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Moderniser son club de randonnée grâce à une gestion souple et centralisée

26 février 2021

Ne vous fiez pas à son nom : l’histoire du Foyer Esquimaux est chaleureuse, basée sur l’humain et le désir de rencontres.

En 1947, la jeunesse d’après-guerre cherche à se rassembler pour organiser des week-ends de camping et de randonnées. Ces sorties sont vite devenues des rituels et des groupes se sont ainsi structurés, pour se retrouver au sein de "Foyers". Parfaits représentants de cette jeunesse avide de grands espaces et d’aventures, trois vingtenaires de Garenne-Colombes, revenus enchantés d’un périple en Laponie, se firent surnommer les Esquimaux. Il n’en fallait pas plus pour que naisse, en 1952, l’association Foyer Esquimaux.

Blog_Cover-usecase_foyer-esquimaux-associationAffiliée à la Fédération Française de la Randonnée Pédestre (FFRP) depuis 1985, l’association a fait de la randonnée son activité principale, et participe notamment  au balisage des sentiers. Le Foyer organise également des randonnées, de la marche nordique et des séjours sportifs, dont une rencontre annuelle avec les randonneurs de Wangen, en Allemagne, jumelée avec La Garenne-Colombes.

Président de l’association depuis 2017, Daniel Pitsch est tout à la fois passionné de randonnée et bilingue allemand, deux caractéristiques qui l’ont naturellement guidé vers l’association garennoise. Son arrivée à la présidence du club l’a confronté à son principal enjeu : "Il fallait endiguer la baisse des membres, liée à la courbe des âges. J’ai cherché comment contrer cette phase de décroissance."

Une mission qu’il a prise à bras-le-corps, tout en gardant en tête de faciliter la vie de son futur remplaçant.

"Quand je prends une responsabilité, mon credo est toujours de me dire ‘je dois pouvoir être remplaçable, le club ne m’appartient pas’. Je veux que mon remplaçant ait à disposition tout ce qu’il lui faut pour reprendre le club en main. C’est essentiel pour un club de se renouveler, de découvrir de nouveaux talents."

C’est donc avec une belle détermination que Daniel a entrepris de moderniser la gestion du Foyer Esquimaux, une aventure qui l’a même amené à dépasser ses objectifs. Mais commençons par le début.

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Abandonner la gestion éparpillée pour centraliser ses données, notamment comptables

Lorsque Daniel arrive à la vice-présidence du club, en 2014, le bureau fonctionne uniquement avec deux fichiers : un Excel et un Word.

"Les premières choses que j’ai faites ont été de créer un site Internet, avec l’outil gratuit Clubeo, et de centraliser toutes les informations sur un One Drive."

Une toute première étape vers le changement, néanmoins suffisante pour soulever quelques inquiétudes au sein du club.

"Les gens se rendaient compte que j’étais en train de tout numériser, les personnes les plus âgées grinçaient un peu des dents. Seulement voilà, quand j’ai vu le temps que passait notre trésorière sur Excel, je me suis dit que ce n’était plus possible et qu’il fallait prendre ce risque, avec son appui et son expérience en comptabilité !"

C’est lors d’une réunion avec le responsable des associations de la mairie de la Garenne-Colombes, en 2018, que Daniel a appris l’existence d’AssoConnect.

"Quand j’ai su qu’il y avait une équipe jeune et dynamique derrière, je me suis dit que cela valait le coup d’essayer. La démonstration du logiciel à distance par une personne de l’équipe a été décisive. Depuis, on n’a jamais arrêté d’utiliser AssoConnect !"

Malgré tout, Daniel reconnaît avoir eu lui-même quelques inquiétudes au départ, principalement liées au fait de se sentir dépendant du logiciel si quelque chose allait mal.

"La première année, on a préféré être prudents et faire une double comptabilité, à la fois sur AssoConnect et en parallèle sur Excel. Comme tout s’est très bien passé, on s’est lancés entièrement sur le logiciel l’année suivante."

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Optimiser le fonctionnement du club en utilisant les bénéfices des différents modules

Le président de Foyer Esquimaux l’avoue, en découvrant le logiciel, il partait avec un avantage personnel : son appétence pour l’informatique et sa curiosité naturelle.

C’est ce qui l’a poussé, année après année, à aller toujours plus loin dans son utilisation des modules. Aujourd’hui, il a le sentiment d’en maîtriser tous les rouages et les bénéfices :

"Si je compare ma première campagne d’adhésion à celle que j’ai aujourd’hui, cela n’a rien à voir. J’ai poussé les possibilités de paramétrage au maximum, j’exploite le plein potentiel de l’outil."

Des fiches adhérents très exhaustives

Afin de centraliser un maximum d’informations sur ses adhérents, Daniel a pris le temps de beaucoup détailler son formulaire d’adhésion.

"En fonction des informations que la personne coche, elle est directement affectée à une catégorie comptable. Par ailleurs, je demande à chacun de transmettre, via le formulaire, des documents comme le certificat médical ou le questionnaire santé, par exemple. Ils ont également la possibilité de nous les transmettre par courrier, mais c’est souvent plus attractif pour eux de le transférer en ligne directement."

Résultat : chaque fiche "adhérent" du CRM de Foyer Esquimaux est riche en informations et optimisée pour faciliter son suivi et sa gestion.

Ce suivi s’étend jusqu’à l’emailing : le logiciel lui permettant de savoir qui a lu les mails qu’il envoie, Daniel est toujours au courant de qui a reçu les informations ou non, ce qu’il apprécie beaucoup.

Un CRM mieux balisé qu’un sentier de randonnée

Pour segmenter sa base d’adhérents de manière efficace et organisée, Daniel a également créé des groupes thématiques.

"J’affecte chaque adhérent à un groupe, afin d’avoir tout son historique d’une année sur l’autre. Ainsi, quand quelqu’un s’inscrit à la section marche nordique, il est directement intégré au groupe qui correspond à sa discipline et à son année."

De fait, lorsqu’il organise un séjour, Daniel récupère en un clic toutes les informations dont il a besoin sur les participants.

"Pour un séjour ou un week-end de randonnées, il me faut le nom de la personne à contacter en cas d’accident, ses coordonnées, etc. J’exporte en amont un fichier Excel avec les données utiles sur tout le monde, et je suis paré !"

Encourager le paiement en ligne

Pour résoudre les éventuelles pertes de chèque et diminuer les lourdes manipulations, Daniel a rapidement mis en place le paiement en ligne, puis le paiement en plusieurs fois.

"L’année où nous avons annoncé l’arrivée du paiement en ligne, 20% de nos transactions en étaient. Le paiement en plusieurs fois va nous aider à donner un coup de boost à cette dynamique, nous souhaitons l’encourager."

50% de temps de travail gagné en comptabilité

L’association utilise la comptabilité analytique pour gérer ses différentes activités. Avec AssoConnect, Daniel estime que sa trésorière a gagné au minimum 50% de son temps de travail.

"Comme les budgets sont tous affectés par thématique, nous pouvons voir très facilement toutes les dépenses et recettes liées à un séjour, par exemple, et dresser le bilan de la sortie."

Le président tient néanmoins à préciser que le gain de temps en comptabilité est aussi lié à la fréquence d’utilisation de l’outil :

"Plus on se connecte régulièrement, moins on a de travail à faire entre chaque session."

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Un regain d’attractivité salutaire en pleine crise sanitaire

Riche de ses 74 années d’existence, l’association Foyer Esquimaux a hérité d’un problème inhérent à sa longévité : celui de la hausse de la moyenne d’âge de ses adhérents.

En mettant en place AssoConnect, Daniel a cherché à rendre le club plus moderne, autrement dit plus attractif pour des populations plus jeunes. Pari gagnant !

"En un an, nous sommes passés de 67 à 64 ans d’âge moyen. C’est très satisfaisant en si peu de temps ! On a réussi à se construire une réputation de club dynamique, organisé et souple, notamment grâce à l’usage de la carte bleue. Ces arguments jouent dans l’impression que l’on dégage, cela aide à convaincre."

Si la crise sanitaire malmène le secteur sportif, la problématique de la fermeture des salles a pu bénéficier aux sports de plein air comme la randonnée.

"Pour le Foyer Esquimaux, 2020 a été la meilleure des années en termes d’adhésions. En 2019, nous comptions 66 adhérents. Aujourd’hui, nous sommes 78 ! C’est aussi le résultat d’un travail de longue haleine : j’ai commencé ma campagne très tôt, dès mi-août, entre les villes de Garenne-Colombes et Bois-Colombes."

L’enjeu, pour le président, est désormais de garder ces nouveaux adhérents dans la durée. Il a déjà pu compter sur leur soutien durant la crise : par solidarité, certains adhérents avaient refusé la réduction sur l’inscription qu’il leur avait proposée.

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Partager son expérience pour guider d’autres clubs

Au Foyer Esquimaux, président et trésorière forment un duo efficace et à l’aise sur le logiciel.

Forts de leur expérience avec l’outil, ils en parlent autour d’eux pour démocratiser l’usage du numérique au sein des associations. Ils ont notamment aidé une autre association à sauter le pas, en présentant leur méthode de gestion à son comité directeur.

"Il est important de ne pas s'immiscer dans l’organisation interne d’un autre club, toutefois le secteur associatif est basé sur l’humain et il est important de s’entraider quand on le peut."

De son côté, la trésorière de Foyer Esquimaux a convaincu une autre association dont elle fait partie d’utiliser AssoConnect pour sa gestion. Pas à pas, la transition numérique des clubs de randonnée prend de l’ampleur !

Merci beaucoup à Daniel pour cette interview !

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