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Que faire pour votre association pendant le confinement ?

17 mars 2020

Alors que les mesures de confinement se durcissent pour lutter contre la propagation du nouveau Coronavirus (dit "COVID-19"), nous tenions à vous apporter quelques conseils pratiques pour vous aider à poursuivre votre activité au mieux.

Sources d’information, management, méthodes de travail ou encore outils de communication, nous faisons le tour des possibilités qui s’offrent à votre association en période de confinement.

Au programme :

Prenez soin de vous et bonne lecture !

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1. Vous informer et sensibiliser les membres de votre association quant au coronavirus, aux risques et au confinement

Sources d’information et fausses nouvelles autour du COVID-19

Pour être certain d’avoir une information fiable et à jour, nous vous recommandons de consulter régulièrement le site mis en place par le gouvernement : https://www.gouvernement.fr/info-coronavirus.

Vous y trouverez des détails sur la nature de la pandémie, les dernières actualités, les mesures prises en France, les consignes de sécurité ainsi que de nombreuses autres ressources utiles.

N’hésitez pas à aller consulter régulièrement ce site et soyez vigilants quant aux informations que vous verrez.

Vous trouverez par exemple dans cet article un petit récapitulatif des fausses informations qui ont largement circulé.

Ne vous fiez qu’aux sources vérifiées et ne partagez rien dont vous ne connaissez pas l’origine. Cela contribuerait seulement à propager des informations potentiellement fausses et engendrer des comportements indésirables.

Nous avons tous un rôle à jouer pour mettre un terme à la propagation de ces fake news qui ne peuvent qu’aggraver la situation.

Communiquer avec vos membres

Comme toujours, la transparence est de mise.

Dans une situation d’urgence, il est d’autant plus indispensable de communiquer tant en interne qu’en externe, afin de tenir informées les personnes impactées.

Pour cela, faites simple, soyez sincères et appelez-en à la responsabilité de chacun.

Donnez les informations clés, précisez l’impact pour l’organisation puis rassurez vos interlocuteurs en transmettant les mesures prises pour améliorer la situation.

Votre message doit montrer que vous avez pris la mesure de la crise en cours mais que vous ne cédez pas à la panique.

Le message peut prendre la forme que vous souhaitez. Nous recommandons de privilégier l’envoi d’un e-mail ou d’un message général si vous utilisez une plateforme de messagerie interne comme Slack.

L’avantage est qu’ainsi, vous pourrez mieux choisir vos mots, faire relire pour vous assurer que le bon message passe, puis envoyer.

Montrez-vous ouverts à la discussion si certaines personnes sont inquiètes. Nous ne réagissons pas tous de la même manière et l’association doit rester disponible pour rassurer les membres qui en ont besoin.

Enfin, confinement ne veut pas dire isolement.

Vous avez de multiples possibilités pour maintenir le contact - d’autant plus indispensable dans les périodes où il faut se serrer les coudes (par la pensée). Merci la technologie !

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2. Favoriser le télétravail pour votre équipe associative

Pour toutes les associations qui le peuvent, le télétravail reste la meilleure mesure à prendre pour limiter les risques de transmission du coronavirus et protéger vos équipes.

C’est d’ailleurs obligatoire pour toutes les structures qui en ont la possibilité.

S’équiper des bons outils

Pour cela, rigueur et bons outils de communication à distance sont vos meilleurs alliés. Et si votre association n’est pas encore équipée, c’est l’occasion de vous lancer !

Pour communiquer en interne, plusieurs outils peuvent vous ĂŞtre utiles :

  • Slack, la messagerie de rĂ©fĂ©rence pour nombre d’organisations : vous pouvez y crĂ©er aussi bien des chaĂ®nes thĂ©matiques que des conversations privĂ©es. Son utilisation est simple et ludique, une fois testĂ©, difficile de s’en passer ! Nous l’utilisons quotidiennement au sein de notre Ă©quipe AssoConnect - et plus que jamais en cette pĂ©riode de confinement,
  • La suite Google pour Associations qui propose un service de messagerie chat, e-mail, d’appels vocaux et vidĂ©o, un espace de stockage en ligne ou encore une suite bureautique,
  • Whereby, Skype, Discord, etc. : les outils pour vos conversations - qu’elles soient Ă©crites, vocales ou vidĂ©os - ne manquent pas. N’hĂ©sitez pas Ă  tester plusieurs outils pour trouver celui qui sera le mieux adaptĂ© Ă  votre organisation.

Et pour gérer votre association, l’idéal reste de travailler sur un logiciel en ligne (ou SaaS). L’avantage de ce type de solution, comme AssoConnect, est évident : tous les membres de l’association peuvent avoir accès à l’outil à l’aide d’une simple connexion à Internet.

Pas d’échanges de documents, pas de perte d’information, tout est synchronisé en ligne et accessible à tout moment.

Des nouveautés à appréhender

Ce confinement nous force tous à revoir nos méthodes de travail.

C’est un challenge auquel les entreprises comme les associations n’étaient pas vraiment préparées.

Sur ce point, attendez-vous donc à un petit laps de temps avant que chaque personne en télétravail prenne ses marques et retrouve un rythme de travail efficace.

Il est logique d’être perturbé par la situation, tolérance et bienveillance envers vous-même et votre équipe sont de mise par les temps qui courent. Faites de votre mieux, comme toujours !

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3. S’assurer de la sécurité dans vos locaux

Pour certaines structures, il s’avère malheureusement impossible de généraliser le télétravail. Ce sera par exemple le cas pour les postes d’accueil du public autorisés à poursuivre leur activité ou le personnel de soins.

Pour ces personnes tenues de se rendre sur place, il convient de poser un cadre de sécurité afin de les protéger au mieux.

Vous pouvez récupérer des affiches à imprimer mises à disposition par le gouvernement, comme les gestes barrières et un récapitulatif de ce qu’il faut savoir sur le coronavirus.

Bien sûr, si vous vous sentez capables de le faire, n’hésitez pas à créer vos propres affiches reprenant ces consignes d’une autre manière. Y ajouter une touche propre à l’identité de votre association pourra toujours aider à interpeller et mieux diffuser le message !

Face à l’urgence de la situation, à vous évidemment de juger si le temps alloué à cette tâche sera "rentable".

Pensez à compléter ce dispositif par un petit message direct à destination de vos membres concernés. Ils doivent savoir qu’ils ne sont pas seuls dans cette épreuve et que vous restez présents à leurs côtés.

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4. Se renseigner sur les mesures de soutien aux associations

Le gouvernement a annoncé plusieurs mesures de soutien aux entreprises, qui peuvent également s’appliquer à certaines associations employeuses.

Cela concerne notamment :

  • "Des dĂ©lais de paiement d’échĂ©ances sociales et/ou fiscales (URSSAF, impĂ´ts) ; 
  • Dans les situations les plus difficiles, des remises d’impĂ´ts directs pouvant ĂŞtre dĂ©cidĂ©es dans le cadre d'un examen individualisĂ© des demandes ; 
  • Un soutien de l’Etat et de la Banque de France (mĂ©diation du crĂ©dit) pour nĂ©gocier avec sa banque un rĂ©Ă©chelonnement des crĂ©dits bancaires ; 
  • La mobilisation de Bpifrance pour garantir des lignes de trĂ©sorerie bancaire ; 
  • L’appui au traitement d’un conflit avec des clients ou fournisseurs par le MĂ©diateur des entreprises ; 
  • La reconnaissance par l’Etat du coronavirus comme un cas de force majeure pour ses marchĂ©s publics. En consĂ©quence, pour tous les marchĂ©s publics d’Etat, les pĂ©nalitĂ©s de retards ne seront pas appliquĂ©es."

Source : https://www.economie.gouv.fr/coronavirus-soutien-entreprises 

Si vous pensez que votre association peut être concernée par l’une de ces mesures, vous trouverez plus d’informations sur cette page.

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5. Garder le contact

Avec votre public et vos bénéficiaires

Revenir au bon vieux contact téléphonique, ou négocier le virage du numérique à marche forcée ? Cette crise sanitaire sans précédent est en train de bousculer les pratiques des associations et fondations.

Soyez créatifs pour garder le lien avec les publics accompagnés, multipliez les canaux, les messages, et créez les occasions pour dialoguer avec eux : rendez-vous chat, quizz, Stories sur Instagram ou encore concours de poèmes sur le COVID-19, soyez dans votre cœur de métier ou à côté, mais surtout gardez le contact !

Avec les salariés et bénévoles de votre association

Pour ce qui est de l’interne, le management des salariés en télétravail et des bénévoles confinés est en train de s'installer dans les associations.

Quelques réglages sont parfois nécessaires, mais globalement, très rapidement, chacun prend ses marques.

D'ici quelques jours ou semaines, la motivation pourrait faiblir et certains risquent de se sentir isolés. Il n'est jamais facile de conserver l'énergie mobilisatrice qui réside au sein d’une équipe.

Soyez vigilants et anticipez : identifiez un projet ou une action transversale capable de mobiliser le collectif, ne décalez pas le calendrier de lancement de tous les projets, lancez une consultation sur une thématique peu abordée mais dont vous savez qu'elle intéresse les équipes.

Tout comme les bénéficiaires de l'association, les forces vives vont avoir besoin de se sentir entourées pendant toute la crise. Il s’agit d’un enjeu de taille.

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6. En profiter pour se former et ressortir des projets oubliés

Capitaliser sur les talents de votre association

Et si votre association mettait à profit ce temps de confinement pour faire monter ses membres en compétence ?

Nous l’avions déjà évoqué dans un article dédié à la fidélisation de vos bénévoles : ces derniers attendent de leur engagement associatif la possibilité de développer de nouvelles compétences professionnelles.

Et si vous profitiez de cette période de confinement pour mettre en place un plan de formation ?

Donner à vos bénévoles les moyens de progresser, c’est aussi faire grandir votre association !

Côté pratique, nous recommandons de mettre à profit les talents qui composent votre équipe. Vous pensez que l’un de vos membres pourrait mener une formation sur un sujet utile à d’autres ? Organisez tout cela !

Vous pouvez, au choix :

  • Enregistrer une formation, avec capture de l’écran en vidĂ©o si besoin, Ă  l'aide d’un logiciel comme Loom,
  • Animer une formation en partageant votre Ă©cran en direct grâce Ă  un outil comme - selon le nombre de participants - Slack, Whereby ou encore Livestorm.

Bref, vous l’avez compris, l’idée est de faire le plus simple possible et de mettre à profit les forces en présence pour faire progresser le groupe.

Suivre des formations en ligne pour les associations

Une autre possibilité reste de libérer du temps à vos membres pour qu’ils puissent suivre une formation externe.

Pour cela, vous avez :

Remettre les projets oubliés sur le haut de la pile

Outre les formations, vous souvenez-vous de ce fameux projet que tout le monde avait approuvé mais qui n’a été jamais assez prioritaire pour sortir ? Le "nice to have" dont la date de sortie est éternellement repoussée ?

Cette période de confinement, où nombre de sujets autrefois "urgents" sont gelés, est l’occasion idéale de relancer ces projets laissés en suspens. Ou au moins de les questionner à nouveau.

Cela vous permettra soit d’avancer concrètement sur la réflexion, soit de vous rendre compte qu’il faut définitivement faire une croix dessus.

Quoi qu’il en soit, les choses avanceront ou se clarifieront.

Montez une petite équipe pour travailler à distance, équipez-vous d’outils de collaboration pour pouvoir communiquer efficacement et lancez-vous dans la réflexion !

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7. Anticiper la prochaine assemblée générale de l’association avec le vote électronique

De nombreuses associations ont leur Assemblée Générale en fin d’année.

Soyons réalistes : nous ne sommes actuellement qu’au début d’une crise dont il est difficile de prédire la durée.

Or, les idées ingénieuses naissent souvent des situations difficiles, qui ne laissent pas d’autre choix que de contourner les obstacles.

Voyons le verre à moitié plein : cette crise sanitaire est une belle opportunité d’innover au sein de votre association et de mettre en place de nouveaux outils.

Le vote Ă©lectronique en fait partie.

Lorsque les rassemblements sont interdits, il permet d’offrir aux associations un espace d’exercice dĂ©mocratique en ligne, en ayant simplement un accès Ă  Internet. 

Si ce mode de scrutin vous intéresse, nous vous invitons à vérifier qu’il n’est pas contraire aux modalités de vote décrites dans les statuts de votre association.

Il arrive en effet que seul le vote en personne ou par procuration ne soit valable. Dans ce cas, le vote à distance reste donc impossible, qu’il soit effectué par courrier ou par voie électronique.

Si vous êtes client AssoConnect, vous bénéficiez d’une remise sur la solution de notre partenaire Euro-vote.com.

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En bref

📰 Comment bien s’informer sur le COVID-19 ?

Choisissez bien vos sources d’information, privilégiez les médias de référence ou le site mis en place par le gouvernement et ne relayez pas d’informations dont vous ne connaissez pas la source. En savoir plus

🔒 Comment assurer la sécurité des personnes de mon association ?

Privilégiez absolument le télétravail pour vos équipes. Pour le personnel tenu de se rendre sur place, sécurisez le lieu en présentant les gestes barrières et en insistant sur la responsabilité de chacun. En savoir plus

🏠 Que faire pendant le confinement ?

Gardez le contact avec vos membres et bénéficiaires, profitez-en pour former vos équipes et relancer des projets oubliés, renseignez-vous sur les mesures de soutien du gouvernement pour les associations employeuses. En savoir plus

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Nous espĂ©rons sincèrement que ces quelques idĂ©es vous aideront Ă  maintenir votre association Ă  flot dans cette pĂ©riode difficile et le moral de vos troupes aussi bon que possible.

Si vous avez des questions ou des suggestions de sujets à nous fournir, n’hésitez pas à nous en faire part en commentaire ci-dessous, nous nous ferons un plaisir d’y répondre !

Pour terminer, bien qu’il semble encore tôt pour imaginer l'impact de la crise sanitaire au sein de votre organisation, nous savons d’ores et déjà qu'il faudra rassurer les usagers, remobiliser les équipes, renouer avec les financeurs, consolider les ressources, soigner la communication, etc.

Anticiper la sortie de crise est un excellent levier pour maintenir la mobilisation de vos Ă©quipes.

N’hésitez donc pas à les solliciter pour mettre en place la suite des événements. Pour cela, inutile de créer des dispositifs compliqués.

Faites-vous confiance, capitalisez sur vos ressources internes, soyez Ă  l'Ă©coute de vos usagers et de vos Ă©quipes.

Ce sera le meilleur moyen pour vous, votre équipe et votre organisation d’assurer une sortie de crise qui soit la plus douce possible.

Toute l’équipe AssoConnect vous souhaite bon courage dans cette période tumultueuse !