4 pistes pour garder le contact avec vos bénévoles et adhérents pendant le confinement

Le confinement a mis un sérieux coup de frein aux activités de nombreuses associations pour cette première partie de l’année scolaire 2020. Pendant cette période, il reste primordial de maintenir le lien avec vos bénévoles et vos adhérents, afin de pouvoir redémarrer tous ensemble une fois la crise passée.

Dans cet article, nous vous proposons 4 pistes pour y parvenir :

• Informer régulièrement de la situation de votre association,
• Multiplier les rendez-vous informels,
• Partager du contenu lié à votre activité,
• Mobiliser vos membres sur des projets de fond.

A la fin de cet article, retrouvez également un récapitulatif des points à retenir.

On se connecte, et c’est parti !

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Les informer régulièrement de la situation de votre association

C’est simple, mais cela fonctionne ! Vos équipes sont évidemment touchées par la situation, et veulent connaître leur impact sur votre association. Elles seront donc sensibles à votre transparence, et c’est une première manière efficace de conserver un lien avec elles.

Si votre activité est à l’arrêt et que vous n’avez pas de visibilité sur la suite, essayez de communiquer quand même. Vos adhérents et bénévoles préféreront toujours entendre qu’à l’heure actuelle, vous n’avez pas d’information précise mais que vous reviendrez vers eux lors d’une prochaine échéance que ne rien recevoir du tout. Vous leur montrez ainsi que vous ne les oubliez pas.

Pour Olivier, une bonne communication, 
ça commence par le partage régulier d'informations !

Il peut également s’agir d’une occasion d’ouvrir la porte à la discussion, en leur demandant de donner de leurs nouvelles en retour.

Si vous communiquez par une messagerie de type Microsoft Teams, Slack, WhatsApp ou encore Facebook, cette réponse peut se faire assez spontanément. Mais si vous communiquez plutôt par e-mail, pensez bien à ajouter une question directe pour lancer la conversation.

C’est un moyen de vous assurer que le moral des troupes reste bon, et de recréer de l’engagement entre votre association et ses membres.

Multiplier les rendez-vous informels pour maintenir le lien

Le confinement peut les séparer physiquement, mais il ne doit en aucun cas détruire le lien qui unit les membres de l’association. Or, cette dernière a un rôle à jouer dans son maintien, et cela peut notamment se faire à travers la création de rendez-vous informels.

Pour animer votre communauté et créer les échanges, vous pouvez organiser des rendez-vous récurrents : cafés, goûters, apéritifs (avec modération), etc. Laissez libre cours à votre imagination ! Ces événements ne sont de toute façon qu’un prétexte pour recréer une ambiance proche de celle que vous aviez en physique. Comme dans la vie réelle, la convivialité est reine !

Depuis le confinement, plusieurs rendez-vous à distance se sont imposés chez AssoConnect : les petit-déjeuners, utilisés depuis toujours pour souhaiter la bienvenue aux nouvelles recrues, les déjeuners d’équipe, qui ont lieu une fois par mois et les cafés, partagés ponctuellement par les membres des différentes équipes !

L'équipe commerciale d'AssoConnect en plein cours de cuisine ! 

Tous ces rendez-vous permettent aux équipes d’échanger, de décompresser et de conserver le lien qui se crée naturellement dans des locaux.

WhatsApp, Messenger, ou encore Telegram s’y prêtent bien en permettant de créer des "groupes" de conversation. Si vous sélectionnez l’un de ces outils, veillez à clarifier le but du groupe afin de libérer la parole. N’hésitez pas à jouer l’animateur dans un premier temps, avant que vos membres se l’approprient et lui donnent vie.

D’autres applications de messagerie plus complètes, à l’image de Slack ou Microsoft Teams, peuvent aussi être efficaces. Elles ont l’avantage d’être composées de plusieurs parties :

• Des conversations privées, à deux ou en groupe,
• Des "canaux" (ou "groupes") thématiques, publics ou privés.

Vous pouvez donc y créer des canaux dédiés aux échanges informels et en ouvrir l’accès à tous vos membres.

Pour recréer des discussions informelles, il peut également arriver que l’écrit ne suffise plus. Dans ce cas, vous pouvez vous tourner vers des outils de visioconférence. Heureusement, les solutions ne manquent pas !

De Google Meet à Whereby, en passant par les logiciels libres Framatalk et Jitsi, vous trouverez forcément chaussure à votre pied. Pour les échanges en petits groupes, la plupart de ces outils sont gratuits. Si vos besoins sont plus importants et que vous devez passer par une formule payante, assurez-vous de bien comparer les possibilités de chacune en amont.

Quel que soit votre choix, veillez à choisir des outils simples et dans l’idéal déjà connus de vos bénévoles et adhérents. Vous vous assurez ainsi qu’ils seront facilement adoptés.

Partager du contenu lié à votre activité

Pour cela, vous pouvez mettre en place une veille de votre secteur et relayer les sujets les plus intéressants. C’est un excellent moyen de maintenir l’intérêt de vos adhérents et bénévoles pour la cause de votre association.

Plusieurs outils existent pour une veille thématique, tels que Scoop.it, Feedly, ou encore Netvibes si vous souhaitez intégrer les médias sociaux à votre veille. 

Mais le plus simple d’usage, et l’un des plus efficaces, reste Google Alertes. Pour le paramétrer, rendez-vous sur le site Google Alertes, renseignez le mot ou le groupe de mots que vous souhaitez surveiller.

Vous pouvez ensuite personnaliser la fréquence des notifications, filtrer les types de sites affichés, la langue et la zone géographique, ou encore le nombre de résultats. Une fois l’alerte créée, vous recevez les résultats correspondants à vos critères directement par e-mail.

Dans ces rapports reçus, si des articles ou vidéos vous semblent intéressants, partagez-les à vos membres. Il s’agit en plus d’une bonne manière de vous positionner en tant qu’acteur utile et expert de votre domaine.

Quant au canal à privilégier pour envoyer vos articles, choisissez celui qui vous semble le plus naturel. Cela peut être une nouvelle fois via une conversation groupée, un outil comme Slack, voire simplement par e-mail.

Les newsletters dites de "curation", composées de contenus externes sélectionnés pour vos abonnés, ont le double avantage de faire gagner du temps au lecteur comme à votre association.

Enfin, à défaut d’avoir de nombreuses actualités à relayer sur votre page Facebook, rien ne vous empêche d’y partager les actualités intéressantes de votre secteur.

Mobiliser vos équipes pour travailler sur vos projets de fond

Si votre activité principale est à l’arrêt, ou au ralenti, pourquoi ne pas mettre ce temps à profit pour relancer de vieux projets ? Parmi les projets envisagés et abandonnés les plus courants, nous pouvons citer :

• La création ou la mise à jour d’un site internet,
• La refonte de votre système d’adhésions,
• L’implémentation du paiement en ligne,
• La création d’une boutique en ligne,
• La réflexion sur l’évolution de votre association.

Nous pourrions continuer cette liste à l’infini, mais vous avez saisi l’idée : la période se prête parfaitement à la réactivation de ces projets réalisables à distance !

L'asso d'Emily profite du confinement, 
pour rechercher de nouveaux financements ! 

En ces temps difficiles, vos bénévoles et adhérents ont probablement envie de vous aider. N’hésitez donc pas à leur proposer de travailler en équipe sur des projets transverses pour votre association.

D’abord, cela leur permettra de communiquer entre eux, de recréer le lien et la convivialité qui font tout l’intérêt d’une association. Mais travailler sur un projet à moyen ou long terme permet également de se projeter dans l’association. En plus de passer un bon moment, vous fidélisez vos membres en les impliquant dans la durée à vos côtés.

D’un point de vue plus personnel, c’est également un moyen de les aider à garder le moral et à lutter contre l’isolement. En relançant des projets, vous continuez donc à prendre soin de votre association et des personnes qui la composent.

En bref

🙌 Pourquoi est-il indispensable de maintenir le lien avec vos membres ?

La suspension des activités risque de créer de l’isolement et du détachement envers les associations. Pour continuer à engager vos bénévoles et adhérents, il est indispensable d’entretenir le lien qui vous unit. En savoir plus 

💬 Comment garder le contact pendant le confinement ?

Pour maintenir le lien, les associations peuvent par exemple informer régulièrement leurs membres, leur partager du contenu lié à l’activité de l’association, créer des rendez-vous informels avec eux ou encore les mobiliser pour travailler sur des sujets de fond. En savoir plus 

📞 Quels outils utiliser pour faciliter la communication ?

Les groupes WhatsApp, Messenger, mais aussi les messageries plus complexes comme Slack ou Microsoft Teams peuvent être d’excellents outils. L’e-mail peut aussi s’avérer très efficace et a l’avantage d’être plus simple à prendre en main pour tous vos publics. En savoir plus 

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Nous espérons que ces quelques pistes sauront vous inspirer et vous donner des idées à mettre en place dans votre association. N’hésitez pas à en tester une, voire plusieurs, et à voir si cela fonctionne pour votre association. Chaque organisation est différente et il vous revient de trouver la bonne recette pour la vôtre !

Concernant les outils, comme toujours : faites simple. Retenez bien que l’essentiel n’est pas d’utiliser l’outil le plus sophistiqué, mais bien un outil que vos membres sauront utiliser sans difficulté