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Comment faire l'audit du système d'information de son association ?

19 novembre 2019

Les outils numériques se répandent de plus en plus dans les structures associatives. C'est globalement la marche de l'histoire et cela s'accélère : en 2019, 55% des associations qui n'en utilisent pas encore envisagent d'adopter des outils numériques pour leur gestion selon le rapport "La place du numérique dans le projet associatif" élaboré par Solidatech et Recherches & Solidarités.

Or, il est régulièrement indispensable de faire le point sur la situation, qu'il s'agisse d'enclencher un projet digital dans une logique d'amélioration continue de son système d'information, ou d'être un point d'étape dans l'implémentation d'une nouvelle solution.

Bravo, vous venez de faire connaissance avec ce qu'on appelle un "audit informatique".

Explications et programme : 

Vous verrez, ce n'est pas aussi compliqué que ça en a l'air.

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audit système d'information asso

Qu'est-ce qu'un système d'information ?

Le système d'information est tout ce qui participe au stockage, à la gestion, au traitement et à la diffusion de l’information au sein d’une structure.

De manière évidente, il s'agit donc de l'ensemble des logiciels, outils et équipements électroniques utilisés. 

audit informatique associationRémi part en exploration.
Objectif : son système d'information !

AssoConnect est un système d'information, mais un ensemble de tableaux Excel et de logiciels qui communiquent en sont aussi un.

audit système d'information définition

Pourquoi mener l'audit de son système d'information ?

Comme chez le médecin, impossible d'apporter une solution si on ne connaît pas le diagnostic.

Auditer consiste globalement à prendre une photo à un instant T et évaluer dans quelle mesure le système d’information répond aux objectifs stratégiques de votre association.

Auditer son SI permet donc de faire le point sur la situation du système d'information (ou d'une partie de ce dernier) et d'identifier les points de blocages.

De manière générale, différents éléments sont passés au crible :

  • les outils informatiques et processus de collecte, de traitement et d'utilisation des données sont-ils conformes à la législation en vigueur ? Un exemple simple et parlant : respectez-vous les bonnes pratiques du RGPD ?
  • la fiabilité des informations : les informations gérées ou générées sont-elles exactes ? Il peut s'agir d'informations comptables, mais aussi sur vos membres, vos statistiques, etc. 
  • la facilité des opérations.

C'est généralement ce dernier point qui pose le plus problème.

Combien d'heures sont perdues par les bénévoles chaque année pour réussir à effectuer des tâches ou des exports d'une base de données et envoyer la bonne information à la bonne personne ?

Il s'agit donc de voir ce qui fonctionne bien et ce qui fonctionne moins bien (expérience d'utilisation de la solution, pertinence des fonctionnalités et des processus, assistance, etc.).

Le livrable de l'audit informatique peut prendre la forme de schéma qui met en lumière les liens et les points de blocage au sein du SI.

utilité audit système d'information association

Faut-il tout analyser quand on fait l'audit de son système d'information ?

Non. Et tant mieux, sinon pour certains réseaux associatifs, cette opération prendrait beaucoup trop de temps !

Concentrez-vous sur les enjeux essentiels à votre structure. Il peut s'agit d'enjeux actuels ou d'enjeux à venir.

Par exemple, en 2017, avant l'entrée en vigueur du RGPD, vous auriez pu avoir identifié que le traitement des données personnelles allait devenir un enjeu, et en effet, c'en est toujours un aujourd'hui.

audit informatique outilsPour son audit informatique,
Louis se concentre sur les sujets stratégiques

Quand vous démarrez un projet numérique, vous n'avez pas forcément besoin de faire un audit de votre système d'information dans sa globalité. Par exemple, si vous souhaitez refondre votre CRM, il n'est certainement pas indispensable de faire l'audit de votre site internet.

Avant de démarrer l'audit de votre système d'information, commencez par identifier les enjeux stratégiques de votre association ou réseau associatif.

Ex : augmenter les ressources financières de l'association via les dons des particuliers.

Creusez ensuite les besoins derrière.

Ex : mieux suivre donateurs, les relancer de manière plus ciblée et pertinente.

Identifiez enfin les outils nécessaires à la réalisation de ces objectifs.

Dans notre exemple, les dons touchent à :

- la collecte de paiements en ligne,
- l'e-mailing,
- la comptabilité, y compris la comptabilité analytique,
- les documents administratifs (CERFA, reçus fiscaux),
- le CRM,
- le site internet.

Ce sont donc ces outils que vous allez analyser.

étapes audit système d'information

Quelles sont les étapes d'un audit informatique ?

Maintenant que vous avez identifié les outils à aller explorer, c'est l'heure de s'y mettre.

Auditez les différents outils informatiques individuellement

Pour chacun des outils identifiés, vous allez essayer d'identifier ses avantages et ses inconvénients, à la fois en termes de fonctionnalités ou de possibilités offertes, mais aussi de simplicité d'utilisation, de service, etc.

Regardez les éléments contractuels comme le prix et la période d'engagement si elle existe.

Allez interviewer chaque personne qui utilise ou qui est impactée d'une manière ou d'une autre par cet outil.

Commencez par des questions ouvertes :

  • Comment utilisez-vous l’outil ?
  • Quels sont les points forts de l’outil ?
  • Qu'appréciez-vous à propos de cet outil ? Etc.

Puis enchaînez avec des questions fermées avec des échelles qui permettent de nuancer les réponses.

Exemple :

  • De 1 à 5, comment noteriez-vous la performance de l'outil A, 1 étant la moins bonne note et 5 la meilleure ?
  • De 1 à 5, comment noteriez-vous la facilité d'utilisation de l'outil A, 1 étant la moins bonne note et 5 la meilleure ?

Les réponses à ces différentes questions vous permettront d'identifier les points de blocages et leur impact sur votre activité.

Identifiez les liens entre les outils

A cette étape, prêtez attention à bien comprendre :

  • La qualité des liens entre les différents outils,
  • Les liens manuels ou automatiques,
  • Les informations échangées.

Les liens peuvent être multiples.

Par exemple, les informations peuvent transiter via la mise en place d'une API, mais il existe parfois des natifs entre deux outils utilisés.

Enfin, quand aucun lien n'existe, d'autres liens peuvent se créer, par exemple :

  • en exportant les informations d'un outil sous forme d'un tableau Excel et en l'important dans un autre outil,
  • en utilisant un webservice qui faire le lien entre les 2 outils.

Restituez ces informations

Créez un schéma global avec les outils, leurs noms et les liens entre les outils.

Pour restituer les liens, utilisez 3 couleurs : vert, orange, rouge pour indiquer la qualité du lien :

  • vert : outil ou lien donnant satisfaction,
  • orange : outil ou lien donnant plutôt satisfaction, en tout cas pas bloquant,
  • rouge : outil ou lien ne donnant pas satisfaction du tout.

audit système d'information association schéma

outils audit informatique

Quels outils utiliser pour auditer son SI ?

Il n'est pas forcément indispensable de vous équiper d'un nouvel outil informatique complexe pour faire l'audit de votre système informatique.

Un simple tableau Excel peut parfaitement faire l'affaire pour vous permettre d'évaluer les avantages, inconvénients, etc. des différents outils. Vous pouvez également vous en servir pour pondérer les différents critères.

Et quelques slides sur Powerpoint feront également parfaitement l'affaire pour créer le schéma de restitution.

En bref, n'allez pas vous compliquer la vie, faites simple

comment auditer son système d'information

Une fois l'étape de l'audit informatique passée, vous avez donc à votre disposition une photographie de votre système d'information qui met en évidence les éléments bloquants et les chantiers à entreprendre.

Commence ensuite la réflexion sur la manière d'améliorer les choses et l’expression des besoins et la rédaction de votre cahier des charges.

Bon courage !

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