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Comment enregistrer vos adhésions dans votre comptabilité ?

25 septembre 2020

Saviez-vous que 4 Français sur 10 sont adhérents d’une association1 ? Cela signifie que 21 millions de personnes payent chaque année au moins une cotisation pour adhérer à une association. 

Les adhésions sont ainsi l’une des premières source de financement associatif. Et, lorsque vous inscrivez un nouvel adhérent dans votre base de membres, il ne faut pas oublier d’enregistrer son adhésion en comptabilité !

Nous vous proposons donc de vous rappeler dans cet article comment comptabiliser les adhésions de votre association. Au programme :

À vos tableaux !

Retrouvez un court récapitulatif des points importants à la fin de l’article.

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Comptabiliser les adhésions de votre association : les basiques

Lorsqu’une personne adhère à une association, elle paye une cotisation. Celle-ci correspond à la contrepartie de l’adhésion des membres à l’association. Cette somme est versée en vertu des statuts, généralement annuellement, pour devenir membre de l'association

Pour que l’association soit en règle, la cotisation doit être rentrée en comptabilité.

Distinguer l’adhésion de son paiement dans la comptabilité d’engagement

Nous parlons dans cet article de la comptabilité d’engagement, qui permet de distinguer l’engagement soit l’achat de l’adhésion dans ce cas, du paiement, c’est-à-dire le versement de l’adhésion. 

Ce type de comptabilité permet d’avoir une vision réaliste de la trésorerie, en suivant facilement l’état des paiements, notamment les dettes et les créances. Si la comptabilité d’engagement est obligatoire seulement pour les associations fiscalisées, elle reste pertinente pour la majorité des structures. 

Lors de l'enregistrement d'une adhésion, plusieurs écritures sont donc enregistrées :

  • Celles qui concernent l'engagement, liée à l'adhésion, 
  • Celles qui concernent le ou les paiements. 

Enregistrement de l’adhésion en comptabilité d’association

Au même titre que les dons, les adhésions sont des opérations d’enrichissement que l’on nomme produits, qui correspondent à la classe 7. Elles rentrent dans la catégorie des "autres produits de gestion courante", soit la classe 75, et plus précisément le compte 756000 pour les adhésions. 

Le nouveau plan comptable associatif distingue les cotisations versées avec ou sans contrepartie.2 

Si l’adhésion donne simplement le droit de recevoir des informations de l’association, ou de participer aux assemblées générales, la cotisation doit être comptabilisée dans le compte 756100, qui correspond aux cotisations sans contrepartie. 

Si la cotisation est avec contrepartie, c’est-à-dire que l’adhésion permet d’accéder à un service (comme un cours de sport) ou de recevoir un bien (par exemple la mise à disposition d’équipements), elle doit être enregistrée dans le compte 756200.

comptabilisation-adhesions-assoMathilde est en pleine hésitation, 
sur la façon d'enregistrer ses adhésions !  

Dans notre exemple, Jeanne Dupont adhère à une association pour participer à des cours d’athlétisme. C’est donc le compte 756200 qui est impacté au crédit comme on peut le voir sur le tableau ci-dessous. La première ligne correspond donc au fait de vendre une adhésion de 50€ à Jeanne Dupont. 

Date Libellé Compte Débit Crédit
01.09.20 Adhésion Jeanne Dupont 756200   50€
01.09.20 Adhésion Jeanne Dupont 467000 50€  

Vous pouvez observer sur le tableau une seconde ligne qui indique que Jeanne Dupont doit 50€ à l’association. 

En effet, en comptabilité, si l’on passe une écriture au crédit, il doit aussi y avoir une écriture au débit, c’est le principe de l’équilibre des écritures. Explication : si vous enregistrez un produit, le compte de Classe 7 est crédité, et celui de l’acheteur est débité. Ce dernier a un montant à payer, une dette envers votre association. 

Cette dette est une écriture liée à un compte de tiers puisque l’adhérent est un tiers vis-à-vis de l’association. Cela correspond au compte 467000.

Tant que le paiement n’est pas réglé dans sa totalité, l’adhésion de Jeanne Dupont apparaît dans la liste des créances de l’association. 

Enregistrement du paiement de l’adhésion

Comme nous l’avons dit précédemment, les écritures suivantes à celles de l’engagement sont liées au paiement

Pour chaque paiement enregistré, une écriture est créée. Le compte crédité est donc le compte 467000, et le compte débité est un compte financier, c’est-à-dire de Classe 5, qui dépend du moyen de paiement utilisé : 

  • Le paiement en espèces correspond au compte 531000 (caisse),
  • Le paiement par carte bancaire, virement ou prélèvement correspond au compte 512000 (banque)
  • Le paiement par chèque correspond au compte 511200 (chèques en attente de remise)
  • Le paiement en ligne correspond au compte 517000 (compte en ligne).

Imaginons que Jeanne Dupont effectue le paiement intégral de son adhésion 2 jours plus tard. Lorsque vous le recevez, vous allez indiquer qu’elle ne vous doit plus d’argent, et n’a plus de dette envers l’association. Le compte 467000 est alors crédité de 50€. 

Toujours en suivant le principe de l’équilibre des écritures, il est nécessaire d’effectuer une écriture au débit d’un compte financier en prenant en compte le mode de paiement. Ici, c’est un paiement en espèces, le compte 531000 est donc impacté au débit de 50€.  

Date  Libellé Compte Débit Crédit
03.09.20 Paiement Jeanne Dupont 467000   50€
03.09.20 Paiement Jeanne Dupont 531000 50€  

Si le paiement est effectué par chèque il faudra dans un premier temps l’enregistrer au débit sur le compte 511200, qui correspond aux chèques à encaisser. 

Puis, les dernières écritures comptables sont effectuées lors de la remise du chèque en banque. Le compte 511200 est donc crédité. Cela permet de solder le compte. Enfin, lorsque la banque a reçu le chèque et que le paiement arrive sur votre compte en banque, le compte 512000 qui est débité. 

Différence entre droit d’entrée et adhésions d’association 

Attention de ne pas mélanger la cotisation avec le droit d’entrée. Ce dernier n'est payé qu'une seule fois, et il est enregistré dans le compte 102000 qui correspond aux "fonds associatifs sans droit de reprise". 

Par exemple, si vous l'appliquez dans votre association, Jeanne Dupont devra, pour adhérer, régler la cotisation annuelle de 50€ ainsi qu'un droit d'entrée de 15€ la première année. La logique de saisie comptable reste la même, seuls les comptes impactés changent. 

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Comptabiliser le paiement en ligne en plusieurs fois dans la comptabilité de votre association 

Le paiement en plusieurs fois consiste à étaler les échéances de paiement pour que cela soit plus pratique à gérer, par exemple pour les familles ou les personnes effectuant plusieurs activités. 

Enregistrer une adhésion réglée avec le paiement en ligne en plusieurs fois est similaire à la démarche classique. Il suffit seulement d’effectuer les écritures correspondant à chaque paiement. 

Supposons que cette fois-ci, Jeanne Dupont, paie son adhésion en ligne et en deux fois, avec un intervalle d’un mois. 

Le premier paiement est donc effectué le 1er septembre. Cela efface une partie de la dette de Jeanne. Le compte 517000 est donc impacté au débit après la réception du premier paiement partiel

Date Libellé Compte Débit Crédit
01.09.20 Adhésion Jeanne Dupont 756200   50€
01.09.20 Adhésion Jeanne Dupont 467000 50€  
01.09.20 Paiement #1 Jeanne Dupont 467000   25€
01.09.20 Paiement #1 Jeanne Dupont 517000 25€  

Le second paiement partiel est effectué le 1er octobre. Le compte 467000 est impacté au crédit, ce qui efface totalement la dette de Jeanne. Le compte 517000 est impacté au débit de 25€. 

Date Libellé Compte Débit Crédit
01.10.20 Paiement #2 Jeanne Dupont 467000   25€
01.10.20 Paiement #2 Jeanne Dupont 517000 25€  

Le compte de tiers (467000) est soldé : Jeanne Dupont n’a plus de dette envers l’association. 

Le compte 517000 (compte en ligne) a un débit de 50€ suite au paiement de l’adhésion de Jeanne. 

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Le fonctionnement de la comptabilisation d’adhésions sur AssoConnect 

Sur AssoConnect, toutes ces écritures sont effectuées automatiquement. Vous n’aurez donc pas besoin d’être un expert en comptabilité ! 

Dans le logiciel, tous les modules sont reliés les uns aux autres. Cela signifie notamment que lorsque vous enregistrez une adhésion dans votre campagne d’adhésion, une écriture en comptabilité est automatiquement saisie, comme nous l’avons détaillé précédemment. 

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Si vous utilisez les chèques, le logiciel émettra automatiquement les bordereaux vous permettant de déposer les chèques en banque. 

Si vous proposez le paiement en ligne, vous n’aurez rien besoin de faire, AssoConnect s’occuper de comptabiliser les adhésions pour vous ! 

En effet, après que l’adhérent est réglé son adhésion, l’argent arrive directement sur le compte en ligne de votre association et vous pouvez, quand vous le souhaitez, effectuer un virement sur votre compte bancaire. Nous vous avons résumé cela sur un petit schéma ! 

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Vous pouvez aussi utiliser le paiement en ligne en plusieurs fois sur AssoConnect qui fonctionne de façon similaire. Vous aurez seulement à renseigner le nombre d’échéances et la mensualité des paiements.

Si cette fonctionnalité vous intéresse, nous vous invitons à consulter l’étude de cas d’un de nos clients, l’association AtoutPrise qui gère sereinement sa rentrée grâce au paiement en ligne en plusieurs fois

Et, avec la comptabilité d’engagement, vous retrouvez facilement sur AssoConnect l’ensemble des créances et les personnes associées. Vous pouvez ainsi facilement identifier les personnes dont vous attendez le paiement pour leur envoyer un petit rappel.

asso-comptabilisation-adhesionsCorinne a fait son choix, 
et opte pour le paiement en ligne en plusieurs fois ! 

Pour le paiement en ligne en plusieurs fois, vous n’avez rien à faire : vos adhérents sont informés par mail trois jours avant que le paiement soit effectué.  

Grâce à l’automatisation des écritures, AssoConnect vous permet ainsi de passer moins de temps sur votre comptabilité et de vous consacrer aux choses que le logiciel ne peut pas faire, à savoir : communiquer auprès de vos adhérents, recruter des bénévoles, organiser les activités pour l’année à venir, etc. 

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En bref 

✍ Comment enregistrer une adhésion dans la comptabilité de votre association ?

Dans un premier temps, effectuez l’écriture de l’achat de l’adhésion en respectant le principe d’équilibre des écritures. Par la suite, enregistrez en comptabilité le paiement, en prenant soin de l’attribuer au bon compte de Classe 5. En savoir plus

💳 Comment comptabiliser le paiement en ligne en plusieurs fois ? 

Il suffit d’appliquer la même démarche que pour enregistrer une adhésion classique. Il faut cependant effectuer des écritures à chaque paiement, sachant que c’est le compte 517000 (compte en ligne) qui est impacté au débit. En savoir plus

🔍 Comment ça fonctionne sur AssoConnect pour mon association ? 

Sur AssoConnect, les écritures en comptabilité sont automatiquement éditées, lorsque vous créez votre campagne d’adhésion sur le logiciel. Vous gagnez ainsi du temps précieux, que vous pouvez consacrer à d’autres missions associatives. En savoir plus 

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Que vous teniez votre comptabilité sur AssoConnect ou non, vous connaissez maintenant l’envers du décor et la façon dont sont comptabilisées les adhésions. 

Il ne vous reste plus qu’à trouver des nouveaux adhérents pour pouvoir mettre en pratique ce que vous venez d’apprendre ! 

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