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Le bulletin d'adhésion pour votre rentrée associative

La rentrée associative approche à grand pas et vous êtes déjà sur les chapeaux de roues pour préparer au mieux cette période cruciale de l’année ?

Vous avez déjà rempli les stocks de votre boutique en ligne, nettoyé votre local d’association et même envoyé un emailing de rentrée à vos membres. Bravo !

Et avez-vous pensé à vos bulletins d’adhésion ? C’est une étape essentielle qui permet de démarrer la rentrée associative sur des bonnes bases. Simple et rapide à élaborer… Oui, si vous vous y prenez correctement !

Voici le programme de cet article :

En complément des informations contenues dans cet article, nous vous proposons de télécharger gratuitement un modèle de bulletin d’adhésion pour votre association !

Télécharger le modèle de bulletin d'adhésion

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Bulletin d’adhésion : les bases à connaître pour votre association

Qu’est-ce qu’un bulletin d’adhésion pour une association ?

Que vous le nommiez “bulletin d’adhésion” ou “fiche d’adhésion”, ce formulaire est le gage d’appartenance d’une personne à une association. En remplissant et signant ce bulletin d’adhésion, l’adhérent accepte les termes et conditions de l’association et la rejoint officiellement !

Pour l’association, le bulletin d’adhésion est un moyen de collecter facilement les informations relatives aux adhérents, qu’ils soient anciens ou nouveaux. 

Ce formulaire est constitué généralement de deux parties :

  • le bulletin d’adhésion à remplir par l’adhérent et à conserver par l’association : l’adhérent remplit les champs en renseignant ses informations personnelles,
  • le reçu à remplir par l’association et à conserver par l’adhérent : c’est une preuve pour l’adhérent que l’association a bien reçu son bulletin d’adhésion.

Le bulletin d’adhésion est-il obligatoire pour votre association ?

La loi n’exige pas des associations de fournir un bulletin d’adhésion à chaque nouvelle campagne. Ce dernier est obligatoire uniquement si les statuts de votre association le stipulent. Il faut alors suivre ce qui est indiqué dans vos statuts pour le processus d’adhésion.

Dans le cas où cela n’est pas indiqué dans vos statuts, les bulletins d’adhésion sont optionnels pour votre association.

Toutefois, le bulletin d’adhésion représente un réel gain de temps pour votre association. Il vous permet notamment de :

  • collecter rapidement les informations pratiques à propos de vos membres,
  • éventuellement mettre à jour les informations sur vos anciens membres,
  • tenir et organiser des listes de membres,
  • rester en contact avec vos membres (via l’envoi de newsletters, emailing…).


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Les informations indispensables pour votre bulletin d’adhésion

Quelles sont les informations à renseigner dans votre bulletin d’adhésion ?

Il n’y a pas de règle universelle concernant le contenu des bulletins d’adhésions. Les informations demandées dépendent principalement du type de votre association, de votre fonctionnement et de vos activités.

Par exemple, une association culturelle n’a pas forcément besoin de connaître la condition physique de ses adhérents, contrairement à une association sportive.

Evidemment, certaines informations font globalement consensus et sont généralement demandées par toutes les associations aux adhérents. 

Par exemple :

  • les éléments d’identité : nom, prénom, date de naissance,
  • les informations de contact : email, numéro de téléphone,
  • l’adresse de l’adhérent, le code postal, la ville,
  • le montant des frais d’adhésion et sa date d’application,
  • les modes de paiement utilisés pour régler l’adhésion.

Quelques informations complémentaires peuvent être demandées aux adhérents par l’association :

  • les personnes à contacter en cas d’urgence,
  • le niveau de l’adhérent : débutant, intermédiaire, expert (ex. si votre association propose la pratique d’une activité sportive ou manuelle),
  • le nombre d’années de pratique,
  • d’autres informations permettant d’accéder éventuellement à une réduction sur les tarifs d’adhésion (ex : le quotient familial).

Encore une fois, les mentions particulières et les demandes de documents pour compléter la nouvelle adhésion dépendent principalement de l’activité exercée et des statuts de votre association. 

Les mentions particulières à renseigner selon votre association

Selon les particularités de votre association, nous vous conseillons fortement d’ajouter des éléments à votre bulletin d’adhésion. Ces précisions peuvent notamment prévenir d’éventuels litiges et autres mauvaises surprises. 

L’autorisation parentale pour l’adhésion d’un mineur à votre association

En France, d’après la loi n°2017-86 du 27 janvier 2017 relative à l'égalité et à la citoyenneté, tout mineur a le droit d'adhérer librement à une association.

Les mineurs peuvent donc adhérer seuls à une association. On considère dans ce cas que le mineur a obtenu une autorisation verbale de ses parents.

Toutefois, afin d’éviter tout litige pour votre association, il est conseillé de demander une autorisation parentale lors de l’adhésion d’une personne mineure, notamment si les frais d’adhésion sont élevés.

Les certificats médicaux pour votre association

Si votre association propose des activités sportives, il peut être demandé à vos adhérents de fournir un certificat médical.

Les certificats médicaux sont obligatoires pour une liste de sports à contraintes ou dans le cas d’une première licence au sein d’une association affiliée à une fédération sportive.

Bien que les associations ne soient pas obligées légalement de demander de certificat médical s’il n’y a pas de pratique de sport en compétition, il est fortement conseillé aux associations sportives non affiliées à une fédération d’en faire la demande pour des questions d’assurance.

La protection des données personnelles collectées par votre association et le respect du RGPD

Vous n’avez pas pu passer à côté du RGPD, le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles

Cette réglementation a totalement revu la façon de collecter des informations personnelles sur les citoyens européens pour les personnes morales. Elle exige une vigilance accrue de la part de tous les organismes qui traitent ces données.

Evidemment, le bulletin d’adhésion n’échappe pas au RGPD.

Que vous proposiez un bulletin d’adhésion en ligne ou sur papier, vous devez faire mention de l’utilisation des données collectées.

A noter : ne doivent être récoltées que des données utiles et pertinentes pour votre activité.

Nous avons dédié un article complet aux bonnes pratiques RGPD à mettre en place dans votre association.

L’accord pour le droit à l'image des nouveaux adhérents

Vous comptez prendre en photo vos membres en action pour tenir en haleine votre communauté sur les réseaux sociaux ou illustrer votre site internet associatif ? C’est une très bonne idée ! Attention toutefois à prendre en compte le droit à l’image.

En France, la loi précise sur le droit à l’image que “chaque personne dispose d’un droit exclusif sur son image et l'utilisation qui en est faite”.

Il est alors judicieux d’intégrer une clause de droit à l’image dans votre bulletin d’adhésion. Ajouter cette mention vous évitera des mauvaises surprises.

Le règlement intérieur de votre association

Votre association dispose d’un règlement intérieur ? Mentionnez-le dans votre fiche d’adhésion et demandez à vos futurs adhérents leur accord.

Exemple : “Je reconnais avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur de l'association.”

La décharge de responsabilité pour votre association

En intégrant votre règlement intérieur à votre bulletin d’adhésion, vous pouvez vous décharger de votre responsabilité si l’adhérent ne respecte pas les règles de votre “contrat”.

Téléchargez gratuitement votre modèle de bulletin d'adhésion !

Télécharger le modèle de bulletin d'adhésion

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Que privilégier entre l’adhésion en ligne ou l’adhésion sur papier ?

Les lecteurs réguliers de notre blog ne seront pas étonnés : il nous paraît assez évident que les adhésions en ligne présentent de nombreux avantages. De fait, elles prennent de plus en plus le pas sur le traditionnel remplissage du bulletin d’adhésion papier.

Voici les avantages que présentent les adhésions en ligne comparées aux adhésions sur papier :

  • Un gain de temps pour l’adhérent : adhérer en ligne se fait en seulement quelques clics, alors que les adhésions papiers peuvent requérir des déplacements ou des envois par courrier, plus longs, plus chers et plus contraignants pour votre adhérent. En moyenne, l’internaute n’a besoin que de 2 minutes pour adhérer en ligne !
  • Un gain de temps pour le bénévole en charge des adhésions : plus besoin de déchiffrer l’écriture de vos adhérents, avec une adhésion en ligne les caractères sont uniformisés : plus de place à l’erreur ! Second avantage non négligeable : les adhésions en ligne vous épargnent les doubles saisies sur un fichier Excel.
  • Des flux d’argent sécurisés pour votre association : malgré les a priori, c’est un fait, il est plus sûr de collecter de l’argent en ligne via un prestataire agréé par la Banque de France que de recevoir de l’argent de gré à gré, notamment parce que cela vous évite de devoir courir après les paiements promis qui tardent à arriver. 
  • Un vent de modernité à votre association : plus efficaces, plus rapides, plus pratiques, les adhésions font souffler un vent de modernité sur votre association, c’est un argument supplémentaire pour convaincre de nouveaux membres, notamment les jeunes générations. 

Retrouvez l’ensemble des avantages des adhésions en ligne pour votre association !

Si les adhésions en lignes ont la cote, nous devons reconnaître que les adhésions sur papier présentent également des avantages. 

  • Classer et conserver les adhésions sur papier : vous pouvez organiser et trier les adhésions comme vous le souhaitez, dans un classeur par exemple.
  • Rassurer les membres peu à l’aise avec internet : la version papier peut être facilement conservée et offre donc un aspect rassurant indéniable. Cela est d’autant plus vrai pour les personnes réticentes à payer en ligne et partager leurs informations sur internet. 
  • Rester accessible à tous : si la grande majorité des Français utilise et a accès à internet quotidiennement, ce n’est cependant pas systématique. Les adhésions sur papier vous permettent ainsi de ne pas vous couper de la partie de la population non connectée. 

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Les campagnes et bulletins d’adhésion sur AssoConnect

Si pour cette nouvelle rentrée associative vous avez décidé de franchir le pas et de proposer l’adhésion en ligne à vos membres, nous ne pouvons que vous encourager ! Pour vous accompagner, le logiciel AssoConnect vous facilite même la tâche grâce à son module d’adhésion.

Un formulaire d’adhésion aux multiples possibilités sur AssoConnect

Grâce à un formulaire normé et convivial, vous collectez les informations de votre choix sur vos adhérents en paramétrant rapidement les champs à compléter.

Si certaines informations sont intéressantes à collecter mais pas indispensables, vous pouvez les rendre facultatives à renseigner pour l’adhérent.

bulletin adhésions sur assoconnectLes possibilités pour votre campagne d’adhésions sont multiples : 

  • Paramétrez vos tarifs et proposez des réductions aux adhérents (ex. une réduction pour les familles nombreuses),
  • Fixez un nombre maximum d’adhérents,
  • Rattachez une adhésion à une catégorie comptable,
  • Ajoutez des prestations optionnelles comme la vente de produits via la boutique en ligne ou l’inscription à votre prochain événement d’association.

Gagnez du temps sur les adhésions avec AssoConnect

Comme vous le savez certainement, tous les modules d’AssoConnect sont interconnectés.

A chaque adhésion, des factures ou reçus fiscaux sont générés automatiquement et envoyés par mail à l’adhérent - en fonction de ce que vous avez configuré, évidemment.

Vos adhérents sont également enregistrés de manière automatique dans votre base de membres

Gardez un oeil sur le parcours de vos adhérents : 

  • Conservez leur historique sur plusieurs années (ex. leur période d’adhésion, leur état financier, etc), 
  • Accédez à leur historique d’achats (ex. les achats effectués sur votre boutique en ligne, sur votre billetterie),
  • Utilisez les statistiques pour développer votre association (ex. nombre de femmes et hommes, leur localisation, etc), ainsi adaptez votre communication à votre communauté.

Voilà de quoi vous faire gagner un temps considérable sur les nouvelles adhésions, booster vos adhésions et la gestion de votre communauté !

Et si vous souhaitez rester sur le traditionnel bulletin d’adhésion papier, nous vous proposons de télécharger notre modèle personnalisable !

Télécharger le modèle de bulletin d'adhésion

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Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour faciliter l’adhésion de vos membres et démarrer votre année associative sur une bonne note !

Rappelez-vous simplement de ne pas demander plus d’informations que nécessaire et que le bulletin d’adhésion soit en ligne ou version papier : accueillez vos adhérents avec le sourire !

Pour être sûr de bien communiquer autour de l’ouverture des inscriptions à votre association, téléchargez notre guide sur la communication pour votre association !

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