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Sauver son club de la dissolution grâce à un logiciel de gestion multi-sections

7 octobre 2020

Affilié à la Fédération Française des Clubs de la Défense, le Club Sportif et Artistique de la Gendarmerie des Pyrénées-Orientales, dit CSAG66, est une association créée en 1976 et basée à Perpignan.

Elle rassemble 390 gendarmes, douaniers, militaires, membres du Ministère de l’Intérieur et certains civils autour de nombreuses sections sportives (musculation, moto, vélo, course, basket, etc.).

En 2005, Frédéric Douard, gendarme à Perpignan, reprend avec un collègue la gestion de ce club resté en sommeil depuis plusieurs années. En 2019, désemparés face aux difficultés de gestion entraînées par la démission de la trésorière, ils considèrent la possibilité de dissoudre l’association.

Le président de la Ligue de Défense Occitanie, Eddy Pujol, leur conseille alors d’essayer AssoConnect. Depuis, finie la gestion laborieuse : le bureau remotivé gère les différentes sections du club avec une facilité rafraîchissante.

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Jusqu’en 2019, une gestion de club moins souple qu’un sportif débutant

Il aime présenter son club comme "une association familiale" : Frédéric Douard est fier d’en être le président depuis 8 ans. Composé à 60% de gendarmes et anciens gendarmes, le CSAG66 est un lieu de partage important pour ces collègues militaires.

A tel point que Frédéric Douard et l’un de ses collègues n’ont pas hésité à se remonter les manches pour sortir l’association de sa longue mise en sommeil, en 2005.

A l’époque, la trésorière était comptable de métier : elle avait opté pour le logiciel EBP Compta, un outil complexe destiné à la comptabilité des entreprises. Des années durant, cette solution a bien fonctionné, car la trésorière était l’unique membre du bureau à utiliser EBP Compta.

Concernant la gestion des adhérents, tout était enregistré sur des fichiers Excel, un pour chaque responsable de section. Bien que peu flexible pour ce club aux nombreuses disciplines, cette organisation suffisait à assurer le service minimum sans trop de peine.

Tout est remis en question en juillet 2019, lorsque la trésorière démissionne : Frédéric Douard se retrouve alors seul pour effectuer la clôture comptable, et doit y consacrer de longues journées. De son propre aveu, il s’est “arraché les cheveux”.

"C’était un vrai casse-tête, le logiciel était très technique et je n’avais aucune compétence en la matière. J’ai passé un temps fou, pendant mes vacances, à tout boucler. Je me suis dit : si on reste sur EBP et que je ne trouve pas de trésorière, je ferme la boîte, c’est trop compliqué."

casg66-assoconnect-cas-clientLe passage Ă  un outil de gestion tout-en-un : une transition Ă©vidente avec AssoConnect

A la fin de l’été 2019, Frédéric fait part de ses difficultés au président de la Ligue Occitanie des clubs de la Défense, Eddy Pujol. Ce dernier, démarché par AssoConnect, lui conseille alors de démarrer l’essai gratuit. L’adoption est quasi-immédiate.

"Je m’y suis essayé pendant 30 jours, et j’ai trouvé l’outil super sympa. On n’a pas besoin de connaissances comptables pour gérer convenablement l’association, ce qui est un gros soulagement. La partie comptabilité m’a tout de suite convaincu."

Autre avantage notable pour le club : ĂŞtre entièrement libre dans le choix de ses dates d’exercice comptable, afin de coller au mieux aux activitĂ©s de l’association. Ainsi, FrĂ©dĂ©ric dĂ©marre son premier exercice sur AssoConnect le 1er septembre 2019, en toute simplicitĂ©. 

"L’argent est bien réparti sur chaque section, je n’ai enregistré aucune perte d’argent."

Sur l’exercice 2019/2020, les autres membres du bureau ne manipulent pas AssoConnect, car leur président tient à s’assurer de l’efficacité du logiciel avant de leur présenter. Pari gagnant, puisque Frédéric en est très satisfait.

"J’ai pris le temps de suivre les vidéos de tutoriel, car je n’y connaissais strictement rien. Cela m’a bien aidé ! A chaque fois que j’ai eu besoin de parler à qui que ce soit chez AssoConnect, je ne suis jamais resté sans réponse, ça c’est super."

Sa nouvelle trĂ©sorière ayant suivi une dĂ©monstration du logiciel par un membre de l’équipe d’AssoConnect, est Ă©galement sereine par rapport Ă  l’outil, qu’elle juge "simple et accessible". 

cas-client-assoconnect-club-casg66Un outil optimisé pour la gestion de nombreuses sections

Désormais, plus question de fusionner en fin d’année les fichiers Excel des différents responsables de sections et de se dépêtrer avec les doublons. Frédéric a créé un groupe avancé pour chaque discipline. Cette méthode de gestion présente un double avantage : chaque responsable ne voit que ses propres adhérents et peut les gérer de manière autonome, tandis que l’ensemble des informations reste centralisé dans la base principale.

Autre élément de confort : la découverte de l’automatisation des écritures comptables.

"C’est un vrai plus pour le club. Maintenant, quand je dois déposer 90 chèques à la banque, tout est plus facile à ventiler au niveau de chaque section : avec une seule ligne par section, il n’y a pas d’erreur possible, j’édite mon bordereau de remise de chèque directement depuis le logiciel."

casg66-club-cas-client-assoconnectLa tactique des gendarmes et du président de la Ligue : déployer AssoConnect

Pour le CSAG66, AssoConnect est désormais une évidence.

"Tout le monde était d’accord, au niveau du bureau comme de l’Assemblée Générale l’année dernière. Aujourd’hui, AssoConnect est rentré dans les mœurs."

Prochain objectif pour l’association : crĂ©er son site Internet sur AssoConnect pour amĂ©liorer la communication digitale de l’association. L’ancien site n’est en effet plus maintenu depuis des annĂ©es. 

"Sur notre futur site internet, j’aimerais que chaque section puisse trouver facilement des photos et des informations sur les sorties, les activités, etc."

Le club est ainsi l’un des premiers de la Ligue à adopter le logiciel, qui est partiellement financé par la structure régionale. Aujourd’hui, la Ligue Occitanie des clubs de la Défense travaille avec quatre prestataires différents pour la gestion de ses clubs : son président, Eddy Pujol, souhaiterait harmoniser les pratiques et n’utiliser qu’un seul même outil.

Le CSAG66 est donc l’un des fers de lance de cette nouvelle ère. 

"Tout comme le président de la Ligue, j’aime que les choses soient carrées. AssoConnect m’a décidé à garder mon association ouverte : sans cet outil, j’aurais fermé. Le changement a du bon."

Merci Ă  FrĂ©dĂ©ric d'avoir rĂ©pondu Ă  nos questions ! 

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