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Gestion des adhĂ©rents d’association : Excel ou logiciel en ligne ?

26 février 2021

Bon nombre de responsables associatifs utilisent Excel pour la gestion des membres de leur association. Avoir une base de donnĂ©es complĂšte et bien entretenue est une chose essentielle. La gestion des adhĂ©rents est en effet l’une des tĂąches principales de toute association.

DĂ©couvrez dans cet article les avantages et les inconvĂ©nients d’Excel pour vous aider Ă  choisir l’outil le plus adaptĂ© aux particularitĂ©s de votre association ! 

Au programme : 

En avant pour une gestion optimale des adhésions !

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Gestion des adhérents d'association sur Excel : bonne ou mauvaise idée ?

Excel, un outil personnalisable et sur mesure pour gérer ses adhérents

L’un des avantages principaux d’Excel rĂ©side dans la possibilitĂ© de crĂ©er un tableau de gestion Ă  votre goĂ»t, en accord avec les besoins spĂ©cifiques de votre association.

Excel est 100% personnalisable, ce qui est bien pratique pour la gestion des adhĂ©sions de son association. Effectivement, c’est Ă  vous de mettre sur pied votre outil de travail : macros, tableaux croisĂ©s dynamiques, filtres, fonctions, etc. 

Pour les plus novices, Excel propose de nombreux modĂšles Ă  tĂ©lĂ©charger librement. Si vous ne souhaitez pas avoir Ă  crĂ©er votre tableau de toutes piĂšces, ces modĂšles vous permettent de gagner du temps. 

MalgrĂ© la possibilitĂ© d’utiliser des tableaux prĂ©conçus, il faut rester conscient que leur utilisation sous-entend une bonne maĂźtrise du logiciel. Si Excel est un outil complet et trĂšs intĂ©ressant, il n’en demeure pas moins complexe Ă  utiliser. 

Une fois le modÚle téléchargé, il vous reste à le paramétrer et en comprendre les formules. En effet, si le tableau dysfonctionne, mieux vaut savoir comment il fonctionne pour le remettre en état de marche !

Le prix d'Excel pour gérer les adhérents d'une association

Autre avantage, Excel est souvent déjà préinstallé sur les ordinateurs, ce qui en fait un logiciel totalement gratuit

S’il n’est pas dĂ©jĂ  installĂ© sur votre ordinateur, vous pouvez vous procurer les anciennes versions d’Excel pour un prix abordable. Comptez moins de 80€ pour la version Office 2019 ou moins de 30€ pour des versions antĂ©rieures Ă  2013.

À savoir cependant que ces licences ne sont valables que pour une installation sur un poste de travail. La derniùre version du logiciel de Microsoft est quant à elle disponible sous forme d’abonnement, pour environ 7€ par mois pour un utilisateur unique.

Pour information, notre partenaire Solidatech offre une réduction sur la licence Office 2013 ou 2016 à toutes les associations inscrites.

Il existe Ă©galement d’autres solutions de tableurs similaires Ă  Excel, qui peuvent s’avĂ©rer de bonnes alternatives : 

  • Google Sheets : un outil collaboratif, en ligne et totalement gratuit,
  • OpenOffice : un logiciel gratuit et “libre”, dont le code est accessible aux dĂ©veloppeurs du monde entier,qui peuvent y apporter des modifications,
  • Numbers : la version Apple d’Excel, gratuite et dĂ©jĂ  prĂ©installĂ©e sur tous les ordinateurs Mac. 

Un accÚs à plusieurs limité pour gérer ses adhérents

Excel a de nombreux avantages : bon marchĂ© et trĂšs complet, il a dĂ©jĂ  sĂ©duit de nombreuses associations. Cependant, partager les tĂąches et collaborer sur un mĂȘme tableau peut vite y devenir inconfortable. 

Rappelons-le, les tableaux Excel ne sont pas figés, et une fausse manipulation peut rapidement tout bouleverser.

Vous pouvez certes activer la collaboration sur un mĂȘme document, mais vous n’ĂȘtes pas Ă  l'abri qu’un membre de votre Ă©quipe touche malencontreusement aux formules du tableau, voire Ă  sa structure. 

La sécurité des données de vos adhérents sur Excel

Pour finir, le plus grand des inconvénients des tableaux Excel : le stockage de vos fichiers. Les données sauvegardées sur un ordinateur sont toujours sources de risques.

Premier cas de figure, votre ordinateur est en fin de vie. Vous le faites travailler depuis la crĂ©ation de votre association. L’ensemble de vos fichiers y sont stockĂ©s en local, certes bien rangĂ©s en sous-dossiers, mais tous centralisĂ©s sur une seule et mĂȘme machine.

Un matin comme les autres, vous tentez de l’allumer, mais il ne fonctionne plus. Il a emportĂ© tout l’historique de votre association avec lui et la seule chose qui vous reste est son Ă©cran noir.

DeuxiĂšme cas de figure, la cybercriminalitĂ©. Votre ordinateur est mal protĂ©gĂ© et vos antivirus ne sont pas suffisants pour faire barriĂšre aux nombreux bugs et virus informatiques. Du jour au lendemain, l’ensemble de vos fichiers disparaissent et vous avez perdu toute votre base de donnĂ©es.

Enfin, plus rare, mais rĂ©el : le risque de vol. Malheureusement, personne n’est Ă  l’abri de se faire dĂ©rober son ordinateur ou son matĂ©riel informatique (disque dur externe, batterie, etc.). Dans ce cas, vous perdez toutes les informations de vos adhĂ©rents.

asso-gestion-adhérentsSur Excel, Eva n'est pas rassurée,
elle a peur pour la sécurité de ses données !

Les outils de gestion en ligne permettent d’éviter tous ces problĂšmes. Vous avez accĂšs Ă  vos donnĂ©es instantanĂ©ment, avec une simple connexion internet. Que vous subissiez un vol, un virus ou que votre ordinateur lĂąche, vos donnĂ©es resteront toujours intactes grĂące Ă  des systĂšmes de sauvegarde automatique et en ligne.

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Comment pallier les inconvénients d'Excel dans la gestion des adhérents ?

Le développement des outils de gestion en ligne

Si Excel est longtemps restĂ© l’outil phare pour tenir les adhĂ©sions de votre association, ses fonctionnalitĂ©s et son accessibilitĂ© deviennent de plus en plus inadaptĂ©s Ă  la gestion associative.

Les outils en ligne ont commencĂ© Ă  Ă©merger il y une petite dizaine d’annĂ©es et ont pris peu Ă  peu remplacĂ© un certain nombre de tableaux Excel.

Ces sites spĂ©cialisĂ©s, souvent dĂ©diĂ©s aux associations sont bien plus proches de leurs attentes. Les donnĂ©es sont sĂ©curisĂ©es et centralisĂ©es dans un mĂȘme espace, rien de mieux pour gĂ©rer efficacement les membres de son association !

Les avantages des outils en ligne pour gérer vos adhérents

Effectivement, les nouveaux outils en ligne permettent une gestion bien plus poussée, mais aussi beaucoup plus simple des adhésions.

Voici quelques-uns des avantages principaux : 

  • Des outils faciles Ă  prendre en main : trĂšs interactives, la plupart des solutions en ligne sont bien plus simples Ă  utiliser. Vous n’avez plus besoin de savoir coder ou crĂ©er des tableaux, tout est dĂ©jĂ  fait pour vous !
  • Des logiciels ouverts aux nostalgiques d’Excel : le plus souvent, ces logiciels de gestion vous permettent Ă  tout moment d’exporter l’ensemble de votre base de donnĂ©es sous forme de tableau Excel. En un clic, retrouvez tous vos adhĂ©rents rĂ©unis dans un beau tableau !
  • Vos donnĂ©es stockĂ©es et sĂ©curisĂ©es  : ces nouveaux logiciels de gestion associative sont hĂ©bergĂ©s en ligne et sont donc sĂ©curisĂ©s. Vol, perte, bug ou virus informatique, toutes vos donnĂ©es sont enregistrĂ©es automatiquement et vous ne risquez pas de les perdre. Seulement deux choses sont Ă  faire : avoir une connexion internet et se souvenir de ses identifiants. 
  • Des outils collaboratifs : grand point positif de ces solutions en ligne, elles vous permettent pour la plupart de travailler Ă  plusieurs en mĂȘme temps sur votre base de donnĂ©es. GrĂące Ă  ces logiciels, vous pouvez dĂ©finir plusieurs administrateurs et coordonner votre travail de maniĂšre efficace. 

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Gestion des adhérents d'association en ligne : l'exemple d'AssoConnect

Ce n’est pas un secret, notre solution permet aux associations de gĂ©rer leur base d’adhĂ©rents de maniĂšre simple, sĂ©curisĂ©e et efficace.

Jusqu’ici, vous gĂ©riez sĂ»rement votre base de donnĂ©es, votre comptabilitĂ© et votre calendrier sur trois solutions diffĂ©rentes ? Avec AssoConnect, vous pouvez centraliser toutes ces tĂąches quotidiennes (et bien d’autres) sur une seule et mĂȘme plateforme en ligne.

association-adhérents-gestionUtiliser Assoconnect pour gérer ses adhérent ;
pour Bertrand, c'Ă©tait le pari gagnant !

ConcrĂštement, voici comment cela se passe sur AssoConnect :

  • Vous crĂ©ez et paramĂ©trez une campagne d’adhĂ©sions, personnalisez les champs pour recueillir autant d’informations que nĂ©cessaire,
  • Vous choisissez les modes de paiement possibles : paiement en ligne, en espĂšces ou par chĂšques,
  • Une fois le paiement reçu, le logiciel rentre directement l’opĂ©ration dans votre comptabilitĂ©. Avec le paiement en ligne, tout cela se fait mĂȘme de maniĂšre automatique, sans aucune action manuelle de votre part !

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En bref :

🧐 Faut-il utiliser Excel pour gĂ©rer ses adhĂ©sions d’association ?

Beaucoup d’associations utilisent Excel pour gĂ©rer leur base de membres. Cet outil, aussi complexe que puissant, permet de gĂ©rer votre association de maniĂšre efficace. Cependant, Excel prĂ©sente quelques limites. En savoir plus

đŸ’Ș Pourquoi les outils de gestion en ligne sont adaptĂ©s qu’Excel  ?

Aujourd’hui, de nombreux logiciels en ligne spĂ©cialement dĂ©diĂ©s Ă  la gestion associative existent. Bien plus adaptĂ©s, ils permettent de gĂ©rer vos adhĂ©sions de maniĂšre simple et sĂ©curisĂ©e. En savoir plus 

📈 Comment AssoConnect peut vous aider dans la gestion de vos adhĂ©rents ? 

AssoConnect est un logiciel en ligne tout-en-un spĂ©cialement crĂ©Ă© pour les associations. Il permet d’avoir une gestion poussĂ©e de vos membres. ComptabilitĂ©, communication, site internet, plus de 50 fonctionnalitĂ©s son liĂ©es Ă  votre base d’adhĂ©sions. En savoir plus

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Excel est sans conteste un excellent outil de gestion. Il vous permet de gĂ©rer soigneusement l’ensemble de vos membres. Cependant, son utilisation demande de la patience : complexe Ă  utiliser, peu collaboratif et pas trĂšs sĂ©curisĂ©, gĂ©rer ses adhĂ©rents sur Excel requiert une certaine rigueur.

Aujourd’hui des logiciels en ligne dĂ©diĂ©s aux associations comme AssoConnect vous permettent de gĂ©rer plus sereinement et simplement vos membres. 

Vous avez dĂ©sormais toutes les cartes en main pour prendre la meilleure dĂ©cision. À vous maintenant de peser le pour, le contre et de choisir la solution la plus adaptĂ©e Ă  votre association !

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