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4 étapes pour préparer le forum des associations 2020

10 août 2020

Chaque annĂ©e, c'est la mĂȘme chose : le mois de septembre est dĂ©cidĂ©ment chargĂ© pour votre association ! Avec les campagnes d’adhĂ©sions et la reprise des activitĂ©s de votre association aprĂšs une longue pĂ©riode de pause due au COVID-19, vous ĂȘtes certainement dĂ©jĂ  bien occupĂ©.

Pour autant, ne passez pas Ă  cĂŽtĂ© du forum des associations le plus proche de chez vous ! Cet Ă©vĂ©nement incontournable de la vie associative locale vous permettra de faire parler de votre association et d’échanger directement avec des personnes potentiellement intĂ©ressĂ©es par vos projets. 

Le forum des associations est un excellent tremplin pour votre structure, que vous cherchiez Ă  recruter des bĂ©nĂ©voles et des adhĂ©rents, ou tout simplement Ă  vous faire connaĂźtre. Et comme tout autre Ă©vĂšnement, le forum des associations 2020, ça se prĂ©pare ! 

Vous trouverez dans cet article une présentation des différentes étapes ainsi que nos conseils pour organiser au mieux votre participation au forum tout en respectant les consignes sanitaires.

Voici le programme de cet article :

  1. Pourquoi participer au forum des associations de votre ville ?
  2. Communiquez sur votre participation au forum des associations 2020
  3. Préparez votre stand au forum des associations
  4. Que faire aprĂšs le forum des associations ?

Téléchargez la checklist pour organiser vos prochains événements associatifs !

Demandez votre checklist

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Pourquoi votre association doit-elle ĂȘtre au forum des associations 2020 de votre ville ? 

Votre prĂ©sence sur un forum coĂ»te potentiellement de l’argent, et Ă  coup sĂ»r du temps pour vous et vos bĂ©nĂ©voles. Il s’agit alors de savoir pourquoi vous faites tout cela !

Comme souvent, c'est la fameuse question de la définition de vos objectifs qui entre en jeu.

Il est probable que vous ayez besoin de : 

  • recruter des adhĂ©rents ou des bĂ©nĂ©voles, 
  • faire connaĂźtre votre association,
  • sensibiliser les visiteurs Ă  votre cause,
  • etc.

Mettez ces objectifs au clair afin de pouvoir dĂ©finir vos champs d’action lors du forum des associations. Pour cela, il est indispensable de dĂ©finir vos objectifs de maniĂšre prĂ©cise. 

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Pour prĂ©parer le forum cette annĂ©e, 
Sylvain ne sait pas par oĂč commencer

Vos objectifs orientent la maniĂšre dont vous allez vous prĂ©parer pour le forum. Soyez clair et prĂ©cis dans la dĂ©finition de vos objectifs. Votre discours n’en sera que plus efficace et pertinent le jour J. 

IdĂ©alement, dĂ©finissez des objectifs chiffrĂ©s ! Il est plus facile de suivre l’accomplissement de vos objectifs s’il y a un seuil Ă  atteindre. Vous pouvez par exemple avoir des objectifs de recrutement (exemple : recruter 15 bĂ©nĂ©voles). Cela donnera aussi un challenge Ă  l’équipe mobilisĂ©e lors du forum : c’est un bon moyen de motiver les troupes !

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Communiquez sur votre participation au forum des associations 2020

Vous participez au forum des associations cette annĂ©e ? Faites-le savoir autour de vous ! 

Partagez la nouvelle sur vos réseaux sociaux. Prévenez vos contacts, vos adhérents, et vos adhérents potentiels.

Invitez-les Ă  venir vous rencontrer et Ă©changer avec vous autour d’un cafĂ© !

Plusieurs possibilitĂ©s s’offrent Ă  vous. Vous pouvez par exemple lancer des invitations personnalisĂ©es par e-mail, mais aussi partager l’information sur vos rĂ©seaux pour toucher un maximum de personnes

N’oubliez pas de partager dans votre communication que votre stand sera compatible avec le contexte sanitaire actuel. PrĂ©cisez que vous proposerez du gel hydroalcoolique et respecterez la mise en place des gestes barriĂšres. Enfin, prĂ©venez les personnes intĂ©ressĂ©es qu’elles doivent apporter leur masque afin de pouvoir participer au forum. 

PrĂ©parez des supports de communication pour prĂ©senter votre association 

Ne venez pas les mains vides ! La concurrence est rude au sein du forum des associations, vous devez chercher à vous démarquer.

Vous voulez que les visiteurs qui s’arrĂȘtent Ă  votre stand se souviennent de votre association. Pour cela, il est important qu’ils puissent conserver une trace de leur passage chez vous. 

Certains Ă©lĂ©ments de communication peuvent ĂȘtre trĂšs pratiques et peu coĂ»teux comme des flyers ou des cartes de visite. Ils donnent aux visiteurs et aux personnes intĂ©ressĂ©es les informations principales sur votre association et vos actions. Ils pourront ainsi vous recontacter plus facilement. 

Si votre association en a les moyens, n’hĂ©sitez pas Ă  proposer des stylos, porte-clĂ©s, ouvre-bouteilles, et autres goodies (Ă©coresponsables si possible !) que vous pourrez distribuer facilement aux personnes de passage sur votre stand. De quoi garder un souvenir impĂ©rissable de votre association !

En quelques mots : sortez du lot !

Restez visible sur vos réseaux sociaux pendant le forum des associations

La communication ne s’arrĂȘte pas le jour du forum des associations 2020. Veillez Ă  rester en contact avec votre communautĂ© le jour mĂȘme, une fois sur votre stand.

Les rĂ©seaux sociaux vous permettent de partager vos actions en temps rĂ©el. Vous pouvez par exemple publier des stories sur Instagram, Facebook ou encore Snapchat.  

N’hĂ©sitez pas Ă  prendre des photos de votre stand adaptĂ© aux mesures sanitaires. Cela peut permettre Ă  quelques personnes encore rĂ©ticentes d’oser venir aprĂšs avoir constatĂ© votre respect des gestes barriĂšres. 

De plus, les personnes qui vous suivent vos comptes sur les rĂ©seaux sociaux n’ont probablement pas toutes l’opportunitĂ© de vous rendre visite au forum des associations. Rendez-vous disponible, profitez-en pour leur offrir la possibilitĂ© d’assister Ă  vos interventions et vos actions en direct du forum

Les rĂ©seaux sociaux ont cet avantage incontestable de vous offrir une plus grande visibilitĂ©, Ă  vous de l’exploiter !         

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Préparez votre stand au forum des associations

Le jour du forum des associations, gardez Ă  l’esprit que votre stand est la vitrine de votre association. C’est ce que les visiteurs voient en premier lieu de votre association. Et ce qui leur donnera potentiellement envie ou non d’échanger avec vous. 

Mettez en avant vos activitĂ©s, la cause que vous dĂ©fendez, en bref, ce que vous faites ! Le message doit ĂȘtre clair : cela doit ĂȘtre Ă©vident pour les visiteurs.

Il est donc indispensable que la premiĂšre impression soit la bonne !

Comment mettre en place votre stand au Forum des associations 2020 et le rendre attrayant ?

Voyons maintenant comment faire pour que les visiteurs aient envie de venir vers vous. 

De nombreuses associations seront prĂ©sentes, diffĂ©renciez-vous pour ne pas risquer d'ĂȘtre noyĂ© dans la masse.

Plusieurs possibilitĂ©s s’offrent Ă  vous pour vous permettre de rendre votre stand plus attrayant.

Pour que l’on reconnaisse votre stand au forum des associations, commencez par mettre en avant vos couleurs et votre logo. Vous pouvez par exemple porter le t-shirt de votre association, mettre en avant vos mugs ou autres goodies floquĂ©s. 

Customiser le stand pour le faire vĂŽtre. Mettez des affiches, des plantes ou tout autre objet qui caractĂ©rise votre association et ce que vous faites. Toutefois, ne surchargez pas votre stand, veillez Ă  garder l’espace suffisamment aĂ©rĂ© et ordonnĂ© pour accueillir de la meilleure maniĂšre les personnes intĂ©ressĂ©es

Faites de votre stand un endroit accueillant. Quoi de mieux que du cafĂ© pour faciliter un premier Ă©change ? Cela contribuera Ă  apporter chaleur et convivialitĂ© Ă  votre stand. 

En bref, vous l’aurez compris, soyez visible

Préparez votre stand dans le respect des gestes barriÚres

Il est bien entendu impĂ©ratif de rester vigilant face Ă  l’épidĂ©mie du COVID-19. Pour cela, nous vous encourageons Ă  prĂ©voir quelques Ă©lĂ©ments pour assurer le respect des gestes barriĂšres. 

En matiĂšre d’hygiĂšne, disposez des bouteilles de gel hydroalcoolique sur votre stand, de sorte que toute personne puisse se dĂ©sinfecter les mains Ă  tout moment. 

Afin d’éviter les croisements, amĂ©nagez l’espace et collez des flĂšches au sol pour indiquer le sens de circulation. Vous pouvez aussi mettre des bandes adhĂ©sives pour dĂ©limiter les distances de sĂ©curitĂ© d’un mĂštre entre chaque personne. 

Vous n’aurez en principe pas besoin de penser aux masques pour les visiteurs puisque tous devront en porter un pour entrer dans le forum. Il faudra cependant en prĂ©voir pour votre Ă©quipe. C’est peut-ĂȘtre l’occasion d’en confectionner quelques-uns Ă  l’image de votre association pour marquer les esprits ?

Tous cela permettra de crĂ©er un climat sain et sĂ©curitaire pour que tout le monde soit dĂ©tendu. 

Organisez-vous pour assurer le bon fonctionnement de votre stand au forum des associations 2020

Maintenant que votre stand est chouchoutĂ© et prĂȘt Ă  accueillir les premiers visiteurs, il est temps de rĂ©partir les tĂąches ! 

Il est important de dĂ©finir le rĂŽle de chacun pour le bon dĂ©roulement de la journĂ©e. Les visiteurs doivent ĂȘtre bien accueillis sans ĂȘtre submergĂ©s par toute l’équipe en mĂȘme temps. 

Assurez vous que chacun des bĂ©nĂ©voles prĂ©sents sur le stand maĂźtrise son sujet. Il pourra ainsi rĂ©pondre plus efficacement et prĂ©cisĂ©ment aux questions des visiteurs. Vous pouvez par exemple crĂ©er des fiches mĂ©mo pour que les bĂ©nĂ©voles aient accĂšs aux bonnes informations concernant l’association. 

Cela ajoutera de la crédibilité, du sérieux et du professionnalisme à votre association.

PrĂ©parez-vous Ă©galement aux diffĂ©rentes intensitĂ©s de flux de visiteurs. Soyez suffisamment nombreux pour ĂȘtre en mesure de vous occuper de plusieurs visiteurs Ă  la fois. 

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Salma est parée :
son équipe est surmotivée !

Une journĂ©e au forum des associations peut s’avĂ©rer fatigante. Être en nombre permettra notamment aux membres de l’association de faire des pauses. IdĂ©alement, vous pouvez aussi prĂ©voir des roulements pour alterner les Ă©quipes et ainsi Ă©viter les moments de mou !

Pour rappel : ce moment doit avant tout ĂȘtre un moment convivial et plaisant pour vous et vos bĂ©nĂ©voles !

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Que faire aprĂšs le forum des associations 2020 ?

Rester en contact 

AprĂšs le forum, ce n’est pas fini ! Le forum des associations n’est que le dĂ©but d’un long chemin


Vous avez pu Ă©changer avec des personnes intĂ©ressĂ©es par ce que vous faites, et c’est maintenant que tout se joue. Reprenez les adresses mails que les visiteurs ont pu vous donner et restez en contact. 

Poursuivez les Ă©changes, ne les considĂ©rez pas comme acquis ! Vous pouvez par exemple leur donner plus d’informations sur vos actions, les remercier d’ĂȘtre venus vous voir, partager le lien vers votre campagne d'adhĂ©sion en ligne, etc.

Pour vous faciliter la tĂąche, collectez les adresses mails des intĂ©ressĂ©s Ă  l’aide d’AssoConnect. Vous pourrez leur envoyer directement un mail aprĂšs le forum pour les remercier, leur parler de l’association et donner vos coordonnĂ©s s’ils veulent vous recontacter. 

Partagez aussi le retour en image du forum des associations sur vos réseaux sociaux, remerciez les participants, envoyez une newsletter pour expliquer la suite
 Bref, battez le fer tant qu'il est chaud !

Faites le bilan interne de votre participation au forum des associations 2020

Autre Ă©tape importante aprĂšs le forum : le bilan. C’est le moment de faire le compte-rendu en interne.      

Vous allez maintenant pouvoir revenir sur vos actions et votre gestion de ce forum des associations. 

Demandez-vous par exemple :

  • Quels sont les rĂ©sultats obtenus ?
  • Les objectifs fixĂ©s ont-ils Ă©tĂ© atteints ?
  • Quels sont les Ă©lĂ©ments qui ont bien fonctionnĂ© ?
  • Quels sont ceux qu’il faudrait amĂ©liorer ?

Une fois le bilan Ă©tabli, vous aurez une idĂ©e plus claire de ce qui a fonctionnĂ© et ce qui est Ă  amĂ©liorer ! Vous pourrez ainsi rĂ©gler les Ă©ventuels problĂšmes internes, mais Ă©galement valider ce qui fonctionne en vue des prochains forums et Ă©vĂ©nements associatifs ! 

Cet exercice est un bon indicateur et un rĂ©el gain de temps pour prĂ©parer vos prochains forums et Ă©vĂšnements associatifs. RĂ©digez par exemple une fiche technique ou une checklist de choses Ă  prĂ©voir pour l’organisation de vos prochains Ă©vĂšnements. 

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En bref

🎯 Quels supports de communication prĂ©parer pour prĂ©senter votre association ?

Cherchez Ă  vous dĂ©marquer pour que les visiteurs se souviennent de votre association. Optez pour des Ă©lĂ©ments de communication pratiques et peu coĂ»teux comme les flyers ou les cartes de visite. Si votre association en a les moyens, n’hĂ©sitez pas Ă  proposer des goodies (Ă©coresponsables si possible) ! En savoir plus

✅ Comment prĂ©parer votre stand dans le respect des gestes barriĂšres ?

CrĂ©er un climat sain et sĂ©curitaire en disposant des bouteilles de gel dĂ©sinfectant sur votre stand. Collez des flĂšches au sol ainsi que des bandes adhĂ©sives pour Ă©viter les croisements et respecter les distances de sĂ©curitĂ©. Enfin, prĂ©voyez des masques pour votre Ă©quipe. En savoir plus 

💬 Comment rester en contact avec les intĂ©ressĂ©s aprĂšs le forum des associations ?

Reprenez les adresses mails que les visiteurs ont pu vous donner et restez en contact en leur donnant plus d’informations sur vos actions, remerciez-les d’ĂȘtre venus vous voir, etc. Partagez aussi le retour en image du forum sur vos rĂ©seaux sociaux et dans votre prochaine newsletter
 En savoir plus

Téléchargez la checklist pour vous organiser pour le forum des associations !

Demandez votre checklistconseils-forum-association-2020

Vous avez maintenant tous les petits trucs et astuces pour que votre participation au forum des associations 2020 soit une réussite tout en respectant les gestes barriÚres.

Gardez ces quelques conseils, munissez-vous des t-shirts de votre association, de vos masques et de vos plus beaux sourires (on vous assure que cela se voit !), vous pouvez partir sereins.

Pour en savoir plus sur la communication digitale des associations, n'hésitez pas à télécharger notre guide gratuit :

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