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4 étapes pour préparer le forum des associations

Le mois de septembre s’annonce chargé pour votre association. Avec les campagnes d’adhésions et la reprise des activités de votre association, vous êtes certainement déjà bien occupé.

Pour autant, ne passez pas à côté du forum des associations le plus proche de chez vous ! Cet événement incontournable de la vie associative locale vous permettra de faire parler de vous et d’échanger directement avec des personnes potentiellement intéressées par vos projets. 

Le forum des associations est un excellent tremplin pour votre association, que vous cherchiez à recruter ou à vous faire connaître.

Comme tout autre évènement, le forum des associations, ça se prépare ! 

Vous trouverez dans cet article une présentation des différentes étapes ainsi que nos conseils pour organiser au mieux votre participation au forum.

Voici le programme de cet article:

  1. Pourquoi participer au forum des associations de votre ville ?
  2. Communiquez sur votre participation au forum des associations
  3. Préparez votre stand au forum des associations
  4. Que faire après le forum des associations ?

Téléchargez la checklist pour organiser vos prochains événements associatifs !

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Pourquoi votre association doit-elle être au forum des associations de votre ville ? 

Votre présence sur un forum coûte potentiellement de l’argent, et à coup sûr du temps pour vous et vos bénévoles. Il s’agit alors de savoir pourquoi vous faites tout cela !

Comme souvent, c'est la fameuse question de la définition de vos objectifs qui entre en jeu.

Souhaitez-vous par exemple : 

  • recruter des adhérents ou des bénévoles, 
  • faire connaître votre association,
  • sensibiliser les visiteurs à votre cause,
  • etc.

Mettez ces objectifs au clair afin de pouvoir définir vos champs d’action lors du forum des associations.

Pour cela, il est indispensable de définir clairement vos objectifs

Vos objectifs vont clairement orienter la manière dont vous allez  vous préparer pour le forum. Soyez clairs et précis dans la définition de vos objectifs. Votre discours n’en sera que plus efficace et pertinent le jour J. 

Idéalement, définissez des objectifs chiffrés ! Il est plus facile de suivre l’accomplissement de vos objectifs s’il y’a un seuil à atteindre. Vous pouvez par exemple avoir des objectifs de recrutement (exemple : recruter 15 bénévoles). Cela donnera aussi un challenge à l’équipe investie lors du forum et c’est un moyen de motiver les troupes !

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Communiquez sur votre participation au forum des associations 

Vous participez au forum des associations ? Faites le savoir autour de vous ! 

Partagez la nouvelle sur vos réseaux sociaux. Prévenez vos contacts, vos adhérents, et vos adhérents potentiels.

Invitez-les à venir vous rencontrer et échanger avec vous autour d’un café !

Plusieurs possibilités s’offrent à vous. Vous pouvez par exemple lancer des invitations personnalisées par e-mail, mais aussi poster l’information sur vos réseaux pour toucher un maximum de personnes

 

Préparez des supports de communication pour présenter votre association 

Ne venez pas les mains vides ! La concurrence est rude au sein du forum des associations, vous devez chercher à vous démarquer.

Vous voulez que les visiteurs qui s’arrêtent à votre stand se souviennent de votre association. Pour cela, il est important qu’ils puissent conserver une trace de leur passage chez vous. 

Certains éléments de communication peuvent être très pratiques et peu coûteux comme les flyers ou les cartes de visite. Ils donnent aux visiteurs et aux personnes intéressées les informations principales sur votre association et vos actions. Ils pourront ainsi vous recontacter plus facilement. 

Si votre association en a les moyens, n’hésitez pas à proposer des stylos, porte-clés, ouvre-bouteilles, et autres goodies que vous pourrez distribuer facilement aux personnes de passage sur votre stand. De quoi garder un souvenir impérissable de votre association !

En quelques mots : sortez du lot !

 

Restez visible sur vos réseaux sociaux pendant le forum des associations

La communication ne s’arrête pas le jour du forum des associations. Veillez à rester en contact avec votre communauté le jour même, une fois sur votre stand.

Les réseaux sociaux vous permettent de partager vos actions en temps réel. Vous pouvez par exemple publier des stories sur Instagram, Facebook ou encore Snapchat.  

Les personnes qui vous suivent sur vos réseaux n’ont probablement pas toutes l’opportunité de vous rendre visite au forum des associations. Rendez vous disponible, profitez-en pour leur offrir la possibilité d’assister à vos interventions et vos actions en direct du forum

Les réseaux sociaux ont cet avantage incontestable de vous offrir une plus grande visibilité, à vous de l’exploiter !         

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Préparez votre stand au forum des associations

Le jour du forum des associations, gardez à l’esprit que votre stand est la vitrine de votre association. C’est ce que les visiteurs voient en premier de votre association. Et ce qui leur donnera potentiellement envie ou non d’échanger avec vous. 

Mettez en avant vos activités, la cause que vous défendez, en bref, ce que vous faites ! Le message doit être clair : cela doit être évident pour les visiteurs.

Il est donc indispensable que la première impression soit la bonne !

 

Comment mettre en place le stand de votre association au forum et le rendre attrayant ?

Nous vous expliquions plus haut comment faire pour que les visiteurs se souviennent de vous. Voyons maintenant comment faire pour qu’ils aient envie de venir vers vous. 

De nombreuses associations seront présentes, différenciez-vous pour ne pas risquer de vous noyer dans la masse.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour vous permettre de rendre votre stand plus attrayant.

Pour que l’on reconnaisse votre stand au forum des associations, commencez par mettre en avant vos couleurs et votre logo. Vous pouvez par exemple porter le t-shirt de votre association, mettre en avant vos mugs ou autres goodies floqués. 

Customiser le stand pour le faire vôtre. Mettez des affiches, des plantes ou tout autre objet qui caractérise votre association et ce que vous faites. Toutefois, ne surchargez pas votre stand, veillez à garder l’espace suffisamment aéré et ordonné pour accueillir les intéressés

Faites de votre stand un endroit accueillant. Quoi de mieux que du café et des petits gâteaux pour faciliter un premier échange ? Cela contribuera à apporter chaleur et convivialité à votre stand. 

En bref, vous l’aurez compris, soyez visible

 

Organisez-vous pour assurer le bon fonctionnement de votre stand au forum des associations 

Maintenant que votre stand est chouchouté et prêt à accueillir les premiers visiteurs, il est temps de répartir les tâches ! 

Il est important de définir le rôle de chacun pour le bon déroulement de la journée. Les visiteurs doivent être bien accueillis sans être submergés par toute l’équipe en même temps. 

Assurez vous que chacun des bénévoles présents sur le stand maîtrise son sujet. Il pourra ainsi répondre plus efficacement et précisément aux questions des visiteurs. Vous pouvez par exemple créer des fiches mémo pour que les bénévoles aient accès aux bonnes informations concernant l’association. 

Cela ajoutera de la crédibilité et du professionnalisme à votre association.

Préparez-vous également aux différentes intensités de flux de visiteurs. Soyez suffisamment nombreux pour être en mesure de vous occuper de plusieurs visiteurs à la fois. 

Une journée au forum des associations peut s’avérer fatigante. Être en nombre permettra notamment aux membres de l’association de faire des pauses. Idéalement, vous pouvez aussi prévoir des roulements pour alterner les équipes et ainsi éviter les moments de mou !

Pour rappel : ce moment doit avant tout être un moment convivial et plaisant pour vous et vos bénévoles !

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Que faire après le forum des associations

Restez en contact après le forum des associations

Après le forum, ce n’est pas fini ! Le forum des associations n’est que le début d’un long chemin…

Vous avez pu échanger avec des personnes intéressées par ce que vous faites, c’est maintenant que tout se joue. Reprenez les adresses mails que les visiteurs ont pu vous donner et restez en contact. 

Poursuivez les échanges, ne les considérez pas comme acquis ! Vous pouvez par exemple leur donner plus d’informations sur vos actions, les remercier d’être venu vous voir, etc.

Pour vous faciliter la tâche, collectez les adresses mails des intéressés à l’aide d’AssoConnect. Vous pourrez leur envoyer directement un mail après le forum pour les remercier, leur parler de l’association et donner vos coordonnés s’ils veulent vous recontacter. 

Partagez aussi le retour en image du forum des associations sur vos réseaux sociaux, remerciez les participants, envoyez la newsletter… Bref, ne délaissez pas vos réseaux sociaux maintenant que le forum est terminé. 

Faites le bilan interne de votre participation au forum des associations

Autre étape importante après le forum : le bilan. C’est le moment de faire le compte-rendu en interne.      

Vous allez maintenant pouvoir revenir sur vos actions et votre gestion de ce forum des associations. 

Demandez-vous par exemple :

  • quels sont les résultats obtenus, 
  • si les objectifs fixés ont été atteints, 
  • quels sont les éléments qui ont bien fonctionné,
  • quels sont ceux qu’il faudrait améliorer
  • etc.

Une fois le bilan établi, vous aurez une idée plus claire de ce qui a fonctionné et ce qui est à améliorer ! Vous pourrez ainsi régler les éventuels problèmes internes, mais également valider ce qui fonctionne en vue des prochains forums et événements associatifs ! 

Cet exercice est un bon indicateur et un réel gain de temps pour préparer vos prochains forums et évènements associatifs. Rédigez par exemple une fiche technique ou une checklist de choses à prévoir pour l’organisation de vos prochains évènements. 

Téléchargez la checklist pour organiser vos prochains événements associatifs !

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Vous avez maintenant tous les petits trucs et astuces pour que votre participation au forum des association soit une réussite. 

Gardez ces quelques conseils, munissez-vous des t-shirts de votre association et de vos plus beaux sourires, vous pouvez partir sereins !

Pour en savoir plus sur la communication digitale des associations, n'hésitez pas à télécharger notre guide gratuit :

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