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Le 19 juin 2019
7 bonnes raisons de passer aux adhésions en ligne pour votre association

7 bonnes raisons de passer aux adhésions en ligne pour votre association

Si vous êtes responsable associatif, on parie que vous prendriez bien des vacances, loin du stress de la comptabilité et de la gestion quotidienne de votre association.

Les vacances d’été arrivent à grands pas et pourtant il vous reste encore des choses à préparer pour la rentrée, notamment l’incontournable étape des adhésions. Et si cette année, vous passiez au paiement des adhésions en ligne ?

Au programme de cet article :

J’espère que vous êtes prêt à vivre une petite révolution dans votre association et passer (enfin) une rentrée associative sereine. Suivez le guide !

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Les adhésions et les cotisations pour votre association

La différence entre adhésion et cotisation pour votre association

Cette question vous a peut-être traversé l’esprit et c’est légitime : les deux termes sont communément admis dans le langage associatif. Certaines nuances les différencient tout de même.

Tout d’abord :

  • Une adhésion correspond à un droit d’entrée pouvant être demandé à chaque nouvel adhérent à une association.
  • Une cotisation s’apparente à une somme d’argent versée par un adhérent (le plus souvent de façon annuelle) pour contribuer au bon fonctionnement de l’association.

Rien dans la loi ne dit que le paiement d’une adhésion ou d’une cotisation n’est obligatoire. Comme toujours, il existe quelques exceptions, c’est par exemple le cas des fédérations de chasseurs.

L’utilité des adhésions et des cotisations pour votre association

L’aspect économique est évident : les adhésions sont la première source de financement des associations en France - des variations importantes sont tout de même à noter en fonction des secteurs associatifs.

Outre l’aspect économique, les adhésions et les cotisations servent à formaliser l’engagement des membres envers votre association mais aussi à tenir votre base de membres à jour.

Enfin, selon les statuts de votre association, le paiement des adhésions peut être un critère discriminant quant à la possibilité de participer aux Assemblées Générales de votre association par exemple.

Les montants des adhésions et des cotisations pour votre association

Le montant des adhésions ou cotisations peut varier selon les membres.

Ainsi, certains peuvent en être exemptés (pour les membres honoraires ou fondateurs par exemple), contrairement à d’autres qui s’acquittent d’une cotisation plus élevée (c’est le cas par exemple des membres bienfaiteurs).

De plus, le montant peut varier en fonction des revenus de votre adhérent, c’est le cas par exemple avec le quotient familial.

Enfin, vous pouvez par exemple décider d’appliquer des réductions sur vos adhésions et cotisations lorsque plusieurs personnes d’une fratrie ou d’une famille adhèrent à votre association.

Déduction fiscale pour les cotisations

Toutes les associations peuvent recevoir des cotisations de la part de leurs membres, mais limitées sont celles qui ouvrent le droit à une déduction fiscale.

Une déduction fiscale peut être accordée à condition que :

  • la cotisation soit versée à une association reconnue d’intérêt général,
  • la cotisation ne donne à aucune contrepartie directe ou indirecte sous forme de bien ou de service rendu.

Si ces conditions sont respectées, s’ouvre alors à l’adhérent un droit à une déduction fiscale. Votre association devra lui délivrer un reçu fiscal respectant le modèle établi par l’administration ou le générer automatiquement grâce à un logiciel comme AssoConnect.

Vous l’aurez compris, les adhésions et cotisations de vos membres sont une ressource essentielle pour votre association. Ce serait dommage de s’en priver, non ?

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Les bénéfices des adhésions en ligne pour votre association

Depuis plusieurs années, Internet a révolutionné notre façon de consommer : qui achète encore ses billets de train à un guichet ? Qui se déplace de magasin en magasin pour faire un comparatif de prix sur tel ou tel produit ? Qui prend encore la peine d'utiliser une carte datant de 1980 plutôt qu'un GPS intégré à son smartphone ?

Faisons un tour d’horizon des avantages du paiement en ligne des adhésions et cotisations pour votre association !

#1 Adaptez-vous aux habitudes de vos adhérents en leur proposant le paiement en ligne

Selon les chiffres de FEVAD (Fédération du E-commerce et de la Vente A Distance), les achats en ligne sont en constante augmentation. Ainsi, début 2018, deux statistiques sont particulièrement parlantes :

  • 85,5% des internautes ont acheté en ligne, soient 37,5 millions de Français,
  • 85% des achats en ligne sont réglés par carte bancaire (loin devant les autres solutions telles que le porte-monnaie électronique, les chèques vacances, l’envoi de chèques, etc.).

Et cette ascension ne risque pas de s’arrêter là, d’autant plus que le m-commerce (achats via un mobile) se normalise et augmente également en France.

Si les entreprises ont totalement investi cet espace, il n’y a pas de raison que cela ne profite pas également aux associations et donc à leurs adhérents.

Vous avez dû le remarquer, le paiement par chèque se fait de plus en plus rare. En effet, le nombre de paiement par chèque baisse de 5% par an.

Et ce n’est pas pour rien que la majorité de la génération Y ou Z ne possède même plus de chéquier : encombrant, souvent oublié chez soi et exigeant un temps de traitement assez long qui dissuade même les "vendeurs". Le chéquier n’est décidément plus le "must have" pour bon nombre d’acheteurs.

Face à ces différents éléments, il parait évident que proposer de payer une adhésion en ligne par carte bancaire est un service que vous rendez à vos adhérents : c’est immédiat et cela correspond à leurs habitudes de consommation.

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#2 Sécurisez les flux d’argent de votre association grâce au paiement en ligne des adhésions

Ça ne tombe pas toujours sous le sens, mais c’est un fait : il est bien plus sûr de collecter de l’argent en ligne via un prestataire agrémenté par la Banque de France que de recevoir de l’argent de gré à gré.

Vous pouvez également rassurer vos adhérents : le paiement en ligne a un taux de fraude de 0,228%.

Qui plus est, la loi est le plus souvent du côté de l’utilisateur. Celui-ci dispose d’un délai de 13 mois pour faire opposition, et est intégralement remboursé en cas de fraude.

Si vous voulez plus d’informations sur le sujet, Sylvain vous explique comment sécuriser le paiement en ligne pour votre association.

#3 Collectez plus rapidement l'argent des adhésions dans votre trésorerie

Le grand avantage qu’apporte le paiement en ligne à votre comptabilité est la mise à jour constante de votre trésorerie.

En effet, le paiement en ligne des adhésions offre la possibilité de transférer rapidement l’argent de votre compte en ligne vers votre compte bancaire en quelques clics.

Finis les billets égarés, les innombrables chèques à aller remettre en banque ou les impayés. Avec le paiement en ligne, l’adhésion est payée instantanément. Et ça, c’est une sacrément bonne nouvelle !

#4 Convainquez plus d’adhérents grâce au paiement en ligne des adhésions

La simplicité d’utilisation du paiement en ligne combinée à sa sécurisation convaincront davantage de nouveaux adhérents.

En proposant le paiement en ligne, les associations estiment qu'elles arrivent à convaincre 2% d'adhérents en plus. Ce qui signifie pour votre association, une augmentation des ressources : financières et humaines !

Devenu un vrai réflexe chez la majorité des consommateurs d’aujourd’hui, l’hésitation avant de payer une adhésion est passée ! Avec le paiement en ligne, le geste est simple et rapide.

Simplifier le processus d’adhésion ne signifie pas enlever de l’information : attention à apporter tous les éléments nécessaires à la connaissance de votre potentiel adhérent pour qu’il se sente en confiance (ex : modalités de paiement, formules d’adhésion, date d’adhésion, etc.).

#5 Gagnez du temps en évitant les doubles-saisies avec les adhésions en ligne

Dans un monde sans adhésion en ligne, on en revient à la bonne vieille feuille de papier.

Tentons un exercice : qui peut dire avec certitude la bonne adresse écrite ci-dessous ? Est-ce un point ou un tiret ?

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Et oui, le papier offre la possibilité aux écritures plus ou moins artistiques de s’exprimer, et vous offre à vous l’opportunité de vous arracher les cheveux à les déchiffrer !

Et une fois la fastidieuse étape de déchiffrage franchie, il s’agit de tout rentrer dans un tableau Excel. Multipliez tout cela par le nombre d’informations demandées à chaque adhérent et le nombre d’adhérents… Un véritable casse-tête.

Heureusement, vous pouvez dire adieu à cette étape rébarbative avec les adhésions en ligne pour votre association.

Plus besoin non plus de deviner des cases incomplètes sur votre formulaire. Rendez les informations importantes obligatoires à renseigner afin qu’aucun document ne soit envoyé avec des éléments manquants à l’appel.

Si votre logiciel est assez bien fait (inutile de préciser que c’est le cas sur AssoConnect), vos nouveaux adhérents viennent automatiquement alimenter votre base de données, avec toutes les informations dans les bonnes cases. Vous pouvez également vous passer de la saisie comptable de ces informations : les écritures sont générées automatiquement dans les bons comptes comptables.

Mais ce n’est pas tout. Vous le savez sûrement, Internet est un espace infini où vous pouvez stocker toutes sortes de choses. Profitez de cet espace pour stocker les documents de vos adhérents. Plus besoin de chercher dans vos classeurs : les autorisations parentales, justificatifs de domicile et autres documents sont disponibles en ligne !

Faites une simulation des gains que peut générer le passage du paiement en ligne sur AssoConnect pour vos adhésions !

Je demande mon fichier

#6 Faites gagner du temps à vos adhérents avec le paiement en ligne des adhésions

La recette du paiement en ligne est simple : une carte bleue, un ordinateur ou un smartphone et une bonne connexion Internet ! En moyenne, l’internaute n’a besoin que de 2 minutes pour renseigner ses informations et payer en ligne !

A contrario, à combien estimez-vous le temps de paiement d’un adhérent s’il payait par chèque ?

Sachant que le processus de paiement par chèque peut se schématiser ainsi :

  • télécharger le bulletin d'adhésion,
  • l'imprimer,
  • le remplir,
  • aller chercher son chéquier,
  • faire le chèque,
  • trouver une enveloppe, un timbre, renseigner l'adresse,
  • aller à la poste.

Pour beaucoup, cela ressemble plus à un parcours du combattant qu’à une promenade de santé.

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#7 Donnez un vent de modernité à votre association

Vous l’aurez compris, pour être moderne ou simplement dans l’ère du temps, proposer le paiement en ligne est indispensable pour votre association !

Valorisant et rassurant, les adhérents s’engageront davantage vers une structure moderne, en phase avec son temps et qui a la volonté de faire gagner tout le monde en efficacité.

Vos adhérents apprécieront vos efforts pour adapter votre association aux nouveaux moyens d’échange et de paiement connus.

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Les craintes face aux adhésions en ligne

Il est possible que les adhésions en ligne ne fassent pas l'unanimité au sein du bureau de votre association. Qu'à cela ne tienne, voici les craintes fréquemment évoquées, et les réponses à y apporter.

La question de la confiance vis-à-vis des adhésions en ligne

"Tout le monde ne voudra pas s'y mettre"

C'est un argument valable : certaines personnes peuvent être réticentes à changer leurs habitudes.

Mais bonne nouvelle, il existe des mécanismes qui peuvent inciter les personnes à payer en ligne. Par exemple, proposer un tarifs réduit de l'adhésion si elle est payée en ligne.

Il s'agit également de rassurer les personnes et de faire preuve de pédagogie. Vous pouvez par exemple envoyer un emailing avant votre campagne d'adhésion pour informer les personnes de la petite révolution mise en place. N'hésitez pas à :

  • expliquer les raisons de ce changement : les bénéfices pour vous mais aussi pour les adhérents,
  • accompagner vos explications de captures d'écran qui illustrent pas-à-pas la manière d'adhérer et de payer en ligne.
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"Tous les adhérents ne voudront pas payer en ligne !"

Effectivement, toute la population française n’est pas encore 100% à l’aise avec le fait de divulguer ses coordonnées bancaires à Internet. Cela peut se comprendre et il faut bien évidemment respecter ce choix.

C’est pour cela que vous devez choisir un système qui permet de payer également les inscriptions via d’autres moyens de paiement tout en récupérant l'information sur l'adhésion en ligne.

En effet, même si le paiement ne se fait pas en ligne, récupérer l'information de l'adhésion vous épargne tout de même 90% des saisies - il vous suffira de l'indiquer lorsque vous aurez reçu le paiement.

Ça tombe bien, je connais un logiciel qui propose un paiement en ligne, par chèque ou par espèce. Vous aussi ?

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La question de la sécurité du paiement en ligne pour vos adhésions et cotisations

“Comment être sûr de mon paiement ?”

Comme de nombreuses boutiques en ligne qui proposent le paiement en ligne, AssoConnect a fait le choix du 3D-Secure même pour les tout petits montants.

Ce système a été créé pour éviter les fraudes et sécuriser les paiements en ligne. Pour faire simple, 3D-Secure est une sécurité supplémentaire lorsque vous payez en ligne.

Au moment où vous validez les informations de votre carte bancaire, vous être redirigé vers le site de votre banque pour renseigner des informations supplémentaires. Dans la majorité des cas, un code vous est envoyé par SMS ou par un appel sur votre téléphone portable.

Alors plus de crainte à avoir lors de vos paiements en ligne !

La question des frais de transaction liés au paiement des adhésions en ligne

"Nous n’allons pas payer des frais de transaction pour rien !"

En effet, rares sont les services de paiement en ligne 100% gratuits. S'ils sont gratuits pour l'association, c'est qu'ils ne le sont pas pour les adhérents qui voient leur cotisation augmentée de quelques centimes ou euros, ou qui sont fortement incités à laisser un pourboire pour rémunérer le service de paiement.

Payer les frais de transaction peut en effet créer de la réticence à passer au paiement en ligne des adhésions. Cependant, ces frais sont évidemment à mettre en relation avec les bénéfices apportés par le paiement en ligne, à la fois en termes de temps (ne dit-on pas que "le temps, c'est de l'argent" ?), mais aussi en termes de gains liés aux adhésions supplémentaires.

C’est vrai, chez AssoConnect, par exemple, ils sont de 1,9% + 0,25€ TTC par transaction.

Donc si vous avez 100 adhésions en ligne à 100€, le coût est de 215€ TTC (soit à peu près le prix de deux adhésions). De plus, 215€ n’est que l’équivalent de deux adhésions. Au fil des années, vous risquez de perdre plus que deux adhésions si vous ne proposez pas d’alternative au paiement par chèque.

Pour avoir un aperçu des frais que cela coûterait à votre association, nous vous avons élaboré un tableau de simulation de frais de transaction dans le cas où vous utilisez le logiciel AssoConnect.

Nous vous proposons de prévisualiser les frais mais surtout les bénéfices associés au passage du paiement en ligne pour les adhésions et cotisations de votre association !

Je demande mon fichier

Mais ne dit-on pas "le temps, c’est de l’argent" ? C’est aussi le sens de la valorisation du temps bénévole dans la comptabilité associative.

Si vous économisez par exemple une semaine grâce aux adhésions en ligne, vous pourrez mettre à profit ce temps pour :

  • remplir des dossiers de subvention,
  • organiser un événement pour la rentrée associative,
  • réfléchir à des manières de faire rentrer plus d’argent dans les caisses de l’association,
  • recruter de nouveaux bénévoles,
  • et bien d’autres choses beaucoup plus intéressantes que passer du temps à gérer les chèques des adhésions !

De plus, 215€ n’est que l’équivalent de deux adhésions. Au fil des années, vous risquez de perdre plus que deux adhésions si vous ne proposez pas d’alternative au paiement par chèque.

Ne perdez pas contact avec vos adhérents

"Et le contact dans tout ça ?"

Rien ne remplace la relation humaine dans une association, c’est certain !

Pour les adhérents qui renouvellent leurs adhésions, le problème ne se pose pas a priori. Vous les connaissez et la réinscription s’apparente plus à une épreuve administrative qu’à un moment convivial. Il est largement préférable d’organiser un pot de rentrée !

Pour les nouveaux adhérents, la question se pose davantage. Il est compréhensible de vouloir rencontrer un membre avant que celui-ci adhère à l'association et vice versa.

Bonne nouvelle ! Vous pouvez évidemment séparer la phase administrative de la phase de la rencontre. Laissez la personne faire une pré-adhésion en ligne. Puis rencontrez-la. Si elle vous convainc, acceptez son adhésion en un clic, et envoyez-lui un mail avec le formulaire de paiement.

Et dans ce 2ème cas aussi, nous ne pouvons que vous encourager à organiser un événement pour accueillir tout le monde comme il se doit !

assoconnect association paiement en ligne adhesions

Le passage aux adhésions et cotisations en ligne pour votre association est donc un bon moyen de passer plus de temps sur le développement de vos projets et moins de temps sur l'administratif et la paperasse.

Vous pouvez enfin dormir sur vos deux oreilles et ne plus avoir peur de perdre l’argent de vos adhérents qui fera vivre votre association toute l’année.

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