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Gérer son club d'aviron sans galère

1 juillet 2020

Le Cercle de l’Aviron de Strasbourg n’est pas né de la dernière pluie : créé en 1911, il compte une centaine d’adhérents qui se retrouvent autour de leur passion commune pour la rame.

Avec moins de 10 personnes en compétition, le club se concentre sur la pratique en loisir et organise pour ses membres de nombreux événements, rencontres et voyages de groupe à l’étranger.

Blog_Images-usecases_Eric-bauer-avironSa taille humaine fait son charme et constitue l’un de ses principaux atouts : la convivialité entre les membres. Pour autant, les tâches de gestion ne sont pas négligées, et sont gérées depuis 2017 sur AssoConnect.

Trésorier du club, Eric Bauer explique comment AssoConnect lui évite de ramer sur la comptabilité et permet au club de rester à flot sur les autres aspects de gestion quotidienne.

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Le passage de Ciel Comptabilité à AssoConnect

Eric a pris ses fonctions de trésorier du Cercle de l’Aviron de Strasbourg en 2017, sous l’impulsion de son épouse, adhérente du club.

Au moment de sa prise de fonction, le club utilise encore le logiciel Ciel Comptabilité dont la licence est sur le point d’expirer. La question du renouvellement se pose alors.

Plusieurs éléments dissuadaient le bureau de repartir sur Ciel, notamment le fait que le logiciel n’était pas collaboratif, mais aussi que l’ensemble des saisies comptables étaient manuelles.

"Sur Ciel, l’ancien trésorier devait tout rentrer à la main. Je ne saurais pas dire combien de temps il devait y passer, mais ce qui est sûr, c’est que c’était beaucoup trop !"

Face aux difficultés accumulées sur Ciel, Eric et le Président du club d’aviron décident de se mettre en quête d’un nouvel outil pour faciliter la gestion comptable.

Ils ont en tête deux critères indispensables : un logiciel multi-administrateurs d’une part, et simple d’utilisation d’autre part.

Une rapide recherche sur internet leur fait découvrir AssoConnect, qui répond aux critères d’éligibilité avec son module Comptable collaboratif et accessible même sans compétence particulière en comptabilité.

S’ils ne cherchaient pas particulièrement un outil plus complet, les responsables du club se réjouissent que d’autres modules soient également inclus dans l’abonnement comme le CRM, les Galeries Photos ou encore la possibilité de gérer les adhérents.

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Ces différents éléments les encouragent à tenter le coup. Ils démarrent un essai gratuit de 30 jours pour découvrir le logiciel.

La démonstration de l’outil par une personne de l’équipe AssoConnect finit de les séduire.

"On passait d’un logiciel 100% comptable - ce qui est rassurant quand on est comptable - à un logiciel extrêmement intégré où les opérations comptables passent automatiquement. On a clairement gagné au change !"

L’adoption du logiciel ne crée pas de résistances particulières au sein du club, si ce n’est celles - humaines - inhérentes à tout changement selon Eric.

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La prise en main du module de comptabilité se fait sans vague

Les débuts du club sur AssoConnect portent sur la comptabilité - son besoin premier.

Sur le module dédié, Eric commence le paramétrage. Dans "Balances initiales", il indique les soldes antérieurs sur les différents comptes du club. Le trésorier choisit le niveau "Grand sage" de manière à avoir un maximum d’options pour sa comptabilité.

"Par mes expériences professionnelles, je savais lire un bilan et un compte de résultat. Mais j’avais peu de notions sur le passage des écritures comptables. Finalement, c’est sur AssoConnect que j’ai appris !"

Décrite à l’occasion de la démonstration, la comptabilité analytique est activée. De cette manière et pour la première fois de son histoire, le club a la possibilité de créer facilement différents budgets pour ses activités importantes. Ainsi, Eric peut suivre en un clin d'œil les dépenses et recettes qu’il a ventilées sur les budgets.

La gestion comptable du club est faite avec beaucoup de sérieux. Eric scanne l’intégralité des justificatifs de dépenses et les lie aux écritures comptables directement sur AssoConnect.

"Etre trésorier dans une association prend forcément du temps. Mais AssoConnect en fait gagner considérablement."

Sur la plateforme de gestion du club, Eric prépare les comités mensuels, fait ses prévisions de trésorerie et en vue de l’Assemblée générale, il génère tous les documents comptables dont il a besoin.

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Tous les aspects de gestion dans le mĂŞme bateau

Si le besoin premier du club était la comptabilité, le passage à un logiciel tout-en-un comme AssoConnect a ouvert de nouvelles perspectives.

Ainsi, l’utilisation faite par le club ne se limite pas au module comptable.

Arrêter de ramer côté base de données et restez à flot sur les adhésions

Dès les premiers pas sur AssoConnect, les responsables du club ont importé leur base de données - gérée auparavant sur de simples tableaux Excel - sur leur plateforme AssoConnect.

"C’était très pratique, nous avons simplement copié/collé les différents champs de nos tableaux Excel et tout a été rapidement importé sur AssoConnect."

Le lien entre la base de données et les adhésions est également apprécié.

Avant le passage sur AssoConnect, les adhésions passaient par des formulaires papier que les adhérents devaient récupérer, remplir à la main et remettre au club. C’était une gestion assez artisanale qui exigeait de tout ressaisir à la main dans un tableau Excel.

Désormais, les adhésions passent par des campagnes paramétrées en ligne. Ainsi, lorsqu’une personne adhère au club, ses informations se mettent directement à jour dans la base de données.

"Maintenant, ce n’est plus aux responsables du club de ressaisir toutes les informations, ça se fait automatiquement. Les gains de temps sont vraiment élevés pour nous, et notamment pour la coach du club qui gère les adhésions. Et surtout, on sait immédiatement qui est inscrit !"

Concernant les campagnes d’adhésions, Eric effectue le suivi des paiements et le suivi comptable. En 2 clics, il identifie les éventuels retards de paiement et envoie une petite relance aux personnes concernées.

Des événements à la pelle pour le club d’aviron

La convivialité est l’ADN du Cercle de l’Aviron de Strasbourg, et les rencontres entre les membres sont nombreuses, en plus des sessions d’entrainement hebdomadaires.

Toutes ces rencontres se retrouvent en bonne place sur AssoConnect, par le biais de billetteries en ligne. Le premier semestre de 2020 comptabilise Ă  lui seul plus de 30 rencontres !

"Ca peut être des soirées du club, des séances vidéos, etc. On organise des stages environnements pour les jeunes l’été. On y met sur AssoConnect toutes les manifestations qui ne rentrent pas dans le calendrier classique du club. Il y en a beaucoup !"

La coach du club est responsable de ces événements, elle gère donc les billetteries correspondantes sur AssoConnect. Cela lui permet de savoir exactement le nombre de personnes inscrites pour chaque rencontre.

"Evidemment, il existe plein d’autres outils très bien pour les événements, mais à chaque fois, il faut ressaisir, reprendre les informations. Alors que sur AssoConnect, tout est au même endroit."

A l’occasion du Covid-19 et des restrictions liées à la situation sanitaire, le club a découvert la possibilité de mettre une jauge maximale de places disponibles. Cela a amplement facilité l’organisation des rencontres et évité de devoir gérer des annulations ou listes d’attente.

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Communiquer sans mouliner

Le passage à AssoConnect a permis de mettre en place une newsletter du club. Sans suivre une fréquence particulière, elle est l’occasion de partager les informations intéressantes sur la vie du Cercle de l’Aviron de Strasbourg.

Y sont donc partagés, les synthèses et comptes-rendus des comités mensuels. Pendant la crise sanitaire du COVID-19, les responsables ont envoyé les consignes concernant les règles de sécurité.

L’ensemble de ces informations sont également partagées par le biais du module "Articles et Documents" que mettent à jour Eric et ses collègues bénévoles.

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Barrer tous ensemble dans la mĂŞme direction

Pour Eric, le constat est sans appel : AssoConnect offre un gain de temps certain pour tous, aussi bien les bénévoles que la salariée.

Pour accompagner au mieux les différents administrateurs sur la plateforme, il a créé un guide d’utilisation de l’outil.

"J’ai fait un petit livre d’information sur ce qu’il faut aller regarder sur AssoConnect. Maintenant, les 7 personnes qui utilisent AssoConnect sont autonomes."

Il constate qu’AssoConnect a permis de remplacer non seulement le logiciel de comptabilité, mais aussi d’autres outils comme Doodle pour les événements. Il a également ouvert la voie à de nouvelles opportunités avec la mise en place de la communication et la boutique en ligne pour le club.

"Le véritable avantage, c’est de pouvoir tout gérer au même endroit. Si je devais résumer AssoConnect en 3 mots, je dirais complètement intégré, très facile d’utilisation… et recommandé ! Nous l’avons déjà recommandé à plusieurs clubs et comptons bien continuer dans ce sens !"

Merci à Eric d’avoir accepté de prendre le temps de répondre à nos questions.

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