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7 critères pour choisir un logiciel de comptabilité pour son association

3 juin 2020

Ça y est, votre association s’est décidée à abandonner Excel pour un logiciel de comptabilité pour association ? Excellente idée ! Si vous avez déjà fait une bonne partie du chemin, il vous reste maintenant à trouver l’heureux élu.

Chez AssoConnect, c’est un sujet que nous maîtrisons plutôt bien puisque notre but est justement de vous faire gagner un maximum de temps pour vous aider à vous consacrer à votre activité associative.

Nous avons donc rassemblé pour vous les principaux critères à prendre en compte avant de choisir le logiciel de comptabilité de votre association. À la fin de cet article, vous devriez avoir toutes les clés en main pour trouver LA solution qui vous conviendra le mieux.

Au programme :

A la fin de l'article, vous trouverez aussi un bref récapitulatif des points importants.

C’est parti pour vous dresser le portrait-robot du logiciel de comptabilité idéal pour votre association !

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Choisir un logiciel de comptabilité facile à prendre en main pour votre trésorier

Un bon logiciel de comptabilité doit permettre à quelqu’un qui n’a pas de connaissances particulières en comptabilité de s’en sortir. Il doit être là pour lui simplifier la vie et lui permettre de consacrer un maximum de temps à ses projets associatifs plutôt qu’à sa gestion comptable.

Vous le savez comme nous, toutes les associations ne bénéficient pas de compétences comptables poussées en interne pour prendre en main cet aspect de la gestion associative.

Pour donner un exemple, sur le module Comptabilité d’AssoConnect, la saisie simplifiée des dépenses et des recettes de son association permet de rendre cette tâche accessible à tous. Le logiciel vous guide tout au long du processus et traduit ensuite automatiquement vos saisies en écritures comptables, dans les bons comptes.

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Dans ces conditions, gérer la trésorerie de son association devient moins stressant (il n’est pas nécessaire de connaître le Plan Comptable Associatif par cœur !) et le risque d’erreurs se réduit considérablement.

Plus généralement, nous ne pouvons que vous conseiller de rechercher de la simplicité dans tous les outils numériques que vous envisagez d’utiliser. Faute de quoi l’adoption sera compliquée et vous risquez d’avoir investi pour rien.

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Choisir un logiciel comptable dont les fonctionnalités sont adaptées à votre association

Simplicité d’utilisation ne doit pas rimer avec utilisation simpliste.

L’ergonomie de votre logiciel comptable ne peut se faire au détriment de fonctionnalités indispensables à votre gestion.

Voici quelques-uns des services que votre logiciel de comptabilité d'association gratuit ou payant doit absolument assurer.

La saisie simplifiée des dépenses et recettes

Un point à ne pas négliger car il s’agit de l’une des tâches principales du trésorier. Elle ne doit donc pas représenter une difficulté à ses yeux.

La remise de chèques en banque

Malgré le développement du paiement en ligne, la remise de chèque avec génération automatique des bordereaux reste un indispensable. Tant que ce moyen de paiement reste monnaie courante, dans votre association, votre logiciel doit vous aider à le gérer.

Le rapprochement bancaire

Voilà une autre tâche récurrente du trésorier, qui peut rapidement virer au cauchemar si celle-ci doit être réalisée manuellement.

Les contributions volontaires en nature

La possibilité d’enregistrer les contributions volontaires en nature, qui permettent de valoriser des actifs intangibles, non financiers, mais importants pour votre association tels que le bénévolat, les dons en nature, les abandons de frais ou la mise à disposition à titre gratuit de moyens humains ou matériels.

L’édition et l’envoi de reçus fiscaux

Ce critère est important pour le financement de votre association, il vise à raccourcir les délais de réception de ce précieux sésame du côté de vos donateurs. Et aussi à vous ôter une sérieuse épine du pied tant sa gestion manuelle peut être fastidieuse.

La comptabilité analytique

Pas obligatoire mais très utile pour suivre les différents budgets. Il tend à s'imposer dans les grandes associations mais peut également aider les plus petites à mieux gérer leurs finances.

Certes, vous n’avez peut-être pas besoin de tous ces outils dès aujourd’hui. Pourtant, il semble important de choisir un logiciel qui réponde à la fois à vos besoins immédiats et à ceux de demain.

Chez AssoConnect, nous avons imaginé un système de "niveaux" : Panda, Ninja et Grand Sage. Chaque niveau correspond à des possibilités plus ou moins avancées, de la comptabilité de trésorerie très simple à de la comptabilité analytique en passant par la comptabilité d’engagement et auxiliaire.

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De cette manière, le logiciel se rapproche autant que possible de vos besoins et masque ce qui est superflu. Le jour où vous avez besoin de fonctionnalités plus avancées, vous pouvez les faire réapparaître en un clic et sans surcoût.

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Choisir un logiciel comptable qui permette de générer les documents et tableaux indispensables à votre association

Selon la taille de votre association, vos besoins risquent également de différer à ce niveau. Quoi qu’il en soit, assurez-vous que vous pourrez générer facilement vos principaux documents grâce à votre logiciel de comptabilité.

Pour les petites structures, vous devez pouvoir sortir sans difficulté votre bilan et votre compte de résultat (ou compte d’exploitation). Regardez également si vous pouvez générer le journal, la balance comptable ou encore le grand livre de votre association.

Pour prendre un exemple concret, si vous avez des budgets et des sous-budgets, il peut être intéressant de vérifier que vous pouvez en sortir des comptes-rendus précis afin d’analyser quelles sont les activités déficitaires ou excédentaires.

Pour les associations fiscalisées, en plus des points ci-dessus, veillez bien à pouvoir extraire le FEC (fichier des écritures comptables) que vous devez fournir en cas de contrôle de l’administration fiscale.

Enfin, pour davantage de souplesse, vérifiez bien qu’il est possible d’exporter ces documents comptables aussi bien en PDF qu’au format Excel afin de les intégrer au besoin dans vos différents dossiers et rapports.

Selon vos besoins et vos envies, vous pourrez ainsi les remettre en forme, créer de nouveaux calculs ou les intégrer à votre rapport d’activité par exemple.

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Choisir un logiciel qui intègre le Plan Comptable des Associations

Pour rappel, le Plan Comptable Associatif est une adaptation du Plan Comptable Général qui intègre les spécificités des associations telles que la collecte de dons, d’adhésions ou encore les Contributions Volontaires en Nature.

Depuis le 1er janvier 2020, le plan comptable des associations a évolué dans le but d’harmoniser la comptabilité des associations et d’apporter davantage de transparence.

Sans rentrer dans le détail, si ce "code" est bien appliqué, il permet de se retrouver facilement dans sa comptabilité. Sa bonne utilisation témoigne en général d’une gestion comptable saine de votre association.

S’il n’est pas obligatoire pour l’ensemble des associations, nous recommandons tout de même de profiter de ce cadre existant qui permet d’adopter de bonnes pratiques.

Blog_Images_Articles-green-association-armandUtiliser le PCA pour sa compta ?
Pour Armand, c'est le bon choix !

Notez qu’il est possible de l’adapter à votre activité et à vos particularités, notamment pour lui apporter un niveau de détail supplémentaire.

Si vous êtes par exemple une compagnie de théâtre et que vous avez à la fois des costumes et des objets pour les décors à acheter, vous pouvez personnaliser vos comptes pour gagner du temps au moment de saisir ces dépenses en comptabilité.

Concrètement, le compte "606300 - Fourniture d’entretien et de petit équipement" pourrait contenir les sous-comptes :

"606301 - Fourniture d’entretien et de petit équipement" - Costumes

"606302 - Fourniture d’entretien et de petit équipement" - Objets de décor

Un moyen simple et efficace de comprendre comment vos charges sont réparties.choisir-logiciel-comptabilite-plan-comptable-associationEn tout cas, considérez qu’avoir un logiciel qui intègre déjà le nouveau plan comptable est un vrai plus. Ce n’est pas indispensable, certes, mais cela vous fera gagner un temps précieux.

Et c’est un peu ce qui est attendu d’un logiciel de comptabilité, non ?

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Choisir un logiciel qui offre un droit à l’erreur

Parce que personne n’est parfait, votre logiciel de comptabilité doit vous aider à rattraper le coup en cas de besoin.

Votre trésorier n’est pas forcément un comptable professionnel, c’est même rarement le cas. Et quand bien même, cela peut aussi lui arriver de se tromper, l'erreur est humaine

La solution est assez simple. Pour vous protéger d’une erreur, privilégiez un logiciel qui permette de modifier vos saisies ou de revenir en arrière pour les effacer si nécessaire.

Cela peut avoir l’air d’un détail mais à l’usage, nous pouvons vous assurer que cela fait une énorme différence !

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Choisir (aussi) un logiciel de comptabilité au tarif accessible

Vous avez enfin trouvé la Rolls-Royce du logiciel de compta mais le commercial avec qui vous discutez vous présente un devis bien au-dessus de vos moyens ?

Ce n’est pas très étonnant : de nombreux logiciels de comptabilité sont destinés aux entreprises et ne proposent pas d’offre spécifique pour les associations. Leurs tarifs ne sont donc pas adaptés à ce type de structure ni à leurs ressources.

Étudiez bien les différentes offres et surtout expliquez au mieux le contexte et le besoin de votre association au prestataire avec qui vous discutez. Si après cela, vous recevez un devis qui vous semble incohérent ou obscur, n’insistez pas.

Nous savons d’expérience que s’il y a bien un point où les associations ont besoin de clarté et de transparence, c’est celui-ci. À titre d’exemple, voici la page "tarifs" d’AssoConnect, construite grâce aux précieux retours de nos utilisateurs.

Blog_Images_Articles-projet-digital-association-evaQuand il s'agit de coûts,
Eva n'aime pas y voir flou !

La question du prix est épineuse et ne peut pas se limiter au prix seul. Le prix doit être mis en perspective avec les gains attendus de l’utilisation de votre logiciel de comptabilité.

Par exemple, si votre logiciel de comptabilité coûte 300 euros par an mais vous permet de vous passer des services d’un expert-comptable qui vous en coûte actuellement 800, le jeu en vaut certainement la chandelle.

La mise en perspective avec un prestataire est assez éloquente, mais il en va de même avec le coût de la démotivation de vos bénévoles ou le temps perdu.

En bref, prenez en compte les pertes et coûts actuels et éventuels liés à l’adoption (ou non) du logiciel.

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Choisir un logiciel de comptabilité en ligne, flexible et collaboratif

Dans une association, comme dans toute organisation, tous les membres n’ont pas les mêmes missions. Et pour travailler de manière efficace, votre logiciel de comptabilité doit intégrer au mieux les casquettes des uns et des autres.

Concrètement, cela se matĂ©rialise par la possibilitĂ© d’attribuer des accès prĂ©cis et spĂ©cifiques Ă  la plateforme de comptabilitĂ©. Cela est principalement possible lorsque vous dĂ©cidez d’adopter un logiciel de comptabilitĂ© en ligne pour association.

Par exemple, sur AssoConnect, vous pouvez nommer autant d’administrateurs que vous le souhaitez et leur attribuer un accès uniquement aux modules qui les concernent. Mieux, au sein mĂŞme de ces modules, vous choisissez si la personne peut apporter des modifications  (paramĂ©trer la comptabilitĂ©, saisir des Ă©critures comptables, solder des dettes ou des crĂ©ances, etc.) ou uniquement consulter les informations comptables.

De cette manière, tous vos modules restent liés dans un même outil mais vous limitez considérablement les risques d’erreurs de manipulation.

Et bien sûr, la plateforme étant en ligne, elle est accessible sur ordinateur comme sur mobile, de manière sécurisée. Chacun est donc libre d’y accéder où et quand bon lui semble.

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En bref

🔢 Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité ?

Un logiciel comptable permet d’automatiser et de simplifier les tâches administratives pour consacrer plus de temps Ă  son activitĂ© associative.  Il rĂ©duit Ă©galement le risque d’erreur et doit permettre de sortir des documents comptables formatĂ©s.

🤔 Comment choisir le bon logiciel pour mon association ?

7 critères principaux : facilité d’utilisation, adéquation des fonctionnalités aux besoins, génération des documents comptables nécessaires, intégration du PCA, possibilité de rattraper ses erreurs, cohérence du prix et flexibilité.

⚠️ Quelles sont les fonctionnalités indispensables à avoir ?

La saisie simplifiée des dépenses et recettes, la génération de documents comptables, le rapprochement bancaire, la clôture comptable. Les fonctionnalités peuvent varier selon l'association.

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Choisir un logiciel de comptabilité pour votre association n’est pas anodin : il aura en effet un fort impact sur le quotidien de vos équipes, et notamment votre trésorier.

Si vous ne souhaitez plus gérer votre comptabilité d’association sur Excel, gardez donc bien à l’esprit que la solution retenue doit impérativement vous faire gagner du temps et automatiser un maximum de démarches.

L’enjeu est important puisqu’il s’agit de :

  • rendre vos Ă©quipes plus productives,
  • limiter leur frustration due aux tâches administratives,
  • permettre de consacrer un maximum de temps au cĹ“ur de votre activitĂ©.

Chez AssoConnect, nous faisons de notre mieux pour proposer une solution tout-en-un qui réponde à l’ensemble de ces points. Et bien plus encore.

Notre logiciel vous intéresse ? Essayez-le pendant un mois, c’est gratuit et sans engagement !

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Et si vous avez besoin d’aide pour gérer la comptabilité de votre association, vous devriez trouver tout l’accompagnement qu’il vous faut dans notre guide du trésorier !

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