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Gestion d’un réseau associatif : optez pour l’autonomie encadrée

10 juin 2020

De par leur taille et les enjeux qu’ils portent, les réseaux associatifs se doivent d’adopter une méthode de gestion adaptée à leur position. Pour la tête de réseau, la difficulté principale réside dans le fait que ses interlocuteurs sont nombreux, divers et possèdent chacun leur propre organisation.

En creusant la question de la meilleure solution, est apparu le principe "d’autonomie encadrée", qui revient à trouver le bon dosage entre autonomie des antennes et présence de la tête de réseau.

Pour y voir plus clair, nous verrons dans cet article :

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autonomie-encadrée-réseau-associatif

Qu’est-ce que l’autonomie encadrée pour un réseau associatif ?

Dans le contexte d’un réseau associatif, l’autonomie encadrée revient à donner une marge de manœuvre importante à ses antennes au sein d’un cadre préalablement défini. Ce cadre assure l’homogénéité et la cohérence de l’ensemble tout en laissant aux structures affiliées une grande liberté.

D’un réseau à l’autre, la rigueur du cadre et le niveau d’autonomie peuvent naturellement varier, la clé de la réussite se trouve justement dans le bon dosage entre ces deux points.

Le fonctionnement est quelque peu similaire à celui d’une franchise : un "franchiseur" donne à un "franchisé" les moyens de réaliser ses missions à travers des outils, des ressources et parfois un soutien stratégique. En échange, le franchisé doit tout de même respecter le concept et l’identité du franchiseur. L’idée étant d’avoir un partenariat gagnant-gagnant, comme pour l’adhésion d’une association à un réseau.

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Pourquoi est-ce indispensable au succès du réseau associatif ?

Pour comprendre l’intérêt de ce dosage, penchons-nous sur la situation extrême, d’un côté et de l’autre.

100% d’encadrement, 0% d’autonomie

Si l’encadrement est trop fort et l’autonomie trop faible, un sentiment de frustration légitime peut naître dans les antennes. Or, ces dernières possèdent une connaissance du terrain que n’ont pas les têtes de réseaux et sont donc les plus à même de trouver les solutions les plus adaptées à leur territoire.

Dans certains cas, les antennes sont même à l’origine de l’intégration de solutions innovantes. Le partenariat entre la Fédération Française de Triathlon (FFTri) et AssoConnect est par exemple né d’un premier partenariat local avec Ligue du Nord-Pas-de-Calais, qui s’est ensuite étendu à l’échelle nationale.

Sans autonomie, le risque est donc élevé pour la tête de réseau d’être déconnectée de la réalité et de se priver d’idées qui pourraient être pertinentes pour l’ensemble du réseau.

Outre le risque de passer à côté d’opportunités intéressantes, un cadre trop strict peut décourager les antennes. Si la contrainte imposée est plus importante que la valeur perçue du réseau, alors l’antenne pourrait bien mettre un terme à son adhésion.

0% d’encadrement, 100% d’autonomie

A l’inverse, si une antenne possède une liberté totale, sans aucun encadrement, l’intérêt de faire partie d’un réseau disparaît. Sans contact ni échange entre la tête de réseau et ses antennes, c’est toute la structure qui perd en cohérence et en efficacité.

D’un côté, les antennes manquent d’information sur le rôle de leur tête de réseau ou encore les services offerts. Elles se retrouvent donc seules face à leurs problématiques. 

De l’autre côté, la tête de réseau n’a pas de visibilité sur la réalité du terrain et ne peut pas proposer de solutions pertinentes pour y répondre.

équilibre-autonomie-encadrement-réseau-associatifEntre encadrement et autonomie,
Marie cherche le meilleur compromis !

L’image de marque peut aussi être impactée puisqu’un réseau qui n’a par exemple pas de charte graphique commune devient impossible à identifier ou à reconnaître. Difficile alors de faire entendre sa voix au grand public.

Le réseau makesense a fait l’expérience d’une identité composée de plusieurs "marques" afin de distinguer leurs différentes actions, avant de réaliser que cela s’avérait être un handicap plutôt qu’un avantage. Le témoignage de Daniel Buendia, Brand & Account Manager chez makesense va dans ce sens :

"Si cette différenciation a été utile au début pour ne pas mélanger toutes nos activités, tout cela est devenu rapidement illisible pour l’externe. Une refonte de l’identité de la marque makesense a donc été identifiée comme un axe de travail stratégique afin de mieux définir ce que représente l’organisation, aujourd’hui et demain. Nous avons alors décidé de créer une seule marque, plus forte et plus inclusive."

L’importance de l’équilibre

Pour résumer, lorsqu’un réseau ne trouve pas le bon équilibre entre autonomie et encadrement, c’est l’ensemble de la structure qui perd son sens. 

En trouvant un dosage pertinent, vous tirez trois bénéfices principaux :

  • une meilleure adaptation à la réalité du terrain,
  • une possibilité supplémentaire d’innover, qui pourra ensuite profiter au réseau,
  • une meilleure valorisation des bénévoles, indispensable à leur engagement sur le long terme.

Finalement, le parallèle avec le management d’une personne est relativement facile à faire. La responsabiliser et lui laisser une marge de manœuvre lui permettra de s’épanouir, mais elle a également besoin des outils, du cadre et des règles pour comprendre comment fonctionne l’équipe globale par exemple. 

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Quels sont les prérequis ?

Créer une relation de confiance

Cette confiance mutuelle est primordiale pour que les antennes n’hésitent pas à venir vers la tête de réseau pour chercher de l’aide, des conseils, des questions d’ordre juridique, etc.

Une relation de confiance se construit dans le temps, au fil des échanges, lorsque le dialogue s’instaure, que chaque partie prenante comprend le rôle de l’autre et son importance dans l’ensemble du réseau.

Thomas Sénéchal, directeur général de Générations Mouvement, nous confirme lors d’un entretien :

"Nous sommes toujours dans l’écoute et le dialogue, pour une raison simple : nous ne pouvons rien faire et nous ne sommes rien sans les associations locales. Il y a donc un équilibre à avoir entre la volonté de faire bouger les choses et les craintes, parfois légitimes, des clubs. Au passage, pour veiller à ce que les projets ne soient pas déconnectés de la réalité du terrain, il n’y a pas de secret, il faut de la proximité !"

Communiquer efficacement

Cela semble évident mais pour que les antennes viennent demander de l’aide à leur tête de réseau, encore faut-il qu’elles soient bien informées sur les services proposés.

Sur ce point précis, il vous revient de voir quels sont les canaux les plus pertinents. Vous pouvez par exemple en parler sur votre site internet, comme le fait la Fédération Française d’Education Physique et de Gymnastique Volontaire (FFEPGV) dans l’onglet "Adhérents" :

ressources-site-ffepgv-réseau-associationRessources en ligne à destination des dirigeants et animateurs FFEPGV

En naviguant simplement sur le site de la fédération, les adhérents de la FFEPGV disposent ainsi d’informations sur le soutien qu’ils peuvent recevoir de la part de la tête de réseau, ainsi que des ressources afin de les aider directement dans leur gestion quotidienne.

Les newsletters peuvent également être un excellent moyen d’informer sur vos services. C’est par exemple l’une des solutions retenues par la Fédération Française de Clubs Omnisports (FFCO) à travers un e-mailing "Info Club", qui propose une information ciblée et personnalisée. Pendant la crise COVID-19, la fédération a par exemple fait parvenir un plan de reprise des activités, que les clubs pouvaient choisir d’utiliser ou non.

Un troisième type de communication revient à aller à la rencontre des antennes, lors d’événements régionaux par exemple. Ces rencontres "physiques" permettent de créer des liens de manière plus simple, efficace et durable. Ne les sous-estimez pas et sautez sur les occasions lorsqu’elles se présentent.

Pour aller plus loin, n’hésitez pas à consulter notre article sur la communication dans et avec votre réseau.

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Quelles actions mettre en place ?

Pour rentrer encore davantage au cœur du sujet, voici quelques actions que vous pouvez mettre en place avec un logiciel comme AssoConnect, dans le cadre de l’autonomie encadrée dans votre réseau associatif.

Harmoniser la base de données et les règles de saisie dans le CRM

Derrière ce titre un peu barbare se cache en réalité une idée simple. Pour que l’information concernant les membres du réseau circule facilement, il est nécessaire d’instaurer certaines normes. Ces normes peuvent concerner le type d’informations demandées aux adhérents, mais aussi le format auquel elles sont saisies dans votre logiciel CRM.

Blog_Images-articles_tristan-contentDes données CRM harmonisées ?
Tristan en rêvait, c'est devenu réalité !

Prenons un exemple simple : dans une fédération sportive, certains clubs demandent à renseigner le genre des adhérents, et d’autres ne le font pas. La base de données au niveau national sera alors illisible et inutilisable puisqu’incomplète.

Allons plus loin avec ce même exemple : dans certains clubs, il est possible que le champ dédié à cette question indique "Homme/Femme", là où d’autres clubs indiquent "Masculin/Féminin". Imaginons maintenant ce problème étendu à toutes les informations demandées par les clubs. Il devient alors impossible pour la tête de réseau d’en tirer des informations basiques, telles que le nombre de femmes et d’hommes adhérents au niveau national.

Normaliser les champs dans votre base de données est donc une bonne pratique "assez" simple à mettre en place, mais qui facilitera grandement votre travail. Au passage, cela sera aussi bénéfique aux associations locales puisqu’elles n’auront pas à se poser la question des informations à remonter, ni de la manière de les recueillir.

Comment ça se passe sur AssoConnect ?

Sur AssoConnect, la tête de réseau paramètre les champs de la base de données. Ces champs sont automatiquement existants dans les groupes avancés créés pour les antennes ou structures affiliées à la tête de réseau. Elles peuvent également ajouter des champs spécifiques à leur contexte local

L’important ici est que les informations qui ont besoin d’être homogénéisées pour l’ensemble du réseau le sont. C’est possible grâce au grand nombre de types de champs possibles (liste déroulante, choix multiples, chiffres, etc.) qui encadrent la bonne saisie dans le CRM.

champ-personnalisé-crm-réseau-associationCréation d’un champ personnalisé dans une base de données sur AssoConnect

Consolider la comptabilité d’un réseau associatif sur AssoConnect

Dans le cas de réseaux intégrés, la consolidation de la comptabilité est un enjeu important qui peut se transformer en casse-tête sans un minimum de règles communes.

Notons un avantage considérable sur ce point : la comptabilité est en principe assez similaire dans toutes les associations qui suivent le Plan Comptable. L’harmonisation des pratiques à ce niveau sera donc facilitée, à condition de rassembler les saisies sur un outil commun.

Les avantages d’une telle pratique sont entre autres :

  • Responsabiliser les antennes dans la saisie comptable et de leur laisser davantage d’autonomie,
  • Permettre aux antennes d’avoir directement les états financiers de leur propre structure,
  • Faire gagner du temps aux responsables de la tête de réseau, qui n’ont plus à saisir les informations eux-mêmes, et ainsi pouvoir se consacrer davantage au support des responsables locaux qui en ont besoin,
  • Permettre de remonter des informations fiables et consolidées,
  • Avec ces informations, pouvoir produire plus simplement des documents tels que le rapport de gestion, qui vont in fine bénéficier aux associations.

 

Comment AssoConnect peut vous aider ? 

Sur AssoConnect, dans le cadre de réseaux intégrés dont les entités ne sont pas indépendantes juridiquement, vous pouvez créer des groupes avancés et faire en sorte que la comptabilité soit consolidée au niveau de la tête de réseau. 

De ce fait, les documents comptables de la tête de réseau intègre automatiquement les dépenses et recettes de chacune des antennes, mises dans les bonnes cases qui sont identiques pour toutes les entités.

Proposer un modèle de site internet

Pour aller plus loin, dans les réseaux les plus intégrés, vous pouvez également proposer un modèle (ou "template") de site internet à vos antennes.

Assurez-vous qu’il contienne leurs besoins principaux : une partie "actualités", un calendrier, un formulaire de contact, leurs campagnes d’adhésion, ainsi qu’une partie intranet afin de pouvoir partager des ressources en interne.

Sur cet intranet, vous pouvez par exemple ajouter votre charte graphique, qui est constituée des grands principes à respecter. Ce document est important pour que le réseau puisse être identifié et reconnu à chaque prise de parole d’une antenne.

Si vous n’en avez pas encore, sachez que la charte n’a pas besoin d’être très fournie. Elle peut contenir vos principales couleurs, votre logo, vos typographies et quelques indications sur leur contexte d’utilisation.

Gardez à l’esprit que vous devez fournir suffisamment d’éléments pour rendre les membres du réseau reconnaissables, mais que la charte doit rester simple à comprendre et appliquer.

Comment ça se passe sur AssoConnect ?

La création de site est simple et ne nécessite aucune connaissance technique : vous choisissez le thème, les couleurs, les polices utilisées puis vous commencez à créer des pages.

modèles-site-internet-réseau-associationExemples de modèles personnalisables de sites internet sur AssoConnect

Pour vos antennes, vous pouvez choisir de leur donner accès à un site dédié complet ou à une partie précise de votre site. Elles sont ainsi totalement libres de le gérer et l’alimenter, tout en restant dans le cadre du réseau.

Vous pouvez aussi créer directement votre intranet et en paramétrer les accès de manière précise. Vous pouvez même y ajouter plusieurs espaces dans le cas où vous voudriez avoir un espace pour vos salariés, un autre pour vos bénévoles, pour les responsables de l’animation du réseau, etc.

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Nous espérons que cet article aura su vous sensibiliser aux grands principes de l’autonomie encadrée. Plus qu’une méthode précise, vous aurez compris qu’il s’agit davantage d'un état d’esprit à adopter et qu’il vous revient de choisir les actions concrètes à mettre en œuvre.

Quelles que soient ces actions, suivre cette philosophie participera à coup sûr à renforcer la cohérence de votre réseau, à permettre à l’ensemble de parler le même langage pour mieux travailler ensemble, et à renforcer le sentiment d’appartenance à la structure.

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