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Structurer la gestion de son club omnisports grâce aux groupes avancés

23 septembre 2020

L’Association Sportive Crépieux Rillieux (ASCR) a été créée en 1934 à Rillieux-la-Pape, dans le quartier prioritaire Ville Nouvelle. Il propose quatre sections de sport (cyclisme, gymnastique, handball, tir) et regroupe environ 150 adhérents

cas-client-assoconnect-ascrComme pour tout club omnisports, le défi de l’ASCR a toujours été de bien s’organiser entre les différentes sections de tailles très différentes.

Après avoir été président de la section cyclisme, Christian Folliet devient président de l’omnisport en mars 2019. A sa prise de fonction, il se fixe un objectif ambitieux : structurer la gestion du club.

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Une association multisports et multi-outils

Avant AssoConnect, chaque section développait ses activités de façon indépendante. Chacune possédait donc ses propres outils, comme Excel ou OpenOffice. 

“Nous ne disposions pas d'une liste uniformisée de nos membres”

L’utilisation de moyens rudimentaires et hétéroclites était donc problématique, notamment lorsqu’il fallait préparer des demandes de subvention et d’équipement. 

“Le bilan comptable de l'association était établi manuellement à partir des éléments hétérogènes fournis par chaque section.” 

La difficulté était de trouver un outil de gestion qui soit non seulement global, mais aussi flexible, en répondant à la demande des grandes sections sans pour autant complexifier le travail des plus petites. 

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La découverte d'AssoConnect pour structurer l'ASCR

Christian découvre AssoConnect quand il est à la tête du groupe cyclisme et qu’il recherche une plateforme de gestion. A ses yeux, AssoConnect est l’outil le plus complet. Cependant, il est trop cher par rapport aux besoins d’une seule section. 

Lorsqu’il devient président de l’association omnisports, il propose au conseil d'administration (dirigeants, trésoriers de section) d’opter pour AssoConnect afin de structurer le club

Les bénévoles commencent alors à découvrir le logiciel à travers l’essai gratuit. Ils approfondissent leurs connaissances grâce aux webinaires, aux fiches techniques, et au support d'AssoConnect.

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Attaquer avec la comptabilité pour chacune des sections

Les trésoriers sont les premiers moteurs de la plateforme, adoptent le module comptabilité et animent les échanges. 

L'objectif est toujours le même : allier simplicité et accessibilité pour les petites sections, tout en proposant un outil complet et approfondi pour les plus grandes. 

“La comptabilité de la section gymnastique a été bouclée en quelques heures !” 

Abonné depuis seulement quelques mois, le club n'a pas encore effectué de clôture comptable. Mais pour Christian, il est évident que cela sera plus simple et plus rapide : 

“Avant, un des dirigeants recueillait et synthétisait manuellement les contributions de chaque section. Rien à voir aujourd’hui : tout est généré automatiquement ! ” 

Fusionner toutes les opérations dans une comptabilité globale rend plus difficile la lecture des bilans de chaque section. Il apparaît dès le premier exercice comptable qu'il faut un suivi des comptes par section avant même une synthèse globale, objectif recherché. 

Mais au niveau des sections, il n'est ni rentable, ni même envisageable de choisir une option payante. 

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Profiter des avantages du partenariat entre la FFCO et AssoConnect 

Lorsque Christian contacte la Fédération Française des Clubs Omnisports pour des raisons d’assurance, il découvre l’existence de son partenariat avec AssoConnect. Ce partenariat offre 35% de réduction sur l’abonnement AssoConnect et la gratuité des groupes avancés pour les sections. 

L’ASCR choisit donc de s’affilier à la FFCO pour pouvoir profiter de ces avantages. 

“Le partenariat avec la FFCO nous a permis de déployer les fonctionnalités que l’on souhaitait.”

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Christian est guidé par Thomas, responsable du partenariat FFCO chez AssoConnect, dans la mise en place des groupes avancés, désormais gratuits pour l’omnisports.

Ainsi, chaque section fonctionne comme une plateforme "enfant" de la plateforme principale et est autonome dans sa gestion. Toutes les fonctionnalités lui sont offertes (comptabilité, site internet, boutique.). 

“Les groupes avancés vont permettre dès cette année à chaque section de développer leur propre gestion (liste des membres, formulaire d'adhésion, comptabilité, etc.) dans un format commun. Chaque section disposera uniquement de la liste de ses membres et de ses dépenses. L’achat des ballons de hand ne sera plus mélangé avec celui des tapis de gym !” 

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Une section, une campagne d'adhésion, mais une base globale consolidée

Autre avantage notable : grâce au module communauté, chaque section crée sa propre campagne d’adhésion avec des formulaires d’adhésions simples, qui facilitent l’enregistrement des cotisations en comptabilité.

“AssoConnect est très pratique :  ce n’est pas seulement un logiciel de comptabilité, c’est aussi un excellent gestionnaire d’adhérents.”

En effet, l’utilisation du logiciel permet à chaque section de classer ses adhérents par groupes en fonction de leurs équipes et des informations recueillies. 

“C’est très utile de pouvoir paramétrer les infos complémentaires que l’on souhaite demander à nos adhérents comme le droit à l’image ou le certificat médical.”

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Les prochains défis : les groupes dynamiques, le site internet et la boutique en ligne 

Le défi de structurer le club est relevé. 

Prochain objectif pour l'association : développer des groupes dynamiques afin que les personnes de chaque section occupant les mêmes fonctions (trésoriers, gestionnaires de newsletter ou de sites internet, etc.) puissent travailler ensemble. 

Un autre chantier, déjà en cours, est celui du site internet

"Seulement deux sections possèdent un site internet aujourd’hui. Sachant que l’un d’eux est devenu obsolète, faute de mise à jour depuis des années."

L'ASCR a déjà créé son nom de domaine via AssoConnect et aimerait rapidement développer un site pour que ses membres puissent adhérer en ligne. 

Une fois tous ces objectifs atteints, chaque section pourra développer un système de boutique en ligne afin de proposer à leurs adhérents bonneteries et équipements à l’effigie du club !

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Le mot de la fin pour Christian

L’adaptation au logiciel est toujours en cours pour le club. 

"L’aventure AssoConnect est un apprentissage : il faut apprivoiser le logiciel et l’expliquer aux équipes. Dans un deuxième temps, susciter l'adhésion de nos membres qui pourront mettre à jour leurs données, adhérer en ligne."

Cependant, l’objectif initial d’avoir une meilleure organisation et de structurer l’association est en vue. 

"C’est du boulot, cela demande plusieurs réunions, des formations, des échanges mais je me dis que ça vaut vraiment le coup"

Merci à Christian pour son témoignage enthousiaste et constructif. 

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