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4 conseils d'organisation pour créer le site internet de votre association

Prêt, feu, partez ! Vous voilà donc lancé dans la création du nouveau site internet de votre association.

Cependant, pas question de démarrer une telle aventure seul et sans préparatifs.

Voici 4 conseils pour bien vous organiser au sein de l'association :

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Conseil #1 - Nommez un chef d'équipe

assoconnect construire site internet association Nommez un coordinateur / leader qui fera travailler ensemble les bénévoles et veillera au respect des échéances.

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Conseil #2 - Construisez votre équipe

assoconnect construire site internet associationSi tous les bénévoles peuvent donner leur avis sur le nouveau site de l’association, tous ne vont pas travailler à sa refonte.

Il faut donc trouver des bénévoles compétents, motivés et qui souhaitent s’engager sur toute la durée du projet.

La taille idéale de ce genre d’équipe est comprise entre 2 et 4 personnes.

Idéalement, votre équipe doit être composée de 3 grands profils type :

Le rationnel, l’efficace, celui qui va élaguer un contenu trop long ou des effets superflus

Le créatif, la personne qui associera naturellement les bonnes couleurs et créera de jolies pages

Le cérébral / littéraire qui va réfléchir au sens du message à faire passer, aux mots à utiliser, au contenu

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Conseil #3 - Rassemblez une équipe de conseillers

assoconnect construire site internet associationLes conseillers ne vous aideront pas à bâtir le site mais porteront un œil extérieur sur votre travail.

Nous vous recommandons plusieurs types de conseillers :

Le conseiller « petit robert », le pro de l’orthographe et de la syntaxe

Le conseiller « destinataire type ». Si votre site s’adresse d’abord à des mécènes, demandez son avis à un mécène proche de l’association

Le conseiller « expert », le bénévole designer qui n’a pas pu faire partie de l’équipe faute de temps mais qui pourra vous donner des conseils ponctuels

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Conseil #4 - Définissez un calendrier

assoconnect construire site internet association Définissez une date de sortie

Fixez une date de sortie et communiquez-la aux autres membres de l’association.

C’est une manière de mettre un peu de pression sur votre équipe et d’éviter la procrastination.

En interne, fixez à votre équipe une date de sortie 2 à 3 semaines avant la date de sortie officielle, cela vous laissera une marge de sécurité.

Etablissez un rétro planning

Vous partez de la date de sortie et définissez en remontant le temps toutes les étapes nécessaires à la sortie du site.

Répartissez les tâches à effectuer semaine après semaine.

Aidez-vous pour cela d’outils de planification comme Trello (https://www.trello.com), facile à prendre en main, gratuit et disponible en français depuis peu.

Découpez votre planning en petites périodes (d’une ou de deux semaines).

A la fin de chaque petite période, assurez-vous que tous les membres de votre équipe ont bien accompli leurs tâches.

Prévoyez des réunions d’état d’avancement.

Prévoyez dès le départ toutes vos réunions à dates et horaires fixes.

Avantage : ce seront les bénévoles qui s’adapteront et pas l’inverse, le planning a ainsi moins de risque de glisser.

Faites attention à la dimension politique

Les bénévoles ont des idées, faites-les donc participer.

Cependant, veillez à ne pas avoir trop de décideurs pour pouvoir avancer rapidement.

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