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10 conseils pour gérer efficacement sa base de membres d'association

Que vous utilisiez votre propre fichier Excel ou que vous ayez récemment investi dans un logiciel de CRM, la gestion d’une base de membres comporte de nombreux écueils.

Ceux-ci pourraient transformer votre base de données en un tas d’informations entièrement inutilisables.

Une bonne gestion pourra au contraire rendre votre association plus efficace.

Un exemple très simple : vous souhaitez relancer par email les adhérents de l’année dernière qui n’ont pas encore renouvelé leurs adhésions.

Cela suppose d’avoir enregistré correctement :

  • Les adhérents de l’année précédente
  • Les adhérents qui ont déjà renouvelé leur adhésion (il serait fâcheux de leur envoyer une relance)
  • Les bonnes adresses e-mail des adhérents pour que votre message arrive à destination

Si vos données sont de mauvaise qualité, les bonnes personnes ne seront pas relancées et cela se traduira par moins d’adhérents… et moins de ressources pour votre association.

Voici nos 10 conseils pour éviter ces pièges et gérer rigoureusement votre base de membres.

  1. Nommez un responsable de la base de données
  2. Mettez en place des procédures
  3. Mettez en place des règles de saisie
  4. Assurez-vous que toutes les personnes habilitées à mettre à jour la base de données ont bien été formées
  5. Le détenteur de la base de membres doit pouvoir contrôler l'intégrité des données
  6. Mettez à jour votre base de membres régulièrement
  7. Faites plusieurs sauvegardes de vos données
  8. Sécurisez vos mots de passe
  9. Passez-vous d'Excel
  10. Mettez-vous en conformité avec le RGPD

C'est parti pour un rapide tour d'horizon, vous verrez : aucune de ces étapes n'est compliquée, promis !

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1. Nommez un responsable de la base de données

Cette personne peut être nommée manager de la base de données, administrateur CRM ou encore développeur associé. En réalité, le titre importe peu, c’est le rôle qui prime.

La personne que vous désignerez doit être considérée comme la détentrice de la base de données. Ce rôle n’est pas nécessairement technique.

Les missions potentielles du responsable de la base de données sont :

  • la formation des autres salariés ou bénévoles de l'association
  • l’aide aux autres bénévoles
  • la gestion des données et la garantie de la qualité de ces données (pas de doublons, d'erreurs de saisie...).

Au sein d’une petite association, la tâche peut être assumée par une personne qui occupe également d'autres fonctions.

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2. Mettez en place des procédures

Le responsable de la base de données doit travailler en collaboration avec les autres bénévoles pour ériger des procédures adéquates.

Exemples :

  • Qui doit être habilité à voir, saisir et modifier chaque type de donnée ?
  • Qui s’occupe des sauvegardes de la base, et à quelle fréquence ?
  • Quelles sont les règles de segmentation de votre base de données ?

Notamment, comment gérer les personnes ayant différents titres/rôles au sein de l’organisation (un membre du bureau qui serait également un bénévole...) ?

Il n’y a pas de "bonne réponse" mais il faut s’assurer que tous ceux qui auront le droit de modification sur la base de données ont bien intégré vos procédures. L'uniformité des données saisies est la clé d'une base de données de qualité.

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3. Mettez en place des règles de saisie

La maquette de votre base de données est une étape indispensable.

Il s’agit de définir l’ensemble des données que vous souhaitez enregistrer sur vos membres.

  • Quelles sont les informations obligatoires et quelles sont celles facultatives ?
  • Quel est le type de données est attendu ? Par exemple, si vous stockez des numéros de téléphone, un logiciel sera capable de vous dire si une erreur de saisie a été commise.  De la même manière, il pourra vous signaler une adresse mail erronée (si elle contient un accent par exemple)

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  • Sur quelles informations souhaitez-vous effectuer des recherches ? Pour effectuer des recherches, il faut que les informations soient normées. Par exemple, si vous demandez à chaque bénévole d’indiquer ses disponibilités sans aucune contrainte dans la saisie, vous risquez de vous retrouver avec des réponses hétérogènes de type : "1h", "1 heure" ou "une heure". Il sera ensuite très difficile de rechercher tous les bénévoles qui sont disponibles une heure. Si vous voulez éviter cet écueil, il faut mettre en place une liste déroulante de type "1h", "2h", "3h", etc.

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  • Où et comment stocker des données qui n'étaient pas initialement prévues ? Si vous ne définissez pas de règles à propos de ces données, elles seront stockées de manière anarchique et deviendront au fil du temps difficiles à récupérer de manière systématique et cohérente.

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4. Assurez-vous que toutes les personnes habilitées à mettre à jour la base de données ont bien été formées

Toutes ces personnes doivent être formées aux règles et procédures préalablement définies.

Les bénévoles qui ne sont pas autorisés à mettre à jour la base de données doivent également savoir comment et à qui communiquer les éventuelles mises à jour à apporter.

Si malgré la formation, vous identifiez des membres qui commettent des erreurs régulièrement, il peut s’avérer prudent de retirer l’autorisation de modification de la base de données à ces personnes.

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5. Le détenteur de la base de membres doit pouvoir contrôler l'intégrité des données

Il doit analyser régulièrement sa base afin de déceler les erreurs classiques :

  • Il doit être impossible d’envoyer un email ou une newsletter aux personnes dont l’adresse est invalide,
  • Il ne devrait pas non plus être possible d’envoyer un courrier aux personnes décédées,
  • Les données dupliquées doivent être fusionnées.

Il s'agit donc d'identifier les endroits où se trouvent les erreurs, de la corriger et d'inclure dans les process définis en amont un moyen d'éviter que ces erreurs se reproduisent.

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6. Mettez à jour votre base de membres régulièrement

Votre base de membres est au cœur de l’association. Si le cœur est endommagé, c’est toute l’association qui en pâtit.

Pour garder votre base à jour, demandez dès que l'occasion se présente à chacun de vos membres de vérifier leurs informations et de vous informer des changements.

Si vous enregistrez des adhésions, vous pouvez également profiter de ce moment pour rafraîchir votre base de données.

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7. Faites plusieurs sauvegardes de vos données

La plupart des logiciels en ligne vous offrent des garanties en matière de sauvegarde - n'hésitez tout de même pas à jeter un oeil à leur politique de sécurité, de sauvegarde et de confidentialité.

Cependant, rien ne vous empêche d’exporter régulièrement votre base sous un format Excel pour garder une sauvegarde "hors ligne".

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8. Sécurisez vos mots de passe

Voici quelques bonnes pratiques simples mais efficaces pour offrir un maximum de sécurité autour de votre base de données :

  • Ne partagez pas les mots de passe
  • N’autorisez pas un membre à utiliser le compte d’un autre membre
  • Changez les mots de passe régulièrement
  • Lorsqu’un membre quitte votre organisation, assurez-vous d’avoir désactivé son compte et d’avoir entièrement bloqué son accès à votre base de données.

Si vous en avez la possibilité, activez l’authentification en 2 étapes. Il s'agit d'authentifier votre connexion au logiciel via un code secret reçu par un SMS ou une application. Cette fonctionnalité, lorsqu'elle est disponible, se situe dans les paramètres de sécurité de votre logiciel.

Double authentification AssoConnect

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9. Passez-vous d'Excel

Excel est bien souvent la cause d’une mauvaise gestion de base de données si vous gérez beaucoup de données :

  • Il est difficile d’en limiter l’accès
  • Il est presque impossible de savoir qui a modifié quoi
  • La fonction de recherche est complexe et limitée
  • Repérer et supprimer les doublons est un véritable parcours du combattant
  • La consultation des données sur mobile n'est pas évidente

Même avec des moyens financiers réduits, vous pouvez vous passer d'Excel, qui est d'ailleurs un logiciel payant ! Google Sheets, le tableur de Google Docs, est une solution 100% en ligne et gratuite. Google Docs vous permet de collaborer sur vos documents de manière plus aisée.

Si vous le pouvez, contentez-vous d’utiliser Excel en guise de sauvegarde hors ligne de vos données et investissez dans un logiciel de gestion de base de membres, en ligne de préférence.

Vous en trouverez forcément un adapté à vos besoins et à vos moyens !

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10. Mettez-vous en conformité avec le RGPD

Le RGPD est le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles. Entrée en vigueur le 25 mai 2018, cette règlementation européenne vise à apporter plus de sécurité et de transparence aux citoyens européens quant à l'utilisation qui est faite de leurs données personnelles.

Nous avons dédié un article à ce sujet, que je vous invite à lire : RGPD, 5 bonnes pratiques pour les associations.

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Vous avez désormais toutes les cartes en main pour gérer facilement et sereinement la base de membres de votre association, félicitations ! 

Cet article est inspiré de l'article de Techsoup : How to overcome your database demons.