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Comment une Association de Parents d’Elèves a radicalement changé son fonctionnement grâce à AssoConnect

6 avril 2020

Créée en 1996, l’Association des Parents d’Elèves (APE) du lycée Jean Prouvé Lomme compte environ 400 membres.

Son but : améliorer le bien-être et la qualité de vie des élèves. Pour cela, elle échange des informations entre et avec les parents et propose un service de location et de vente de matériel (location de livres, calculatrices). 

APE-jean-prouvé-raphael-santernePour faire face à ces diverses activités, Raphaël Santerne, Président de l’association depuis 2017, a choisi AssoConnect comme logiciel de gestion. Il nous explique les raisons qui l’ont poussé à ce choix et comment AssoConnect lui a permis de diviser par 10 le temps alloué à la gestion de son association de parents d'élèves.

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Avant AssoConnect, une gestion à bout de souffle    

Lorsque Raphaël Santerne prend la direction de l’association en 2017, la gestion ressemble à tout sauf à un jeu d’enfant. Elle demande beaucoup de temps, que ce soit au niveau des inscriptions à l'association, de la gestion des stocks de matériel, de la communication ou encore de la tenue de la comptabilité.

Concrètement, jusqu'en 2017, la gestion des adhésions se fait par des formulaires papier auprès de l’administration du lycée.

"Nous devions récupérer l'ensemble des formulaires, saisir les informations pour chacun des élèves, puis vérifier un à un que les paiements avaient bien été effectués. L'horreur !"

Même lorsqu’elle réussit à avoir des dossiers complets, l’APE ne peut pas communiquer avec les parents d’élèves, faute de temps et de fichier fiable.

Une fois l'épreuve des adhésions derrière elle, l'association de parents d'élèves doit s'atteler à la distribution du matériel nécessaire aux élèves et de plus de 1900 manuels scolaires - rien que ça ! Là encore, c'est un véritable casse-tête et une lourde perte de temps.

"En termes de gestion, c'était vraiment monstrueux sur beaucoup de fronts !"

Face aux innombrables classeurs et aux pochettes dans tous les sens, Raphaël décide de passer au numérique pour la gestion de l’association de parents d'élèves.

Il se met alors en quête d'un outil pour lui faciliter la vie.

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Un système d’adhésion simplifié et gérable à distance sur AssoConnect

En faisant quelques recherches sur internet, Raphaël découvre rapidement AssoConnect. Outre le tout-en-un, deux aspects du logiciel le séduisent particulièrement :

  • le fait qu'il s'agisse d'un logiciel en ligne, et donc accessible à distance d'une part,
  • la dimension collaborative d'autre part, avec la possibilité d'ajouter autant d'administrateurs que nécessaire.

Ces deux arguments font la différence et décident Raphaël à choisir AssoConnect pour gérer l'association de parents d'élèves.

"Avec notre équipe, on a vite mis en place des nouvelles manières de fonctionner."

Le premier chantier concerne évidemment les adhésions.

Il commence par la personnalisation des champs de la base de données de manière à l'adapter parfaitement aux besoins de l'association de parents d'élève. Une fois que c'est fait, l'APE crée sa campagne d'adhésion.

C'est dans le cadre de cette campagne que l'association collecte les informations relatives aux élèves, nécessaires à la bonne gestion de l'association.

C'en est donc fini des formulaires papier et les informations à recopier : désormais, toutes les informations sont enregistrées automatiquement en ligne, dans la base de données de l'association.

"Le gain de temps sur les adhésions est incomparable ! Les familles saisissent elles-mêmes leurs informations, du coup, le temps que l'équipe associative y passe est divisé par 10 !"

Outre l'efficacité dans la collecte d'informations, l'APE connait aussi un gain d'efficacité pour la logistique autour de la location de matériel, désormais aussi gérée sur le logiciel.

Pour les inscriptions à l'APE, il y a donc un avant et un après AssoConnect : avec AssoConnect, le gain de temps est considérable, la collecte d'informations fiable et le travail de l'équipe associative considérablement réduit !   

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10/10 pour la communication de l'association de parents d'élèves

L’un des principaux enjeux d’une association de parents d’élèves consiste à communiquer aussi efficacement que possible avec les parents.

Or, difficile de remplir cette mission lorsque l’on manque de temps, d’une base de données propre et d’un site fonctionnel. Alors que la communication se résumait au strict minimum avant AssoConnect, la situation a bien changé.

Avec son passage sur AssoConnect, l'association de parents d'élèves se dote d’un site internet complet, développé par Raphaël et son équipe n'ayant pourtant aucune formation en informatique. 

"Je me suis dit que ça avait l'air simple et que je devais me lancer. C’était la première fois que je créais un site internet, j’ai trouvé l’expérience ludique, facile et intuitive."

Sur le site de l'APE, Raphaël a créé un intranet : un espace dédié aux familles auquel ces dernières se connectent.

Cela leur permet d'accéder à des informations qui leur sont réservées, non publiques. Il s'agit généralement des comptes-rendus des réunions, des conclusions des conseils de classe ou encore des newsletters de l’établissement. 

En plus du site internet, l'association de parents d'élèves utilise le module d'emailing qui permet d'envoyer des informations ciblées lorsque c'est nécessaire.  

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Un gain de temps considérable sur la comptabilité de l'association de parents d'élèves

Enfin, comme toute association, l’APE du Lycée Jean Prouvé tient sa comptabilité.

Avant la mise en place d'AssoConnect, la tenue comptable se faisait sur différents tableaux qui présentaient bon nombre d'imprécisions.

"C’était un peu mal saisi et honnêtement, les documents comptables n’étaient pas toujours très fiables..."

Le passage sur AssoConnect a un impact considérable sur la comptabilité de l'association.

Premièrement, les écritures comptables liées aux adhésions sont saisies automatiquement dans le module de comptabilité d'AssoConnect. Il en va de même avec les écritures liées aux paiements des adhésions.

Pour l'équipe associative, ce sont des centaines d'écritures comptables en moins à saisir.

"Ca nous a vraiment facilité la tâche !"

De la même manière que les adhésions et le site internet : le constat est sans appel sur le gain de temps et d'efficacité concernant la comptabilité de l'association de parents d'élèves. 

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Finalement, en passant sur un logiciel en ligne tout-en-un, l’APE a divisé son temps de gestion par 10, rien que pour les adhésions.

De plus, elle propose désormais une communication plus fluide et efficace avec les parents et dispose d'une comptabilité claire et facile à tenir. De quoi assurer les meilleures conditions pour le cadre scolaire des élèves !

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En 3 mots Raphaël a décrit AssoConnect ainsi :   

"Pour décrire AssoConnect en 3 mots, je dirais "Génial, indispensable – on ne pourrait s’en passer – et facile". En dehors de ça, c’est la disponibilité d’AssoConnect qui m’a conquis. Vous avez toujours une équipe en face super efficace, super disponible et super gentille !”  

Un (super) grand merci à Raphaël pour son enthousiasme et le temps qu’il a consacré à répondre à nos questions ! 

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