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Pourquoi équiper votre association d’un logiciel ERP ?

Pour la gestion quotidienne de votre association, vous êtes sur tous les fronts ! De la gestion des membres à la tenue de la comptabilité en passant par la communication, cela représente de nombreuses choses à gérer.

Vous avez sans doute besoin d’outils pour gérer les différents aspects de la vie de votre association. Pour ce faire, vous utilisez probablement un outil pour votre comptabilité, un autre pour vos emailings et encore un pour vos évènements, etc.

Mais ces outils ne sont pas interconnectés. Les multiplier complexifie donc la gestion de votre association et cela peut devenir lourd.

Bonne nouvelle : c’est pour remédier à cela que l’ERP existe ! 

L’ERP pour “Entreprise Ressource Planning”, également appelé PGI en français pour “Progiciel de Gestion Intégré” est un système de gestion intégré. Ce type de logiciel propose les fonctionnalités dont vous avez besoin pour la gestion quotidienne de votre association. 

Utiliser un ERP présente de nombreux avantages. Si vous ne voyez pas encore en quoi il peut faciliter la gestion de votre association, voici les arguments qui sauront vous convaincre :

Vous souhaitez en savoir plus ? C’est parti ! 

Si vous souhaitez garder une trace des avantages d'un logiciel ERP, demandez notre fiche technique  !

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ERP logiciel association

Un ERP pour centraliser les données de votre association

Entre les informations personnelles de vos membres, vos fichiers comptables et j’en passe, vous avez de nombreuses données à conserver. 

En utilisant des outils divers et variés, les données de votre association sont dispersées. Si vous savez facilement où les trouver, vous ne pouvez cependant pas les relier entre elles automatiquement.

De plus, vous n’êtes pas à l’abri d’oublier d’ajouter des informations sur un outil ou au contraire, de créer des doublons. 

Avec un ERP, vous êtes en sécurité : vos données sont toutes stockées sur la même plateforme. Ceci permet alors de les relier ensemble, d’une fonctionnalité à une autre.

Pour comprendre le fonctionnement, prenons comme exemple les étapes de la gestion de vos membres sur un ERP avec Tom :

  • Adhésion : Tom adhère à votre association sur votre logiciel ERP et renseigne ses informations personnelles,
  • Paiement en ligne : Tom paye directement en ligne, ce qui génère automatiquement une écriture comptable sur l’ERP avec les informations qu'il fournit,
  • relance et emailing : Tom reçoit un mail automatique, que vous aurez conçu au préalable sur l’ERP, lui souhaitant la bienvenue dans votre association !

Le plus beau dans tout ça ? A aucun moment vous n’avez du intervenir dans l’inscription de Tom.

logiciel ERP association

ERP logiciel associatif

Un ERP pour gagner du temps dans la gestion de votre association

Quand vous utilisez des outils différents pour répondre aux besoins de gestion de votre association, vous multipliez les étapes. 

Imaginons la situation suivante : vous lancez votre campagne de dons pour soutenir un projet et souhaitez relancer uniquement vos anciens grands donateurs.

Utiliser différents logiciels vous impose de :

  • aller sur le logiciel de dons,
  • identifier vos anciens grands donateurs,
  • exporter la liste avec les informations pertinentes,
  • faire un éventuel tri,
  • identifier les anciens grands donateurs dans votre base de données,
  • importer la liste dans votre outil d'emailing,
  • créer et envoyer votre campagne de communication.

Les étapes sont nombreuses et prennent du temps. De plus, les risques de ratés sont grands et vous font perdre un peu plus de votre temps. 

Avec un ERP, vous n’avez plus à jongler entre de nombreux outils ayant une seule et unique fonctionnalité !

En effet, comme vous l’avez vu avec Tom, vous n’avez pas eu à vous occuper de son inscription : tout est automatisé

Avec l’ERP, les étapes de votre campagne de dons sont bien plus courtes :

  • identifiez vos anciens donateurs dans votre base de données,
  • contactez-les via l’outil d’emailing de l’ERP,
  • c’est fait ! 

Cerise sur le gâteau : vous retrouverez dans la fiche de chaque donateur l’historique de ses dons mais également des emailings que vous lui aviez déjà envoyés.

L’exemple de Tom s’applique aussi bien que ce soit pour :

Une fois les process établis et mis en place, plus besoin de vous en occuper. Pour autant, sachez que vous avez toujours la possibilité d’entrer des informations manuellement en cas de besoin !

logiciel gestion ERP

Un ERP pour améliorer la sécurité des informations de votre association

En utilisant un ERP, vous centralisez donc toutes les données de votre association sur une seule plateforme au lieu de les disperser sur différents outils. 

Vous avez donc moins de risque de perdre des données ou des informations sur vos adhérents. 

Ensuite, utiliser un seul logiciel veut aussi dire un seul mot de passe à retenir ! Vous n’avez plus à demander des mails de récupération de mot de passe. 

Il est aussi possible que vous ne soyez pas le seul à devoir utiliser les différents outils de gestion pour votre association. Cependant, on ne le répétera jamais assez : partager un seul compte entre plusieurs admin et donc un seul mot de passe est une pratique à éviter absolument ! 

Avec un ERP, vous pouvez généralement ouvrir des accès aux administrateurs de votre choix sur toutes ou certaines fonctionnalités, selon leurs responsabilités. Par exemple, si vous souhaitez que le trésorier de votre association ait accès à la comptabilité mais pas à la gestion des billetteries de vos événements, vous le pouvez !

Ce sont entre autres des paramètres que vous pouvez choisir avec AssoConnect, du fait de ses aspects collaboratifs.

ERP logiciel tout-en-un association

Un ERP associatif pour maîtriser vos coûts de gestion 

Multiplier les outils revient à cumuler les petits abonnements.

Additionnés les uns aux autres, cela fini par représenter un vrai coût pour votre association.

De plus, même si cela ne vous coûte pas grand chose, il n’empêche que cela se ressentira en termes de temps bénévole. La complexité de l’utilisation d’une multitude d’outils risque de décourager vos bénévoles.

De plus, quand votre association et ses besoins grandissent, cela a pour effet d’augmenter encore les coûts de chacun des outils, par exemple quand :

  • vous augmentez le nombre de vos campagnes d’emailing,
  • vous avez besoin de gérer une comptabilité plus poussée,
  • vous souhaitez organiser davantage d’événements,
  • vous souhaitez créer une boutique en ligne,
  • etc.


logiciel ERP association

logiciel ERP association

Simplifier l’apprentissage et l’utilisation avec un logiciel unique 

Quand vous utilisez des outils différents, vous devez alors vous former sur chacun d’eux, mais également former tous ceux qui les utilisent. Si le bureau de votre association change souvent, cela implique de devoir former les nouveaux arrivants sur chacun des outils

De l’autre côté, l’ERP étant un logiciel tout-en-un, l’apprentissage sera bien plus rapide ! Les ERP sont généralement conçus avec une interface cohérente et intuitive. Ainsi, si vous maîtrisez une fonctionnalité, il y a de fortes chances que vous compreniez rapidement comment fonctionnent les autres.  

Dans le cas d’un changement d’un membre du bureau, la passation sera donc bien moins compliquée avec un ERP.

logiciel ERP tout-en-un association

Comment bien choisir un logiciel ERP pour votre association ?

Vous pouvez être confronté à un choix difficile lorsque vous décidez de passer par un logiciel ERP pour la gestion de votre association. 

Plusieurs choses sont à vérifier afin de choisir le bon ERP pour votre association :

  • Les fonctionnalités de l'ERP répondent-elles bien aux besoins digitaux de votre association ?
  • L'ERP est-il géré par une entreprise fiable ?
  • Votre association a-t-elle les ressources financières nécessaires pour s'abonner à un ERP ?
  • L'ERP est-il suffisamment simple à utiliser pour les membres de votre association ?

Pour aller plus loin dans les critères pour choisir un logiciel, n'hésitez pas à (re)lire l'article que nous avons dédié aux critères à évaluer pour bien choisir un logiciel.

logiciel ERP tout-en-un association

Vous l’aurez compris, l’ERP présente des avantages considérables pour la gestion de votre association. Il vous permet de structurer tous les aspects de votre association et de faire gagner un temps précieux à tous les membres de votre association !

Ainsi, vous pourrez enfin vous consacrer pleinement aux projets de votre association. 

Pour savoir si un ERP convient à vos besoins, le plus simple c’est encore de l’essayer !

Vous pouvez dès maintenant essayer notre ERP gratuitement pendant 30 jours !

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