Découvrir assoconnect Essai Gratuit

7 choses à faire pour votre association avant la fin de l’année 2020

21 décembre 2020

Comme nous, vous avez probablement hâte que l’année 2020 se termine.

En attendant, il vous reste certainement certaines choses à régler avant de fermer définitivement ce chapitre. Pour être sûr de ne rien oublier, nous vous avons préparé une liste des 7 dernières choses à faire pour terminer 2020 en beauté et démarrer 2021 du bon pied !

Au programme :

C’est parti !

Retrouver un court résumé des points importants en fin d'article. 

Vous n'avez pas le temps de lire cet article ?
Téléchargez sa fiche technique !

Je demande ma fiche technique

asso-annee-fin

Préparer la clôture comptable de son association

L’un des principes fondamentaux en comptabilité des associations est l’indépendance des exercices. Ces derniers sont généralement d’un an, et lorsqu’ils ne suivent pas l’année scolaire, ils ont de bonnes chances d’être calqués sur l’année civile.

Chaque année, la clôture comptable doit donc être effectuée afin de figer les comptes de l’exercice écoulé et lancer le nouveau sur des bases saines.

La clôture en elle-même se réalise traditionnellement au cours du premier trimestre de l’exercice suivant, et si votre association est tenue de déposer des comptes, la date limite se situe aux environs de mai.

Il est pourtant vivement conseillé de préparer cette étape à l’avance. Dans les faits, c’est même tout au long de l’année que vous facilitez votre clôture, en tenant votre comptabilité régulièrement.

Quoi qu’il en soit, nous vous conseillons de vous pencher sur cette tâche en vue de la fin d’année. Vous avez ainsi le temps d’identifier et de résoudre d’éventuelles incohérences comptables. Ecart entre actif et passif dans votre bilan, problème de rapprochement bancaire, … une erreur est vite arrivée, alors autant vous épargner du stress à l’approche de la date butoir.

association-annee-fin

Envoyer les reçus fiscaux de l'année écoulée

Si votre association est reconnue d’intérêt général ou d’utilité publique, vous êtes habilité à émettre des reçus fiscaux. Ce document permet à un donateur de bénéficier d’une déduction d’impôts de 66 à 75% du montant du don.

Il n’existe pas vraiment de période obligatoire pour l’émission des reçus fiscaux. La bonne pratique reste de les envoyer au plus vite après un don. Or, il est bien connu que beaucoup d’entre eux se font en fin d’année en raison des fêtes, mais aussi de la déduction fiscale qui les accompagne.

Si la déclaration d’impôts ne se fait qu’au mois de juin, il est important de ne pas attendre le dernier moment pour générer et envoyer les reçus fiscaux à vos donateurs. En vous penchant dessus en fin d’année, vous évitez de vous laisser déborder et pouvez rattraper votre éventuel retard. Vous pouvez ainsi vous tourner sereinement vers les dons de la nouvelle année.

Si vous disposez d’un logiciel de collecte de dons pour association, il est possible que les reçus fiscaux soient générés automatiquement et envoyés par e-mail. Vous gagnez ainsi un temps précieux. Si ce n’est pas le cas, il est d’autant plus important de vous charger dès que possible de cette tâche assez chronophage.

asso-fin-annee

Lancer un dernier appel aux dons pour son association

La fin d’année est une période particulièrement propice aux dons pour les associations. D’après une étude France Générosités, 40,3% des dons ont lieu sur les trois derniers mois de l’année, dont 22,5% uniquement sur décembre. Il vous reste donc quelques jours !

Si vous êtes habilité à émettre des reçus fiscaux, n’hésitez pas à le rappeler. Il s’agit en effet de la dernière chance pour les donateurs d’obtenir une déduction fiscale par ce biais pour l’année 2020.

fin-asso-anneeFaites comme Suzanne : un dernier appel aux dons,
et les donateurs viennent à foison !

Enfin, crise sanitaire oblige, pourquoi ne pas essayer de collecter des dons en ligne ? Si votre association ne propose pas encore le paiement en ligne, c’est l’occasion de vous y mettre !

La situation actuelle impose de se tourner vers des solutions en ligne, mais il s’agit en réalité d’un mouvement bien plus important. Début 2019, près de 9 Français sur 10 déclaraient avoir payé en ligne au cours de l’année selon une étude de la FEVAD, un chiffre qui ne fait qu’augmenter avec le temps.

Loin d’un phénomène de mode, il s’agit donc d’une véritable opportunité à saisir pour votre association.

association-fin-annee

Préparer son assemblée générale d'association à distance

En période de crise sanitaire, organiser son AG d’association à distance demande une certaine logistique. Si les assemblées générales ordinaires ont souvent lieu en décembre ou en mars, cette fin d’année peut être une bonne occasion de s’y préparer.

Pour rappel, une AG ne peut en principe être réalisée à distance qu’à condition que les statuts les autorisent expressément. Depuis mars, une ordonnance autorise exceptionnellement leur tenue à distance, quoi qu’en disent les statuts. Prévue à l’origine pour quelques mois et repoussée à plusieurs reprises, l’ordonnance n° 2020-321 reste finalement valable jusqu’à début avril 2021.

Quoi qu’il en soit, pour éviter de vous retrouver bloqués par vos statuts, vous pouvez organiser une assemblée générale extraordinaire pour modifier ce point. A défaut de rendre le rassemblement de l’AG à distance systématique, il semble effectivement judicieux de l'autoriser pour vous faciliter la tâche à l'avenir.

Enfin, si ce n’est pas encore fait, organiser une AG à distance demande de s’équiper de certains outils, principalement de visioconférence et de vote en ligne. Pour plus d’informations sur ces deux sujets, rendez-vous sur notre article dédié aux assemblées générales d’association à distance.

annee-fin-asso

Faire le point sur vos activités et outils

Dans un contexte globalement difficile pour de nombreuses associations, une réflexion peut être menée pour optimiser les activités proposées et les outils utilisés.

Pour évaluer la pertinence des activités proposées, vous pouvez par exemple vous poser les questions suivantes :

  • Correspondent-elles à la demande des adhérents ?
  • Qu’apportent-elles à l’association ?

Pour bien l’analyser, notons que les bénéfices peuvent être financiers, mais pas seulement. Admettons qu’une activité soit déficitaire mais vous fasse gagner en visibilité, et donc vous aide à recruter de nouveaux adhérents. Dans ce cas, il semble intéressant de la conserver  bien qu’à première vue, elle représente un coût.

La même réflexion peut être menée pour les outils utilisés, leur coût ne doit pas être le seul critère d’analyse. La "value for money", soit le rapport entre le prix et les avantages apportés, semble notamment plus pertinent.

Vous pourriez par exemple être tenté de couper les dépenses de votre logiciel de gestion. Mais admettons que votre logiciel vous coûte 15€ par mois, tout en vous faisant gagner des dizaines d’heures de gestion mensuelle. Le ratio prix/bénéfice est-il vraiment négatif ?

Voilà le type de questions que vous pouvez vous poser pour faire du tri et attaquer la nouvelle année sur des bases saines !

annee-fin-association

Préparer les vœux pour vos membres et partenaires

Ils peuvent sembler désuets, mais les vœux de fin (ou de début) d’année restent une tradition bien ancrée. Avec l’année agitée que nous avons vécue, ils peuvent être un moyen efficace de recréer du lien avec toutes les personnes qui contribuent à votre activité.

fin-association-anneeAdoptez le méthode Olivier :
souhaitez la bonne année !

Selon les objectifs que vous vous fixez, vous pouvez cibler vos adhérents, vos bénévoles, vos bénéficiaires, ou encore vos donateurs. Si vous avez un projet à venir et que vous souhaitez valoriser un partenaire, n’hésitez pas à consolider cette relation naissante en l’ajoutant à la liste des destinataires.

Vous pouvez donc être tenté de viser très large, mais restez toutefois prudent par rapport au coût que cela représente. Quand ils sont envoyés en format papier, ce dernier peut vite s’envoler : à vous de trouver le bon équilibre !

Si vous le souhaitez, vos vœux peuvent également se faire à travers le digital, notamment par e-mail. Dans ce cas, il devient important de vous appliquer sur le fond du message transmis. Profitez aussi de la simplicité offerte par le format digital pour personnaliser votre message selon les différents types de destinataires.

fin-annee-asso

Prendre le temps de se reposer pour prendre un nouveau départ en 2021

L’année 2020 n’a pas été de tout repos, vous avez bien mérité de souffler. Profitez donc pleinement des fêtes de fin d’année pour recharger les batteries. Cela peut paraître anecdotique mais c’est au contraire indispensable.

Veillez donc à vous accorder une vraie coupure, quelle qu’en soit la durée. Informez bien les membres de votre association de votre absence pour éviter d’être contacté pendant cette pause, et nommez des responsables pour vous suppléer si cela s’avère nécessaire.

Cette pause ne sera jamais du temps perdu : vous n’en reviendrez que plus en forme, plein d’énergie et prêt à relever de nouveaux défis !

fin-annee-association

En bref

📰 Existe-t-il des obligations comptables en fin d’année ?

Il n’existe pas de véritable obligation, en revanche il est recommandé de prendre de l’avance sur certains sujets, notamment la clôture comptable, l’envoi des reçus fiscaux ou encore l’organisation de son assemblée générale. En savoir plus

📌 Comment préparer la nouvelle année ?

Vous pouvez dresser un bilan de ce qui a fonctionné ou non sur l’année écoulée. Cela fonctionne aussi bien pour vos activités, que pour les outils que vous utilisez. Vous pourrez ainsi faire du tri et repartir du bon pied ! En savoir plus

✒️ Comment préparer ses vœux pour l’année à venir ?

Que vous optiez pour des vœux traditionnels, à travers une carte papier, ou par des vœux digitaux : choisissez les destinataires que vous souhaitez vraiment fidéliser. Personnalisez bien votre message et faites simple, c’est le meilleur moyen d’être efficace. En savoir plus

Vous voulez conserver cet article? 
Téléchargez sa fiche technique

Je demande ma fiche technique

association-annee-fin

En suivant ces sept grands conseils, vous devriez en principe avoir tout ce qu’il vous faut pour démarrer l’année l’esprit tranquille. Vous avez d’autres points en tête ? N’hésitez pas à nous les partager en commentaire !