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Comment organiser un événement en ligne pour son association ?

14 décembre 2020

Le temps des événements en présentiel semble encore loin. Mais quand le virus attaque, les associations contre-attaquent et s’adaptent ! Nous vous proposons de ne plus reporter vos événements et de les organiser en ligne à l’aide de cet article.

Cette initiative peut même avoir quelques bénéfices insoupçonnés : un événement en ligne est plus économique et écologique, vous permet de gagner en visibilité et surtout de garder le contact avec les membres de votre association pendant le confinement.

Au programme : 

À vos plannings, prêt, partez ! 

Retrouvez un court résumé des points importants en fin d’article.

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4 idées d’événements adaptés à votre association 

Lorsqu’on ne l’a jamais fait, organiser un événement en ligne peut être un vrai casse-tête. Les questions fusent et les obstacles peuvent se multiplier au premier abord. 

Mais pas de panique : d’ici la fin de cet article, vous aurez les clés en main pour devenir l’as de l’organisation en ligne. Pour commencer, définissez les objectifs et missions de votre événement : 

  • Que voulez-vous partager et transmettre ? 
  • Que souhaitez-vous que vos participants retiennent de cet événement ? 
  • L’objectif est-il de sensibiliser vos membres ? De leur permettre de se dépenser ? De se retrouver ? De se détendre ? 

Une fois que le fond est précisé, passez à la forme ! Réfléchissez au format idéal pour que votre événement réponde à vos objectifs. Est-ce une conférence ? Une table ronde ? Un débat ? Un cours de sport ? 

Si toutes ces questions vous font tourner la tête, et que vous n’avez pas d’idée particulière, cette partie est faite pour vous. Nous vous avons listé une variété d’événements pour remotiver les troupes, partager un moment convivial avec vos membres et continuer à faire vivre votre association. Promis, il y en a pour tous les goûts ! 

Evénement sportif en ligne

Pour encourager ses membres à rester en forme, quoi de mieux qu’un événement sportif ? 

Vous pouvez par exemple organiser un cours de sport en ligne animé par un bénévole ou un sportif professionnel (je ne vous cache pas que pour cette alternative, il faudra faire jouer vos contacts !). 

Ces séances de sport à distance peuvent être pimentées en lançant un défi aux participants : monter et descendre le plus de marches d’escalier, faire 100 pompes, faire du gainage le temps d’une chanson, etc. Comme toujours, nous comptons sur votre créativité pour proposer un challenge sympathique à vos membres. 

Evenement-en-ligne-assoMarine est à la recherche de l'événement 
qui amusera ses adhérents ! 

Une autre idée est de créer une compétition connectée (grâce aux smartphones par exemple), où les inscrits doivent parcourir 5 km de course ou 15 km de vélo en un temps record. Rappelez-vous tout de même que le but reste de vous rassembler, pensez donc à planifier une visioconférence pour échanger ensuite sur les performances des uns et des autres !

Ce type d’événement n’est pas réservé aux clubs de sport : il peut par exemple être mis en place au sein d’une association caritative, en ajoutant un objectif de collecte de dons. 

Par exemple, lors du Giving Tuesday, quelques membres de l’équipe AssoConnect ont relevé le défi sportif de DiffuzSolidaire au profit des associations La Cloche, UNICEF et la Fondation des Femmes. 

Evénement artistique en ligne

Pour encourager vos membres à cultiver leur graine d’artiste, organisez un Talent Day en ligne

Encouragez-les à présenter au reste de l’association une performance musicale, une chorégraphie ou une interprétation théâtrale d’un texte qui leur tient à cœur. 

Pour rendre l’événement encore plus amusant, jouez le jeu à fond et créez un jury digne de La France a un Incroyable Talent ou The Voice, qui pourra commenter (de façon bienveillante !) la prestation des participants. 

Une autre alternative, si vous préférez échanger lors d’un événement, est d’organiser un atelier de création

Proposez à vos membres de se retrouver pour dessiner, écrire, peindre autour d’un thème. Faites simple, avec peu de matériel, pour que l’événement soit accessible au plus grand nombre !

Evénement écologique en ligne 

C’est au cœur des enjeux actuels et peut-être l’une des grandes causes de votre association : l’écologie. Pour continuer à sensibiliser sur ce sujet crucial, organisez un "plogging" à distance

Cette pratique venue des pays scandinaves propose d’allier la course au ramassage de déchets pour encourager le nettoyage citoyen. Fixez-vous une date, une heure et retrouvez-vous ensuite pour un temps d’échange ! 

Si votre public est peu sportif, conviez-le plutôt à un atelier d’"upcycling" (ou "surcyclage" en français) : à partir de vieux draps et tissus, créez par exemple des caleçons comme La Vie Est Belt, ou des chouchous.

Vous pouvez également organiser un cours de cuisine qui ravira les plus gourmands. Pour rester dans le thème, voici quelques idées : préparer un dessert avec des produits locaux et de saison, cuisiner le poisson de la tête à la queue sans aucun déchet, utiliser un légume pour composer une entrée, un plat et un dessert ! 

Evénement en ligne pour sensibiliser

D’autres événements sont l’occasion de sensibiliser votre public, comme une conférence par exemple. Celle-ci ne pouvant se tenir en présentiel, mettez-la en place en ligne ! 

Comme les visioconférences se multiplient, il nous paraît judicieux pour vous de sortir des sentiers battus et d’être original dans votre contenu

Par exemple, proposez à vos membres de visionner un documentaire ou un film sur le thème qui tient à cœur à vos membres. En tant qu’association de loi 1901, vous avez le droit de partager un contenu cinématographique sans difficulté. Retrouvez plus d’infos à ce sujet dans cet article

Suite à la projection, invitez les participants à échanger sur quelques extraits du film, comme l’a fait l’association Les Alchimistes lors de sa projection-débat du film Kiss the Ground. Vous pouvez également donner accès au film dans son intégralité pendant 48 heures grâce à l’outil Vimeo

Enfin, on ne réinvente pas la roue : pour sensibiliser, organisez des formations en ligne. #NousToutes, collectif féministe, avait par exemple proposé lors du premier confinement, deux niveaux de webinaires pour se former sur les violences sexistes et sexuelles. 

Autres idées d'événements en ligne

Vous l’aurez compris, plus on creuse, plus on trouve des pépites ! 

Si vous souhaitez simplement organiser un événement qui rassemble vos membres pour s’amuser et entretenir les liens qu’ils ont les uns avec les autres, proposez-leur de faire des jeux de société à distance

Vous en avez peut-être déjà testé lors des confinements, le choix est large : Skribbl (proche du Pictonnary), les Loups-garous, Blind Test, le Petit Bac, les échecs, etc. 

Moins ludique mais pratique, vous pouvez aussi proposer à vos membres de se retrouver pour un événement de questions-réponses au sujet du club ou bien pour l’assemblée générale de votre association à distance.

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Les outils pour organiser un événement en ligne 

Une fois que vous avez défini l’événement en ligne qui semble le plus pertinent : place aux choix des outils qui vont vous accompagner ! 

Sélectionner les logiciels adaptés à votre événement est l’une des choses les plus prenantes de l’organisation d’un événement en ligne, mais aussi l’une des plus cruciales. 

Pour gérer l'inscription à événement en ligne

Pour créer votre événement et le rendre visible en ligne, créez une page dédiée sur Eventbrite ou Weezevent. Ces plateformes sont gratuites si vos événements le sont également. 

AssoConnect est un autre outil pertinent pour gérer vos événements de A à Z (billetterie, communication, inscriptions et suivi financier).

Pour créer de jolis visuels, encourager vos membres à participer à l’événement et capter leur attention, nous vous encourageons à utiliser Canva

Petit conseil avant de passer à la partie suivante : prenez le temps de définir si votre événement est accessible seulement aux adhérents ou non. Si ce n’est pas le cas, pensez à prendre les adresses emails des participants pour pouvoir les recontacter lors de la prochaine période d’adhésion de votre association

Pour animer l'événement 

Pour la plupart des événements en ligne, vous aurez besoin d’un outil de visioconférence pour rassembler tous vos participants. Dans cette catégorie, vous avez l’embarras du choix. 

Avant de jeter votre dévolu sur l’un d’entre eux, commencez par vous demander combien de personnes seront autour de la "table" (virtuelle). Cela vous aidera à choisir le bon outil. 

Sur Google Meet/Zoom, vous pouvez par exemple être jusqu’à 100 personnes avec la version gratuite, et 300 sur Microsoft Teams

Whereby et Slack peuvent aussi être de bons outils de visioconférence, si d’aventure ceux nommés précédemment ne vous conviendraient pas. 

Chacun d’entre eux possède ses spécificités et ses contraintes, notamment en matière de nombre de personnes pouvant interagir, de possibilité d’enregistrer, et parfois même de tarifs. Il convient donc d’être attentif à ces éventuelles limites pour vous assurer que l’outil réponde bien à votre besoin.

Pour vous aider à faire votre choix, téléchargez notre comparateur de solutions 👇

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Pour sonder vos participants sur l'événement 

Une fois l’événement passé, reste à savoir si celui-ci est à refaire. Pour mener l’enquête, rien de mieux qu’un outil de sondage en ligne ! Les participants pourront facilement noter votre prestation et vous communiquer leurs conseils pour vos prochains événements. 

Framaforms et Google Forms sont deux solutions gratuites très faciles d’utilisation. 

Typeform et SurveyMonkey peuvent être utiles pour des associations plus nombreuses, avec un besoin très pointilleux en termes d’analyse des réponses. Ces solutions sont cependant payantes. 

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Conseils pour organiser l'événement en ligne de votre association

Pour que votre événement se passe au mieux, nous vous livrons quelques conseils issus de notre expérience chez AssoConnect. 

L'organisation en amont de l'événement en ligne 

Il est avant tout important de préciser qu’organiser un événement en ligne prend autant de temps et d’énergie qu’un événement en présentiel. Je ne dis bien évidemment pas cela pour vous démoraliser, mais simplement pour vous encourager à prendre au sérieux sa préparation en amont. 

#1 Constituez une équipe responsable de l'événement 

Commencez par créer une petite équipe responsable du projet, composée de trois ou quatre personnes, en précisant les rôles de chacun. Nous vous conseillons d’avoir au minimum : 

  • Une personne s’assurant que l’événement soit prêt en temps et en heure, 
  • Un expert technique des outils (si possible pédagogue, pour expliquer au reste de l’équipe comment ceux-ci fonctionnent), 
  • Une personne (ou plusieurs en fonction de l’ampleur) chargée du contenu, de la communication avec les intervenants, etc. 

#2 Créez votre rétroplanning à partir de la date de l'événement 

Une fois votre équipe de superhéros constituée et le thème de votre événement trouvé, listez tout ce dont vous avez besoin avant le jour J : trouver les intervenants, choisir et mettre en place l’outil adapté, préparer le contenu, communiquer sur l’événement, etc. 

En fonction de ce qui doit être préparé, fixez la date, l’horaire et la durée idéale pour que l’événement soit prêt à temps. 

Faites un rétroplanning à partir de cette date et des éléments définis, pour avoir une vision à la fois globale du projet mais aussi plus précise des différentes étapes à franchir. Pensez à assigner chaque tâche à un responsable, pour qu’aucune ne passe à la trappe.

#3 Organisez une répétition générale avant le jour J de l'événement 

Suivez l’adage "prudence est mère de sûreté" et faites une répétition générale avec les intervenants à J-2. Vous serez ainsi assuré que l’événement se déroule sans accroc. 

Cela vous permettra également de vérifier que toutes les personnes qui doivent utiliser l’outil sont à l’aise avec celui-ci ou le seront le jour J, grâce à l’aide du responsable technique de votre équipe.

Pour que la présentation de chaque intervenant se passe bien, validez avec eux : 

  • Le résultat sonore et visuel, 
  • La connexion internet, 
  • Le débit et le contenu de leur échange, 
  • Etc. 

Si vous ne travaillez pas régulièrement avec l’outil de visioconférence choisi, effectuez plusieurs tests avant et après cette répétition, sans les intervenants, pour vous assurer que le matériel fonctionne (et que vous le maîtrisez bien !). Pas de plateforme, pas d’événement : il vaut donc mieux s’assurer que tout est prêt. 

#4 Communiquez et faites connaître votre événement 

Le seul moyen de faire connaître votre événement sera de le partager en ligne. 

Sans participant, tous vos efforts seront réduits en fumée. Nous vous encourageons donc à soigner la communication digitale de l’événement en l’annonçant sur votre site, vos réseaux sociaux, par mail, etc. 

Partagez le programme et mettez en avant les temps forts et les bénéfices de l’événement en fonction de votre public. 

Envoyez un mail aux inscrits la veille et le jour même, pour rappeler le lien de l’événement et son heure. 

L'organisation pendant l'événement en ligne

Ça y est, le jour J est arrivé ! Quelques précautions sont à prendre pour qu’il n’y ait pas de couac.

Prévoyez un outil de communication comme Whatsapp ou Slack pour les organisateurs et intervenants, qui sera indépendant de la plateforme principale. Vous pourrez facilement conseiller de ralentir le débit, donner le "go !", etc.

N’oubliez pas de prendre des photos et captures d’écran pour immortaliser cet événement. Partagez-les sur vos réseaux sociaux et dans les emails de remerciement.

organiser-evenement-en-ligne-associationOlivier s'assure que ses intervenants
sont au taquet pour l'événement ! 

Précisez au début de l’événement comment fonctionne l’outil et les règles à adopter : 

  • Peut-on intervenir ? Comment poser des questions et quand ? 
  • Faut-il couper son micro ? 
  • Vers qui les participants doivent-ils se tourner s’ils ont des problèmes ?

Définissez deux modérateurs pour chaque événement. Le premier en charge de gérer "la forme" : la "salle", le tchat, les perturbateurs, etc. Le second en charge de l’animation, pour dynamiser l’événement et entretenir l’attention et l’assiduité des membres. 

Notez tous les dysfonctionnements techniques ou organisationnels qui vous viennent en tête. Ils vous serviront à améliorer l’événement et à mieux préparer les prochains. 

Le bilan de l'événement en ligne

Bravo, vous êtes arrivés à organiser de A à Z votre événement en ligne ! 

Avant de vous reposer, nous vous conseillons d’envoyer un mail de remerciement aux participants en incluant vos photos. Ajoutez-y également un petit sondage qui ne demande pas plus de deux minutes pour être rempli, afin de savoir ce qui a plu, les points d’amélioration, etc. 

Vous pouvez éventuellement y joindre un compte rendu de l’événement, un document regroupant les questions et réponses, voire un replay si vous avez enregistré l’événement. 

Quelques jours plus tard, faites un bilan en reprenant vos notes prises pendant l’événement et les réponses des participants au sondage. Après vos échanges, définissez les éléments à conserver, enlever ou ajouter pour vos prochains événements. 

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En bref

👀 Quel événement en ligne organiser pour réjouir ses adhérents ? 

Il existe une multitude d’activités à proposer aux membres de votre association : un cours de sport en ligne, un "Talent Day" digital, un atelier de création ou d’upcycling, une formation, un cours de cuisine, etc. En savoir plus 

📺 Quels outils choisir pour organiser un événement en ligne pour votre association ? 

Prévoyez un outil de billetterie sur lequel s’inscrire facilement, une solution de visioconférence comme Zoom ou Teams, et une autre pour effectuer un sondage auprès des participants sur la qualité de l’événement en ligne. En savoir plus 

✅ Quelles sont les bonnes pratiques pour organiser un événement associatif en ligne ? 

Pour le bon déroulement de votre événement associatif, organisez-vous bien en amont : constituez une équipe dédiée, créez un rétroplanning, organisez une répétition générale, soignez votre communication. En savoir plus 

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Ça y est ! Vous voilà parés pour l’organisation d’événements en ligne ! Vous avez toutes les clés en main pour relever avec brio ce défi. 

Si je peux vous donner un dernier conseil : jouez le jeu à fond pour votre événement en ligne. C’est une période qui nous pousse dans nos retranchements, alors prenez le temps d’organiser un événement qui marquera les esprits et égayera la journée voire la semaine de vos membres ! 

Si vous organisez votre événement en ligne ou avez d’autres idées, partagez-le-nous en commentaires.