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8 critères pour choisir un partenaire de développement informatique

Il y a quelques mois, la décision est tombée : votre grand chantier digital d'association aura bien lieu ! Depuis, vous n’avez pas chômé : identification et priorisation des besoins, interview des futurs utilisateurs de la solution, budget, cahier des charges, etc.

Après avoir envisagé une solution maison, vous vous êtes rendu à l’évidence : impossible de vous passer d’un prestataire informatique dont c’est réellement le métier. Alors vers qui vous tourner pour développer votre projet digital associatif ? 

Il existe des milliers de prestataires informatiques et tous ne se valent évidemment pas. Nous vous partageons dans cet article les éléments essentiels à vérifier pour vous aider à choisir “le” partenaire informatique qui fera entrer votre association dans une nouvelle ère digitale. 

Nous explorons ici 8 critères déterminants : 

Ces différents éléments sont repris dans la fiche technique de cet article. Demandez-la gratuitement pour en garder une trace.

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choisir prestataire informatique experience

L'expérience du prestataire informatique

Comme pour beaucoup de choses dans la vie, faites confiance au bouche à oreille.

Interrogez d’autres responsables d’associations, demandez-leur des recommandations et des détails sur la manière dont ils ont vécu l’expérience avec leur prestataire, sans embellir ni dégrader le tableau

Vous pouvez leur demander des éléments factuels (tenue des délais, organisation, fréquence des échanges, etc.) et des éléments de ressenti (confiance, transparence, facilité dans les échanges, etc.).

Lors de vos échanges avec un prestataire envisagé, demandez-lui s’il a déjà travaillé avec des associations ou s’il est habitué à travailler pour d’autres types de structures. Votre objectif : déterminer s’il a la capacité de comprendre exactement vos enjeux et vos besoins.

N’hésitez pas à lui demander des références de projets associatifs antérieurs. Comme pour des recrutements, vous pouvez contacter ces références s’il s’agissait pour eux d’un projet de grande ampleur. Si le prestataire est réticent à vous communiquer des contacts, cela peut éventuellement vous mettre la puce à l’oreille : ce n’est pas de très bonne augure.

choisir un prestataire informatique simplicité

La simplicité dans les échanges et dans la réalisation du projet digital

Nous sommes bien placés chez AssoConnect pour vous parler de simplicité : c’est l’un de nos trois valeurs. “Simple is beautiful” pourrait être un de nos mantras. 

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Et paradoxalement, faire simple est souvent… compliqué !

Or, lorsqu’il s’agit de projet informatique, la simplicité est de mise, il s’agit d’éviter à tout prix de créer une usine à gaz.

A partir des besoins exprimés et priorisés, le prestataire doit vous apporter la réponse technique la plus simple possible. La solution livrée doit être utilisable facilement par toutes les personnes qui en ont besoin. Sinon elle ne sera pas utilisée, tout simplement, et votre projet digital se transformera en gaspillage de temps, d’argent et d’énergie. Ce serait dommage.

La simplicité s’applique non seulement à la solution technique apportée par le prestataire, mais aussi à la manière de travailler et de communiquer avec lui. Sur cet aspect, les premiers échanges que vous aurez vous donneront probablement un bon aperçu de la tournure que pourront prendre les choses. 

Enfin, un autre indicateur peut vous aiguiller au sujet de la simplicité : le prestataire propose-t-il une grille de tarifs claire, simple à comprendre, et sans coût caché ? S’il y a des doutes à ce sujet, demandez des explications. Si elles tardent à venir, il est probablement plus sage d’envisager une autre solution.

presta informatique projet digital gestion

Le prestataire informatique propose-t-il une gestion de projet de qualité ?

Difficile de faire avancer un projet sans une personne ou une équipe dédiée. Le prestataire vous propose-t-il d’avoir un interlocuteur unique qui sera capable de comprendre vos questions et faire le lien avec l’équipe technique ? Cet interlocuteur est-il suffisamment expérimenté et réactif ?

La gestion de projet suppose généralement des outils dédiés (il en existe de multiples : Trello, Asana, etc.) et des canaux de communication qui facilitent les échanges. 

Existe-t-il un calendrier qui permet de donner un cadre précis et sérieux au développement du projet ? La fréquence des réunions d’avancement et des échanges vous permettront de comprendre la manière dont travaille le prestataire, et si cette manière de procéder est compatible avec votre organisation et vos process.

projet informatique conduite du changement

Le prestataire informatique propose-t-il de l’accompagnement à la conduite du changement ?

Enclencher un grand chantier digital dans votre association ou réseau associatif peut donner lieu à de nombreuses frictions en interne. C’est l’éternel sujet de la résistance au changement.

Le rôle du prestataire est alors de vous apporter toutes les clés pour faire accepter ce changement en interne et l’accompagner du mieux possible en impliquant les différents niveaux de l’organisation.

Cet accompagnement au changement peut prendre de nombreuses formes : 

  • formations en présentiel pour les différentes équipes,
  • webinaires ou formations à distance,
  • vidéos de tutoriel,
  • documentation interne,
  • centre d’aide, etc.

Dans vos discussions avec les potentiels prestataires, regardez s’ils sont attentifs à ces aspects, s’ils proposent de s’adapter aux personnes impliquées sur le projet et envisagent un plan de formation pour vos équipes.

prestataire informatique assistance

L’assistance est-elle incluse dans la prestation ?

Rares sont les projet digitaux “one-shot” - comprendre “les ponts sont complètement coupés une fois la solution livrée”.

Normalement, une fois formées, les personnes de l’équipe projet en interne dans votre association seront parfaitement à l’aise pour utiliser la solution. Mais qu’en est-il des personnes qui n’ont pas suivi le développement du projet ? Qu’en sera-t-il de celles qui rejoindront bientôt votre équipe associative ? 

Là se pose la question de l’assistance. Elle recouvre globalement deux sujets : l’accompagnement à l’utilisation d’une part, l’intervention en cas de souci technique d’autre part. 

Si la solution livrée est suffisamment simple et la documentation interne suffisamment complète, alors l’aide à l’utilisation devrait être minime. Elle doit cependant être disponible pour débloquer toute personne qui en aurait besoin.

La question des éventuels soucis techniques est plus épineuse.

Même en prenant toutes les précautions possibles, personne n’est à l’abri de petits grains de sables dans les rouages qui peuvent donner lieu à des anomalies techniques. Il est alors indispensable que votre prestataire puisse intervenir rapidement et apporter une solution efficace.

En bref, lorsque vous choisissez votre prestataire informatique, veillez à explorer les engagements qu’il est tenu de respecter une fois le projet livré.

prestataire informatique securité

Quelles garanties de sécurité vous apporte votre prestataire informatique ?

La sécurité autour de votre solution informatique est une responsabilité partagée entre votre association et votre prestataire.

De votre côté, la sécurité concerne les usages. 

Par exemple, vos mots de passe sont-ils écrits sur un bout de papier visible et accessible à tout le monde ? Les comptes utilisateurs sont-ils partagés entre plusieurs personnes ? 

prestataire informatique association securite

Du côté du prestataire, la sécurité concerne la technique.

Globalement,  votre prestataire informatique ne pourra pas vous empêcher de partager un mot de passe (#nefaitesjamaisça), mais il doit mettre en place tout ce qui est en son pouvoir pour vous garantir un maximum de sécurité autour de la solution qu’il propose.

Voici quelques exemples de chantiers concernant la sécurité : 

  • S’il s’agit d’un logiciel en ligne ou d’un site internet, existe-t-il bien un accès sécurisé ? C’est le “HTTPS” que vous voyez généralement sur les URL des sites internet… sécurisés. HTTPS signifie “HyperText Transfer Protocol Secure”, littéralement “protocole de transfert hypertextuel sécurisé” en Français. C’est ce qui permet au visiteur de vérifier l'identité du site web auquel il accède.

  • Si votre solution inclut du paiement en ligne, vérifiez que le 3D secure est activé. Ce système largement démocratisé permet de limiter la fraude en s'assurant à chaque paiement que la carte est utilisée par son véritable titulaire. Aujourd’hui, il est indispensable si vous souhaitez mettre en place le paiement en ligne.

  • Avez-vous la possibilité d’activer la double authentification ? C’est un peu l’équivalent du 3D Secure appliqué aux mots de passe. Si une personne utilise mon mot de passe, elle doit en supplément renseigner un code unique qui change toutes les 30 secondes. Cela permet de vérifier que la personne qui souhaite se connecter a bien ce droit.

  • Le prestataire propose-t-il le hashage des mots de passe ? Cela consiste à ne pas stocker les mots de passe en clair mais à en stocker une empreinte, celle-ci étant calculée à partir d'une fonction dont on ne connaît pas l'inverse. Il est donc impossible de retrouver le mot de passe à partir de son empreinte. Pour connecter l'utilisateur, on calcule l'empreinte du mot de passe saisi et on la compare à l'empreinte stockée. Ainsi, en cas de piratage de la base de données, les mots de passe ne sont pas accessibles à l'attaquant.

  • Si votre solution requiert d’envoyer des emailing, le prestataire propose-t-il une solution qui permet d’éviter les risques d’usurpation ?

Il s’agit là évidemment de quelques exemples autour de la sécurité. Tous ne sont pas forcément indispensables selon votre cahier des charges. 

Notre propos est ici d’insister sur l’importance de la sécurité autour de la solution que vous propose le prestataire, d’autant plus lorsqu’il s’agit de traiter des données personnelles.

prestataire informatique critere rgpd

Votre prestataire est-il conforme au RGPD ?

En tant que personne morale qui gère des données à caractère personnel pour des citoyens européens, votre association est tenue de respecter le RGPD - le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles. 

Entrée en vigueur en mai 2018, cette réglementation européenne oblige les acteurs traitant des données personnelles à engager différentes démarches pour apporter plus de transparence quant à la collecte, l’utilisation et le stockage des données sur les ressortissants européens. 

L’une des mesures consiste à s’assurer que les contrats de vos fournisseurs respectent le RGPD

Dans vos discussions, vérifiez que la politique de confidentialité du prestataire avec lequel vous envisagez de travailler va dans le sens de la conformité avec le RGPD. N’hésitez pas à lui demander les différentes actions entreprises pour aller dans ce sens, notamment :

  • Où sont stockées des données : en France ou à l’étranger ? 
  • Qui a accès aux données ? Lesquelles et pourquoi ?

prestataire projet informatique tarifs prix

La politique tarifaire est-elle compatible avec vos contraintes ?

Impossible de passer sous silence le critère du prix, souvent déterminant dans le choix d’une solution plutôt qu’une autre.

Si un prestataire remplit parfaitement les 7 critères ci-dessus mais présente un devis 10 fois plus élevé que les autres prestataires, il y a de bonnes chances que votre trésorier ou votre Conseil d’administration refuse catégoriquement de le choisir. 

Plusieurs éléments sont donc à vérifier du côté des prix.

Les coûts cachés

Les fameux coûts cachés sont les mauvaises surprises qui risquent de sortir du panier une fois le contrat signé.

Il est donc indispensable de passer scrupuleusement en revue les éléments inclus et exclus de la prestation : assistance, frais de maintenance, mise à jour, formations, intervention technique, etc.

Prenez le temps de passer toutes les lignes au crible.

La crédibilité des prix

Le prix affiché par le prestataire est-il crédible ? Quelle est la “Value for Money”

Je m’explique : si après discussion sur le devis, le prestataire propose directement de diviser son prix par 2, c’est que le premier devis était largement gonflé.

Cela ne participe pas à créer une relation de confiance et de transparence avec ledit prestataire. 

Le prix fixe vs. l’abonnement

Se pose enfin la grande question du prix fixe vs. récurrent.

Globalement, les partenaires de développement de votre projet informatique seront

Dans le premier cas, le prix sera du “one-shot” : une facture unique à honorer. Selon l’ampleur du projet informatique, il est possible qu’elle soit assez élevée et demande donc un effort financier conséquent à votre association. Là encore, attention également aux éventuels coûts cachés.

Dans le cas du logiciel en ligne, le modèle d’abonnement règne en maître. Cela permet de lisser les prix, de répartir l’effort financier dans le temps et de s’engager dans une relation dans la durée. 

Aujourd’hui, le modèle de l’abonnement se démocratise largement : il est souvent plus facile de payer une petite somme tous les mois que de s’acquitter d’un gros chèque qui peut mettre en danger la trésorerie de votre association.

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La liste des critères vous permettant de choisir un prestataire informatique pourrait encore s’allonger, notamment en y ajoutant le “fit” humain, l’alignement sur des valeurs communes, la proximité géographique, la disponibilité, le secteur d'activité, etc.

Nous avons ici pris le parti de les laisser à votre appréciation pour vous concentrer sur les critères plus techniques et objectifs.

N’hésitez pas à nous faire un retour sur votre expérience avec des prestataires informatiques, et si vous estimez que certains critères indispensables devraient compléter cette liste !

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