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6 critères pour choisir le système d’information de votre réseau associatif

17 juin 2020

Pour un réseau associatif, utiliser un système d’information (SI) adapté à sa structure est indispensable. L’ensemble des outils de stockage, de gestion, de traitement et de diffusion de l’information impactent en effet directement le bon fonctionnement d’un réseau.

Dans cet article, nous détaillons les principaux critères à considérer pour trouver le SI le plus adapté aux besoins de votre réseau associatif, à savoir :

Bonne lecture !

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La simplicité à tous les niveaux

Simplifier l’usage quotidien

Il y a des chances que votre système d’information soit utilisé par la tête de réseau, mais aussi par vos antennes, pilotées en bonne partie par des bénévoles.

Pour gagner du temps, mais aussi pour éviter la frustration des utilisateurs, votre choix doit se porter sur un SI composé d’outils simples à prendre en main.

Chez AssoConnect, une expérience est parfois menée avec certains réseaux consistant à proposer de l’accompagnement à une partie des associations et à en laisser d’autres adopter l’outil en autonomie, dans le but de démontrer la simplicité d’utilisation.

Quelle que soit la méthode retenue, assurez-vous que votre réseau pourra être autonome rapidement. Pour cela : testez et faites tester l’outil avant de lancer son déploiement.

Eviter de multiplier les outils

Il s’agit d’une tendance qu’ont toutes les organisations, et qui complique considérablement le travail d’harmonisation des réseaux. C’est pourquoi, dans le mesure du possible, il est conseillé de faire au plus simple en privilégiant les solutions dites "tout-en-un".

Au sein d’un réseau, l’enjeu principal est généralement de réussir à déployer un outil auprès d’un maximum d’antennes. Plus votre outil est complet, moins vous avez de solutions différentes à faire adopter, et plus vous mettez les chances de votre côté en termes d’usage.

outil-tout-en-un-assoconnectLimiter le nombre d'outils ?
Pour Tristan, c'est un grand "oui" !

Vérifier la compatibilité

Il est possible que d’autres logiciels soient déjà utilisés dans votre réseau, et cela ne représente pas forcément un problème. En revanche, il est nécessaire que vos nouveaux outils puissent s’interfacer avec les outils existants.

Prenons l’exemple de la Fédération Française de Triathlon (FFTri), qui possède son propre système de gestion des licences pour ses adhérents. Pour simplifier la gestion de ses membres, une API* fait le lien entre ce logiciel "maison" et AssoConnect, qui simplifie la remontée des informations CRM depuis AssoConnect pour mettre à jour les informations dans le logiciel de licences et vice versa.

Ainsi, chaque personne qui prend une licence se voit enregistrée directement dans la base de données du club concerné sur AssoConnect, et l’écriture comptable correspondante se crée de manière automatique.

De cette manière, la fédération se simplifie considérablement la tâche et fait coexister deux logiciels différents sans alourdir les démarches pour autant.

* API veut dire "Application Programming Interface". Pour faire simple, vous pouvez voir cela comme un tuyau qui permet Ă  plusieurs logiciels de communiquer entre eux.

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La gestion des droits et accès

Admettons que vous utilisiez un outil tout-en-un. Pour des raisons de sĂ©curitĂ© et de traitement des informations, tous les membres de l’ensemble de votre rĂ©seau ne peuvent Ă©videmment pas avoir les mĂŞmes autorisations. 

Dès lors, que doit permettre un "bon" SI en termes d’accès ?

Accès par échelons (ou "niveaux d’accès")

Le premier aspect sur lequel les accès peuvent différer est l’échelon dans lequel vous vous situez. Vous pouvez par exemple définir que chaque niveau de votre réseau a accès à la comptabilité et/ou aux adhésions de l’échelon inférieur, mais pas à ceux de même niveau ou d’un échelon supérieur.

Dans ce cas, une fédération a par exemple de la visibilité sur tout ce qui se passe dans son réseau, un comité régional ne peut suivre la comptabilité ou les adhésions qu’au sein des comités départementaux de sa région, et ainsi de suite pour chaque niveau.

Notons qu’il ne s’agit là que d’un exemple, ce modèle de gestion des accès ne vaut pas pour tous les réseaux et dépend du niveau d'intégration de chacun.

Accès par type de modules selon les métiers des administrateurs

Pour aller davantage dans le détail, et parce que chaque personne a un rôle différent au sein d’un réseau, voyez également si le SI étudié permet de limiter les accès par modules.

Concrètement, certaines personnes n’ont besoin d’accéder qu’à la base d’adhérents, d’autres à la comptabilité, et d’autres encore aux outils de communication. Plus précisément encore, certains utilisateurs doivent être "administrateurs", d’autres seront "éditeurs", quand d’autres ne pourront que consulter les informations sans les modifier.

Quel que soit votre choix, assurez-vous donc que le logiciel retenu vous donne suffisamment de souplesse pour gérer ces accès et les faire évoluer dans le temps selon les mouvements dans votre organisation.

gestion-droits-si-assoconnectAperçu de la gestion des droits sur AssoConnect

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La consolidation des données

Les éléments consolidés

Les informations qu’il est possible de consolider sont nombreuses. Cependant, pour la plupart des réseaux, les plus pertinentes sont généralement les données CRM, la comptabilité et les campagnes de collecte, qui incluent les adhésions et les dons. Evidemment, cela dépend toujours du degré d’intégration du réseau en question.

Pour les données CRM, vérifiez qu’il est possible de paramétrer les champs de données pour l’ensemble de votre réseau. Cela vous permettra d’harmoniser le type d’informations recueillies et leur format afin de faciliter leur traitement.

Reprenons l’exemple utilisé dans un article dédié à la gestion d’un réseau associatif : si un club de sport demande de renseigner le sexe de ses adhérents au format "Homme/Femme" quand d’autres demandent "Masculin/Féminin", les informations ne remonteront pas correctement jusqu’à la fédération et ne peuvent pas être consolidées correctement sans intervention humaine et retraitement de la donnée. Cela n’aurait aucun sens.

Veillez donc à ce que votre logiciel permette de définir des champs obligatoires, tout en laissant éventuellement la liberté pour les associations d’en ajouter d’autres selon leurs besoins.

Les différents niveaux de consolidation

Au-delĂ  du type de consolidation permis par un logiciel, assurez-vous qu’il dispose de suffisamment de "niveaux" afin de consolider toutes les informations dont vous avez besoin.

Une nouvelle fois, ce n’est pas un détail et il convient de vous assurer avant de choisir une solution que celle-ci répond à vos particularités.

Pour prendre un exemple, le réseau Générations Mouvement, qui compte 800 000 membres, consolide ses données CRM via AssoConnect sur un total de cinq niveaux différents.

De son côté, la Fédération Française de Clubs Omnisports (FFCO) avait besoin de consolider à la fois par niveaux, mais aussi au sein des sections d’un même club.

Denis Lafoux, Directeur de la FFCO en a rapidement fait le constat : "Quand vous avez 10 sections, il est possible que vous ayez 10 manières différentes de gérer vos adhérents. La section yoga va le faire sur un cahier-papier, la section tennis va le faire sur un fichier Excel, et puis une autre section va gérer ses membres sur le logiciel de la fédération délégataire..."

Pour la FFCO, l’harmonisation des pratiques au sein d’un même système d’information était donc une nécessité, et c’est aujourd’hui ce qu’AssoConnect lui permet de réaliser.

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Le prix

Difficile de ne pas l’évoquer, le prix a évidemment son importance dans le choix final d’un outil. Toutefois, il convient de l’évaluer selon les bons critères.

Cohérence du tarif proposé

Souvent évoqué sous l’anglicisme "value for money", cela revient en fait à mettre le prix face aux bénéfices apportés et aux nouvelles opportunités offertes.

Prenons un exemple : le paiement en ligne. A première vue, ce service représente un coût puisque des frais sont prélevés sur chaque opération. Pourtant, ses avantages surpassent nettement son coût : réduction des impayés, gain de temps et simplification du traitement comparé à des paiements par chèque et satisfaction accrue de vos bénévoles et adhérents.

Nous ne disons pas qu’il faut toujours accepter de payer cher pour un produit de qualité, mais il convient de trouver le meilleur rapport entre l’investissement demandé et les bénéfices apportés par la solution.

Clarté de l’offre

L’idée est simple : éviter à tout prix les devis incompréhensibles et les coûts cachés. Frais de maintenance, d’évolution, service client, tous ces coûts supplémentaires doivent être pris en compte et anticipés sous peine de faire rapidement gonfler la facture.

Il n’y a donc pas de secret, soyez vigilant et renseignez-vous bien sur les tarifications proposées par chaque prestataire. En cas de doute, privilégiez toujours les solutions les plus simples et transparentes, et cela vaut évidemment pour leur grille tarifaire.

Prix fixe vs. abonnement

Pour nombre de services aujourd’hui, l’abonnement a le vent en poupe. Il faut dire que ce modèle présente plusieurs avantages : il permet de prévoir son budget, d’étaler l’investissement dans le temps et, lorsqu’il inclut un engagement sur la durée, il offre plus de chances de pouvoir négocier des remises importantes.

Par ailleurs, le modèle d’abonnement reste également avantageux sur le long terme. Il permet en effet de laisser les coûts d’entretien, de sécurisation et de développement de la plateforme à la charge de cette dernière, sans impacter le prix de l’abonnement. Une économie d’argent, mais aussi un gain de temps considérable pour le réseau.

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Une solution dynamique

Par "dynamique", nous entendons la possibilité d’évoluer au gré de vos besoins. Le SI d’un réseau n’est par définition pas censé changer régulièrement, sans quoi ses bénéfices seraient limités.

Il est donc primordial de se projeter dans le futur et d’éviter de s'enfermer dans une architecture de système d’information qui pourrait s’avérer bloquante à l’avenir.

Pour cela, prenez le temps d’anticiper autant que possible vos besoins. En cas de doute, privilégiez la solution la plus souple.

besoins-systeme-information-reseau-associationsPour le SI de son réseau, Emily voit loin
et pense Ă  aujourd'hui comme Ă  demain !

Pour ĂŞtre concret, votre système d’information idĂ©al doit : 

  • S’adapter selon l’évolution de votre rĂ©seau, l’arrivĂ©e de nouvelles antennes ne doit par exemple pas ĂŞtre un problème,
  • Permettre de passer d’un plan tarifaire Ă  un autre facilement, et ainsi rester toujours au plus près de vos besoins,
  • S’adapter aux connaissances des utilisateurs, un point particulièrement important en comptabilitĂ©, oĂą les niveaux de connaissance des bĂ©nĂ©voles varient,
  • PossĂ©der des modules qui rĂ©pondent aux besoins Ă  venir, et pas seulement Ă  ceux d’aujourd’hui. C’est notamment la raison pour laquelle AssoConnect donne accès Ă  l’ensemble de ses fonctionnalitĂ©s, quel que soit le tarif sĂ©lectionnĂ©,
  • S’adapter aux nouvelles rĂ©glementations, comme ce fut le cas en dĂ©but d’annĂ©e 2020 avec l’arrivĂ©e du nouveau plan comptable des associations.

Si la solution que vous envisagez d’adopter répond à tout cela, vous pouvez déjà être plus serein sur sa pérennité.

support-systeme-information-réseau-associationsL’accompagnement

Construire un système d’information de réseau associatif est un projet d’ampleur, et peut parfois créer quelques résistances en interne. Cela demande par conséquent un travail de formation et d’accompagnement au changement non négligeable.

Cet accompagnement peut prendre plusieurs formes : formations en présentiel, à distance, tutoriels vidéo, documentation interne, centre d’aide, etc.

A titre d’exemple, lorsqu’un réseau choisit AssoConnect, une personne de notre équipe assure à ses côtés la gestion du projet (ex : le paramétrage, l’import des données, etc.) et l’accompagne dans le déploiement au sein du réseau.

Pour aller plus loin dans notre exemple, imaginons comment pourrait se dérouler la formation à l’échelle d’un réseau composé d’une tête de réseau, de comités régionaux, de comités départementaux et d’antennes locales.

En plus des ressources mises à disposition, des référents AssoConnect sont nommés au sein du réseau. Chacun d’eux a pour mission de former les membres de son réseau et de les accompagner à la prise en main et l'utilisation de l'outil :

  • Les comitĂ©s rĂ©gionaux et dĂ©partementaux nomment des rĂ©fĂ©rents pour accompagner et former les antennes locales,
  • AssoConnect se charge de former ces rĂ©fĂ©rents et leur fournit un guide complet de formateur pour assurer leurs formations,
  • Les rĂ©fĂ©rents organisent et animent des formations en interne pour faciliter le dĂ©ploiement de l’outil.

Il ne s’agit que d’un exemple qui couvre une partie du dispositif de formation, mais il illustre bien l’accompagnement proposé.

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Le déploiement d’une solution dans un réseau sur plusieurs niveaux est par définition une mission complexe. Pour la simplifier, nous ne pouvons que vous conseiller de privilégier un prestataire expérimenté, qui a déjà travaillé avec des réseaux et qui possède ce savoir-faire.

Pour le reste, vous savez désormais tout sur les critères pour bien choisir le système d’information de votre réseau associatif. Nous espérons que ces six critères simples vous permettront de choisir le plus adapté à votre organisation.

Si vous êtes actuellement à la recherche d’une solution tout-en-un pour votre réseau associatif, retrouvez-nous sur la page AssoConnect Réseaux.

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