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5 bonnes pratiques de management en association

2 mars 2020

Comme dans toute organisation, le management a une importance primordiale au sein d’une association. Et les spĂ©cificitĂ©s du secteur, telles que la prĂ©sence de bĂ©nĂ©voles, rendent le management associatif d'autant plus intĂ©ressant !

Dans cet article, nous vous livrons quelques bonnes pratiques tirĂ©es de notre expĂ©rience du monde associatif, mais aussi des nombreux Ă©changes que nous avons au sein de l’équipe AssoConnect au sujet du management.

Voici donc les 5 bonnes pratiques du management associatif que vous trouverez dans cet article :

Un grand merci Ă  Audrey, Axel, Corinne, Eva, Marie et Trish qui ont fortement contribuĂ© Ă  la structure de cet article. Tout le monde est prĂȘt ? Alors c’est parti !

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Transmettez votre passion pour l’association

Les bĂ©nĂ©voles au cƓur du projet

Une association se construit forcĂ©ment autour d’une mission. C’est gĂ©nĂ©ralement ce qui anime ses fondateurs et les pousse Ă  se lancer en premier lieu.

Cette passion qui habite les fondateurs mĂ©rite d’ĂȘtre partagĂ©e avec tous les membres. Il pourrait ĂȘtre facile de partir du principe que si vous avez des bĂ©nĂ©voles, c’est qu’ils sont dĂ©jĂ  sensibles Ă  votre cause et n’ont donc pas besoin d’ĂȘtre motivĂ©s.

Or, les bénévoles sont le véritable moteur de votre association.

Ceci est vrai aussi bien dans les structures entiÚrement bénévoles que dans les associations employeuses.

Prenons l’exemple des fĂ©dĂ©rations qui embauchent souvent des salariĂ©s au sein de leurs bureaux. Les clubs de sport locaux sont la raison d’ĂȘtre des fĂ©dĂ©rations qui se mettent Ă  leur service. Or, sans bĂ©nĂ©vole, peu de clubs sportifs pourraient tourner.

Quelle que soit la structure, de la petite association locale à la structure nationale organisée en réseau, le management des bénévoles représente donc une problématique essentielle.

Maintenir la "flamme", un travail de tous les jours

En tant que responsable associatif, animateur de rĂ©seau, ou coordinateur de bĂ©nĂ©voles, l’une de vos tĂąches consiste Ă  les maintenir motivĂ©s. Pour cela, rien de tel que de leur partager en toute simplicitĂ© votre passion pour la cause dĂ©fendue et le but du projet associatif.

DĂšs leur arrivĂ©e, prenez le temps de soigner l’accueil des nouveaux membres. Parlez-leur de l’histoire de votre association, prĂ©sentez les rĂ©sultats obtenus et montrez-leur concrĂštement ce pour quoi ils donnent de leur temps.

Selon l’étude "Incentives to encourage Repeat Volunteering" rĂ©alisĂ©e par Software Advice aux États-Unis, la source de motivation principale de 42% des bĂ©nĂ©voles est de voir les tĂ©moignages des bĂ©nĂ©ficiaires de leur association.

Ils ressentent le besoin de sentir que leurs actions ont de l’impact.

C’est Ă©videmment comprĂ©hensible, et doit donc nĂ©cessairement ĂȘtre pris en compte dans la politique managĂ©riale de la structure.

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DĂ©finissez clairement les rĂŽles et faites confiance

Des missions adaptées à chacun

Pour construire un projet, difficile de se passer de fondations solides. C’est aussi vrai pour votre association ou pour n’importe quelle entreprise.

Prenez le temps de rĂ©flĂ©chir Ă  l’organisation de vos Ă©quipes par pĂŽles et Ă  la rĂ©partition des rĂŽles. Cette distribution doit ĂȘtre faite de maniĂšre Ă©quitable et permettre Ă  chacun des membres d’avoir une mission bĂ©nĂ©vole prĂ©cise, personnalisĂ©e et intĂ©ressante.

Si vous faites partie des 12,5% d’associations employeuses*, vous connaissez d’autant plus l’importance de ce challenge. La collaboration entre salariĂ©s et bĂ©nĂ©voles peut effectivement s’avĂ©rer compliquĂ©e lorsque les postes ne sont pas clairement Ă©tablis.

Heureusement, l’inverse est aussi vrai : si votre association est organisĂ©e de maniĂšre juste et cohĂ©rente, les relations salariĂ©s-bĂ©nĂ©voles sont gĂ©nĂ©ralement excellentes !

La confiance, facteur-clé de la performance

Chez AssoConnect, les salariĂ©s ont quasiment tous un engagement bĂ©nĂ©vole en association. Pour m’aider Ă  rĂ©diger cet article, je me suis donc dit qu’il serait intĂ©ressant de les consulter.

Je leur ai demandĂ© de me dĂ©crire le manager idĂ©al, en entreprise comme en association. Les retours ont Ă©tĂ© trĂšs variĂ©s mais un mĂȘme mot revenait en permanence : la confiance.

Il est Ă©vident que dĂšs lors qu’une personne nous fait confiance, notre premiĂšre envie est de ne pas la dĂ©cevoir. Le principe est simple Ă  comprendre et pourtant loin d’ĂȘtre Ă©vident Ă  mettre en pratique !

La tentation peut ĂȘtre grande de tomber dans le micro-management, d’autant plus lorsque la cause nous tient tant Ă  cƓur.

Quoi qu’il en soit, c’est un effort nĂ©cessaire pour le bien de votre association.

Une fois les rÎles répartis, apprenez à faire confiance et à responsabiliser vos équipes. Bénévoles comme salariés vous le rendront bien au-delà de vos attentes.

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Faites grandir vos membres

La formation, garantie d’une relation à long terme

Les bĂ©nĂ©voles ont la particularitĂ© d’ĂȘtre prĂ©sents par passion ou a minima par fort intĂ©rĂȘt pour la cause de l’association.

C’est en tout cas ce qui les pousse à s’engager sur le court terme.

Pour les garder sur le long terme, il semble indispensable de leur apporter quelque chose en retour. Et le manager a un rÎle important à jouer dans cette démarche.

manager-associationTrish est prĂȘte Ă  manager son assoc'
... like a boss! 😎

En tant que lien privilĂ©giĂ© entre l’association et le bĂ©nĂ©vole, il se doit de comprendre les besoins des personnes qu’il accompagne et d’aider Ă  les concilier avec les besoins de l’association.

Une bonne maniĂšre de le faire peut ĂȘtre de proposer aux bĂ©nĂ©voles de se former Ă  travers leur engagement au sein de l’association.

Selon l’étude "Le bĂ©nĂ©volat en France en 2019" menĂ© par Recherches et SolidaritĂ©s, la formation est la premiĂšre attente personnelle des bĂ©nĂ©voles pour bien vivre leur activitĂ©.

VoilĂ  un Ă©lĂ©ment Ă  ne surtout pas nĂ©gliger dans l'accompagnement de vos bĂ©nĂ©voles, et mĂȘme un prĂ©cieux alliĂ© pour les garder longtemps engagĂ©s Ă  vos cĂŽtĂ©s

Pour accompagner ses bénévoles dans leur formation, les associations ont plusieurs cordes à leur arc.

L’évolution des bĂ©nĂ©voles en interne

Pour un bĂ©nĂ©vole, avoir de nouvelles missions sur un sujet neuf est Ă©videmment un excellent moyen de progresser. En s’attaquant Ă  un nouveau challenge, il montera en compĂ©tences sur ce sujet.

L’idĂ©e est de faire progresser le bĂ©nĂ©vole au fur et Ă  mesure des expĂ©rimentations. Cette mĂ©thode d’apprentissage demande du temps et implique naturellement une certaine indulgence de la part de l’organisation.

Attention Ă©galement Ă  ne pas “lĂącher” votre bĂ©nĂ©vole seul dans une mission inconnue. Le rĂŽle du management se trouve justement dans le bon positionnement du curseur, entre accompagnement et autonomisation.

Personne n’est aussi bien placĂ© que vous pour le dĂ©finir.

Les formations entre pairs

Les formations en interne reprĂ©sentent un autre moyen intĂ©ressant d’acquĂ©rir de nouvelles connaissances et compĂ©tences.

Si plusieurs membres de votre association sont intĂ©ressĂ©s par l’idĂ©e d’ĂȘtre formĂ©s sur un sujet et qu’un autre membre dispose de ces compĂ©tences, favorisez l’échange entre eux.

Cela peut dĂ©boucher sur une formation, Ă  laquelle d’autres membres pourront se greffer s’ils le souhaitent.

Nous y voyons trois avantages principaux :

  1. Toutes les personnes intĂ©ressĂ©es peuvent prendre part Ă  la formation, ce qui permet d’harmoniser les connaissances basiques des membres de maniĂšre simple et rapide,
  2. La personne qui forme se sent valorisĂ©e dans son travail puisqu’elle est considĂ©rĂ©e suffisamment compĂ©tente pour l’enseigner Ă  d’autres,
  3. Les échanges qui découlent de ces formations permettent de créer ou renforcer les liens entre les membres de votre association.

Les plans de formation du FDVA pour faire progresser les membres de votre association

Mis en place dans les annĂ©es 1980 par l'État français, le Fonds pour le dĂ©veloppement de la vie associative permet aux associations de mettre en place des plans de formation.

Des appels Ă  projets sont lancĂ©s tous les ans afin d’obtenir une subvention pour rĂ©aliser la formation. Un jury dĂ©cide ensuite de l’attribution de l’aide.

À noter que l'État fixe chaque annĂ©e de grandes orientations et que les formations doivent ĂȘtre en rapport avec celles-ci sous peine d’ĂȘtre rejetĂ©es.

Au total, ce sont 20 000 journées de formation par an qui sont organisées grùce au FDVA, pour 160 000 bénévoles formés.

Le Compte d’Engagement Citoyen (CEC)

VoilĂ  un dispositif qui gagnerait Ă  ĂȘtre davantage connu !

Le compte d’engagement citoyen (ou CEC) permet Ă  certains membres d’association de transformer leurs heures de bĂ©nĂ©volat en formation, sur le modĂšle du cumul d’heures CPF.

L’attribution d’heures de formation au titre du CEC est soumise Ă  plusieurs conditions. Nous y retrouvons par exemple le nombre d’heures de bĂ©nĂ©volat effectuĂ©es, le rĂŽle tenu au sein de l’association ou encore l’activitĂ© de l’association concernĂ©e.

Quoi qu’il en soit, si votre association est Ă©ligible au CEC, pensez bien Ă  en informer vos bĂ©nĂ©voles afin qu’ils puissent en bĂ©nĂ©ficier !

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Instaurez une culture du feedback

Qu’est-ce qu’un feedback ?

Il s’agit d’un retour structurĂ© qu’une personne fait Ă  une autre afin de l’aider Ă  s’amĂ©liorer ou lui faire savoir notre satisfaction sur un point prĂ©cis.

Nous distinguons deux types de feedbacks :

  • Le feedback positif qui vise Ă  maintenir ou renforcer une action,
  • Le feedback constructif qui cherche Ă  corriger ou modifier les actions futures.

Chez AssoConnect, nous avons pour habitude de dire qu’un feedback est un cadeau. Comme un cadeau classique, nous pouvons tous en donner ou en recevoir.

Comment faire un feedback ?

Un feedback se compose de cinq grandes Ă©tapes :

  1. La situation : dĂ©crire le plus objectivement possible la situation, sans la juger, en s’en tenant uniquement aux faits,
  2. L’effet : expliquer les consĂ©quences de la situation sur son Ă©tat Ă©motionnel, quelle Ă©motion cette situation a-t-elle provoquĂ© en nous ?
  3. Le besoin : chaque Ă©motion est un indicateur qu’un besoin est assouvi (ou pas), partagez le besoin que vous aviez et qui a provoquĂ© l’émotion Ă  cet instant,
  4. La solution : rechercher ensemble un moyen de rĂ©soudre le problĂšme, afin de renforcer la situation dans le cadre d’un feedback positif, et de l’éviter s’il s’agit d’un feedback constructif,
  5. L’engagement : se mettre d’accord et s’engager sur des actions concrùtes.

Pour mieux comprendre ces Ă©tapes, prenons une situation fictive :

“Hier matin, en rĂ©union, je n'avais pas fini ma prĂ©sentation et tu as repris la parole. Du coup, je n'ai pas pu aller jusqu'Ă  la fin de mon explication (situation). Je me suis senti frustrĂ©, en colĂšre, et peu dĂ©semparĂ© (Ă©motion). J'ai besoin de sentir qu'on me fait confiance et que mon travail est respectĂ©, reconnu et valorisĂ© (besoin). La prochaine fois, je te propose que l'on revoie la prĂ©sentation ensemble en amont, pour ĂȘtre sĂ»r que l'on est sur la mĂȘme longueur d'onde (solution). Es-tu d’accord pour que l’on fasse cela ? (engagement)".

Évidemment, cet exemple est largement caricatural, dans la vie rĂ©elle, ce serait une discussion plus intĂ©ressante, mais cela a l’avantage de vous donner un aperçu de ce que pourrait ĂȘtre un feedback.

Pour aller plus loin, voici quelques conseils supplémentaires :

  • Prenez le temps de bien vous prĂ©parer, sans quoi vous risquez d’ĂȘtre maladroit et le feedback risque d’ĂȘtre mal interprĂ©tĂ©,
  • Soyez clair et lucide sur vos intentions, rĂ©flĂ©chissez aux objectifs et bĂ©nĂ©fices attendus pour construire votre discours. Si vous faites un feedback pour vous dĂ©fouler aprĂšs une journĂ©e difficile, ce ne sera sĂ»rement pas un “cadeau”,
  • Demandez toujours la permission, il faut respecter le fait qu’une personne ne soit pas toujours en mesure de recevoir un feedback Ă  un moment prĂ©cis, quelle qu’en soit la raison,
  • Soyez prĂ©cis et assumez votre feedback, les “il paraĂźt que” et autres “on m’a dit que” sont Ă  bannir : soyez direct et parlez en votre nom, vous ne pouvez pas penser pour les autres.

Comment bien recevoir un feedback ?

Recevoir un feedback positif

À premiĂšre vue, cette situation paraĂźt confortable. Pourtant, il convient de garder Ă  l’esprit le but de ce retour pour ne pas passer Ă  cĂŽtĂ© de l’essentiel.

Un feedback positif n’est pas un simple compliment qui vise à faire plaisir.

Mais il s’agit bien de la reconnaissance d’une compĂ©tence ou d’un comportement, dont le but est de le renforcer.

Il est donc primordial de croire en ce que la personne nous dit. Acceptez ce feedback, intégrez le point qui vous est remonté puis, selon sa nature, faites de votre mieux pour le maintenir ou le renforcer.

Recevoir un feedback constructif

S’il peut parfois ĂȘtre plus difficile Ă  recevoir, il est vraiment Ă  prendre comme une opportunitĂ© de s’amĂ©liorer. Gardez Ă  l’esprit que cela part d’une intention bienveillante.

Pour en tirer profit au maximum, retenez qu’il faut :

  1. Accepter l’information, montrer que nous acceptons le retour sans essayer de rĂ©pondre, de minimiser ou de se justifier,
  2. Nourrir la relation, démontrer que la démarche est appréciée et expliquer en quelques mots simples pourquoi,
  3. Si besoin, demander le contexte ou des exemples précis afin de bien comprendre le retour qui nous est fait,
  4. En tirer les bénéfices, comprendre et échanger avec la personne sur ce que ce feedback nous apporte.

Comment encourager les feedbacks au sein de votre association ?

La culture du feedback demande une participation de la part de vos membres. Il est par consĂ©quent impossible de l’imposer.

Notre conseil est donc plutÎt de réussir à démontrer les avantages que de telles pratiques apportent.

À partir de lĂ , pourquoi ne pas mettre en place une petite rĂ©union d’information voire une formation Ă  ce mode de communication ? À l’issue de cette rĂ©union, voyez si vos membres ont envie de tenter l’aventure.

Si vous avez bien prĂ©sentĂ© le sujet, il n’y a pas de raison que la dĂ©marche soit refusĂ©e. Qui n’a pas envie de progresser ?

bien-manager-associationMettre en place la culture du feedback-cadeau ? 
Pour son asso, David ne dit pas "no" !

Une fois vos membres convaincus, mettez réguliÚrement en place de courtes formations sur le sujet pour les nouveaux arrivants. Cela leur permettra de connaßtre vos habitudes et de prendre le train en marche !

Derniùre chose : montrez l’exemple ! Faites des feedbacks et sollicitez-en de la part des personnes avec qui vous travaillez.

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Donnez à vos membres les moyens de réussir

Identifiez les points de frustration actuels et potentiels

Le management en association ne se résume pas à distribuer les rÎles et les objectifs à atteindre. Il convient aussi de donner les outils pour mener à bien les missions des personnes impliquées.

Le quotidien d’une association est ponctuĂ© de missions opĂ©rationnelles, tant pour les bĂ©nĂ©voles que pour les dirigeants. DĂšs lors, nous avons tendance Ă  nous laisser aspirer et ne plus voir ce qui nous entoure.

Pourtant, il semble important de prendre rĂ©guliĂšrement du recul pour faire le point sur la situation et identifier d’éventuels points organisationnels Ă  corriger.

Pour cela vous pouvez crĂ©er des points d’équipe rĂ©guliers, pas nĂ©cessairement formels, mais qui permettent de prendre la tempĂ©rature.

De cette maniĂšre, vous pouvez identifier les points de frustration existants ainsi que ceux qui sont imminents.

S’il s’avĂšre que des difficultĂ©s apparaissent au niveau des ressources mises Ă  disposition, prenez le temps de creuser pour identifier les besoins rĂ©els qui se cachent derriĂšre.

Évitez Ă  tout prix d’adopter le dernier outil Ă  la mode sans avoir rĂ©flĂ©chi au besoin initial. Il s’agit d’une erreur courante et nous savons combien cela peut ĂȘtre tentant.

Choisissez la solution la plus adaptée

Une fois les besoins définis, il reste à trouver la solution qui convient le mieux à votre association.

Celle-ci peut prendre plusieurs formes : une réorganisation interne, un changement de process ou de méthode de travail, un outil digital, etc. Tout est envisageable !

Prenons un exemple précis : vous avez identifié que votre comptable perdait beaucoup de temps sur Excel et que cela entamait sa motivation.

Vous vous dites alors qu’un logiciel comptable pourrait lui ĂȘtre d’une aide prĂ©cieuse.

Si vous avez bien fait le travail d’identification des besoins, vous devriez avoir une idĂ©e assez prĂ©cise des critĂšres pour choisir un logiciel de comptabilitĂ©.

Admettons qu’avec votre trĂ©sorier, vous ayez identifiĂ© que le logiciel devait :

  • simplifier la saisie des Ă©critures,
  • faire automatiquement le lien entre vos dons et votre comptabilitĂ©,
  • permettre de gĂ©nĂ©rer facilement des reçus fiscaux,
  • faciliter vos remises de chĂšques,
  • permettre Ă  d’autres membres du bureau de consulter la comptabilitĂ©.

Avec une liste aussi prĂ©cise, vous n’avez plus qu’à vous plonger dans les solutions existantes et choisir celle qui rĂ©pondra le mieux Ă  votre besoin.

Bien que nous ayons parlĂ© d’un outil digital dans cet exemple, rappelons que tous les problĂšmes n’appellent pas forcĂ©ment Ă  une rĂ©ponse digitale.

Quoi qu’il en soit, des bĂ©nĂ©voles qui se sentent bien et qui disposent des bons outils sont des Ă©lĂ©ments qui vont rester sur le long terme. Alors qu’il est toujours aussi difficile de recruter des bĂ©nĂ©voles, vous auriez tort de vous en priver !

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En bref

đŸ€ Quelles sont les particularitĂ©s du management d’association ?

La présence de bénévoles rend le management particuliÚrement intéressant en association. Leurs relations avec les éventuels salariés est aussi un challenge.
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😇 Quelles sont les bonnes pratiques en la matiùre ?

Transmettez votre passion pour le projet, définissez clairement les rÎles, faites grandir vos membres, instaurez une culture du feedback et donnez à vos membres les moyens de réussir.

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Et voilĂ , vous connaissez maintenant nos 5 bonnes pratiques du management en association.

Il semble Ă©vident que ces grands principes ne sont pas forcĂ©ment adaptĂ©s Ă  tout le monde. Nous ne prĂ©tendons d’ailleurs ni ĂȘtre exhaustifs, ni avoir de solution miracle Ă  ce grand sujet qu’est le management en association.

En revanche, nous espĂ©rons que cet article vous aura apportĂ© de l’inspiration pour faire de votre association un lieu oĂč les membres sont heureux de venir donner de leur temps. L’idĂ©e Ă©tant que chacun puisse y piocher des idĂ©es et adapter nos conseils Ă  sa propre structure. 

Vous ĂȘtes les mieux placĂ©s pour savoir ce qu’il est pertinent d’appliquer ou non, alors Ă  vous de jouer maintenant !

Sources :
- "La France Associative en Mouvement 2018", Recherches & Solidarités
- "Le bénévolat en France en 2019", Recherches et Solidarités