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La conduite d’un grand projet digital associatif

16 janvier 2020

La gestion d’un projet digital de grande ampleur pour votre rĂ©seau associatif peut faire peur. Comme pour la construction d’une maison, vous pouvez ĂȘtre effrayĂ© par les nombreuses Ă©tapes, les risques, les choix que cela implique.

Mais tout comme pour la construction d’une maison, une chose est essentielle : faire les choses dans l’ordre, sur des bases solides.

Dans cet article, nous réunissons les précieux conseils de notre équipe de développeurs afin que vous puissiez vous lancer en toute sérénité dans cette grande aventure !

Voici ce qui vous attend :

  1. Comprendre le jargon : 11 termes techniques utiles
  2. DĂ©finir ses besoins
  3. Faire l’état des lieux 
  4. RĂ©diger son cahier des charges
  5. Les diffĂ©rentes possibilitĂ©s de dĂ©veloppement 
  6. 8 critÚres pour choisir son prestataire de développement
  7. La méthode agile
  8. La conduite du changement 

Commençons sans plus tarder ! 

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Les termes techniques à maßtriser avant de vous lancer dans un projet numérique

Lancer un projet numĂ©rique pour votre association ou fĂ©dĂ©ration vous fera entrer dans un monde merveilleux d’anglicismes et d’acronymes dans tous les sens. 

Que vous l’aimiez ou pas, vous n’aurez malheureusement pas le choix, mieux vaut donc vous familiariser avec quelques termes indispensables.

API, SaaS, ERP, SSO, mĂ©thode agile [...], dĂ©couvrez notre article dĂ©diĂ© aux 11 termes techniques Ă  connaĂźtre avant de lancer un projet numĂ©rique. 

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DĂ©finir les besoins digitaux de votre association 

Si l’idĂ©e d’un projet numĂ©rique pour votre structure associative est nĂ©e, c’est que vous avez a priori des besoins auxquels vos outils actuels ne rĂ©pondent pas. 

Les possibilitĂ©s de mise en place d’un grand projet digital sont diverses et variĂ©es. Mais attention : vous pourriez vite ĂȘtre tentĂ©.e par des fonctionnalitĂ©s dont vous n’avez pas nĂ©cessairement besoin.

Pour ne pas vous Ă©garer dans les possibilitĂ©s qui s’offrent Ă  vous, concentrez-vous sur vos besoins rĂ©els. Il s’agit donc de faire le tri entre les vrais et les faux besoins

Par exemple “ĂȘtre sur les rĂ©seaux sociaux” n’est pas un vrai besoin, c’est un moyen. En revanche, “convaincre de nouvelles personnes d’ĂȘtre bĂ©nĂ©voles pour faire du soutien scolaire”, c’est un besoin. Et communiquer sur les rĂ©seaux sociaux pourrait ĂȘtre une stratĂ©gie, mais ce n’est certainement pas la seule.

Deux types de besoins sont gĂ©nĂ©ralement reconnus : 

  • les besoins cailloux - en y rĂ©pondant, votre vie sera facilitĂ©e,
  • les besoins moteurs - en y rĂ©pondant, vous pourrez faire des choses supplĂ©mentaires par rapport Ă  ce que vous faites aujourd’hui.

Tout l’enjeu de la dĂ©finition des besoins consiste Ă  ne pas passer Ă  cĂŽtĂ© des choses essentielles pour votre association, et identifier les vrais besoins. 

Pour creuser ce point, nous vous invitons à découvrir notre article dédié aux besoins digitaux de votre association.

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Faire l’état des lieux : mener l’audit de votre systĂšme d’information

Une fois les “vrais” besoins identifiĂ©s, il est probable que vous ayez dĂ©jĂ  mis en place certains outils informatiques ou processus. La bonne nouvelle est donc que vous n’aurez certainement pas Ă  repartir de zĂ©ro. 

La moins bonne est qu’une petite quantitĂ© de travail vous attend : il est indispensable d’analyser l’existant pour voir ce qui fonctionne parfaitement, plutĂŽt bien, ou pas du tout. 

C’est ce qu’on appelle faire l’audit de son systùme d’information.

Repartir des besoins principaux de votre association

Analyser l’ensemble de vos outils numĂ©riques et processus prendrait certainement un temps infini, et ne serait pas complĂštement efficace : tout n’a pas besoin d’ĂȘtre analysĂ© Ă  la loupe. 

Concentrez-vous sur les besoins essentiels de votre association. Bien sĂ»r, ces enjeux peuvent ĂȘtre actuels ou Ă  venir. 

association-definir-besoins-digitauxPour Eva, définir les besoins de son association,
ce n'est pas si clair que ça !

Identifier les outils et process qui font partie de la réponse à ce besoin

Imaginons qu’augmenter les ressources financiĂšres de votre association via les dons de particuliers est votre besoin principal. L’étape suivante consiste Ă  identifier l’ensemble des Ă©lĂ©ments nĂ©cessaires pour atteindre cet objectif 

Par exemple, vous devez mieux suivre vos donateurs, les relancer de maniĂšre ciblĂ©e et pertinente. 

Quels sont les éléments que vous avez à ce jour mis en place dans cette optique ? Vous avez probablement :

Des interviews pour savoir ce qui donne ou pas satisfaction

Maintenant que vous avez identifiĂ© les outils en rĂ©ponse Ă  vos besoins, c’est le moment de les auditer individuellement. 

Pour cela, la marche Ă  suivre est relativement simple - au moins sur le papier : menez des interviews auprĂšs d’un maximum de personnes qui utilisent les outils et suivent les process. Pour chacun d’entre eux, dressez la liste des avantages et inconvĂ©nients. 

Pour en savoir plus, lisez notre article sur la mĂ©thode pour rĂ©aliser l’audit du systĂšme d’information de votre association.

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RĂ©diger son cahier des charges 

ÉlĂ©ment incontournable dans la gestion de projet, le cahier des charges permet de structurer le dĂ©veloppement de votre projet associatif.

Le cahier des charges est composé de 4 parties, à savoir :

  • La situation actuelle, le contexte du projet,
  • Les enjeux et les objectifs de votre projet numĂ©rique,
  • Les problĂ©matiques spĂ©cifiques Ă  prendre en compte,
  • L’accompagnement au changement, la mise en place de la solution.

Le contexte du projet 

Faites un récapitulatif des missions de votre association. Pourquoi sont-elles ?

A cela, ajoutez un descriptif de la structure de votre association : comment est-elle organisĂ©e ? S’il s’agit d’un rĂ©seau associatif, comment sont gĂ©rĂ©es les antennes ? Et ainsi, qui utilisera le plus la solution ? 

Enfin, notez quelques chiffres clĂ©s qui dĂ©finissent votre association, afin d’avoir un ordre de grandeur de l’ampleur du projet.

Les enjeux et les objectifs du projet

La mise en place du projet doit Ă©videmment permettre de rĂ©pondre Ă  un certain nombre de besoins. C’est le moment de noter ces objectifs clairement. 

Pour cela, il vous est possible de les détailler en fonction de leur priorité. Gardez un nombre restreint de besoins principaux auxquels la solution doit impérativement répondre et des besoins secondaires en bonus.

PrĂ©sentez Ă©galement dans cette partie le contexte du projet. Des Ă©lĂ©ments ont-ils dĂ©jĂ  Ă©tĂ© entrepris ou mis en place pour rĂ©pondre Ă  ces besoins ? 

Les problĂ©matiques spĂ©cifiques 

Chez AssoConnect nous le savons, chaque association Ă  des besoins diffĂ©rents. Les petites associations, les rĂ©seaux associatifs ou encore les fĂ©dĂ©rations ne rencontrent pas les mĂȘmes problĂ©matiques. 

Alors identifiez les spĂ©cificitĂ©s de votre association et identifiez quels sont les besoins qui se cachent derriĂšre ces spĂ©cificitĂ©s. Il peut s’agir de contraintes logistiques, de la culture de votre association etc.

Détaillez ensuite quelles sont vos attentes liées à ces problématiques.

L’accompagnement au changement, la mise en place de la solution

Le changement peut effrayer certaines personnes. D’autant plus celles qui seront directement touchĂ©es par la mise en place de la nouvelle solution.

C’est pour cela qu’il est important de vous pencher sur l’accompagnement au changement au sein de votre association. 

Pour cela, demandez-vous quelles sont les conditions requises pour que tout le monde adopte la nouvelle solution.

Pour rĂ©pondre Ă  cette problĂ©matique, plusieurs options sont possibles. L’accompagnement peut prendre la forme de formation en prĂ©sentiel, webinaires, centre d’aide, vidĂ©os de tutoriel, personnes ressources en interne, etc.

cahier-des-charges-projetRĂ©diger un cahier des charges ? 
Patricia ne s'y connaĂźt pas !

Mobiliser les ressources humaines de votre Ă©quipe pour que tout le monde accueille sereinement le nouveau projet ! 

Explorer les possibilités de développement de votre projet digital

Il existe diffĂ©rentes maniĂšres de dĂ©velopper le projet digital de votre association. Chacune de ces possibilitĂ©s prĂ©sente des avantages et des inconvĂ©nients. 

Prenez le temps de les analyser, c’est indispensable pour dĂ©terminer celle qui sera la plus Ă  mĂȘme de rĂ©pondre Ă  vos besoins tout en respectant vos contraintes de budget. 

L’open source : le logiciel libre pour votre association

Les logiciels open source ont une licence libre de redistribution et dont il est possible d’accĂ©der et modifier le code librement.

Ce type de logiciel vous permet de ne pas ĂȘtre dĂ©pendant d’un prestataire

En revanche, afin d’assurer la maintenance et l’évolution de la solution, il vous faudra vous entourer de personnes compĂ©tentes d’un point de vue du dĂ©veloppement de la solution. Finalement, si l’open source offre un accĂšs gratuit, il n’en reste pas moins coĂ»teux en termes de temps et de main d’Ɠuvre.

Le SaaS pour le projet numérique de votre association

SaaS signifie “Software as a Service”, il s’agit tout simplement d’un logiciel en ligne qui fonctionne sur le principe d’un abonnement. 

Ainsi, l’accĂšs au logiciel ne nĂ©cessite pas de tĂ©lĂ©chargement mais une simple connexion Internet. Le Saas est souvent simple d’utilisation et ne nĂ©cessite pas d’avoir de compĂ©tences techniques. De plus, les mises Ă  jour se font automatiquement, sans que vous ayez Ă  vous en occuper, par l’équipe de dĂ©veloppeurs du service. 

Les avantages du logiciel en ligne sont nombreux. Toutefois, il est possible de trouver des limites Ă  cette solution. Tout d’abord, si l’entreprise Ă©ditrice du logiciel ferme, il vous faudra trouver rapidement un plan B. Pour cela, assurez-vous de la soliditĂ© de l’entreprise au prĂ©alable !

Ensuite, la personnalisation d’un logiciel en ligne est plus limitĂ©e puisqu’il s’agit du mĂȘme logiciel pour tous les utilisateurs. Assurez-vous donc qu’il rĂ©ponde bien Ă  vos besoins essentiels.

Les inconvĂ©nients sont toutefois trĂšs limitĂ©s et ne pĂšsent pas lourd dans la balance. D’ailleurs, voyez par vous-mĂȘme : vous en utilisez probablement plusieurs au quotidien. Windows, Gmail ou encore Dropbox sont des logiciels en ligne. 

Les entreprises elles aussi sont particuliĂšrement friandes de SaaS. Chez AssoConnect notamment, alors mĂȘme que nous avons une grosse Ă©quipe d’ingĂ©nieurs, nous utilisons des SaaS pour nos besoins interne dĂšs que nous le pouvons !

Les API pour développer votre projet numérique associatif

L’acronyme API pour “Application Programming Interface” est une interface permettant de faire communiquer des logiciels entre eux.

L’API a cet avantage de pouvoir relier des logiciels afin qu’ils rĂ©pondent Ă  vos besoins. En plus de cela, l’API limite vos coĂ»ts puisqu’en utilisant des outils prĂ©existants vous Ă©pargnez du temps et des dĂ©penses en dĂ©veloppement.

En revanche, la mise en place de l’API requiert des compĂ©tences techniques Ă©levĂ©es. Il vous faudra vous entourer de personnes compĂ©tentes sur ces aspects techniques. 

A cela s’ajoute le fait que l’API n’est pas forcĂ©ment disponible sur tous les logiciels. Les Ă©diteurs de logiciels peuvent ne pas mettre une API Ă  disposition. VĂ©rifiez bien ce point-ci avant de choisir cette option !

Chez AssoConnect, nous avons ouvert une API pour les grands rĂ©seaux car nous sommes conscients que certains besoins spĂ©cifiques ne sont pas traitĂ©s par l’outil lorsque vous ĂȘtes une grande fĂ©dĂ©ration. 

Si cela vous intĂ©resse d'en savoir plus, je vous invite Ă  dĂ©couvrir l’étude de cas de la "FFTri" : Pourquoi et comment la FĂ©dĂ©ration Française de Triathlon a adoptĂ© AssoConnect.

A noter : attention, le lien avec l'API d'AssoConnect n'est pas ouvert Ă  l'ensemble des structures utilisatrices d'AssoConnect dans la mesure oĂč sa mise en place exige des conditions particuliĂšres et d'importantes compĂ©tences techniques. 

Le développement sur-mesure pour le projet numérique de votre association

Le dĂ©veloppement technique sur-mesure offre un avantage considĂ©rable : il rĂ©pond globalement Ă  tous les Ă©lĂ©ments de votre cahier des charges. Vous ne serez pas limitĂ©.e sur les fonctionnalitĂ©s et pourrez personnaliser votre projet Ă  votre guise. 

Attention tout de mĂȘme : le sur-mesure peut certes rĂ©pondre Ă  tous vos besoins, mais vous risquez Ă©galement de vous y perdre. En multipliant les fonctionnalitĂ©s, vous risquez de vous retrouver avec un outil tellement complexe qu’il en devient contre-productif. 

Le sur-mesure sous-entend de nombreuses Ă©tapes de dĂ©veloppement. Le processus est long et fastidieux. L’évolutivitĂ© et la maintenance de la solution sont Ă©galement des Ă©lĂ©ments Ă  prendre en considĂ©ration. Vous serez dĂ©pendant du prestataire informatique pour toute mise Ă  jour ou modification du logiciel.

Dernier point mais pas des moindres : le développement sur-mesure nécessite un investissement initial trÚs lourd

Ne vous lancez donc pas dans cette aventure sans avoir pris connaissance des coĂ»ts et des risques que cela implique. 

Vous pouvez consulter notre tableau comparatif des avantages et inconvénients de chaque solution pour choisir la solution la plus adaptée !

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Bien choisir les prestataires et les contrats pour le projet numérique de votre association

La qualitĂ© de votre projet, sa bonne mise en place et son utilisation dĂ©pendront en grande partie du prestataire auquel vous ferez appel. 

Plusieurs Ă©lĂ©ments doivent ĂȘtre pris en compte lorsque vous choisissez un prestataire pour votre projet numĂ©rique. 

Un prestataire informatique expĂ©rimentĂ© 

Il ne suffit pas uniquement de beaucoup de bonne volontĂ© pour proposer un service de qualitĂ© ! 

Choisissez un prestataire qui a dĂ©jĂ  fait ses preuves et qui a des retours positifs sur son travail. 

Si aujourd’hui plus de 10000 associations utilisent AssoConnect, c’est bien parce que nous avons prouvĂ© que nous savions rĂ©pondre Ă  leurs besoins !

La simplicité est reine

Si vous ne comprenez pas le logiciel, que les termes employés et son fonctionnement sont complexes, il est probable que la solution ne soit pas adaptée.

Rien ne sert de proposer un outil numĂ©rique que personne ne saura utiliser ! 

Nous attachons une grande importance, chez AssoConnect, Ă  vous proposer un logiciel simple d’utilisation, adaptĂ©es aux personnes n’ayant pas de compĂ©tence informatique particuliĂšre. 

La gestion de projet 

Assurez-vous du sĂ©rieux du prestataire informatique d’un point de vue de la gestion du projet. 

Vous propose-t-il d’avoir un interlocuteur unique ? Est-il capable de comprendre vos besoins, de vous suivre dans votre projet et de faciliter la communication avec l’équipe technique ?

Le prestataire doit Ă©galement vous donner un cadre prĂ©cis et sĂ©rieux, compatible avec votre organisation et vos process. 

L’assistance est-elle incluse dans la solution ?

Des blocages peuvent survenir quand vous utilisez une nouvelle solution. Les dĂ©veloppeurs de solutions numĂ©riques doivent en ĂȘtre conscients et proposer une assistance pour vous dĂ©bloquer.

Assurez-vous donc bien, avant de vous engager auprĂšs d’un prestataire, qu’il propose une assistance en cas de pĂ©pin.

Chez AssoConnect par exemple, vous pouvez contacter notre équipe de Support et une ligne téléphonique est à votre disposition pour les problÚmes urgents.

L’accompagnement à la conduite du changement

La mise en place d’un projet numĂ©rique peut faire peur et vous risquez de faire face Ă  une certaine rĂ©sistance au changement. 

Le prestataire informatique doit Ă©galement vous aider dans l’accompagnement interne au changement. Assurez-vous qu’il vous propose des formations, de la documentation et autres supports pour vous aider, vous et votre Ă©quipe, Ă  vous adapter !

La sécurité de vos données

On ne va pas vous mentir : le risque zĂ©ro n’existe pas. En revanche, il existe des bonnes pratiques pour prĂ©venir et Ă©viter au maximum les failles dans la sĂ©curitĂ© et la protection de vos donnĂ©es. 

sĂ©curitĂ©-internet-associationPour Mathieu, la sĂ©curitĂ© de ses 
donnĂ©es est un vrai enjeux !

VĂ©rifiez donc bien la maniĂšre dont sont stockĂ©es et sĂ©curisĂ©es vos donnĂ©es par le prestataire. 

Chez AssoConnect, nous prenons la question de la sécurité de vos données trÚs au sérieux et mettons en place des bonnes pratiques pour éviter les mauvaises surprises.

La gestion des données et le RGPD

Votre association se doit de respecter le RĂšglement GĂ©nĂ©ral sur la Protection des DonnĂ©es personnelle (RGPD). EntrĂ©e en vigueur en mai 2018, cette rĂ©glementation a pour objectif d’apporter plus de transparence quant Ă  la collecte, au stockage et Ă  l’utilisation de donnĂ©es personnelles.

Une des mesures de ce rùglement consiste à s’assurer que les contrats de vos fournisseurs ou prestataires respectent bien le RGPD.

VĂ©rifiez donc avec beaucoup d’attention la politique de confidentialitĂ© du prestataire. 

Les tarifs 

Ne vous lancez pas dans un chantier numĂ©rique si vous n’avez pas les fonds nĂ©cessaires pour le mener Ă  bien de bout en bout !

Vérifiez ce que les tarifs proposés comprennent. La maintenance, les mises à jour, les interventions techniques en font-elles partie ?

Demandez-vous aussi s’il vaut mieux un modĂšle d’abonnement ou un prix fixe. Sachez que dans le cas du logiciel en ligne, le modĂšle d’abonnement est le plus largement plĂ©biscitĂ© !

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La méthode agile pour le projet numérique de votre association

La mĂ©thode agile permet de gagner du temps de dĂ©veloppement, et surtout de proposer une premiĂšre version d’un projet informatique. 

Il s’agit en fait de dĂ©couper un gros projet en plusieurs petites Ă©tapes. Pour la mettre en place, il y a plusieurs Ă©lĂ©ments Ă  respecter :

  • la mĂ©thode : l’objectif premier est de sortir ce que l’on appelle un “MVP” au plus vite. Il s’agit du “Minimum Viable Product”. C’est une version simplifiĂ©e du logiciel que vous pourrez amĂ©liorer au fur et Ă  mesure. Vous retrouverez toutes les Ă©tapes suivantes dans notre article sur la mĂ©thode agile et comment la mettre en place, 
  • le timing : prenez le temps de vous organiser, n’agissez pas dans la prĂ©cipitation. DĂ©taillez les Ă©tapes et process afin de ne pas vous perdre en cours de route et de toujours savoir oĂč vous en ĂȘtes,
  • la communication interne : c’est un point extrĂȘmement important afin d’assurer la bonne application de la mĂ©thode. Ne nĂ©gligez pas cet aspect qui fait entiĂšrement partie de la mĂ©thode. Une bonne communication vous Ă©vitera de nombreuses erreurs et pertes de temps.

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Organiser la conduite du projet numérique de votre association

Sans un soin particulier apportĂ© Ă  la conduite du changement, votre projet digital risque de ne pas ĂȘtre adoptĂ© - s’il arrive Ă  ĂȘtre menĂ© jusqu’au bout !

Organisation en interne

Un changement au sein de votre association remet en question la bonne organisation et la gestion de celle-ci. Par exemple, l’implĂ©mentation d’un nouveau logiciel nĂ©cessite de former les personnes qui vont l’utiliser. Il faut expliquer les nouveaux process, le nouveau fonctionnement pour ne laisser personne derriĂšre ! 

Faites donc en sorte que toutes les personnes de votre association se familiarisent avec la nouveautĂ©. Ceci est d’autant plus important pour les personnes amenĂ©es dans le futur Ă  utiliser la solution de maniĂšre quotidienne.

En bref, prĂ©voyez un temps de transition. 

Faites-vous conseiller

La mise en place d’un projet numĂ©rique est une dĂ©cision importante qui aura un impact de taille sur l’ensemble de votre association. 

Alors nous attirerons votre attention sur ce point : faites-vous accompagner ! Ne vous lancez pas en solitaire dans un projet de si grande envergure. 

Se faire accompagner, oui : mais par des personnes qui l’ont dĂ©jĂ  fait et qui ont un oeil affĂ»tĂ© sur les derniĂšres nouveautĂ©s numĂ©riques. Entourez-vous de personnes ayant une bonne maĂźtrise du SaaS, de la mĂ©thode agile, etc.

Vous pouvez trouver des rĂ©ponses Ă  vos questions sur OpenAsso par exemple. Il s’agit d’une plateforme collaborative dĂ©diĂ©e aux responsables associatifs. Des experts du secteur pourront vous aider et partager leur expĂ©rience avec vous. 

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Ça y est, vous ĂȘtes arrivĂ©âˆ™e au bout ! 

Nous espĂ©rons que ces conseils sauront vous guider tout au long de la mise en place du projet numĂ©rique de votre rĂ©seau associatif. 

Maintenant que vous savez ce qui vous attend, il ne vous reste plus qu’à vous lancer ! Nous vous souhaitons beaucoup de rĂ©ussite dans votre projet.

Pour conserver tous les éléments de cet article, téléchargez gratuitement notre fiche technique :

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