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Cloud et partage de documents : les 5 outils pour votre association

14 juin 2016

Nouvel épisode dans les outils numériques pour votre association !

Découvrez les logiciels en ligne disponibles pour votre association afin de partager facilement des documents. 

Nous vous présentons ici six outils pour vos partages, que ce soit en cloud ou en transfert :

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Google apps : une suite bureautique avec un cloud en ligne

Note générale : outils-association-google-appsFacilité d'utilisation : outils-association-google-appsInformations : offre gratuite pour les associations sur google.com/nonprofits

Est-il encore nécessaire de vanter les avantages des logiciels pour association en ligne proposés par Google ? Avant toute chose, il faut savoir qu'en tant qu’association, vous pouvez accéder gratuitement à la G Suite. Cela inclut notamment :

  • Une messagerie en ligne avec Gmail,
  • Un espace de stockage de documents avec Google Drive,
  • Un agenda en ligne avec Google Calendar,
  • Un éditeur de texte, de feuilles de calcul et de présentations  avec Google Docs, Sheets et Slides.

G Suite vous permet de partager, modifier en temps réel et de travailler simultanément à plusieurs sur vos documents, sur votre messagerie, etc. En plus du travail collaboratif, vous pouvez stocker un nombre illimité de documents de façon sécurisée, et tout cela gratuitement ! G Suite est un excellent outil de travail tout-en-un pour votre association.

Grâce au programme G-Suite pour les associations, vous avez accès à de nombreuses fonctionnalités enrichies. 

Vous pouvez par exemple stocker jusqu’à 30 Go de fichier sur votre Google Drive. Vous pouvez également avoir vos adresses mails personnalisées (...@monassociation.org) et travailler à plusieurs sur vos documents !

Chez AssoConnect nous utilisons G-Suite depuis plusieurs années et cela nous sert énormément.

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Dropbox : un espace de travail partagé

Note générale : outils-association-boxFacilité d'utilisation : outils-association-boxInformations : offre gratuite assez complète sur www.dropbox.com et remise sur les offres payantes pour les associations 

Dropbox vous permet de stocker, consulter, partager et sauvegarder tous vos documents (photos, vidéos, audios, etc.) en ligne.

Une fois le logiciel installé sur l’ensemble de vos supports de travail (ordinateur, smartphone, tablette), Dropbox synchronise automatiquement les fichiers dans le cloud pour que vous y ayez accès à tout moment et sur n’importe quel support.

La version en ligne de Dropbox vous donne accès à une copie des fichiers, et également aux anciennes versions de vos documents avant leur modification.

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Box : un cloud aux fonctionnalités avancées

Note générale : outils-association-boxFacilité d'utilisation : outils-association-boxInformations : Offre pour les assos membres d'ABD Solidatech, box.org, solidatech.fr

Avec Box, stockez n’importe quel type de fichier en ligne. Organisez et rangez vos fichiers dans des dossiers organisés, qu’il s’agisse de documents de texte, de tableurs, de photos, etc.

Box vous permet de partager vos fichiers avec les autres membres de votre équipe en toute sécurité. Accédez-y facilement depuis votre ordinateur, smartphone ou tablette.

Pour votre association : Box propose un programme pour les associations à but non lucratif, qui rend son service très abordable pour toutes les fonctionnalités proposées (offre présente sur le site d'ADB Solidatech).

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Cloudapp : du partage pour vos brainstorming

Note générale : outils-association-cloudappFacilité générale : outils-association-cloudappInformations : getcloudapp.com, gratuit, payant pour plus d'options

Avec Cloudapp, partagez tout, tout le temps, avec votre équipe. Fichiers, captures d'écran, vidéos webcam ou de votre écran d'ordinateur : tout peut être partagé avec les membres, et tous peuvent commenter et participer.

Avec cet outil, vous réalisez très simplement du contenu vidéo, des Gifs et des captures d’écran.

CloudApp vous donne également la possibilité de stocker toutes vos créations en ligne sur un espace protégé. Vous pouvez alors accéder à vos fichiers à tout moment et sur tous les supports.

Pour votre association : c’est une application très pratique lorsque vos projets en sont à l'état de brainstorming, ou que vous avez besoin d'aide ou d'un avis sur un sujet. Facilitez et fluidifiez la communication instantanée au sein de votre association en un rien de temps ! 

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Lima : votre Cloud fait maison !

Note générale : outils-association-cloud-limaFacilité d'utilisation : outils-association-cloud-limaInformations : meetlima.com, 99€

Si vous voulez partager vos documents sans les mettre sur un Cloud en ligne, vous pouvez profiter de Lima, un petit boîtier à connecter à votre disque dur et à votre routeur. Vos fichiers restent chez vous, mais sont accessibles de n'importe où ! Tous les fichiers modifiés ou ajoutés le seront automatiquement sur le disque dur, pratique pour les projets en équipe. Fonctionne en Wifi, 3G/4G, et en hors connexion.

Pour votre association : pour tous les frileux des Cloud en ligne ! Si vous souhaitez garder vos données à portée de main en conservant les avantages des clouds connectés, c'est l'objet qu'il vous faut.

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Wetransfer : un transfert simple de vos fichiers

Note générale : outils-association-cloud-wetransferFacilité d'utilisation : outils-association-cloud-wetransferInformations : wetransfer.com, gratuit, payant pour plus d'options 

Vous avez des documents volumineux à envoyer aux membres de votre association ? Avec WeTransfer, transférez n’importe quel fichier d’une taille maximale de 2Go à une ou plusieurs personnes.

Facile à utiliser, les destinataires n’ont qu’à cliquer sur le lien qu’ils reçoivent pour télécharger le fichier.

Le petit plus : vous pouvez personnaliser les pages de téléchargement à l’image de votre association !

La version payante (120€/an ou 12€/mois) vous permet d'envoyer jusqu'à 20Go de fichiers, mais également de personnaliser la page de téléchargement.

Pour votre association : c'est l'outil le plus simple si vous voulez partager des documents qui sont trop lourds pour être envoyés par mail, sans avoir de cloud partagé avec le destinataire.

outils-asso-cloud

En bref 

🧐 Comment stocker en ligne les documents de votre association ? 

Pour stocker les documents comptables, les photos du dernier événement et la liste des adhérents de votre association, vous avez le choix : G-Suite, Dropbox, Box et Cloudapp. En savoir plus 

✅ Quel outil utilisé pour partager des documents de votre association hors ligne ?  

Si vous voulez partager vos documents hors ligne, vous pouvez profiter de Lima, un petit boîtier à connecter à votre disque dur et à votre routeur. En savoir plus 

💌 Comment transférer facilement des fichiers à l’équipe de votre association ? 

Vous souhaitez partager un fichier mais il est trop volumineux par mail ? Pas de panique, utilisez Wetransfer pour transférer gratuitement jusqu’à 2Go de fichiers. En savoir plus 

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Comme vous l’avez vu, les outils de partage de documents se suivent et se ressemblent. Il existe tout de même quelques subtilités qui les distinguent et que nous vous avons partagées dans cet article. 

Si vous recherchez d’autres outils numériques pour votre association, ça tombe bien, nous vous avons concocté un livre blanc complet qui regroupe toutes les solutions qui faciliteront votre quotidien. N’hésitez pas à le télécharger ci-dessous ! 

guide outils

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