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Valoriser l’adhésion à son association professionnelle en offrant des ressources exclusives à ses membres

15 janvier 2021

Saviez-vous qu’officiellement, le tatouage n’est pas reconnu comme une activité artistique ? Ainsi, s’il vous prenait l’envie de vous faire tatouer le logo d’AssoConnect sur le bras, cela serait considéré comme n’importe quelle prestation de service classique.

Une réalité juridique que combat le Syndicat National des Artistes Tatoueurs et des professionnels du tatouage (SNAT) : depuis 2003, l’association se démène pour la reconnaissance de la profession d’artiste tatoueur. Si la cause a depuis longtemps gagné l’opinion du public et des médias, la bataille juridique est, elle, toujours en cours.

Blog_Images_usecases_Karine-Grenouille-snatEntre lobbying, plaidoyer et travail d’information, Karine Grenouille, secrétaire du SNAT depuis quinze ans, s’investit pour optimiser la gestion de cette association professionnelle de 1 500 membres. Il y a quatre ans, elle a convaincu le bureau d’adopter AssoConnect. Depuis, ses tâches ont gagné en simplicité et la proposition de valeur faite aux adhérents s’est étoffée.

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De l'usine Ă  papier Ă  la gestion en ligne : une transition en douceur

Lorsqu’elle rejoint le SNAT, en 2005, Karine est confrontée à une gestion artisanale et chronophage.

"J’avais un boulot monstre ! La moindre adhésion devait être reportée à la main sur trois supports différents : un fichier Open Office, une base en ligne pour avoir l’information sur notre site Internet, et un outil d’emailing pour les futures communications."

Autrement dit, beaucoup de temps investi pour enregistrer une simple information. Onze ans plus tard, en 2016, Karine voit ses réserves de patience épuisées et se met à la recherche d’une solution optimisée pour la gestion de ses adhérents.

"J’ai passé du temps à comparer les outils sur Internet et à échanger avec différents prestataires. Certains voulaient obligatoirement que l’on se rencontre, d’autres avaient un coût trop élevé ou n’étaient pas assez réactifs… Ça n'allait pas. Puis j’ai trouvé AssoConnect : l’entreprise m’a séduite sur le projet et son coût semblait tout à fait équilibré par rapport à nos moyens."

Karine prépare alors une présentation détaillée d’AssoConnect pour convaincre le bureau de l’association, qui se montre très réceptif. A la fin de son mois d’essai gratuit, le SNAT passe à l’abonnement payant et décide alors de se donner du temps pour maîtriser le logiciel.

"On s’est fixé un délai d’un an pour créer le nouveau site Internet, importer toutes les informations de nos adhérents et bien roder notre nouvelle organisation. Ça me laissait le temps de m’approprier l’outil sans pression."

L’ancienne base de données n’étant pas facilement transférable (doublons, sources d’informations multiples, etc.), Karine décide de tout reprendre à zéro.

"On s’y est mis à deux, et on a tout ressaisi à la main. Ça s'est bien passé, on avait le sentiment de redémarrer sur une base saine."

Les fonctionnalitĂ©s du CRM permettent Ă  Karine de remplir des fiches très dĂ©taillĂ©es pour chaque adhĂ©rent, prĂ©cisant ses donnĂ©es professionnelles telles que le numĂ©ro SIRET ou le code APE, par exemple. 

Ponctuellement, Karine a recours au centre d’aide “pour des petits détails”, mais ne rencontre pas de difficulté notable dans la prise en main.

"Quand j’ai un problème, je contacte l’assistance et les réponses sont rapides."

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La refonte de la formule d'adhésion : des bénéfices multiples

Avant de mettre en place le système d’adhésion annuelle, en 2012, le SNAT fonctionnait avec un droit d’inscription “à vie” : 100€ payés en une seule fois, pour un statut d’adhérent non périssable.

"C’était une grosse usine à gaz : l’inscription n’était payable que par chèque ou par espèces. Les adhérents nous envoyaient l’argent par courrier ou nous réglaient en direct pendant les événements. Or, enregistrer manuellement des chèques, quand vous dépassez 1000 membres, ça commence à devenir lourd."

En 2012, pour se soustraire Ă  cette problĂ©matique et permettre la mise en place d’une cotisation annuelle, le SNAT passe au paiement en ligne avec Izi Collecte (aujourd’hui Hello Asso). 

"Cependant, comme c’était uniquement un outil de collecte, nous devions quand même reporter les transaction à la main."

Aujourd’hui, le Syndicat National des Artistes Tatoueurs demande une cotisation annuelle à 25€ par an. Désormais, plus de 80% des adhésions sont payées en ligne via AssoConnect.

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Segmenter la base de données pour les emailings : une petite révolution

En découvrant le module Emailing d’AssoConnect, Karine a vu un énorme potentiel de simplification pour la communication avec sa base d’adhérents.

"Avec Splio, notre outil précédent, j’étais obligée de communiquer à l’ensemble de la base à chaque envoi de mail. Forcément, cela nous poussait à limiter nos communications au strict nécessaire, pour prévenir des Assemblées générales, par exemple."

Sur AssoConnect, elle peut désormais cibler ses envois de mails en fonction du statut de la personne (adhérent ou donateur, par exemple), de sa catégorie professionnelle, de sa situation géographique, etc.

"C’est vraiment l’un des arguments forts qui m’ont convaincue. Désormais, je peux relancer par mail uniquement les personnes qui n’ont pas encore payé leur adhésion, par exemple. C’est très pratique !"

Cette gestion facilitĂ©e de la communication a notamment permis Ă  l’association de renforcer le contact avec sa communautĂ© durant la pĂ©riode de crise sanitaire. Comme pour l’ensemble des associations professionnelles, le rĂ´le d’accompagnateur du SNAT est clĂ© dans ses missions. 

"Le Covid-19 a complètement bouleversé nos activités : les conventions ont été annulées et les studios de tatouages contraints à la fermeture forcée. Alors, nous avons doublé notre communication par mail et sur nos réseaux sociaux, pour apporter aux membres des informations juridiques, les aider sur l’aspect réglementaire, défendre un protocole sanitaire, etc."

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L'intranet réservé aux membres : l'espace qui fait couler de l'encre

Avant de découvrir AssoConnect, le SNAT n’envisageait pas de gérer la refonte de son site Internet depuis son logiciel de gestion des adhérents.

"Quand on a vu qu’il était possible d’avoir un seul outil pour tout gérer, on y a vu un vrai intérêt et une nouvelle façon privilégiée de communiquer avec nos membres."

Le précédent site Internet de l’association, construit bénévolement par une cliente, n’avait qu’un très faible coût, comprenant principalement le nom de domaine et l’hébergement. Avec AssoConnect, aucun frais supplémentaire à prévoir, mais une nouveauté non négligeable : l’espace membres accessible sur le site Internet.

"Ça, c’est vraiment super. On a voulu tirer le meilleur de cette option en proposant sur notre site un espace réservé à nos membres avec de la documentation, des articles réservés, des dossiers spéciaux, etc. Ces contenus exclusifs ne sont disponibles que sur l’intranet, c’est le privilège des membres."

Cette nouveauté a permis au SNAT d’enrichir la proposition de valeur faite à ses adhérents, tout en ne gardant qu’un seul et même outil pour l’ensemble de sa gestion.

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Résolution 2021 : convaincre le trésorier d'embarquer à bord !

Si le SNAT brille par son utilisation efficace et bien pensée d’une grande partie du logiciel, son trésorier fait, lui, encore de la résistance.

"Il est habitué à sa gestion sur Excel depuis de nombreuses années, et n’a pas encore passé le cap du logiciel, malgré mes encouragements. Mais je ne désespère pas !", sourit Karine.

Toutefois, mĂŞme gĂ©rĂ©e Ă  part, la comptabilitĂ© est facilitĂ©e par le fait que le CRM, très complet, est toujours Ă  jour sur AssoConnect. 

"Comme on crée des campagnes d’adhésion ou de don pour chaque type de cotisation, il y a par défaut une trace comptable de tout sur le logiciel. C’est rassurant pour notre trésorier, il sait qu’il peut tout retrouver facilement sur la plateforme."

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Un changement pour le meilleur

Après 15 ans d’investissement dans les actions du SNAT, Karine est aujourd’hui sereine dans sa gestion quotidienne de l’association.

"On a fourni pas mal de travail en amont, et aujourd’hui cela fonctionne très bien. AssoConnect est un vrai couteau suisse associatif, je ne pourrais plus faire sans !"

La secrĂ©taire de l’association brille par son dĂ©vouement envers la mission du SNAT. 

"Je resterai engagée jusqu’à ce que l’on aboutisse à une avancée concrète dans notre bataille pour la reconnaissance artistique du tatouage. Cette cause est très importante pour moi."

Merci Ă  Karine pour son temps et sa sympathie !

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