilleures conditions.

Il consiste en plusieurs étapes clés :

  • un plan de formation adaptĂ©,
  • une communication interne au rĂ©seau,
  • des campagnes de sensibilisation,
  • un syllabus de ressources Ă  la disposition du rĂ©seau,
  • des outils pour accompagner le dĂ©ploiement,
  • une assistance interne au rĂ©seau, formĂ©e par nos soins.

DĂ©taillons-les.

Un plan de formation adapté

Dans un réseau associatif dans lequel plusieurs milliers de personnes utiliseront AssoConnect, impossible évidemment de former toutes les personnes une à une. Néanmoins, il est essentiel de proposer à chacune d'entre elles un accompagnement et des réponses à ses questions.

Pour les réseaux, nous proposons donc un plan de formation en cascade, alliant formations en présentiel à l'outil, mais aussi des formations à distances sous forme de webinaires.

Voici un exemple de plan de formation pour le déploiement d'un réseau national organisé en pyramide :

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Une campagne de communication dédiée au projet numérique

Nous l'avons dit : impossible de mener un projet sans mettre en place une communication spécifique sur le sujet envers les parties prenantes.

Alors quels éléments doivent être communiqués ?

Dans le cas d'AssoConnect, il s'agit globalement pour les réseaux de :

  • Annoncer le projet et expliquer les bĂ©nĂ©fices attendus,
  • Expliciter les processus (ex : comment accĂ©der Ă  son espace de gestion sur AssoConnect),
  • Apporter de l'information en contenu, pour que les parties prenantes gardent en tĂŞte le projet et sachent oĂą trouver l'information,
  • Mettre en avant les formateurs et les ambassadeurs, qui sont des personnes ressources pour les diffĂ©rentes parties prenantes.

Ces éléments sont communiqués avec l'aide de notre équipe sur les différents canaux de communication utilisés par le réseau associatif. Il s'agit généralement des réseaux sociaux, d'une newsletter interne et d'un mini-site dédié au projet.

Des campagnes de sensibilisation pour interpeller les parties prenantes

Dans ce cas des réseaux associatifs qui adoptent AssoConnect en tant que nouveau système d'information, l'enjeu majeur consiste à sensibiliser les antennes à l'importance de l'utilisation du logiciel, gage de l'efficacité de la solution.

Les réseaux mettent alors en place des campagnes de sensibilisation, avec l'aide de notre équipe projet. Il s'agit notamment de :

  • contacter les associations affiliĂ©es ou les antennes pour Ă©changer avec elles sur le projet,
  • leur envoyer des vidĂ©os pour leur montrer la prise en main du logiciel,
  • organiser des Ă©vĂ©nements pour accĂ©lĂ©rer le dĂ©ploiement.

Pour apporter un côté ludique, certains réseaux décident également de "gamifier" le déploiement de la solution en créant des petites compétitions régionales ou départementales et en récompensant les déploiements les plus rapides.

Un syllabus de ressources à disposition du réseau

Si vous lisez cet article, c'est que vous êtes certainement familier.e des contenus et ressources que nous créons à destination des associations – nous nous en réjouissons !

Nous adaptons également ce contenu aux réseaux avec lesquels nous travaillons.

Il s'agit toujours d'apporter un maximum d'informations utiles et pratiques aux associations et clubs qui intègrent AssoConnect.

Des outils pour accompagner le déploiement du réseau

Nous l'avons vu, il est essentiel de mettre en place des outils pour donner un cadre Ă  la conduite de changement.

Outre les outils collaboratifs généralement mis en place au sein de l'équipe projet pour communiquer, partager des documents et apprécier l'avancée du projet, nous conseillons aux réseaux un panel d'outils qui facilitent l'organisation des formations et l'envoi d'informations aux différentes parties prenantes.

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Une assistance interne au réseau, formée par nos soins

Généralement, les réseaux associatifs qui intègrent AssoConnect en tant que système d'information général nomment une personne qui sera le référent pour les questions concernant le logiciel et qui se substitue au support que nous apportons à l'ensemble de nos clients

Nous formons cette personne de manière à ce qu'elle soit parfaitement armée pour accompagner toutes les personnes du réseau qui utilisent AssoConnect.

Conservez toutes ces informations en téléchargement gratuitement notre fiche technique :

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Nous espérons que la conduite du changement est désormais plus claire pour vous et que la combinaison des mots "projet digital association" ne vous effraie plus. Vous êtes désormais plus armé.e pour accompagner les évolutions à venir dans votre association !

N'hésitez pas à partager vos remarques, conseils et retours d'expérience dans les commentaires ci-dessous.

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