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Numériser les adhésions et événements d'une antenne AVF de 500 membres

18 décembre 2017

L’UNAVF, l’Union Nationale des Accueils des Villes Françaises, est une réseau organisé sur trois niveaux territoriaux : 300 associations locales (AVF) dans 300 villes ou territoires d’intercommunalité, 16 Unions Régionales (URAVF) et 1 Union Nationale (UNAVF). 

Le réseau compte aujourd’hui 70 000 adhérents et 11 000 bénévoles

Les AVF sont nées d’initiatives locales dans les années 1960 pour répondre aux mouvements de populations dus à la relance des industries de certaines régions. Au moment où la mobilité concerne une part croissante de la population, leur rôle est plus que jamais d’actualité. 

La mission des AVF consiste à accueillir les nouveaux arrivants en les aidant à s’adapter à leur nouvel environnement, trouver des repères et reconstruire des relations. En bref, se sentir de nouveau comme chez soi ! Chaque AVF propose ainsi de nombreuses activités : sorties culturelles, voyages, conférences, clubs de tarot ou bridge, etc. 

Depuis 2019, l’UNAVF a mis en place un partenariat avec AssoConnect, pour proposer à l’ensemble des associations locales le logiciel de gestion à des tarifs préférentiels.

Précurseure dans l’équipement des AVF locales, la région Provence-Alpes-Côte d’Azur, a proposé dès 2018 - en amont du partenariat - différents outils à ses associations locales. C’est dans ce cadre qu’AssoConnect a été choisi de manière concertée par les présidents des différentes associations. 

mich-avf-assoconnectL’AVF Sainte-Maxime a ainsi progressivement adopté AssoConnect sur l’année 2019.

Nous nous sommes entretenus avec Michel Perrier, ancien président de l’AVF Sainte-Maxime, qui nous explique le passage sur AssoConnect pour l’association. 

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Une association locale au fonctionnement complexe

L’AVF Sainte-Maxime accueille depuis plus de 30 ans les nouveaux arrivants de sa ville.

Pour cela, de nombreuses activités sont proposées : bridge, tarot, marche, conférences, sorties cinéma, cours de langue pour les personnes étrangères, etc. Certaines activités ont lieu de manière régulière, tout au long de l’année, d’autres sont ponctuelles, ce qui ajoute de la complexité à la gestion de l’association

Chaque année, l’AVF accueille cent nouveaux arrivants et gère au global plus de 500 personnes

“Une complexité pour nous est aussi de gérer le fait que, chaque année, nous avons un turnover dune centaine de personnes - une centaine nous quitte, une centaine nous rejoint. Avant AssoConnect, il était compliqué d’avoir une vision rapide nos adhérents actifs.”

Michel a présidé l’association 2 ans. 

Au début de son mandat, les activités sont gérées à la main : une gestion fastidieuse et chronophage !

L’association fonctionne grâce à 80 bénévoles qui se répartissent les différentes activités : certains seront en charge des voyages organisés, d’autres de la chorale, et ainsi de suite.

Pas moins de 12 personnes sont dédiées à l’enregistrement des personnes pour les adhésions et les différents événements

Pour les adhésions, l’association demande aux adhérents de se déplacer dans les locaux pour s’inscrire. 

“Pour nous, le contact humain reste essentiel, on souhaitait conserver cet aspect-là.”

Une fois dans les locaux, un.e accueillant.e note sur une feuille de papier le nom de la personne, la prestation choisie, et récupère le chèque. L’information est ensuite saisie sur l’ordinateur et transmise à la trésorière qui saisit tout cela en comptabilité. 

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Pour les événements, le fonctionnement est identique : les personnes se déplacent dans les bureaux et les accueillants notent sur un papier le nom de la personne et l’événement choisi. Pour chaque événement, il faut donc retrouver toutes les personnes inscrites et générer un listing PDF pour contrôler l’entrée des personnes

Adhésions et événements sont ainsi gérés en deux temps, sur papier puis sur ordinateur

“Nous voulions numériser les adhésions et l’ensemble des événements, notamment les événements payants. Et ça, on a pu le mettre en place via AssoConnect en une seule étape !”

En 2018, la région PACA propose différents logiciels de gestion à ses associations locales. Après concertation, les présidents des AVF se mettent d’accord pour utiliser AssoConnect. 

“C’est le logiciel qui répondait le mieux à nos enjeux. On avait la possibilité d’avoir un autre système mais il aurait été uniquement accessible dans les bureaux ce qui nous aurait beaucoup limités.”

L’AVF Sainte-Maxime débute donc avec l’outil en 2019. A ce moment, le mandat de Michel est arrivé à son terme mais il propose d’accompagner les bénévoles dans la transition vers le nouvel outil

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Former et accompagner les personnes pour adopter AssoConnect

Adopter un outil numérique : un défi ? Peut-être, mais un défi que relève Michel !

“Notre moyenne d'âge est relativement élevée, avec des personnes de bonne volonté, mais qui n’ont pas toujours d’atomes crochus avec l’informatique.”

Une dimension que Michel prend tout de suite en compte après discussions avec des membres de l’équipe AssoConnect : il devient le formateur de l’outil pour l’association.

“Dans le fond, l’outil n’est pas compliqué. Il faut simplement accepter que cela prenne un peu de temps au démarrage en gardant en tête que cela nous en fera gagner beaucoup par la suite.”

Michel décide de former les personnes une par une. 

“Je n’ai pas mis en place de formation en groupe, cela fonctionnait moins bien pour nous. L’AVF fait un accueil trois fois par semaine, je suis présent ces jours-là pour guider les accueillant.e.s dans l’utilisation d’AssoConnect. Pour les personnes qui savent utiliser Excel, la transition se fait facilement.”

Pour chaque manoeuvre sur le logiciel, Michel rédige une petite fiche détaillée avec les étapes

“Au fur et à mesure, j’intègre les remarques pertinentes des bénévoles qui commencent à maîtriser l’outil.” 

Si l’adoption de l’outil a pris du temps au début, les bénévoles voient aujourd’hui les avantages d’un logiciel en ligne

“Pouvoir travailler chez soi, c’est un avantage essentiel pour nous ! Le Président peut consulter les informations à tout moment depuis son ordinateur portable.”

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Un premier objectif : simplifier les adhésions et les événements 

Le point de départ pour Michel : faire table rase des adhésions en deux étapes. Elles sont désormais saisies directement sur AssoConnect, en une seule fois. 

“On a créé une campagne d’adhésion qui nous permet d’inscrire les gens. Les personnes viennent nous voir et nous renseignons leurs informations en une fois sur le logiciel : adhésion et paiement.”

Pour les adhésions, l’association a simplifié sa gestion. Les bénévoles ont maintenant un aperçu très clair dans la base de données des adhérents, qu’ils soient nouveaux ou historiques. 

“Quand on va dans la Communauté, on sait tout de suite si telle ou telle personne a adhéré. Avant, on avait tout sur des fichiers papiers, il fallait retrouver la fiche pour avoir l’information.”

L’association décide de répliquer ce fonctionnement sur l’ensemble des événements ponctuels, comme les conférences.

avf-sainte-maximeL'équipe de l'AVF Sainte-Maxime, toujours avec le sourire ! 

Les personnes viennent s’inscrire dans les bureaux de l’association où les accueillant.e.s renseignent l’inscription directement dans le module Billetterie d’AssoConnect. 

“Avec la base de données centralisée, on peut notamment savoir qui sont les arrivants les plus récents. Lors d’un événement par exemple, nous allons retrouver sur AssoConnect les derniers arrivants parmi les inscrits pour leur réserver un accueil particulier à leur arrivée.”

Si l’adoption a d’abord pris un peu de temps, la majorité des bénévoles est désormais convaincue de l’utilité du logiciel. 

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Gagner du temps dans sa communication 

Les bénévoles de l’AVF ont également adopté AssoConnect pour gérer la communication à destination des adhérents.

Sept personnes se servent actuellement du module Communication.

“Ce module a tellement été adopté que le dernier mois nous avons dépassé notre quota de mails ! Le module a été particulièrement efficace lorsqu’un de nos événements s’est annulé la veille et que nous l’avons reprogrammé pour le surlendemain. Avec AssoConnect, nous avons pu communiquer à tout le monde l’information. Sur les 120 personnes concernées, 110 sont venues le bon soir. Le module Communication nous a d’ailleurs permis de voir qui n’avait pas ouvert le mail et de leur envoyer un SMS.”

Pour Michel, ce nouveau fonctionnement constitue une véritable révolution par rapport aux précédentes habitudes de communication

Les mails étaient en effet envoyés depuis une boîte mail personnelle. Communiquer à 500 personnes exigeait donc de découper la liste de destinataires en plusieurs petites listes pour éviter d’être bloqué par le nombre de mails envoyés. 

"On envoyait jusqu’à sept fois le même mail pour qu’il parvienne à tout le monde.”

Cette époque est désormais révolue.

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Les utilisations futures d’AssoConnect par les AVF

Aujourd’hui, la comptabilité est gérée sur un autre logiciel. Toutefois, Michel n’exclut pas un basculement vers AssoConnect à terme. 

Première étape : mettre à profit l’outil de “remise de chèque” qui permet la génération automatique du bordereau. 

Une réflexion est également en cours autour du site internet

“Nous avons un site aujourd’hui. Mais sur près de 600 membres, à peine 25% le consultent. On peut faire mieux que ça !”

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Le mot de la fin pour Michel

“Nous apprécions le fait qu’AssoConnect réponde à nos questions, même si c’est pour nous dire que telle ou telle chose ne sera pas possible, les équipes prennent le temps de nous répondre et c’est important pour nous. Si on me retirait AssoConnect demain ? Je ne serais pas content, on vient de l’installer ! C’est un outil très convivial, avec l’avantage essentiel de pouvoir travailler à plusieurs et d’où l’on veut.”

Un grand merci à Michel d'avoir accepté de répondre à nos questions.

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