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Faciliter la passation du bureau de son association grâce à un outil de gestion en ligne

27 janvier 2021

L’histoire du Villeurbanne Tennis de Table dĂ©bute il y a environ trois ans lorsque Jean-François, aujourd’hui trĂ©sorier du club, dĂ©cide avec ses amis pongistes de crĂ©er une association indĂ©pendante du club omnisport de Villeurbanne, dont ils faisaient partie jusque-lĂ .  

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Jean-François, amoureux du ping-pong depuis plus de 40 ans, s’est alors proposĂ© d’épauler la nouvelle prĂ©sidente en prenant en charge la partie administrative et financière. En contact avec la MAIF pour assurer le club, celle-ci l’invite Ă  une soirĂ©e dĂ©diĂ©e aux associations pour faire connaissance avec AssoConnect. En discutant avec ses reprĂ©sentants, Jean-François a l’agrĂ©able impression que les enjeux de son projet sont bien compris :

"J’ai eu la sensation que j’avais en face de moi des prestataires qui savaient le bazar que c’est de gĂ©rer une association, des personnes qui s’y connaissaient et qui s’étaient dĂ©jĂ  retroussĂ© les manches sur ce sujet". 

Aujourd’hui, cela fait plus de deux ans que ce club de tennis de table villeurbannais utilise AssoConnect au quotidien, et c’est bien parti pour durer !

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Des données sécurisées et facilement transmissibles

Avant AssoConnect, la priorité de Jean-François était de trouver un outil qui lui permette de transmettre facilement toutes les informations nécessaires à une passation de bureau sereine. Il était donc essentiel de pouvoir disposer en tout temps de données bien rangées et à jour.

"Ce qui m’a tout de suite intéressé, c’était la perspective d’une solution qui me permette de m’arrêter quand bon me semble. Je ne voulais pas me retrouver avec une solution que j’aurais développée moi même et que j’aurais été incapable de transmettre à qui que ce soit."

Lorsqu’il dĂ©couvre le logiciel AssoConnect, il est vite sĂ©duit par sa simplicitĂ© d’utilisation. Une prise en main facile Ă©tait pour Jean-François un argument essentiel dans son processus de choix. 

"Avec AssoConnect, nous avons quelque chose qui peut parler à tout le monde, ce qui permet d’avoir un bureau qui puisse se renouveler sans que cela ne soit un drame ! C’était vraiment l’élément décisif au départ."

Alors que le club fonctionnait depuis près d’un an avec quelques fichiers Excel et des formulaires Google dispersĂ©s, il Ă©tait devenu nĂ©cessaire de rassembler en un lieu commun et sĂ©curisĂ© l’ensemble des donnĂ©es de l’association. 

"AssoConnect nous a avant tout apporté beaucoup de sécurité. On ne sait jamais, un dysfonctionnement avec un disque dur, un virus sur l’ordinateur, ça peut vite arriver ! Savoir que l’ensemble de nos documents et données sont stockés sur un logiciel sécurisé, hébergé chez le fournisseur, c’est quelque chose de très rassurant pour la pérennité de l’association."

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Travailler sur le logiciel Ă  plusieurs en mĂŞme temps : un argument de poids pour un club sportif 

AssoConnect permet à ses utilisateurs de désigner plusieurs administrateurs sur la plateforme. Ainsi, il est possible de travailler en même temps et sans risque

"Nous pouvons répartir les tâches entre plusieurs personnes de l’association et organiser notre travail de manière efficace !"

En plus de l’optimisation du travail et de la division efficiente des tâches, cette fonctionnalitĂ© s’est avĂ©rĂ©e très utile dans le quotidien de l’association. En effet, les entraĂ®neurs du club peuvent gĂ©rer depuis leur tĂ©lĂ©phone portable l’émargement des pongistes lors de chaque sĂ©ance d’entraĂ®nement. 

"Nous pouvons rendre les entraîneurs administrateurs, notamment pour gérer les groupes et les feuilles de présence lors des séances d'entraînement. Ils procèdent à l’appel au début de la séance simplement depuis leurs smartphones, puis tout se retrouve ensuite dans le logiciel !"

Ce dernier permet aussi de segmenter les droits d’accès des différents administrateurs. Ainsi, Jean-François peut par exemple choisir de n’accorder aux entraîneurs qu’un accès spécifique aux feuilles de présence, s’ils n’ont pas besoin d’avoir la main sur les autres modules. Chacun peut donc se voir assigner des rôles bien définis : responsable communauté, responsable communication ou encore comptabilité.

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Une gestion souple et peu chronophage grâce à l'automatisation

Comme tout responsable associatif, Jean-François ne dispose que d’un temps restreint à allouer à la gestion administrative de l’association. Il lui fallait donc un outil simple d’utilisation et accessible à tous dans sa prise en main.

"Bien que très complet et disposant de nombreuses fonctionnalités, le logiciel n’est pas très sorcier à utiliser. L’aide en ligne m’a beaucoup aidé, et la réactivité du service client est tout à fait satisfaisante. Bref, j’ai toujours trouvé des réponses à mes questions auprès d’AssoConnect !"

La prise en main du logiciel s’est faite de manière progressive. Tout en douceur, les administrateurs du club Villeurbanne Tennis de Table ont avancĂ© progressivement, en s’appropriant la plateforme fonctionnalitĂ© par fonctionnalitĂ©. 

"Dans un premier temps, nous avons commencé à travailler sur la saisie de notre base de données, puis des adhésions. Ensuite, nous avons élargi notre champ d’action sur le logiciel au module comptabilité. Après cela, nous nous sommes occupés du site internet : nous en avions déjà un, il n’y avait plus qu’à le raccorder à AssoConnect en liant le site à un nom de domaine. Enfin, nous nous sommes intéressés à l’outil d’emailing, vraiment simple et efficace !"

En dehors des périodes de forte affluence en début d’année, cadencées par les inscriptions et remises de chèques, l’automatisation des tâches sur le logiciel permet à Jean-François de ne pas y passer un temps trop conséquent

"La gestion administrative du club sur le logiciel est en vérité très saisonnière, mais dans le courant de l’année, c’est vraiment léger. Nous pouvons dire que cela se résume à deux ou trois bricoles par-ci par-là, mais ça ne me prend pas mes journées."

Enfin, si l’administratif pouvait lui paraître lourd et complexe à gérer, la conduite de ces tâches lui semble aujourd’hui bien moins technique et laborieuse, notamment pour la comptabilité. Il en fait même la publicité à ses proches !

"Depuis que nous avons intĂ©grĂ© toutes nos donnĂ©es, notamment comptables, ça marche parfaitement. Le logiciel dispose d’une grande fluiditĂ©. Par exemple, pour la saisie des adhĂ©sions et les impacts comptables directs sur les recettes, c’est très agrĂ©able. J’ai mĂŞme vendu AssoConnect Ă  ma femme, qui fait partie d’une autre association !"  [rires]

Un grand merci à Jean-François pour le temps qu’il nous a accordé !

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