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Adopter un fonctionnement moderne et une bonne communication pour agrandir sa communauté

15 octobre 2020

L’Association Royale des Ingénieurs de Gembloux Agro-Bio (AIGx) a été créée en 1890. Elle rassemble aujourd’hui 800 anciens élèves de cette université belge. 

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Luc Minne fait partie de l’association depuis la fin de ses études et y est engagé activement depuis une trentaine d’année. Après avoir présidé l’association pendant 4 ans, il intègre de nouveau le conseil d’administration en 2016. 

C’est lors de cette prise de fonction qu’il propose à l’équipe de moderniser son fonctionnement pour accroître le nombre d’adhérents, en forte diminution depuis quelques années. 

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Une organisation dépendante et dépassée 

Avant AssoConnect, Luc constatait que les outils de l’association étaient vieillissants et ne permettaient pas aux bénévoles d’être autonomes dans leur communication

La base de données des anciens élèves avait notamment été créée par l’un des responsables informatiques de l’université il y a une vingtaine d’années ! Cet annuaire numérique rassemblait tous les diplômés depuis 1864. 

"Cette base de données a été très utile à l’AIGx, mais elle n’était ni intégrée aux autres outils utilisés par l’association (mailing, comptabilité, site internet, etc), ni interactive."

Ceci compliquait la gestion et demandait un temps précieux à l’équipe associative. Par exemple, la gestion des événements devait se faire au cas par cas par la secrétaire, qui envoyait les inscriptions et les invitations de façon manuelle

Une autre difficulté majeure : les bénévoles continuaient de dépendre des techniciens de l’université pour gérer la plateforme.

"L’outil était extrêmement lourd, parce que l’on dépendait de plusieurs personnes, et que chacun avait ses propres outils."

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L'exploration des outils pour moderniser son association

Il y a quatre ans, Luc décide d’intégrer une nouvelle fois le conseil d’administration de l’AIGx. Il partage alors à l’équipe dirigeante l’urgence de moderniser le fonctionnement de l’association, au vu de la "baisse importante du nombre de membres cotisants".

"Ce constat navrant de la diminution des adhérents s’expliquait notamment par un manque de suivi et une communication peu dynamique."

Luc se met donc à la recherche d’un logiciel qui rassemble l’ensemble des fonctionnalités recherchées, comme la gestion des membres et la communication. De cette manière, l’AIGx pourrait être autonome et se développer sans aide externe. 

"J’ai consulté beaucoup de logiciels destinés aux entreprises, notamment Odoo, une plateforme de gestion d’entreprise belge, mais ils étaient complexes et trop coûteux pour une association."

Luc explore alors le marché américain et analyse quelques options. Mais ces outils ressemblaient davantage à des réseaux sociaux et étaient "basés sur l’échange plutôt que sur la gestion du réseau". 

Finalement, c’est en se penchant sur le marché français qu’il tombe rapidement sur AssoConnect. 

"L’outil semblait assez facile d’utilisation, il était en français, avec un service client francophone. Et surtout, tout ce dont nous avions besoin y était !"

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Une gestion simplifiée pour l'équipe associative

Luc s’occupe alors personnellement de transférer la gestion de l’association sur AssoConnect. Il commence par paramétrer le module communauté et importer toutes les informations de la base de données.

"L’intégration est très facile à mettre en place et très utile."

Il développe par la suite le site web de l’AIGx. Puis, un an après, la comptabilité de l’association bascule sur AssoConnect. 

"Les réflexes comptables français ne sont pas les mêmes qu’en Belgique, mais les mécanismes sont similaires. Le module comptabilité reste donc très pertinent pour l’AIGx."

Du côté de l’équipe associative, le pari est gagnant. La secrétaire de l’association n’a plus besoin d’envoyer manuellement adhésions et invitations aux événements, "tout passe maintenant par AssoConnect !". Par ailleurs, d’autres bénévoles l’utilisent pour la communication à travers le module emailing

Luc apprécie également les statistiques disponibles sur la plateforme, qu’il partage avec l’ensemble du conseil d’administration. 

"Chaque année, on ressort des chiffres clés comme le nombre de cotisants, la participation à nos événements, etc. Cela nous permet d’observer les tendances."

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Un annuaire consolidé pour attirer des intéressés

Les bénéfices ne s’arrêtent pas aux dirigeants de l’association ! Les différents changements enclenchés par AssoConnect impactent également les adhérents, qui découvrent alors une association plus dynamique, présente et efficace

L’annuaire numérique, qui compte près de 9000 membres, est désormais toujours tenu à jour et précis. 

"Chacun a accès à son compte et peut modifier ses propres informations : c’est très pratique et cela fait gagner du temps aux adhérents comme à l’équipe associative."

De plus, l’annuaire en ligne étant public, il est ainsi accessible à l’ensemble des anciens de l’université. 

"Pour l’AIGx, c’est une nouveauté de s’adresser de plus en plus à tous les diplômés, qu’ils soient cotisants ou non."

Les adhérents ont évidemment des avantages : pour eux, l’agenda est par exemple plus précis et comporte plus d’informations. Un moyen engageant d’attirer de potentiels nouveaux membres de l’association ! 

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Le paiement en ligne pour retrouver de nouveaux adhérents

Un autre bénéfice ayant permis de gonfler les rangs de l’AIGx est la mise en place du paiement en ligne pour les adhésions et inscriptions aux événements : plus d’un tiers des cotisations sont ainsi réglées en ligne !

"Pour une personne qui vivait à l’étranger, c’était un parcours du combattant d’adhérer, puisque l’appel à cotisation se faisait par courrier. Avec le paiement en ligne, c’est devenu facile et accessible en tout temps et en tout lieu !"

Simplifier la façon d’adhérer encourage davantage les anciens élèves à s’inscrire. 

"Rien que de ce point de vue-là, AssoConnect est excellent pour notre communication : il simplifie le processus d’adhésion, un élément essentiel pour notre association."

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Une communication régulière, simple et efficace

Pour l’AIGx, AssoConnect se révèle être un outil de communication pratique, qui permet d’échanger régulièrement avec les membres. 

"Auparavant, une fois que nous avions effectué l’appel à cotisation, plus rien ne se passait pendant quelques mois." 

L’AIGx contacte désormais ses adhérents deux à trois fois par mois pour leur présenter les prochains événements et les actualités de l’association.

"Nous organisons en moyenne une activité voire deux par mois, auxquelles les gens peuvent s’inscrire via AssoConnect."

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Le mot de la fin pour Luc

AssoConnect a donc permis à l’AIGx de se moderniser et de simplifier son fonctionnement. Les bénéfices sont doubles : gain de temps pour l’équipe associative, mais aussi une valeur ajoutée supplémentaire pour les adhérents de cette association d'anciens. 

Communiquer plus régulièrement est devenu un jeu d’enfant pour les bénévoles. L’objectif d’améliorer le suivi et de favoriser les échanges avec les membres a donc été relevé haut la main. 

"L’adoption d’AssoConnect nous a permis de retrouver un niveau d’adhérents confortable."

Pour Luc, AssoConnect est donc synonyme "d’efficacité et de simplicité" !

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Merci à Luc d'avoir répondu à nos questions. 

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