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Comment faire un webinaire d'association ?

31 mars 2020

S’il n’est pas encore apparu dans le Larousse, le mot "webinaire" a peut-ĂȘtre une quelconque rĂ©sonance Ă  vos oreilles.

Webinaire (ou "webinar" en anglais) est la contraction de sĂ©minaire et web. ConcrĂštement, un webinaire est un sĂ©minaire en ligne. Par extension, nous parlons Ă©galement de formations en ligne.

Depuis plus de deux ans, l’équipe d’AssoConnect vous propose en moyenne deux webinaires par semaine pour vous former gratuitement Ă  diffĂ©rentes thĂ©matiques utiles pour votre association : "CrĂ©er son site Internet facilement", "5 piliers de la communication digitale", "Tenir facilement sa comptabilitĂ© d’association", etc.

Les sujets varient, mais les bonnes pratiques restent les mĂȘmes. Abordons-les ensemble dĂšs maintenant !

Voici le programme :

A la fin de cet article, vous en trouverez également un bref récapitulatif.

Allez, lançons-nous !
 
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webinaire-association

Pourquoi faire un webinaire pour votre association ?

Si vous avez besoin de faire passer des informations de maniĂšre efficace Ă  plusieurs personnes, que ce soit dans le cadre d’une formation (de bĂ©nĂ©voles par exemple) ou dans le cadre d’une rĂ©union d’équipe, internet peut ĂȘtre un prĂ©cieux alliĂ© - je ne vous apprends rien.

PlutĂŽt qu’un mail, un long document ou une vidĂ©o, ce transfert d’informations peut prendre la forme d’une session d'Ă©changes collectifs en ligne, c’est-Ă -dire un webinaire.

Qu’il s’adresse Ă  de l’interne (ex : formation des membres) ou Ă  de l’externe (ex : sensibilisation grand public Ă  une cause traitĂ©e par votre association), le webinaire prĂ©sente de nombreux avantages :

  • A bas les frontiĂšres : que les participants soient Ă  une rue ou Ă  1 000 km, cela ne change rien Ă  l’expĂ©rience qu’ils vivent - Ă  titre d’exemple, Ă  l’occasion de l'un de nos webinaires organisĂ© autour de la prĂ©sentation de 25 outils web pour les associations en 25 minutes, un participant se trouvait Ă  Dakar ! Ce qui est vrai pour les participants l’est aussi pour les intervenants : le webinaire permet de faire intervenir plusieurs personnes, mĂȘme si ces derniĂšres ne se trouvent pas au mĂȘme endroit - le gain de temps peut ĂȘtre un argument intĂ©ressant pour convaincre un expert de participer.

  • Finis les soucis de salles et de chaises manquantes : en fonction de l’outil que vous utilisez, vous pouvez convier jusqu’à des centaines de participants.

  • OubliĂ©es les considĂ©rations logistiques : il n’est pas nĂ©cessaire d’anticiper le nombre de croissants et de litres de cafĂ©s, ou de sandwichs.

  • Un webinaire peut en cacher un autre : l’avantage d’une formation en ligne, c’est qu’elle dure dans le temps. En effet, la majoritĂ© des outils dĂ©diĂ©s aux webinaires enregistrent automatiquement la session, que vous pourrez alors rĂ©utiliser. Finalement, vous pouvez voir le temps de prĂ©paration comme un investissement.

Alors, avec tout ça, vous ĂȘtes convaincu de vous lancer ?

Super, voyons maintenant comment faire.

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Comment préparer le webinaire de votre association ?

Globalement, l’organisation d’un webinaire partage quelques Ă©tapes communes avec celle d’un Ă©vĂ©nement d’association “dans la vie rĂ©elle”. Mais il prĂ©sente tout de mĂȘme quelques subtilitĂ©s que nous allons voir ensemble.

Quel thĂšme pour votre formation en ligne ?

Que souhaitez-vous que les participants apprennent et retiennent ?

Fixer ces objectifs vous permettra de présenter au mieux votre webinaire aux potentiels participants et de mesurer aprÚs-coup le succÚs de la session.

A qui s’adresse votre webinaire ?

Cette formation en ligne est-elle ouverte Ă  tout le monde ou rĂ©servĂ©e Ă  certaines personnes ? Les participants sont-ils un groupe homogĂšne ou hĂ©tĂ©rogĂšne ?

Les réponses à ces questions vous permettront de construire au mieux votre communication et le contenu de votre webinaire.

Ce sera notamment le cas pour adapter votre ton, le degré d'expertise, ou encore les canaux sur lesquels communiquer pour trouver une audience qualifiée et intéressée par votre sujet.

DĂ©terminez le jour et l’heure de votre webinaire

Si vous connaissez bien le profil des personnes susceptibles d’assister Ă  votre sĂ©minaire, imaginez leur semaine-type et la journĂ©e-type et identifiez le crĂ©neau qui a le plus de chance de s’insĂ©rer dans leurs agendas.

Si vous n’en avez aucune idĂ©e, vous pouvez tout simplement demander Ă  deux ou trois personnes reprĂ©sentatives de votre cible les jours et heures les plus intĂ©ressants pour elles.

Communiquez largement

La nécessité d'une communication massive est d'autant plus vraie si votre webinaire est ouvert à tous. Deux raisons à cela.

La premiÚre est que vous avez potentiellement une limite de places assez élevée, alors autant en profiter et toucher un maximum de personnes.

communication-webinaire-associationPour Armand : la clé,
c'est de bien communiquer !

La seconde est qu’il faut garder en tĂȘte que la participation Ă  une formation en ligne est moins engageante que celle Ă  un Ă©vĂ©nement dans la vie rĂ©elle.

C’est regrettable, mais c’est vrai et comprĂ©hensible : les inscrits font l'hypothĂšse que les frais engagĂ©s sont faibles voire nuls, et que "ça ne se verra pas" s’ils ne participent pas.

RĂ©sultat : il arrive d’avoir un taux d’absentĂ©isme approchant les 60 ou 70%.

C'est pourquoi il est indispensable de communiquer largement et suffisamment en amont - soit au moins 3 semaines Ă  l'avance.

Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités :

  • Les e-mails, si vous avez l'habitude d'envoyer une newsletter Ă  vos abonnĂ©s, pensez bien Ă  y accorder une bonne place Ă  votre webinaire,  
  • Les rĂ©seaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram, etc., ils restent l'un des meilleurs moyens pour les personnes intĂ©ressĂ©es par votre activitĂ© d'ĂȘtre informĂ©es, 
  • Votre site Internet, en affichant le webinaire dans le calendrier sur votre site AssoConnect par exemple.

Une fois une inscription enregistrée, si ce n'est pas géré automatiquement par votre outil de webinaire, pensez à envoyer un ou plusieurs rappels à l'approche de l'échéance. Vous ferez ainsi baisser sensiblement le taux d'absentéisme.

Prévoyez (au moins) un support de présentation

Si vous souhaitez que les personnes retiennent quelque chose de votre webinaire, nous vous conseillons chaleureusement de prĂ©voir un support, voire mĂȘme deux !

Expliquons-nous : le premier support Ă  prĂ©voir est celui que vous diffuserez pendant le webinaire.

Nous vous conseillons de privilĂ©gier un support relativement lĂ©ger et visuel : vous prĂ©senterez les informations Ă  l’oral. De trop nombreuses informations par Ă©crit sur ce premier support risqueraient de distraire les participants des explications que vous donnerez Ă  l'oral.

NĂ©anmoins, ce support de prĂ©sentation n’est pas suffisant. Si votre objectif est de faire passer des informations, il est utile voire indispensable de prĂ©voir un second support Ă  envoyer aux participants Ă  l’issue de la session en ligne. A l’inverse du support de prĂ©sentation, ce deuxiĂšme document peut contenir de nombreuses informations, c’est-Ă -dire celles que vous aurez prĂ©sentĂ©es Ă  l’oral.

Anticipez le cadre de votre webinaire

Prévoyez le timing de votre séminaire et anticipez le cadre dans lequel vous l'animerez.

Préférez un endroit calme évidemment, pour faciliter la communication.

Si vous avez une banderole de votre association, une affiche ou un kakĂ©mono, n’hĂ©sitez pas Ă  les positionner derriĂšre vous de maniĂšre Ă  ce qu’ils apparaissent Ă  la webcam. De la mĂȘme maniĂšre, si vous possĂ©dez un t-shirt ou un pull aux couleurs de votre association, c'est l'occasion parfaite de le porter.

En ayant bien prĂ©parĂ© ces diffĂ©rents Ă©lĂ©ments, vous serez prĂȘt Ă  vous lancer !

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Sur quel logiciel faire votre webinaire ?

Plusieurs outils sont aujourd'hui disponibles en ligne pour diffuser des webinaires.

Ils prĂ©sentent des fonctionnalitĂ©s et des tarifs diffĂ©rents. Comme pour le choix de n’importe quel logiciel, prenez le temps de regarder les diffĂ©rentes options qui s’offrent Ă  vous avant de faire votre choix.

Il s'agit d'une démarche importante car ce choix aura un impact direct sur le bon déroulement de votre séminaire en ligne.

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Pour choisir son outil de webinaire,
Eva aimerait y voir clair !

Nous vous présentons ici 6 outils qui nous paraissent intéressants.

N’hĂ©sitez pas Ă  indiquer dans les commentaires si vous en avez dĂ©jĂ  utilisĂ© d’autres.

Meet de Google

Google Meet est une application de la Suite Google que nous vous avons déjà présentée dans plusieurs articles.

Elle vous permet d’organiser des visioconfĂ©rences jusqu’à 100 personnes pour la version basique, et jusqu'Ă  250 personnes pour les suites Enterprise et Enterprise for Education.

Il est possible de rejoindre une conférence depuis un lien ou une invitation Google Calendar, aussi bien sur mobile que depuis un ordinateur.

Vous avez la possibilitĂ© de partager votre Ă©cran pour montrer la prĂ©sentation que vous aurez prĂ©parĂ©e au prĂ©alable. La fonction de chat intĂ©grĂ©e Ă  l’application permet aux participants de discuter par message pendant la visioconfĂ©rence.

Si certaines personnes souhaitent se joindre Ă  votre webinaire par tĂ©lĂ©phone, Google Meet crĂ©e un numĂ©ro de confĂ©rence. Dans ce cas, l’appel est facturĂ© au prix d’un appel standard.

A cette exception prĂšs, le service est gratuit.

YouTube Live

Si vous ĂȘtes familier de YouTube, vous devriez vous retrouver trĂšs facilement dans l'utilisation de YouTube Live.

Comme son nom l'indique, il s'agit de la version "en direct" de cet outil qui permet de diffuser votre formation en direct sur YouTube, ou de le configurer de maniĂšre Ă  ce qu’il soit diffusĂ© plus tard.

Comme d'autres, cet outil donne la possibilité de partager son écran et d'enregistrer la vidéo une fois terminée.

La diffusion en direct a l’avantage de permettre des interactions sur le chat associĂ©. La diffusion a posteriori permet Ă  votre webinaire de durer dans le temps.

Selon les personnes que vous souhaitez cibler pour votre webinaire, vous avez la possibilitĂ© de choisir qui peut avoir accĂšs Ă  la diffusion. Ainsi, trois options sont proposĂ©es :

  • la diffusion peut ĂȘtre publique, alors tous les internautes pourront y avoir accĂšs ;
  • la diffusion peut ĂȘtre non rĂ©pertoriĂ©e, dans ce cas, la vidĂ©o n’est pas affichĂ©e publiquement mais les personnes possĂ©dant le lien pourront y accĂ©der ;
  • enfin, la diffusion peut ĂȘtre privĂ©e, alors seules les personnes Ă  qui vous donnez spĂ©cifiquement accĂšs pourront la regarder.

L'outil est gratuit, trĂšs fiable et accessible depuis n'importe quel support Ă  l'aide d'un simple lien YouTube classique.

Livestorm

Livestorm est un outil spécialisé dans le webinaire qui contient de nombreuses fonctionnalités pour vous accompagner :

  • avant le webinaire : page d’inscription dĂ©diĂ©e, mails d’invitation, mails de rappel, etc.,
  • pendant le webinaire : modules de sondage, de chat, de questions/rĂ©ponses, etc.,
  • aprĂšs le webinaire : mail de remerciement, diffusion du replay, etc.

Les plus de cet outil : il est trĂšs ergonomique, et ne nĂ©cessite pas d’installation, les participants suivent le sĂ©minaire en ligne - ce n’est pas le cas de tous les outils disponibles.

Le revers de la mĂ©daille : Livestorm n’est pas gratuit. AprĂšs un mois d’essai gratuit, les prix commencent Ă  89 euros par mois. Pas forcĂ©ment adaptĂ© Ă  toutes les bourses, mais une solution intĂ©ressante Ă  envisager si le sujet des webinaires devient majeur pour votre association.

Go To Webinar

Go To Webinar est un outil historique et robuste pour les webinaires. Il permet d’ĂȘtre plusieurs "sur scĂšne" et se rĂ©partir les rĂŽles (prĂ©sentateur, modĂ©rateur, etc.).

Il propose un lien d’inscription, les mails de rappel et le fait d’envoyer un fichier aux participants.

Les participants doivent installer l’application sur leur ordinateur pour suivre votre webinaire.

De la mĂȘme maniĂšre que Livestorm, les tarifs commencent Ă  89 euros par mois.

Webikeo

Webikeo se dĂ©marque d'autres logiciels puisqu’il s’agit quasiment d’une "marketplace du webinaire" : de nombreux sĂ©minaires sont disponibles et affichĂ©s sur le site. Et le vĂŽtre pourrait se trouver parmi ceux-ci, ce qui reprĂ©sente un coup de pouce non nĂ©gligeable pour la communication !

Les tarifs affichĂ©s sont globalement assez Ă©levĂ©s, mais se justifient par l’accompagnement apportĂ© par l’entreprise et l’importance de l’audience de l’outil.

Zoom

Zoom est Ă  l'origine un outil de visioconfĂ©rence trĂšs simple Ă  mettre en place et Ă  utiliser. Le design est Ă©purĂ© et facilitera sa prise en main pour tous les utilisateurs.

S'il est gratuit jusqu'Ă  100 participants et 45 minutes pour les visioconfĂ©rences, oĂč chaque personne peut prendre la parole comme lors d'une rĂ©union, il en est diffĂ©remment pour les "vrais" webinaires.

Si vous souhaitez pouvoir prendre la parole et partager votre Ă©cran pour ĂȘtre suivi par des tĂ©lĂ©spectateurs, vous devrez donc passer par une formule payante. Comptez Ă  partir de 30 euros par animateur et par mois.

Selon le plan choisi, vous pouvez y accueillir entre 100 et 10 000 participants.

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Quelle attitude adopter pendant le webinaire ?

De maniĂšre gĂ©nĂ©rale, animer une rĂ©union d'association ou une formation n’est pas toujours Ă©vident, et requiert une certaine posture.

La dimension "en ligne" du webinaire est encore plus exigeante dans la mesure oĂč vous n’avez pas tous les participants face Ă  vous. Il est donc plus difficile de percevoir leurs rĂ©actions.

Pour cela, voilĂ  nos conseils pour animer une formation en ligne.

Commencez par poser le cadre et les rĂšgles du jeu

Présentez-vous et présentez votre structure si nécessaire, notamment si votre session est ouverte au "grand public". En quelques minutes, vous créez ainsi un premier lien avec votre audience et expliquez votre présence.

Détaillez ensuite le thÚme et l'objectif de la session. Cela permet à votre public de savoir ce qu'il va trouver au cours de cette conférence et de comprendre votre valeur ajoutée.

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DĂ©finir le cadre de son webinaire,
pour Audrey : c'est fait !

Indiquez le planning et le temps qu’il est censĂ© durer. Les webinaires se font le plus souvent en journĂ©e, les participants ont par consĂ©quent besoin de cette information pour s'organiser. Enfin, indiquez la maniĂšre dont il va se dĂ©rouler.

Par exemple : "Je vais d’abord vous prĂ©senter nos actions, puis notre nouveau projet. Cela durera environ 30 minutes. Ensuite, nous aurons un temps de questions-rĂ©ponses pendant environ 10 minutes."

Soyez attentif aux personnes sur la dimension technique

Si les participants ne vous voient plus, ne voient plus la prĂ©sentation que vous partagez, ou ne vous entendent plus, il y a fort Ă  parier qu'ils ne resteront pas longtemps sur votre session, et c'est assez comprĂ©hensible.

DĂšs le dĂ©but de votre sĂ©minaire en ligne, proposez-leur une maniĂšre de vous signaler qu’ils ne voient plus ou ne vous entendent plus.

Pour mettre toutes les chances de votre cÎté, assurez-vous en amont de disposer d'un matériel de bonne qualité, d'une connexion internet robuste et installez-vous dans l'endroit le plus calme possible.

Parlez distinctement et pas trop vite

Cette rĂšgle est vraie dans n'importe quelle rĂ©union en prĂ©sentiel, elle l’est encore plus lorsque les interactions se font par le biais d'une webcam et d'un micro.

Pour vérifier votre rythme et votre diction, enregistrez-vous sur un court extrait, écoutez ensuite puis ajustez si nécessaire. N'hésitez pas à demander un avis extérieur ou, encore mieux, à répéter directement votre présentation devant cette personne.

Fermez tout le reste

Mettez votre portable en mode avion, désactivez toutes vos notifications pour ne pas vous laisser distraire, et soyez concentré à 100%.

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Quels sont les piĂšges Ă  Ă©viter ?

Etre trop long

Nous vous conseillons de ne surtout pas dépasser une heure, sinon vous risquez de perdre les participants.

Idéalement, faites plutÎt une présentation pendant une demi-heure, puis une session de questions-réponses d'un quart d'heure.

Ne pas répondre aux questions

Si vous ne rĂ©pondez pas aux questions, autant faire une vidĂ©o que vous envoyez. En effet, l’intĂ©rĂȘt du webinaire est qu’il sous-entend de l’interaction avec les participants.

Montrez que vous faites attention aux personnes qui sont derriĂšre leur Ă©cran - ces personnes ont potentiellement de nombreuses autres sollicitations (notifications, des personnes qui leur parlent par ailleurs, etc.), donc il est important de les intĂ©resser.

Ne pas prĂ©parer votre webinaire

Imaginez un formateur ou l’animateur d’une rĂ©union qui viendrait les mains dans les poches
 Cela vous parait absurde ?

C’est la mĂȘme chose pour un sĂ©minaire en ligne. Donc entraĂźnez-vous avant. D’autant plus que cela peut ĂȘtre dĂ©stabilisant d’avoir un parterre (virtuel) de personnes qui vous Ă©coutent mais que vous ne voyez pas.

Sous-estimer la dimension technique

La technique est le seul lien qui existera entre les participants et vous.

Assurez-vous d’avoir rassemblĂ© 3 Ă©lĂ©ments indispensables :

  • une connexion Ă  internet haut dĂ©bit,
  • un micro de qualitĂ©,
  • et une bonne webcam.
Sans ces éléments, votre webinaire ne sera pas efficace et n'atteindra pas les objectifs fixés.

Sous-estimer la communication

Si votre sĂ©minaire est ouvert Ă  tout le monde, il n’est pas impossible que 2 inscrits sur 3 ne viennent pas.

Donc n’ayez pas peur de faire un peu de "surbooking" pour votre session. Et n'oubliez pas d’envoyer un mail de rappel aux inscrits avant le webinaire (sauf si l’outil que vous utilisez le fait pas pour vous, Ă©videmment).

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En bref

đŸ’» Un webinaire, c’est quoi ?

Contraction entre "web" et "séminaire", on peut le résumer à un séminaire en ligne. Cela permet de faire passer des informations de maniÚre simple et efficace à un groupe de personnes à distance.

🏃 Comment prĂ©parer un webinaire ?

Identifiez le thÚme, le ou les intervenants, les personnes à qui vous souhaitez vous adresser, puis préparez-vous bien et communiquez massivement sur votre webinaire.

đŸ› ïž Quels outils utiliser ?

Il existe de nombreux outils permettant d’organiser un webinaire. Parmi eux : Livestorm, Zoom, Webikeo, YouTube, etc. Identifiez bien votre besoin afin de sĂ©lectionner l’outil le plus adaptĂ©.

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Voilà les conseils que nous pouvons vous prodiguer à travers notre modeste expérience. Nous espérons qu'ils vous seront utiles. La meilleure façon de le savoir est toujours de se lancer !

Chaque semaine, nous organisons plusieurs webinaires gratuits sur des thĂ©matiques variĂ©es. Si l’un de nos sujets vous intĂ©resse ou si vous souhaitez dĂ©couvrir ce format avec un exemple concret, n’hĂ©sitez pas Ă  vous inscrire.

Vous souhaitez plus d'informations ? Nous vous avons concocté un livre blanc complet sur la communication d'association

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