DĂ©couvrir assoconnect Essai gratuit

Comment assurer une bonne passation avec votre nouveau bureau d’association ?

3 août 2020

Vous avez compris les règles du jeu du bureau d’association, et il est temps de renouveler les membres qui en font partie ? 

Que toute l’équipe du bureau se renouvelle ou que cela soit seulement de façon partielle, les mesures à prendre sont les mêmes. Nous vous partageons donc dans cet article tous les éléments pour que la passation avec le nouveau bureau de votre association se déroule dans les meilleures conditions

Au programme : 

En fin d’article, retrouvez les principales informations à retenir dans le résumé en bref.

Vous n’avez pas le temps de lire l’article ?
Demandez sa fiche technique !

Je demande ma fiche technique

association-passation-nouveau-bureau

Quand changer de bureau d’association ?

Le changement de bureau est un principe dĂ©mocratique fondamental. Il est en effet judicieux de renouveler rĂ©gulièrement les membres du bureau pour que le fonctionnement de l’association reste optimal et juste. 

La frĂ©quence de ce renouvellement est normalement prĂ©cisĂ© dans les statuts de votre association. Ce rythme est souvent de 1, 2 ou 4 ans, mais il est bien Ă©videmment Ă  adapter en fonction des besoins et du contexte de votre association. Par exemple, les associations Ă©tudiantes ont souvent l’habitude de changer de bureau tous les ans. 

Par ailleurs, des événements inattendus tels que la révocation, la démission ou le décès d’un ou plusieurs membres, peuvent mettre un terme au mandat

passation-nouveau-bureau

Comment élire l’équipe du nouveau bureau ?

Le renouvellement du bureau se fait donc de façon dĂ©mocratique avec la tenue d’élections lors de l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale. Celle-ci se tient souvent Ă  une pĂ©riode calme de l’annĂ©e comme mars ou avril - mĂŞme si chaque association est Ă©videmment libre de l’organiser quand elle le souhaite. 

La procĂ©dure des Ă©lections des membres est normalement dĂ©finie dans les statuts. Ils doivent dĂ©tailler : 

  • la durĂ©e du mandat, 
  • le type de scrutin : souvent uninominal Ă  un ou deux tours, 
  • les conditions de vote : par correspondance, Ă  main levĂ©e ou par vote Ă©lectronique.

Un autre critère qui peut ĂŞtre prĂ©cisĂ© dans les statuts concerne le renouvellement total ou partiel du bureau. 

Nous vous conseillons de le renouveler au fur et Ă  mesure, par exemple par moitiĂ© ou par tiers. 

Cela vous permettra d’assurer une continuité stratégique, et de simplifier l’arrivée des nouveaux membres qui pourront par exemple poser leurs questions aux personnes du bureau déjà présentes depuis un moment.

nouveau-bureau-passation

Quelles sont les mesures administratives préalables à la passation avec le nouveau bureau d’association ?

Une fois votre nouvelle Ă©quipe Ă©lue, celle-ci devra effectuer quelques mesures administratives

La première consiste Ă  rĂ©diger le procès verbal qui acte du changement de bureau de l’association Ă  l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale. 

D’après l’article 5 de la loi 1901, il faudra par la suite déclarer ce changement au greffe des associations en préfecture ou sous-préfecture. Cette mesure doit être effectuée dans les trois mois à compter de l’élection du nouveau bureau. Nous vous déconseillons de prendre cette étape à la légère : les dirigeants qui ne déclarent pas ce changement encourent une amende pouvant aller jusqu'à 1 500 €, et 3 000 € en cas de récidive.

Cette dĂ©claration doit normalement ĂŞtre effectuĂ©e par les dirigeants qui viennent d’être dĂ©signĂ©s. Si la nouvelle Ă©quipe tarde cependant Ă  le faire, les anciens membres du bureau peuvent se permettre d’effectuer cette mesure.   

Concrètement, il suffit de remplir le formulaire CERFA n°13971*03 avec les noms, prénoms, nationalités, professions, adresses de domicile et fonctions des personnes constituant le nouveau bureau. Vous avez également la possibilité d’indiquer ces informations sur papier libre. Il est indispensable de joindre à ce document le procès verbal de votre association.

Télécharger le Cerfa

Cette déclaration peut être envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception ou déposée en ligne sur le site www.service-public.fr si votre association y a déjà un compte. Peu de préfectures proposent encore une réception physique pour les associations, pensez-donc à vérifier si cela est encore possible dans l’annuaire de greffe des associations

À l’issue de cette démarche, la préfecture vous enverra un récépissé de déclaration. Tant que cette déclaration à la préfecture n’est pas effectuée, les anciens dirigeants sont toujours responsables, et le nouveau bureau n’a officiellement aucun pouvoir vis-à-vis de tiers

Enfin, si les noms des dirigeants sont inscrits dans les statuts, il faudra donc modifier les statuts de votre association dans les trois mois qui suivent l’élection du nouveau bureau. 

Pour ce faire, le nouveau bureau devra remplir formulaire CERFA n°13972*03 auprès du greffe des associations en prĂ©fecture. Il est nĂ©cessaire d’y joindre un exemplaire des statuts modifiĂ©s et signĂ©s par au moins deux des dirigeants ainsi qu’un exemplaire de la dĂ©libĂ©ration.   

La dernière Ă©tape consiste Ă  publier la modification des statuts au Journal Officiel des Associations et Fondations d’Entreprises (JOAFE) après avoir reçu le rĂ©cĂ©pissĂ© de la prĂ©fecture. 

conseils-passation-nouveau-bureau

Quelles mesures bancaires doivent accompagner la passation avec le nouveau bureau d’association ?

Passées les étapes administratives, restent les démarches à effectuer auprès de votre banque.

Il est en effet indispensable de prĂ©venir votre banque afin de modifier : 

  • Les procurations qui permettent l’utilisation des moyens de paiement,
  • Les contacts et adresses d’expĂ©dition pour la rĂ©ception de chĂ©quiers, carte bancaire, etc.,
  • Les codes d’accès au service de banque en ligne. 

passation-nouveau-bureau-conseils

Pour Bérénice, les formalités bancaires,
ce n'est tout une affaire ! 

Nous vous conseillons de faire ces formalitĂ©s après avoir reçu le rĂ©cĂ©pissĂ© de la prĂ©fecture. Cela permettra Ă  votre conseiller bancaire de s’assurer que le changement d’équipe est officiel. Si vous devez rapidement changer ces Ă©lĂ©ments, il est conseillĂ© que l’ancien et le nouveau trĂ©sorier se rendent ensemble Ă  la banque. Votre conseiller bancaire pourra ainsi confirmer que l’équipe sortante est bien au courant de ses retraits de pouvoirs bancaires

De plus, les engagements de l'association (par exemple : paiements Ă  venir, calendrier des divers paiements obligatoires ou emprunts, etc.) doivent ĂŞtre identifiĂ©s et communiquĂ©s au nouveau bureau. 

Enfin, il est utile d’informer toutes les personnes devant être mises au courant du changement de dirigeants. Cela peut par exemple concerner vos fournisseurs mais aussi la poste si l’adresse de l’association est celle d’un ancien membre du bureau. Là encore, utilisez le récépissé de la préfecture comme justificatif du changement.

assurer-passation-nouveau-bureau

Quelles sont les obligations des anciens membres du bureau dans le cadre de la passation ?

Avant de quitter pour de bon le bureau de votre association, les anciens dirigeants ont quelques obligations.

Ils doivent notamment restituer sans délai l’ensemble des documents associatifs obligatoires (registre spécial, procès-verbaux des assemblées générales et conseil d’administration, contrats de travail, etc.) ainsi que ceux qui assurent le bon fonctionnement de l’association (registre des adhérents, liste des comptes ouverts dans les établissements bancaires, convention de subvention, instruments bancaires : chéquier, carte bancaire, etc.).

Il est conseillĂ© de faire une signature de procès-verbal de transmission de tous ces documents pour acter de leur rĂ©ception en intĂ©gralitĂ© (ou non). 

Nous espérons que vous n’en arriverez pas à cette situation, mais sachez qu’il est possible de sanctionner les anciens dirigeants qui ne délivrent pas tous ces documents en leur envoyant un courrier de mise en demeure.

passation-nouveau-bureau-assurer

Quelles sont les responsabilitĂ©s des nouveaux dirigeants ? 

Après avoir effectué les démarches administratives et bancaires, les nouveaux dirigeants doivent prendre connaissance de leurs responsabilités

La lecture des statuts de l’association peut apporter des informations prĂ©cieuses concernant ce qu’ils peuvent et ne peuvent pas faire. Par exemple, si les statuts prĂ©cisent que les activitĂ©s lucratives ne sont pas autorisĂ©es, le nouveau bureau sera donc au courant de cela et Ă©vitera de commencer une activitĂ© illĂ©gale au vu des statuts. 

Dans le même sens, il est recommandé de consulter le règlement intérieur de l’association

conseils-passation-nouveau-bureau-associationBertrand est au taquet,
il connaĂ®t toutes ses responsabilitĂ©s ! 

Lors de la passation des pouvoirs, il est conseillĂ© au nouveau trĂ©sorier d’établir les comptes et de vĂ©rifier que la comptabilitĂ© de l’association est cohĂ©rente. 

Si ce n’est pas le cas, nous encourageons le nouveau bureau Ă  faire un audit par un professionnel externe Ă  l’association. C’est d’autant plus recommandĂ© si la passation s’effectue lors d’une pĂ©riode problĂ©matique (crise au sein des bĂ©nĂ©voles, difficultĂ© financière, corruption). 

Faire un audit permettra d’établir objectivement les faits, les problĂ©matiques et de mettre en place des solutions efficaces par la suite. De plus, cela confirmera de façon officielle ce dont le nouveau bureau est ou n’est pas responsable. 

association-conseils-passation-nouveau-bureau

Instaurer une bonne gestion en amont

Cette dernière partie est davantage un conseil de prĂ©vention pour que la passation se passe de façon simple et agrĂ©able. 

Une gestion d’association optimale est un atout indéniable qui facilite les passations d’un bureau à l’autre.

Pour ce faire, optez pour des outils centralisĂ©s, simples, intuitifs et en ligne. Les informations doivent ĂŞtre partageables avec des personnes identifiĂ©es, sĂ©curisĂ©es et conservĂ©es intemporellement, et trouvables simplement. 

Le nouveau trĂ©sorier n’aura plus besoin de passer des heures Ă  dĂ©crypter les tableaux Excel de son prĂ©dĂ©cesseur. L’ancien secrĂ©taire ne partira plus sans laisser les fiches d’adhĂ©sions puisque celles-ci seront numĂ©risĂ©es. 

Vous l’aurez compris, avoir des outils adaptés simplifie la gestion d’une association et permet à n’importe quel nouveau membre du bureau de comprendre le fonctionnement de l’association

Enfin, pensez Ă  Ă©tablir une communication simple et bienveillante avec les nouveaux membres du bureau. Ce sont souvent des personnes qui font partie de l’association depuis un moment, mais faire partir du bureau reste tout de mĂŞme une sacrĂ©e Ă©tape pour quelqu’un qui Ă©tait simplement adhĂ©rent avant… 

Pour les accueillir au mieux, je vous invite Ă  lire notre article sur les bonnes pratiques pour bien accueillir un nouveau membre

assurer-nouveau-bureau-passation-association

En Bref 

📆 Quand et comment changer de bureau de bureau d’association ? 

La frĂ©quence du renouvellement du bureau est normalement prĂ©cisĂ© dans les statuts de votre association. Il est souvent de 1, 2 ou 4 ans. Ce changement se fait de façon dĂ©mocratique avec la tenue d’élections lors de l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale. En savoir plus 

đź“ť Quelles sont les obligations administratives lorsqu’un nouveau bureau est Ă©lu ? 

Après avoir rĂ©digĂ© le procès verbal qui acte du changement de bureau de l’association, il faut dĂ©clarer ce nouveau bureau au greffe des associations en prĂ©fecture dans les trois mois Ă  compter de l'Ă©lection. Enfin, si les noms des dirigeants sont inscrits dans les statuts, il faudra modifier les statuts de votre association. En savoir plus 

đź’Ľ Quelles sont les responsabilitĂ©s des nouveaux dirigeants du bureau lors de la passation ? 

Il est recommandé de consulter les statuts de l’association et le règlement intérieur pour prendre connaissance du fonctionnement de l’association. Il est aussi conseillé au nouveau bureau d’établir les comptes voire de faire un audit par un professionnel externe à l’association. En savoir plus

Vous souhaitez conserver une trace de cet article ?
Téléchargez gratuitement la fiche technique !

Je demande ma fiche technique

association-assurer-nouveau-bureau-passation

Vous voilĂ  Ă  jour pour effectuer les prochaines passations de votre bureau d'une main de maĂ®tre ! Nous espĂ©rons que tous ces conseils vous serviront et permettront de faire de ce moment crucial une rĂ©ussite !