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Pouvoir prendre des décisions sereines à court et long terme pour son association

4 novembre 2020

L’Association Française du Syndrome d’Angelman (AFSA) a été créée en 1992 pour venir en aide aux personnes atteintes de ce syndrome ainsi qu’à leur entourage. Elle compte aujourd’hui plus de 600 familles adhérentes.

Les objectifs de l’AFSA sont multiples : appuyer et financer la recherche, aider dans l’accompagnement de la prise en charge de ces enfants, assister le personnel soignant dans la connaissance de la maladie et soutenir les familles, notamment lors de rencontres rĂ©gionales et nationales. 

Pour faciliter toutes ces missions, l’AFSA devait trouver un outil pour gérer en temps réel l’association et faciliter la prise de décisions financières

RĂ©gine Gomis, chargĂ©e de l’administration et des finances, et StĂ©phanie Duval, chargĂ©e de communication, dĂ©veloppement et levĂ©e de fonds, nous ont partagĂ© comment AssoConnect a permis Ă  l’association de relever ces dĂ©fis. 

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Avant AssoConnect : L'impossibilitĂ© du suivi financier complique la gestion de l'association 

Avant AssoConnect, la gestion de l’association se faisait "Ă  la gomme et au crayon". 

"Notre cabinet comptable venait une fois par an lors de la clôture des comptes, et effectuait toutes les écritures de l’année à ce moment-là."

Au-delĂ  de la prestation coĂ»teuse que cela engendrait, le rĂ©el problème Ă©tait l’impossibilitĂ© de vision Ă  court et long terme. 

"Sans connaître le détail de nos dépenses et recettes, il était très difficile de décider si l’on pouvait ou non organiser un événement pour nos adhérents, par exemple. Impossible de connaître à un instant T nos capacités financières, notre seule donnée était le solde du compte bancaire."

L’organisation se met donc Ă  la recherche d’un outil qui lui permettra d’avoir une vision globale et de pouvoir se projeter, notamment en comptabilitĂ© analytique. 

"Nous avions besoin d’un logiciel pour cerner les dettes et les créances, mais aussi pour pouvoir dissocier le budget de fonctionnement et les dépenses liées aux événements par exemple."

Le but ultime était de "pouvoir prendre des décisions avec certitude."

L’AFSA dĂ©couvre AssoConnect et l’adopte en 2016, après avoir reçu le feu vert de son cabinet comptable. Celui-ci devait en effet pouvoir intervenir facilement sur le logiciel pour le bilan et la clĂ´ture comptable. 

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GĂ©rer la comptabilitĂ© sur AssoConnect pour ĂŞtre rĂ©actif dans la prise de dĂ©cision 

RĂ©gine arrive en septembre 2018 au sein de l’association, et prend aisĂ©ment en main la comptabilitĂ© sur AssoConnect. 

"Lorsque j’avais une question, je n’hésitais pas à échanger avec le support client d’AssoConnect, qui était très réactif !"

La vision budgétaire analytique tant espérée est maintenant "indispensable" à l’AFSA pour optimiser son suivi budgétaire et identifier clairement ses principaux coûts.

"Comme nous l’espérions, nous sommes maintenant réactifs lorsqu’il faut faire un choix financier auprès du conseil d’administration."

RĂ©gine est convaincue qu’AssoConnect a ainsi soulagĂ© les bĂ©nĂ©voles de ce type de casse-tĂŞte. 

Cela lui a aussi Ă©pargnĂ© de longue heures d’écritures quotidiennes en comptabilitĂ©, grâce Ă  l’interconnexion des modules. 

"C’est très pratique, puisque chaque paiement de don ou d’adhésion est automatiquement inscrit en comptabilité."

RĂ©gine a pu constater au fil des annĂ©es les amĂ©liorations du produit, "notamment concernant le Niveau Grand Sage". 

De son côté, le cabinet comptable est satisfait de la plateforme. Comme AssoConnect génère automatiquement le grand livre et autres documents comptables, "la liaison et la clôture sont très rapides et simples."

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Faciliter la gestion quotidienne de sa communautĂ© 

StĂ©phanie, responsable communication et dĂ©veloppement, a rejoint l’AFSA en 2019. Elle a Ă©tĂ© formĂ©e par la personne prĂ©cĂ©dente et a dĂ©couvert au fur et Ă  mesure les multiples fonctionnalitĂ©s. 

Aujourd’hui, elle manipule AssoConnect  quotidiennement : dès qu’une personne contacte le bureau, elle consulte sa fiche profil sur la plateforme.

"Ce n’est pas compliquĂ©, AssoConnect est toujours ouvert lorsque je travaille." 

L’outil lui permet de centraliser tous les renseignements des 7 890 adhĂ©rents et donateurs, comme leur adresse postale, leur courriel et le nom de la responsable rĂ©gionale attitrĂ©e. 

"La base de données est sans aucun doute le module incontournable !"

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Informer et communiquer efficacement grâce à l'outil d'emailing

Pour communiquer avec la communautĂ©, StĂ©phanie utilise rĂ©gulièrement l’emailing. 

"C’est un outil essentiel et très pratique, puisque les campagnes d’emailing sont gratuites, contrairement à un envoi postal à chaque membre."

La segmentation de la communautĂ© et la rĂ©partition groupĂ©e permet de bien cibler les destinataires pour les campagnes de don, d’adhĂ©sion, la newsletter, etc. 

"Le dernier exemple en date, c’est la relance pour les membres qui n’ont pas encore adhéré cette année."

La confection visuelle des emails est assez rapide pour Stéphanie.

"Le module est intuitif et les possibilitĂ©s de crĂ©ation ainsi que celles de mise en page sont nombreuses". 

D’ailleurs, les cinq délégués régionaux envoient également leurs courriels à partir du logiciel, de façon indépendante et autonome

"Ils créent leurs campagnes d’emailing sans avoir besoin que j’intervienne."

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Organiser ses Ă©vĂ©nements en deux temps trois mouvements 

L’envoi d’emails permet aussi Ă  StĂ©phanie de partager les Ă©vĂ©nements des rencontres rĂ©gionales et nationales, crĂ©es sur AssoConnect. 

"C’est chouette de pouvoir réserver la billetterie de l’événement aux adhérents ou de pouvoir mettre en place une jauge de places limitée."

Pour faciliter la vie de RĂ©gine, l’AFSA privilĂ©gie les paiements en ligne pour l’inscription aux Ă©vĂ©nements, car ceux-ci sont automatiquement inscrits en comptabilitĂ©. 

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Le mot de la fin pour StĂ©phanie et RĂ©gine 

Pour StĂ©phanie et RĂ©gine, AssoConnect est "intuitif, fonctionnel et essentiel". 

Il facilite la prise de dĂ©cision des responsables, et simplifie aussi la gestion de la comptabilitĂ©, de la communautĂ© et des autres devoirs des deux compères qui l’utilisent au quotidien. 

"AssoConnect nous permet d’accéder aux informations de nos membres ou de la compta en un claquement de doigts, et c’est ça, c’est extra !"

Merci à Stéphanie et Régine pour leur témoignage.

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