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Diviser par 10 les frais de Comptabilité d'un Club Omnisports

Depuis plus de 70 ans le Club Olympique de Savigny (COS) poursuit le même but : promouvoir le sport pour tous. Créé en 1948, ce club emblématique de l’Essonne regroupe dans les années 1980 près de 25 sections sportives et plus de 5000 adhérents.

Au fil des ans et pour diverses raisons (subventions, contraintes comptables, installation ..), certaines sections ne trouvent plus leur intérêt au sein du club. Le nerf de la guerre pour le COS : suivre et consolider la comptabilité des sections indépendantes pour assurer la poursuite des activités sportives ! Pour cela le club cherche une solution efficace et abordable. Après avoir testé différents logiciels puis le développement d'une solution en interne, le chemin du Club Omnisports croise celui d’AssoConnect en 2017.

Le Club Olympique de Savigny regroupe désormais six sections sportives (Volley, PGA, Basket, Lutte, Twirling, Boule Lyonnaise) et un Comité Directeur. Plus de 900 adhérents participent activement à la vie du club. Si AssoConnect est aujourd'hui plébiscité par l'ensemble des sections sportives, le chemin pour parvenir à AssoConnect a été long.

Président du club depuis 2007, Pierre nous raconte.

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Un club omnisports face à de nombreux défis

En 2002, Pierre est président de la section basket dont il gère la comptabilité depuis quelques années déjà. A cette époque, les subventions de la Mairie permettent d'avoir un logiciel de comptabilité pour chaque section et un expert comptable pour gérer la consolidation des différentes sections : un budget considérable qui s'élève à 5000 euros par an, rien que pour l'expert comptable.

Au fil des ans, la diminution progressive des subventions rend ce budget trop lourd à supporter pour le Club Omnisports. En plus de son coût, le logiciel de comptabilité n'est pas optimal : aucun lien n'est fait entre la gestion des adhérents et la comptabilité, ce qui rend la réconciliation comptable fastidieuse.

Une solution comptable... inadaptée !

En 2011, le Club change de cabinet comptable et migre sa comptabilité sur le logiciel plébiscité par ce dernier. Une fois encore, ledit logiciel ne prend pas en charge la gestion des adhérents.

Le Club Olympique de Savigny décide alors de développer sa solution en interne. Son objectif : permettre notamment de faire de la saisie en parallèle avec plusieurs personnes sur le logiciel.

De 2011 à 2017, le Club Olympique de Savigny conserve ce fonctionnement : d'un côté, le logiciel de comptabilité et l'expert comptable du cabinet, de l'autre, le logiciel de gestion des adhérents développé en interne.

Le prix : l'élément qui convainc le CO Savigny de passer à AssoConnect

Le club décide de présenter sa solution de gestion des adhérents à la Fédération Française des Clubs Omnisport. Cette dernière leur parle alors d'AssoConnect et du partenariat entre la FFCO et AssoConnect. Intrigué, Pierre s'intéresse à la solution d'AssoConnect … et l'adopte presque immédiatement !

L'élément déclencheur ? Le prix. Le logiciel AssoConnect leur coûte près de 10 fois moins cher que leurs dépenses en comptabilité d'alors - plus de 300 euros par mois pour l'ancienne solution. 

Outre le coût, de nombreux avantages se présentent rapidement au président du club : plus de problème de réconciliation entre le module de comptabilité et la gestion des adhérents, sur AssoConnect tout est lié.

“L’autre argument qui m’a convaincu de m’intéresser à AssoConnect est le fait que la gestion des adhérents était liée à la comptabilité. Avant, avec nos deux logiciels séparés on avait souvent des problèmes de réconciliation au niveau de la comptabilité.”

La présence chez AssoConnect d'une large équipe technique dédiée à l’amélioration constante du logiciel finit de convaincre Pierre : la solution ne dépend plus d'une seule personne.

Une comptabilité simplifiée pour les sections du Club Omnisports 

Aujourd’hui, les six sections et le Comité Directeur du Club utilisent le module comptabilité.

Un des enjeux majeurs des clubs omnisports reste en effet la gestion de la consolidation comptable, indispensable lorsque les sections ne sont pas indépendantes juridiquement.

Sur AssoConnect, la consolidation se fait automatiquement et ne nécessite pas l'aide d'un expert comptable.

Le logiciel donne la possibilité de gérer des groupes avancés qui correspondent aux sections du club dans le cas du Club Olympique de Savigny. Chaque section a donc accès à une comptabilité personnelle.

Tout au long de l’année, les personnes en charge de la trésorerie des différentes sections peuvent se connecter sur leur espace dédié pour renseigner leurs opérations comptables.

La consolidation des comptes est gérée au niveau principal, administré par Pierre. Elle est faite de manière dynamique : dès qu’une section ajoute une écriture, Pierre la retrouve au niveau principal. Il a ainsi un aperçu global et en temps réel de la situation financière du Club Omnisports.  

AssoConnect étant un logiciel est en ligne, plusieurs personnes peuvent l'utiliser en parallèle et à distance : utile lorsque les sections doivent gérer leur comptabilité au quotidien.

"Notre trésorier est à Lyon, il a accès au logiciel à distance et peut travailler dessus. J'ai la possibilité de gérer ses droits d'accès si je le souhaite."

Pour Pierre, la situation actuelle n’est pas comparable au fonctionnement antérieur, à la fois en terme de coûts mais aussi de simplicité au quotidien.

Une utilisation progressive d'AssoConnect au sein de la section Basket

Logiciel tout-en-un, AssoConnect ne se limite pas à la comptabilité associative. Le logiciel propose d’aider sur des aspects de communication ou de gestion des adhésions par exemple. Pierre est déterminé à exploiter tout le potentiel du logiciel en mettant en place progressivement les autres modules au sein de la section Basket.

Le module Billetterie pour gérer les événements de la section Basket

Avant d’entrainer les autres sections, le président du Club Omnisports commence par utiliser AssoConnect pour la section Basket, qu'il gère toujours.

Il débute par le module Billetterie en permettant aux adhérents et personnes extérieures de s'inscrire à des stages de basket, la soirée du Club ou la boutique en ligne.

Il expérimente ainsi le paiement en ligne via AssoConnect : un gain de temps important ! Les écritures comptables sont générées automatiquement, plus de chèque à aller déposer. S'il a en tête les coûts liés au paiement en ligne, Pierre considère les gains apportés bien supérieurs. 

“Je sais que le paiement en ligne a un coût, mais déposer un chèque, avoir des chèques sans provision, risquer de perdre des chèques, … Tout ça me fait perdre beaucoup de temps, du temps que je ne peux pas consacrer à la gestion du club.”

La gestion simplifiée des membres de la section Basket

Les avantages constatés sur le module de Billetterie encouragent Pierre à étendre son utilisation d'AssoConnect. Il se lance alors à l'assaut de l'outil de gestion des membres et importe sa communauté via un formulaire Excel, une manoeuvre rapide.

Il peut désormais filtrer ses adhérents par cours et les contacter en deux clics, pour les avertir de l’annulation d’un cours par exemple.

Un nouveau site internet pour le Club Olympique de Savigny et des mini-sites pour les sections

L'étape suivante est la migration de son site internet sur AssoConnect : le logiciel lui permet de reproduire son site en peu de temps et de l'alimenter régulièrement sans réelles compétences techniques.

Un vent de modernité pour la rentrée avec les adhésions en ligne

Après ces différentes étapes, c'est le point d'orgue : la section Basket gère ses inscriptions via le module Adhésions pour la rentrée 2018.

La diffusion du logiciel a donc été totale au sein de la section Basket, tout en choisissant d’avancer étape par étape pour prendre le temps de découvrir tous les modules.

Promouvoir une diffusion plus large pour optimiser au maximum le fonctionnement du Club Omnisports

Convaincu du gain de temps mais aussi financier apportés par AssoConnect, Pierre encourage au quotidien les présidents des autres sections à utiliser le logiciel pour d’autres usages que la comptabilité.  

Le Club Olympique de Savigny a d'ailleurs bénéficié du partenariat entre la FFCO et AssoConnect. 

"Nous avons pu bénéficier de la réduction de la FFCO. Les tarifs étaient vraiment attractifs pour nous. Surtout quand on compare aux 300 euros mensuels de notre ancien logiciel qui ne gérait que la comptabilité."

Grâce au fonctionnement en groupes avancés, chaque section a accès à l’ensemble des modules proposés par AssoConnect.

Tout comme la section basket, les autres sections devraient progressivement mettre en place via AssoConnect leurs campagnes d’adhésion, leur site internet ou encore la gestion de leur communication.

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Le mot de la fin pour Pierre ?

"J'ai rêvé d'un logiciel tout-en-un pour la gestion de mon association et maintenant je l'ai ! Si l'on m'enlevait AssoConnect aujourd'hui je ne serais vraiment pas content !"

Un grand merci à Pierre d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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