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Comment organiser les journées portes ouvertes de son association après une crise sanitaire ?

30 juin 2020

Au lendemain de la crise du Covid-19, la reprise se fait petit à petit, et la saison des journées portes ouvertes approche.

Vous vous demandez sûrement comment les organiser et mettre en place les mesures compatibles avec le contexte sanitaire actuel ? Retrouvez dans cet article pourquoi et comment organiser les journées portes ouvertes de votre association.

Au programme :

Retrouvez un court récapitulatif des points importants à la fin de l’article.

Le sujet vous intéresse mais vous n'avez pas le temps de lire?
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Pourquoi organiser une journée "portes ouvertes" pour votre association ?

Rappelons d’abord pourquoi il est utile pour votre association d’organiser ces journées.

Les journĂ©es portes ouvertes sont l’occasion d'une première prise de contact entre les membres actuels de votre association (adhĂ©rents, bĂ©nĂ©voles, responsables, etc.) et les personnes qui envisagent de vous rejoindre. 

Avant d’intégrer votre association, elles ont probablement envie de découvrir l’association, de rencontrer les membres du bureau, d’en savoir plus sur les activités, d’échanger quelques mots avec les bénévoles, etc.

La journée "portes ouvertes" leur offre justement cette chance.

Elle permet aussi de partager des informations pratiques : tarifs d’adhésion, horaires et modalités des activités, partenaires, localisation des locaux, etc.

En somme, ces journées ne peuvent être que bénéfiques à votre association.

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Comment organiser une journée "portes ouvertes" dans un contexte de crise sanitaire ?

Bien entendu, la responsabilité des personnes qui se rendent à vos journées portes ouvertes est de respecter les gestes barrières. Mais il est attendu de votre part de créer les conditions idéales pour garantir la sécurité de tout le monde.

En terme d’hygiène, disposez des bouteilles de gel désinfectant à l’entrée de l’événement, de sorte que toute personne qui entre dans les locaux puisse se laver les mains. Pensez à mettre des écriteaux à l’entrée pour préciser que le port du masque est obligatoire, il est toujours bon de le rappeler !

jpo-association-mesures-sanitairesEmily se questionne sur les mesures de sécurité sanitaire
Ă 
mettre en place pour les JPO de son association 

La rĂ©gularisation du nombre de personnes accueillies est Ă©galement une option Ă  envisager. Vous pouvez ainsi mettre en place un système d’inscription sur des crĂ©neaux fixes pour limiter le nombre de personnes prĂ©sentes en mĂŞme temps sur place. Cela permettra d’éviter les attroupements devant les stands d’expositions. Un espacement d’un mètre minimum ne sera d’ailleurs pas de trop entre ces stands ! 

Si le passage prévu sur place est relativement rapide, envisagez simplement une petite file d’attente dehors pour que les visiteurs entrent les uns après les autres. Dans ce cas, rien ne vous empêche de mettre quelques affiches de présentation de votre association. De cette manière, ils s’informeront en attendant de rentrer.

Faites un planning pour vous relayer à l'entrée, cela évitera de faire reposer la charge sur une seule personne (qui risque de trouver la journée longue !).

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Quelques idées d’organisation pour votre JPO 2020

Scénariser la journée portes ouvertes

Démonstration de théâtre, de judo, de chant, d’impro, de claquettes, … Peu importe !

Toutes les activitĂ©s qui sont Ă  la carte dans votre association sont sujettes Ă  une dĂ©monstration devant de futurs adhĂ©rents. Cela ne pourra que leur donner envie de sauter le pas et rejoindre votre belle aventure associative. 

Pensez à prévoir un planning pour organiser le roulement de vos différentes démonstrations !

Partager les témoignages d’adhérents

Pourquoi ne pas solliciter des personnes dĂ©jĂ  adhĂ©rentes dans votre association ?

Elles ont déjà participé aux activités de l’association et sont les meilleures ambassadrices de votre structure. Invitez-les à partager leur expérience personnelle, leurs impressions sur l'association, à propos des chantiers en cours et des projets à venir.

Attention, leur témoignage ne sera efficace que s’il est authentique, faute de quoi vous risquez de perdre en crédibilité.

Prévoir un stand dédié aux adhésions

Ne perdez pas de potentiels adhérents : s’ils sont convaincus le jour J, autant qu’ils puissent adhérer sur le moment !

Dans ce cas, nous vous conseillons de créer un stand dédié tenu par un bénévole qui a un ordinateur à disposition. Une simple connexion à internet lui permettra d’enregistrer les adhésions en ligne et de donner la possibilité à l’adhérent de régler directement son inscription par carte bancaire.

Anticipez et donnez-vous la possibilité de transformer l’essai sur place !

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Envisager une JPO virtuelle pour votre association

A l’heure oĂą nous Ă©crivons cet article, nous sortons progressivement de la crise du Covid-19, et il est encore difficile de prĂ©voir l’avenir et le potentiel risque de retour du virus. 

Selon l’affluence habituelle de vos journées portes ouvertes et les locaux que vous avez à disposition, il est sans doute sage d’envisager une innovation : faire une journée portes ouvertes virtuelle pour présenter votre association.

association-jpo-journees-portes-ouvertes-innover-virtuelSalma et son association innovent
en optant pour une JPO virtuelle !

Qui dit JPO virtuelle, dit usage du numérique et de vos réseaux sociaux.

Proposez une vidéo de vos locaux ! En petit comité, allez filmer un court métrage afin de présenter le cœur de l’association. Vous pouvez aussi réaliser des portraits des membres de l’association et de leurs missions pour que les gens puissent en apprendre davantage sur eux, malgré la barrière de l’écran.

Vous êtes une association qui propose des spectacles de fin d’année ? Peut-être avez-vous en réserve des vidéos d’anciens spectacles ? C’est l’occasion parfaite de les ressortir, et de montrer aux gens les sommets artistiques atteints après une année à vos côtés !

L’idée de solliciter des témoignages d’adhérents ne tombe pas à l’eau. Demandez-leur s’il est possible pour eux de se filmer face caméra de chez eux, et si vous avez des compétences en montage vidéo, votre heure de gloire est arrivée.

PrĂ©voyez aussi une session de questions/rĂ©ponses en direct via Zoom ou Google Meet par exemple, dans laquelle ils pourront vous retrouver et poser leur question. Peut-ĂŞtre n’ont-ils pas tout compris et aimeraient ĂŞtre renseignĂ©s sur des points prĂ©cis. 

Ă€ la fin de cette session, partagez votre plaquette d’informations : glissez-y vos tarifs, et le lien vers votre campagne d’adhĂ©sion en ligne. 

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Bien communiquer sur cet événement

Que vos JPO se tiennent en ligne ou en prĂ©sentiel, communiquez Ă  ce sujet pour toucher un maximum de monde. 

Parlez-en sur vos différents réseaux sociaux : Twitter, Instagram, Facebook, LinkedIn, etc. C’est aussi l’occasion d’en faire l’objet de votre prochaine newsletter d’association !

Attention à ne pas vous y prendre au dernier moment : lancez votre campagne de communication à l’avance, que les gens ne prévoient rien ce jour-là. N’oubliez pas de mentionner la date, l’heure, le programme. Mentionnez aussi la possibilité d’adhérer sur place (si c’est en présentiel) ou via un lien (si cela se déroule en ligne), mais aussi la possibilité de discuter avec des adhérents, etc.

Vos JPO se tiennent en ligne et vous avez prévu une session de questions/réponses ? N’oubliez pas de partager le lien de connexion à l’avance lorsque vous communiquez sur l’événement.

Enfin, votre site internet peut servir également de support de communication afin de relayer votre événement : mettez en avant votre journée portes ouvertes sur sa page d’accueil pendant quelques semaines avant le jour J.

Dernière chose : n’hésitez pas à échanger avec votre mairie en demandant s’il est possible de relayer l’information d’une manière ou d’une autre. Dans ce cas, l’anticipation est une nouvelle fois de mise : un magazine municipal est bouclé avec plusieurs semaines d’avance… Mais qui ne tente rien n’a rien !

journee-portes-ouvertes-covid-association-brefEn bref

🏰 Pourquoi organiser des journées portes ouvertes ?

Les JPO vous permettent de gagner en visibilitĂ© auprès de potentiels adhĂ©rents. Cet Ă©vĂ©nement les encourage Ă  Ă©changer avec vous, voire mĂŞme Ă  s’inscrire directement !  En savoir plus

✅ Quels moyens mettre en place après une crise sanitaire ?

Pour garantir la sĂ©curitĂ© de tous, pensez au gel dĂ©sinfectant ainsi qu’à la rĂ©gularisation du nombre de personnes. En savoir plus 

đź–Ą Comment organiser vos journĂ©es portes ouvertes virtuelles ? 

Osez sauter le pas et innovez ! Filmez vos locaux, enregistrez des témoignages d’adhérents, organisez une session de questions-réponses, partagez votre campagne d’adhésion en ligne. En savoir plus

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Nous espĂ©rons que cet article vous aidera Ă  organiser les journĂ©es portes ouvertes de votre association, que ce soit en virtuel ou en prĂ©sentiel. 

Nous avons la chance de pouvoir nous adapter grâce au numérique, cela peut être le bon moment d’en profiter.

Belle organisation Ă  vous ! 

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