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Comment organiser son assemblée générale d’association à distance ?

2 novembre 2020

La date de votre assemblée générale approche et le contexte vous empêche de vous rassembler ? Pas d’inquiétude, sachez que ce rendez-vous peut s’organiser à distance si vos statuts ne l’interdisent pas.

Il est probable que ce soit une grande première au sein de votre association. L’objectif de cet article est donc de vous guider pour que tout se passe au mieux.

Au programme :

Cet article a été rédigé suite à des échanges avec Alexis Becquart, Avocat du Cabinet DELSOL - merci à lui.

Ă€ la fin de l’article, vous trouverez Ă©galement un bref rĂ©capitulatif.

PrĂŞts ? Ă€ vos Zoom, Skype et autres Google Meet, … partez ! 

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Avez-vous le droit d’organiser votre assemblée générale d’association à distance ?

En principe, si vos statuts ne vous disent pas expressĂ©ment que l’assemblĂ©e gĂ©nĂ©rale peut se tenir Ă  distance, c’est que cela n’est pas possible. 

Au regard de la situation exceptionnelle causée par la crise sanitaire du COVID-19, l’ordonnance publiée le 2 décembre 2020 autorise jusqu’au 1er avril 2021 cette organisation à distance, à condition que vos statuts ne l’interdisent pas formellement. Vous pouvez alors organiser cette assemblée générale à huis clos.

Mais qu’est-ce que cela signifie ?

Bien qu’il soit possible de l’organiser à distance, il faut tout de même que l’assemblée générale soit officiellement basée dans un lieu précis, qu’il s’agisse du siège de l’association ou non. Ce lieu doit être indiqué dans la convocation, et préciser qu’une partie des membres se trouve à distance.

Pour pouvoir y participer à distance et voter le cas échéant, les autres membres peuvent alors se connecter en visioconférence ou en audioconférence

Blog_Images-articles_antoine-paniqueAntoine ne sait que choisir parmi tous
les outils numériques qui s'offrent à lui !

La personne responsable de l’organisation de l’AG sera garante de gérer les aspects techniques et notamment la feuille de présence. Cette feuille est importante puisqu’elle atteste des personnes présentes, aussi bien sur place qu’à distance.

Dans la mesure du possible, essayez de garder des traces de vos échanges, telles que des captures d’écran de la visioconférence, de sorte à vous assurer que vous avez des preuves en cas de conflit.

L’importance de ces preuves varie en fonction de l’enjeu de la décision : si une décision est approuvée à 99%, vous n’en aurez probablement pas besoin. A contrario, si le vote est serré, ces preuves pourront s’avérer utiles.

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Les outils numériques disponibles pour votre assemblée générale à distance

Pour vous réunir à distance, les outils numériques ne manquent pas.

Avec la crise du COVID-19, certains acteurs spécialisés dans la vidéoconférence ont rendu leurs outils gratuits, totalement ou en partie. D’autres ajoutent des options à leurs formules gratuites, qui sont payantes en temps normal.

Zoom, Microsoft Teams, Skype, Google Meet, Slack, etc. Il en existe pour tous les goĂ»ts !

Commencez par vous demander combien vous serez autour de la "table" (virtuelle). Cela vous aidera à choisir le bon outil. Sur Google Meet, vous pouvez par exemple être jusqu’à 250 personnes, sur Zoom vous pouvez être 1000 (mais vous avez la possibilité de n’en visualiser "que" 49 à l’écran).

De plus, avec ces deux outils, vous pouvez générer un lien unique de connexion. Vous pouvez alors le glisser dans votre convocation à l’assemblée générale !

Pour limiter les risques de cacophonie, pensez à instaurer quelques règles simples

  • couper son micro quand on ne parle pas, 
  • lever la main pour demander la parole, 
  • avoir un système de gestes pour montrer son approbation ou sa dĂ©sapprobation par rapport Ă  des discussions, etc. 

D’ailleurs, ces règles peuvent être très utiles pour toutes vos réunions en ligne.

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Chez AssoConnect, pour mieux s'Ă©couter,
les micros sont coupés ! 🎤

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Les modalités de vote

Bien que l’assemblée générale se tienne en ligne, il est nécessaire de respecter le quorum, c’est-à-dire le seuil de présence à atteindre pour rendre valides les décisions prises.

En effet, certaines décisions doivent être votées lors d’une assemblée : élection du président de séance, vote du bilan, du budget, nouveaux projets, etc.

Ă€ distance, cela peut paraĂ®tre compliquĂ© au premier abord, mais la technologie est votre amie ! 

Le vote par correspondance 

Avant toute chose, notons que le vote par correspondance n'est possible que s'il est prévu dans les statuts de votre association. Le décret actuellement en vigueur pendant la crise du COVID-19 ne change en rien cette obligation.

Si cela est possible dans votre association, il vous suffit d’envoyer par voie postale le kit de vote par correspondance avec les diffĂ©rents bulletins et enveloppes. Pensez Ă  inclure une enveloppe de retour prĂ©affranchie avec un espace au dos dĂ©diĂ© Ă  la signature du votant. 

Le vote Ă  distance

Le décret mentionné ci-dessus indique aussi que si ce vote à distance est autorisé mais que les modalités de vote prévues sont trop contraignantes (comme une double enveloppe par exemple), le vote peut être effectué par e-mail ou par consultation écrite.

Pour cela, il existe des outils gratuits (Framaforms, Google Forms) ou payants (Typeform, SurveyMonkey) oĂą vous pouvez crĂ©er votre propre questionnaire. Assurez-vous que le formulaire ne puisse ĂŞtre rempli qu’une seule fois par personne. 

Petit rappel : le résultat des votes est constaté en séance. Les membres doivent donc envoyer leurs formulaires plusieurs jours avant la réunion.

Le vote Ă©lectronique

Vous pouvez également utiliser le vote électronique via des prestataires externes spécialisés tel qu’euro-vote. Cet outil vous assure un niveau de sécurité maximale, avec huissier de justice. Si vous êtes client d’AssoConnect, sachez que vous pouvez bénéficier d’une réduction sur ces tarifs publics.

D’autres solutions de vote en ligne plus abordables sont disponibles, telles que easyQuorum pour un comptage de vote à main levée en visio, ou encore v8te

Si vous n’avez pas eu l’occasion de lire notre article sur le vote électronique, je vous laisse le découvrir de ce pas, il revient en détails sur cette façon de procéder aux votes.

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Nos conseils en matière d’anticipation et d’organisation pour votre AG à distance

 

Toujours prĂ©voir un plan B 

La connexion internet peut parfois nous jouer des tours et personne n’est à l’abri d’un souci technique.

Pour Ă©viter les problèmes, prĂ©voyez une solution de repli. Cela peut par exemple ĂŞtre un groupe WhatsApp crĂ©Ă© Ă  l’avance, sur lequel vous pourrez communiquer facilement un autre lien de connexion en cas de besoin. 

Rester organisé pendant l’assemblée, malgré les circonstances inhabituelles

Ne vous laissez pas déstabiliser par cette nouvelle façon d’organiser votre assemblée générale.

Le dĂ©roulĂ© de l’assemblĂ©e gĂ©nĂ©rale reste de mise. 

Prévoyez un ordre du jour, et suivez la même trame qu’en temps normal. La seule chose qui doit changer est le fait que vous ne serez pas tous dans la même pièce, mais le déroulé reste identique.

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En bref

🏡 Comment savoir si votre assemblée générale peut se tenir à distance ?

Les statuts... encore eux ! Et oui, ils fixent les règles, alors consultez-les pour en savoir plus sur les possibilités qui s'offrent à vous ! En savoir plus

💻 Quel outil utiliser pour se réunir à distance ?

Les outils de visioconférences à votre disposition sont nombreux : Google Meet, Zoom, Skype, etc. N'oubliez pas de mettre certaines règles en place pour éviter un brouhaha général ! En savoir plus

📨 Quel moyen utiliser pour voter à distance ?

Vote par email, par consultation écrite, ou encore vote électronique. Vérifiez vos statuts afin de savoir ce qu'ils prévoient à cet effet, puis lancez-vous ! En savoir plus

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Une dernière chose : la tenue d'une assemblée générale reste obligatoire, même à huis clos, à moins que vos statuts prévoient la possibilité de faire une consultation écrite, bien entendu. Mais cela reste relativement rare pour les assemblées, c’est surtout le cas pour le Conseil d’Administration.

Les dispositions exceptionnelles liĂ©es Ă  la crise sanitaire ne seront pas Ă©ternelles. Or, il est possible que votre première assemblĂ©e gĂ©nĂ©rale Ă  distance vous donne l’idĂ©e d’en faire d’autres Ă  l’avenir. Dans ce cas, il faudra faire Ă©voluer vos statuts dans ce sens, faute de quoi vous ne pourrez pas refaire d’AG Ă  distance. 

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