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Adapter le fonctionnement de sa MJC pendant la COVID-19 grâce à une plateforme innovante

11 janvier 2021

La Maison des Jeunes et de la Culture (MJC) du Fontanil existe depuis 1965 et regroupe près de 500 adhérents. Ceux-ci peuvent profiter d’une vingtaine d’activités sportives (gymnastique, zumba...), de loisirs (danse, couture...) et artistiques (dentelle au fuseau, dessin...) tout au long de l’année scolaire. 

Cécile Bory est la secrétaire du bureau et utilise AssoConnect depuis 2019 pour la gestion des adhérents, du site internet, de la communication et de la comptabilité. Elle nous fait part de son expérience avec le logiciel et la façon dont la MJC s’est adaptée au contexte sanitaire grâce à sa nouvelle méthode de gestion. 

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D'une diversité d'outils à une unique plateforme tout-en-un

Avant la mise en place d’AssoConnect, la MJC utilisait plusieurs outils pour ses différentes tâches de gestion. 

"En 2002, nous avions développé une base de données pour gérer nos adhérents mais, au bout de dix-sept ans, celle-ci commençait à être vieillissante."

La comptabilité était réalisée sur le logiciel Ciel Compta et le site internet, que la MJC voulait "remettre au goût du jour", était hébergé sur WordPress. L’association n’ayant pas d’outil d’emailing performant, "le contact avec les adhérents était assez laborieux".

Lorsqu’elle rejoint l’équipe dirigeante, Cécile se met à la recherche d’un logiciel tout-en-un pour la gestion de l’association. Ses priorités sont alors de deux ordres : faciliter la communication avec sa base de membres et intégrer la gestion de la comptabilité sur la même plateforme que ses tâches administratives.

Pendant un mois, l'équipe MJC teste simultanément deux solutions : Pep’s Up et AssoConnect. 

"Pep’s Up semblait peut-être plus simple à prendre en main, mais n’était pas assez complet pour notre MJC.”

En effet, la gestion d’une Maison des Jeunes et de la Culture est complexe, entre la multitude d'activités à gérer simultanément et les différents types d’inscriptions.

Pendant son essai gratuit de trente jours, Cécile prend le temps de paramétrer le logiciel AssoConnect pour qu’il soit parfaitement adapté aux besoins de son association. 

"J’ai suivi quelques formations en ligne et ai pu profiter d’un temps de questions-réponses au téléphone avec un responsable."

À la fin de l’essai gratuit, la conclusion de l’équipe est claire : "il n’y a qu’AssoConnect qui corresponde aux besoins de l’association". Après avoir obtenu l'accord du bureau et du conseil d'administration, Cécile pilote le projet de migration des données sur la plateforme. 

"La transition s’est bien déroulée, il n’y a pas eu de difficulté de prise en main."

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L'adaptation à la Covid-19, grâce à AssoConnect

Pour l’ensemble du secteur associatif, la période de crise sanitaire est une épreuve sans précédent : les activités en présentiel sont annulées, les événements interdits, les adhésions doivent être remboursées, etc. Mais la MJC Le Fontanil est résiliente et s’adapte au mieux à ce contexte sanitaire asphyxiant. 

"La rentrée de septembre a été compliquée, nous avons passé beaucoup de temps à décrypter les directives gouvernementales et à les interpréter en fonction du caractère sportif ou non des activités, du type de public, etc. "

La MJC démarre ses activités en septembre, en respectant la condition imposée de tenir un registre de présence. Parmi les animateurs, certains préfèrent se simplifier la tâche en remplissant les feuilles de présence générées automatiquement depuis la plateforme AssoConnect.

Alors que le processus était au point, l’association s’est vue dans l’obligation d’arrêter ses cours réservés aux adultes puis, quelques semaines après, ceux réservés aux enfants également.

La MJC accuse le coup et s’adapte en proposant aux adhérents des cours sportifs... à distance, par visioconférence sur différents outils. Les replays sont ensuite mis en ligne sur une page privée exclusivement réservée aux personnes inscrites aux cours sportifs. 

"La possibilité de restreindre facilement les droits d’accès à une page spécifique est une grande force du module “site internet” d’AssoConnect. On a pu réserver les cours en ligne uniquement aux adhérents inscrits aux activités sport et bien-être."

Pari doublement gagnant : l’association peut à la fois garder le contact avec ses membres et soutenir les animateurs indépendants qui ne peuvent bénéficier du chômage partiel. 

"Nous n’aurions pas pu innover de cette manière sans AssoConnect."

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Gérer sa comptabilité à distance

Dès le début de l’aventure sur AssoConnect, la MJC a choisi le niveau intermédiaire Ninja pour paramétrer sa comptabilité, et a ainsi pu gérer son exercice comptable pour la première fois sur un logiciel "connecté avec les adhésions".

"Même s’il y a du travail, c’est très satisfaisant de pouvoir tout organiser de cette façon."

Le confinement n’a pas empêché l’équipe de poursuivre le suivi de la comptabilité et des autres modules : la plateforme étant accessible en ligne, la comptable et les bénévoles qui gèrent l’association y ont accès à toute heure et depuis n’importe quel ordinateur. 

Cécile a accordé différents droits d’accès administrateurs à chacun. Par exemple, "chaque animateur a uniquement accès à son groupe d’inscrits, et peut interagir avec lui". De leur côté, les bénévoles du bureau ont uniquement accès aux modules dont ils ont besoin, et ainsi de suite en fonction de la spécialité de chaque administrateur. En somme, chacun accède aux modules qui l’intéressent sans se perdre dans les autres fonctionnalités de la plateforme. 

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Le mot de la fin

D’après Cécile, AssoConnect a permis d’améliorer la communication et le partage d’information à la fois dans l’équipe de bénévoles et avec l’extérieur (adhérents, animateurs, etc.). 

"L’outil est super, il est plein de possibilités et nous a vraiment permis d’améliorer notre organisation."

Le confinement a été difficile, mais la MJC Le Fontanil continue de relever les défis et parvient sans cesse à innover pour garder le contact avec ses adhérents. 

"Le contexte sanitaire nous a finalement permis de mieux connaître la plateforme et de continuer à en découvrir toutes les fonctionnalités."

L’un des prochains objectifs de l’association est de recruter de nouveaux bénévoles, afin de pouvoir passer le relais de l’actuel bureau et pourquoi pas d’instaurer le paiement en ligne.

Merci à Cécile pour son partage d’expérience !

Si vous souhaitez découvrir les activités de la MJC Fontanil, rendez-vous sur leur site : www.mjc-fontanil.fr.

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