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Révolutionner la gestion d'une association médico-sociale d'ampleur nationale

Créée par Jessica Baba en 2012 suite à un drame personnel, l'association LÉA mène de nombreuses actions en faveur des familles ayant des enfants malades et/ou en situation de handicap.

Accompagnement des familles au quotidien, actions dans les hôpitaux, sensibilisation des pouvoirs publics : les chantiers de LÉA sont nombreux, et rendus possibles grâce à une centaine de bénévoles, de généreux donateurs et une détermination sans faille des membres de l'association.

Jessica Baba Association LEA AssoConnect

Depuis sa création, LÉA a aidé plus de 35 000 familles !

Nous avons échangé avec Jessica, Directrice de l'association. Elle explique comment AssoConnect a soulagé la gestion globale de la structure au quotidien.

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Ne plus gérer 500 reçus fiscaux par an à la main

L'aventure associative LÉA a commencé suite à une formidable vague de solidarité : de nombreux donateurs se sont mobilisés pour permettre à la famille de Léa, grande prématurée, de prendre en charge l'hospitalisation de la petite fille.

Ainsi, dès ses débuts, l'association reçoit de nombreux dons, majoritairement par chèques.

Jusqu'en 2016, Jessica seule traite les dons un à un : elle envoie en moyenne 500 reçus fiscaux à la main par an !

Rapidement, Jessica a trop de choses à gérer et demande à Julie, la salariée de l'association, de gérer les reçus fiscaux.

"Je n'avais pas le choix, j'ai du déléguer cette tâche à Julie. Quand elle a vu ça arriver, elle a dit "non, c'est pas possible, il faut qu'on trouve une autre solution !". Alors elle s'est mise à chercher."

Julie se met donc en quête d'une solution pour passer moins de temps sur la gestion des reçus fiscaux. Il s'agit d'enlever le plus vite possible cette épine du pied de l'équipe associative !

Une recherche sur internet guide naturellement Julie vers AssoConnect qu'elle présente au Conseil d'Administration.

"Là, on s'est dit "Ouais, trop bien, on va essayer, ça n'engage pas à grand chose !". Et c'est comme ça que tout a commencé !"

Le simple fait qu'AssoConnect génère et envoie les reçus fiscaux automatiquement aux donateurs suffit à convaincre l'équipe dirigeante tant cette tâche est gourmande en temps mais indispensable au développement de l'association.

La découverte plus tard des autres possibilités offertes par le module de dons telles que le paiement en ligne et l'intégration des iframes sur des sites extérieurs sont des bonus que Jessica met en place rapidement.

En un temps record, Jessica et Julie intègrent les donateurs à leur base de données et génèrent les reçus fiscaux.

"C'était le kiff ! *soupir* Vraiment, c'était trop le kiff d'avoir tous les reçus fiscaux automatiquement !"

L'ouverture du chantier "site internet" pour l'association médico-sociale

Quelques temps plus tard, Jessica se rend compte qu'il est possible de construire un site internet de A Ă  Z sur AssoConnect.

A l'occasion d'un "marathon" avec Probono Lab, il ressort qu'il est indispensable de repenser et moderniser l'ancien site internet de l'association.

Jessica suit la formation en ligne gratuite proposée par AssoConnect sur les 7 étapes pour construire ou refondre son site internet. Appliquée, Jessica suit les conseils partagés et mène le travail de réflexion autour de l'architecture et du contenu de son site internet avant de se lancer dans la création des pages.

Une fois cette réflexion mûrie, et aidée d'une autre formation en ligne sur la manière d'utiliser le module Site internet d'AssoConnect, Jessica se lance dans la réalisation de son nouveau site. Une fois satisfaite du résultat, son ami Jean-Marc de Facile2Soutenir l'aide à configurer son nom de domaine.

En 3 semaines, le changement de l'ancien site Wordpress vers son nouveau site AssoConnect se fait – un record !

"Il y a eu un petit temps de prise en main. Une fois que j'ai compris comment fonctionne le logiciel, ce que je pouvais faire et ne pas faire, c'est allé très vite. Maintenant, on a un site qui en jette !"

Aujourd'hui encore, Jessica intervient régulièrement sur son site internet pour continuer à le faire vivre et l'améliorer.

Nettoyer et mettre de l'ordre dans sa base de données

Grâce à l'import des donateurs, Jessica peut commencer à avoir une base de données "propre" : complète, à jour et triée selon les catégories de personnes.

De 9000 contacts non qualifiés issus de son site internet précédent, elle n'inclut dans sa base de données sur AssoConnect que les contacts qualifiés : les donateurs, les bénévoles et les adhérents.

Jessica crée des groupes pour structurer sa communauté.

"Le jour où on a découvert le système de groupes pour segmenter notre base de données, ça a été l'apothéose !"

Elle crée un groupe avancé pour les bénévoles, administré par les coordinateurs en région. Ils ont créé un intranet dédié aux bénévoles sur le site internet de l'association sur lequel ils partagent des articles de blog, des ressources pour les bénévoles, des galeries photos, un agenda, un annuaire interne, etc.

Sur leur espace, les bénévoles ont même accès à une boutique en ligne qui leur est dédiée. Ils peuvent y commander des badges, des plaquettes d'information, des t-shirts, etc.

D'autres groupes simples permettent de segmenter la base de données de l'association : les donateurs, les familles adhérentes, les contacts dans les entreprises partenaires, les professionnels de la santé, etc.

Le passage de Mailchimp Ă  AssoConnect pour l'emailing

Auparavant, l'association LEA utilisait Mailchimp pour envoyer des emailings. Cependant, Jessica se souvient avoir rencontré de nombreux blocages.

Son ancien site internet, très visité, générait beaucoup des milliers faux comptes et adresses mails incorrectes qui dégradaient la qualité de sa liste de diffusion.

Cela avait 2 conséquences néfastes pour l'association :

  • Mailchimp est gratuit jusqu'Ă  2000 contacts, donc la facture de l'association s'est envolĂ©e,
  • La qualitĂ© de la liste de diffusion a Ă©tĂ© largement dĂ©gradĂ©e en raison de ces faux comptes, donc l'association passait sur un spammeur et les mails ne partaient plus – une catastrophe pour la communication de l'association.

Une newsletter d'AssoConnect partageant les bonnes pratiques pour envoyer des emailings convainc Jessica de passer par AssoConnect pour envoyer ses communications.

Jessica crée ses listes de diffusion non liées à la base de données. Cela lui permet de segmenter ses listes de diffusions pour envoyer des communications ciblées en fonction de ses destinataires.

Premiers pas sur la comptabilité

Avant le passage sur AssoConnect, l'association LÉA tenait sa comptabilité sur divers tableaux Excel.

La comptabilité est paramétrée sur AssoConnect par Julie. Plutôt que de rattraper la moitié de l'exercice comptable, elle attends la fin de l'exercice comptable en cours pour démarrer au début de l'année 2018.

"Maintenant que j'y repense, je trouve ça dingue qu'on ait fait notre comptabilité sur Excel pendant tant d'années. C'était un cauchemar ! C'était une perte de temps et de l'arrachage de cheveux. Je me souviens de heures perdues à faire notre rapprochement bancaire ligne par ligne avec les bénévoles, une horreur. C'était épuisant !"

Julie, Jim (trésorier) et Vanina (trésorière adjointe) effectuent désormais les saisies comptables de l'association simplement sur AssoConnect.

Le Bilan et le Compte de résultat sont générés directement par le logiciel et le rapprochement bancaire est automatique avec la synchronisation Linxo.

D'autres sources de financements sur internet pour soutenir les activités de l'association

2016 est décidément une année riche en découverte de logiciels utiles pour l'association LÉA.

Outre AssoConnect, Jessica découvre Facile2Soutenir, une solution permettant de collecter des "dons gratuits", c'est-à-dire des dons qui ne coûtent rien au donateur mais qui reposent sur les habitudes de consommation des donateurs.

Le principe de Facile2Soutenir

Le principe de Facile2Soutenir est simple : en faisant leur shopping en ligne chez l'un des 600 commerçants partenaires de la plateforme, les internautes participent au financement d’un projet solidaire.

Il suffit de se créer un compte sur Facile2Soutenir et d'effectuer ses achats sur un des sites marchants référencés – il y en a pour tous les goûts : alimentation, automobile, culture, mode, voyages, etc.

Collecter des dons sans le moindre effort

Séduite par la facilité d'utilisation de la solution, Jessica saute immédiatement le pas et inscrit l'association LÉA sur Facile2Soutenir.

"L'installer prend 30 secondes, ça ne change pas les habitudes de consommation des donateurs, c'est tout bénéf pour l'asso ! La valeur ajoutée de Facile2Soutenir est tout simplement d'exister !"

Sur Facile2Soutenir, Jessica suit en temps réel les dons collectés pour son association au travers des achats des donateurs.

Les donateurs sont heureux de soutenir une association grâce à leurs achats, sans dépenser ni temps, ni argent. Jessica voit dans cette solution innovante un bon moyen d'allier les achats du quotidien avec des petits gestes de solidarité.

Le lien entre Facile2Soutenir et AssoConnect

Aujourd'hui, Aurore et Lucie de l'équipe associative entrent les dons collectés via Facile2Soutenir dans la comptabilité de l'association tenue sur AssoConnect.

Par ailleurs, certains donateurs récurrents sur Facile2Soutenir font désormais partie de la base de donateurs de l'association LÉA.

Jean-Marc envisage d'inciter les donateurs à laisser leurs mails sur Facile2Soutenir pour pouvoir être tenus au courant de la manière dont leurs dons permettent de développer les activités de l'association.

cas client assoconnect

AssoConnect et Facile2Soutenir permettent à Jessica et son équipe associative de gagner un temps considérable au quotidien.

Partie d'un besoin simple de gestion des reçus fiscaux, les 2 logiciels ont finalement ouvert le champ des possibles pour l'association LÉA : génération de nouvelles sources de financement, animation de la communauté des bénévoles, communication digitale, etc.

Pas de doute : l'association a devant elle de grands projets pour continuer Ă  aider un maximum de familles partout en France !

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  • Pour dĂ©couvrir le site internet de l’association LÉA dĂ©veloppĂ© sur AssoConnect : www.asso-lea.org.

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