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Diversifier les sources de revenus de son association grâce à une utilisation complète de son logiciel de gestion

13 avril 2021

Situé entre les eaux du lac Léman et les montagnes de Haute-Savoie, le Rugby Club Thonon Chablais Léman (RCTCL) offre à ses joueurs un cadre idéal pour partager leur passion du ballon ovale. 

Fondée en 1922, l’association est mise en sommeil durant la Seconde Guerre mondiale. Portée par l’envie de revoir les jeunes Savoyards courir sur le terrain après la guerre, elle est réactivée en 1947.

Ce club, Christian le connaît sur le bout des doigts. Il l’a d’abord connu en tant que parent supporter, quand il accompagnait son fils durant les week-ends de matchs. Conquis par le rugby, il chaussait  parfois lui-même les crampons ! Très investi et engagé, Christian a rapidement pris la présidence de l’association, avant de céder sa place pour en devenir le trésorier. 

Il y a plus de trois ans, l’association a adopté AssoConnect. Ravi, Christian explique comment l’outil lui a permis de développer et simplifier la gestion du Rugby Club Thonon Chablais Léman. 

gestion-centralisee-club-rugby-thononDes fichiers Excel multiples à une gestion centralisée 

Au départ, lorsque Christian reprend la gestion de la base de données, il s’y perd un peu. 

"Avant de passer chez AssoConnect, nous utilisions les traditionnels fichiers Excel. Cependant, la gestion était loin d’être optimale, car nos contacts étaient tous dispatchés à droite à gauche."

Il faut dire que le Rugby Club Thonon Chablais Léman compte près de 350 licenciés : cela fait beaucoup d’informations à rassembler. Et il n’y a pas qu’eux : entre les entraîneurs, les sponsors et les amis de l’association, Christian avait besoin d’un outil adapté, capable de gérer l’ensemble de ces personnes :

"Le logiciel nous a permis de regrouper tous nos contacts sur une seule et même plateforme. Nous n’avons plus besoin d’avoir plusieurs tableaux Excel : tout est centralisé sur un seul outil, en ligne et accessible depuis n’importe quel ordinateur !"

Ainsi, même si la transition leur a demandé du temps, Christian et son équipe ne regrettent pas d’avoir réalisé ce travail de transfert des données :

"Certes, l’importation des membres a été un peu longue lorsqu’on a commencé avec le logiciel, mais cette centralisation nous offre aujourd’hui une gestion beaucoup plus simple et bien plus claire du club."

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La mise en place d'une communication simplifiée : les bénéfices de l'emailing

Une fois la communauté du club intégrée sur l’outil, Christian s’est aventuré un peu plus loin sur le logiciel et en a petit à petit découvert les autres fonctionnalités

"AssoConnect est agréable à utiliser, car c’est un outil très simple. En cherchant, en bidouillant un peu, on arrive toujours à s’en sortir. De plus, il y a beaucoup de fiches d’aide mises à disposition. Nous avons donc rarement eu à appeler le SAV. Aujourd’hui, je pense en maîtriser à peu près toutes les ficelles !"

Le Rugby Club Thonon Chablais Léman est très actif. Christian essaie de créer un lien unique entre l’association et ses différentes parties prenantes. 

"Les adhérents ne représentent qu’une partie de notre communauté. Nous avons entre 120 et 140 sponsors, sans compter les amis du club ! Il faut donc aussi communiquer avec eux, car ils sont essentiels. En ce sens, le module emailing d’AssoConnect nous permet de maintenir ce lien."

Pour tenir au courant des actualités des équipes, il y a bien sûr les réseaux sociaux, le site internet, mais aussi les newsletters :

"Les newsletters sont pour notre club un moyen privilégié de communication. Nous y annonçons tous nos matchs ainsi que nos évènements. Ces campagnes de mails nous permettent aussi de relayer le contenu que l’on crée, notamment un journal qui récapitule les matchs de nos joueurs !"

Le caractère tout-en-un du logiciel offre à Christian la possibilité de diffuser facilement et efficacement ces mails :

"Les listes de diffusion sont directement liées aux données de la communauté sur notre plateforme. C’est vraiment pratique, car ça nous offre la possibilité de proposer des messages ciblés."

Malheureusement, la crise sanitaire a impacté la fréquence des newsletters. En effet, avec les confinements successifs, l’activité du club est au ralenti. En conséquence, l’association sportive a donc eu de moins en moins d’actualités à partager. 

"C’est dur, il n’y a plus de compétition, nous sommes à la merci de toutes les décisions. Il est parfois possible de s’entraîner, mais sans ballon, juste histoire de maintenir la machine en forme. Il est difficile de trouver du contenu intéressant à partager dans cette période d’inactivité, mais les newsletters, même si moins fréquentes, nous ont permis de garder un petit lien avec nos joueurs et notre communauté."

Face aux directives du gouvernement et à l’impossibilité de pratiquer, le club a su se réinventer. Pour maintenir le cap, l’équipe associative a fait preuve de résilience et d’esprit d’initiative en se lançant dans une nouvelle collaboration :

"Notre nouvelle apprentie commerciale a eu la bonne idée de signer un partenariat avec une boulangerie locale pour l’épiphanie. Pour chaque galette achetée, 1€ était reversé au club : très simple, mais efficace !", sourit Christian.

Il nous avoue que le module Emailing d’AssoConnect a largement participé à la réussite de cette action :

"Bien évidemment, nous avons communiqué les tenants et aboutissants du partenariat via notre newsletter à l’ensemble de notre base de données. Je pense qu’on peut dire que cette coopération a été un succès. Tout le monde était content : la boulangerie a vu ses ventes de galettes décupler, et pour le club, ça nous a fait de la trésorerie supplémentaire !"

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Le paiement en ligne : un réel plus pour le développement des activités

Ainsi, Christian et son club se sont vite rendu compte qu’il était intéressant de miser sur le développement d’activités parallèles pour renflouer les caisses. 

"Nous avons l’habitude de proposer un stage de rugby à Avoriaz en juillet. Quand nous l’avons lancé, il n’y avait que des enfants du club, mais au fur et à mesure, des jeunes originaires de toute la région se sont mis à venir, le projet prend de l’ampleur !"

Si le paiement des adhésions se fait traditionnellement par chèque, le règlement de ce  type de sortie est plutôt basé sur le paiement en ligne, pour une raison bien particulière à la région : 

"Le Rugby Club Thonon Chablais Léman est collé à la Suisse, et le stage d’été attire de plus en plus d’enfants venus de l’autre côté des frontières. Comme les chèques ne sont pas les mêmes qu’en France, les parents venus de Suisse préfèrent payer en ligne, c’est bien plus simple pour eux ! AssoConnect nous a permis de proposer cela simplement et donc d’attirer de plus en plus de jeunes."

Ce stage d’été permet donc au club de diversifier un peu ses ressources financières. Et ce n’est pas tout : l’équipe essaie chaque année de créer de nouveaux rendez-vous conviviaux pour faire vivre l’association. 

"Les modules Evènements et Boutique d’AssoConnect nous ont aussi permis de mener à bien des projets importants pour notre association et sa communauté. A travers eux, nous faisons la promotion et la vente en ligne des tickets et emplacements de notre vide grenier annuel ou encore du loto !"

Si d’aventure vous étiez déjà devenu fan du Rugby Club Thonon Chablais Léman à travers la lecture de ce témoignage, sachez que Christian vous réserve encore des surprises sur sa boutique en ligne AssoConnect : 

"Nous avons lié le module Boutique à notre site internet. Nous y vendons des produits aux couleurs de notre club : ballons, maillots, casquettes et même des porte-clés !" 

Au-delà de ses activités purement sportives, le club souhaite avoir une réelle influence auprès de l’ensemble de sa communauté :

"Nous sommes certes un club de rugby, mais il est aujourd’hui important de ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier. Les stages, les produits du club ou encore les lotos sont importants, car ils nous permettent de dynamiser la vie de l’association, tout en développant notre trésorerie. Avec ses différents modules et le paiement en ligne, AssoConnect nous a permis de réaliser tout cela." 

Merci beaucoup à Christian pour son témoignage !

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