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Animer vos réunions informatives d'association : 5 conseils

12 septembre 2017

Animer une rĂ©union informative dans le cadre de votre association est un exercice plus difficile qu’il n’en a l’air. Cela requiert en outre deux qualitĂ©s : la diplomatie, et la confiance en soi. Mais il existe Ă©galement quelques règles simples pour rĂ©ussir les rĂ©unions associatives.

Dans cet article, nous vous proposons 5 bonnes pratiques Ă  mettre en place pour amĂ©liorer la productivitĂ© de vos rĂ©unions d’association, et des techniques de rĂ©union insolites !

Au programme nous avons :

  1. La rĂ©union d'information est-elle utile ?
  2. Préparer la réunion d'information pour votre association
  3. La programmation de votre réunion d'information
  4. Préparer un support de présentation pour votre réunion
  5. Animer votre réunion d'information

Retrouvez également un modèle de compte-rendu de réunion à télécharger à la fin de cet article.

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La rĂ©union d'information est-elle utile ?

Avez-vous dĂ©jĂ  entendu parler de la ""rĂ©unionnite"", cette fâcheuse tendance Ă  organiser des rĂ©unions pour tout et n’importe quoi ? Plusieurs enquĂŞtes ont rĂ©vĂ©lĂ© que la moitiĂ© des rĂ©unions organisĂ©es sont inutiles. Vertigineux… Pour assister Ă  une rĂ©union, les participants ont dĂ» se dĂ©placer, bloquer leur agenda pour une demi-journĂ©e. Il vaudrait donc mieux que celle-ci en vaille la peine !

Avant de planifier une rĂ©union, posez-vous donc toujours la question : est-ce vraiment bien utile ? Faites se dĂ©placer quelqu’un pour rien, et vous verrez que son ennui se fera ressentir pendant toute la rĂ©union !

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Préparer la réunion d'information pour votre association

Organiser votre réunion

Ce conseil s’applique bien entendu Ă  vous, animateur de la rĂ©union d'information, mais aussi aux personnes qui y assisteront. Lors d’une rĂ©union efficace, les participants ne dĂ©couvrent pas l’ordre du jour sur place !

Pour éviter ce cas de figure malheureux, invitez les participants au moins deux semaines en avance, et profitez-en pour les informer des éventuelles lectures, des questions sur lesquelles ils doivent se pencher… Si vous n’obtenez pas de retour quelques jours avant la réunion d'information, relancez-les gentiment.

Incitez Ă©galement les participants Ă  prĂ©parer la rĂ©union d'information activement, en prĂ©cisant le rĂ´le qu’ils auront lors de la rĂ©union d'information. S’ils doivent s’exprimer sur un sujet, il est sĂ»rement prĂ©fĂ©rable pour eux d'effectuer des recherches en amont !

Vous organisez une rĂ©union oĂą se dĂ©cide le financement, ou non, de l’achat de matĂ©riel pour votre association ? Envoyez de la documentation financière, un rappel du budget et des dĂ©penses de l’annĂ©e en cours, un rĂ©capitulatif des achats envisagĂ©s, le dĂ©tail des prix, un rĂ©capitulatif du matĂ©riel dĂ©jĂ  possĂ©dĂ©, etc. Fournir ces informations permettra d’aller plus vite Ă  l’essentiel pendant la rĂ©union !

Inviter uniquement les personnes dont la présence est indispensable

Cela peut paraĂ®tre Ă©vident, mais il vaut mieux Ă©viter de multiplier les invitations. Parfois, nous pouvons ĂŞtre tentĂ©s d’inviter telle ou telle personne, pour qu’elle soit tenue informĂ©e. Posez-vous une question simple : « Et si jamais elle ne pouvait pas venir ? Â». La rĂ©ponse est bien souvent « Cette autre personne pourra lui faire un compte-rendu rapide Â». Dans ce cas, sa prĂ©sence est facultative.

Ne pas convier quelqu’un Ă  une rĂ©union d'information n’est pas synonyme d’écartement ou de mise au placard ! En vĂ©ritĂ©, vous lui rendez plutĂ´t un service : cette personne ne perdra pas son temps dans une rĂ©union Ă  laquelle elle ne peut rien apporter. De plus, elle ne perturbera pas cette rĂ©union avec des questions secondaires.

Reprenons l’exemple prĂ©cĂ©dent ! L’achat de matĂ©riel n’est pas une dĂ©cision qui dĂ©pend des membres d’une association. DĂ©cider de la participation Ă  une compĂ©tition, en revanche, peut impliquer d’inviter les adhĂ©rents, ou du moins un reprĂ©sentant.

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La programmation de votre réunion d'information

Choisir la date et l’heure

Dans la semaine, il y a des crĂ©neaux horaires Ă  Ă©viter si vous souhaitez obtenir la concentration sans faille des participants. Par exemple, ne commencez pas votre rĂ©union Ă  11h30 : les ventres risquent de commencer Ă  gronder rapidement. Le vendredi en fin de journĂ©e est Ă©galement Ă  Ă©viter, car chacun a hâte de partir en week-end.

Au contraire, si vous souhaitez mener une rĂ©union plus informelle et dĂ©tendue, ces crĂ©neaux y sont plutĂ´t propices !

La plupart des associations fixent leurs conseils d’administration le même jour et à la même heure, par exemple le 1er mardi du mois à 19h30. De cette manière, il n’y a pas de surprises et tous les participants savent qu’il ne faut pas prendre d’engagements sur ces créneaux.

Si vous rencontrez des difficultés pour planifier une réunion, car tous les invités ont des calendriers chargés, des outils comme Doodle, peuvent vous aider, en demandant à chaque participant d’indiquer ses disponibilités.

Choisir le lieu

On n’y pense pas forcĂ©ment, c’est vrai… Mais le lieu dans lequel se tient votre rĂ©union d'association peut avoir un impact significatif sur son dĂ©roulement !

Exemple : vous souhaitez instaurer un climat de collaboration avec vos bĂ©nĂ©voles. Vous organisez donc un brainstorming… dans votre bureau de prĂ©sident. Pour les bĂ©nĂ©voles, cela peut ressembler Ă  un entretien de recadrement ! MĂŞme si votre intention est toute autre, votre bureau reste votre espace, et les participants ne s’y sentiront pas en terrain neutre.

DĂ©terminer un ordre du jour

L’ordre du jour est la thématique de votre réunion d'information. Il peut y avoir plusieurs questions à l’ordre du jour, notamment si vous conviez des personnes qu’il est difficile de réunir (distance géographique, agendas chargés, etc).

L’important, si vous en déclarez plusieurs, est de les prioriser. Il y a forcément un sujet qu’il est absolument nécessaire d’aborder, et d’autres qui sont plus secondaires. Indiquez-le noir sur blanc. Avec un ordre du jour bien défini, les participants savent à quoi s’attendre, et vous évitez de dériver vers un hors-sujet.

Par ailleurs, rĂ©flĂ©chissez aux objectifs de votre rĂ©union : s’agit-il d’une nouvelle vision instaurĂ©(e) par le/la dirigeant(e) d'association, d’une rĂ©union d’information sur les missions associatives du mois dernier… ? En fonction de cet objectif, la façon de tenir la rĂ©union sera radicalement diffĂ©rente.

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Préparer un support de présentation pour votre réunion

PrĂ©parez un support de prĂ©sentation de qualitĂ© : Vous devez Ă©viter Ă  tout prix les support avec beaucoup de texte. On a tous dĂ©jĂ  assistĂ© Ă  une prĂ©sentation qui ressemblait Ă  celle-ci (parfois, on en est mĂŞme le crĂ©ateur…).

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Pourtant, n’importe quel ĂŞtre humain normalement constituĂ© est incapable de lire et d’écouter en mĂŞme temps. Conclusion : tous vos efforts de mise en page n’y pourront rien ; dès que vous allumerez le rĂ©troprojecteur, vous deviendrez invisible.

Voici quelques principes de base pour Ă©viter l’effet ""animateur plante verte"" :

1/ Une diapositive (ou slide) = une idée

Pour présenter deux idées différentes, n’utilisez pas les puces PowerPoint. Créez une nouvelle slide. Il vaut mieux présenter 50 slides très minimalistes, plutôt que 5 slides comme celle-ci-dessus.

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2/ Interdiction de lire les slides

LĂ , il s’agit essentiellement d’un problème de confiance en vous : vous maĂ®trisez forcĂ©ment votre sujet : vous avez organisĂ© une rĂ©union sur celui-ci ! Si vous avez peur d’oublier quelque chose, prĂ©parez une liste papier des points importants. Pour les chiffres, vous pouvez vous aider de votre support numĂ©rique. Vous n’avez donc aucune raison de fuir le regard de vos collaborateurs. De toute façon, comme vous n’aurez placĂ© aucune phrase sur votre support, vous ne pourrez pas lire !

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Animer votre réunion d'information

Commencer par les sujets les plus importants

Si vous avez bien suivi l’étape précédente, vous avez priorisé les sujets à l’ordre du jour de la réunion d'information. Maintenant, il suffit de respecter cette priorisation.

Traitez les sujets les plus importants en premier. Les participants sont, de toute façon, plus attentifs en début de réunion.

Traitez Ă©galement tous les sujets sensibles, potentielles sources de tension, en dĂ©but de rĂ©union. Une fois ces sujets Ă©vacuĂ©s, tout le monde pourra se dĂ©tendre et poursuivre sur de bonnes bases. Ne finissez surtout pas une rĂ©union d'association sur une note nĂ©gative !

Donner la parole Ă  chacun

Animateur de rĂ©union n’est pas qu’un titre ! A l’image des animateurs de tĂ©lĂ©vision, c’est vous qui faites en sorte que la rĂ©union soit un ensemble cohĂ©rent, et pas un enchaĂ®nement de prises de parole dĂ©sordonnĂ©es.

Vous veillez donc à donner la parole à chacun, même les plus timides. Si certains résistent, la meilleure technique reste de leur poser des questions fermées. Vous devez également canaliser l’énergie des plus bavards, afin que leur parole ne prenne pas le dessus.

Synthétiser les prises de parole

Une fois que les participants ont pris parole, montrez-leur que leur voix a été entendue. Reformulez leurs remarques, décisions et propositions et proposez une synthèse des avis qui ont été émis. Vous pouvez, vous aussi, exprimer votre position, mais veillez à la séparer de la synthèse. Autrement, les participants pourraient penser que vous profitez de votre rôle d’animateur pour imposer votre propre avis.

Organiser la prise de notes

Il est gĂ©nĂ©ralement dĂ©conseillĂ© pour l’animateur d’assurer Ă©galement la prise de notes d’une rĂ©union. Vous pouvez, en revanche, charger un(e) participant(e) de le faire pour vous. N’oubliez pas de prĂ©venir la personne en avance ! Cette personne sera Ă©galement chargĂ©e de rĂ©diger un compte-rendu, qu’il faudra envoyer Ă  chaque participant (y compris les invitĂ©s absents).

Respecter les horaires

IdĂ©alement, les rĂ©unions d'information dĂ©marrent Ă  l’heure prĂ©vue, et se terminent avant l’heure prĂ©vue. N’ayez pas peur de convier les retardataires en sĂ©rie 10 minutes en avance ! Si vous commencez en retard, vous finirez en retard, et cela risque de poser problème Ă  ceux qui ont d’autres obligations. En bref, la ponctualitĂ©, c’est la sĂ©rĂ©nitĂ© pour votre association.

Ne pas précipiter la conclusion

Bien qu’il faille éviter de rallonger inutilement une réunion d'information, il ne faut surtout pas négliger la conclusion. Si la fin du créneau horaire prévue approche et que tous les sujets n’ont pas été traités, il est tout de même préférable de passer directement à la conclusion. C’est pour cette raison qu’il faut traiter les sujets les plus importants en premier.

Une bonne conclusion se compose de 3 parties :

  1. Précisez les sujets traités, et ceux qui sont remis à la prochaine réunion d'association,
  2. Synthétiser les prises de parole et les décisions,
  3. Clarifier les tâches de chacun, et les dĂ©lais fixĂ©s : qui fait quoi ? Pour qui ? Pour quand ?

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Bonus : les techniques de rĂ©union insolites

Pour lutter contre la rĂ©unionnite et la maladie du mauvais PowerPoint, chacun dĂ©veloppe ses astuces. En voici deux que nous apprĂ©cions particulièrement chez AssoConnect :

La réunion debout

Tous les matins, Ă  10h, l’équipe technique d’AssoConnect s’adonne Ă  un petit rituel : chacun dans le bureau se met debout, et prĂ©sente tour Ă  tour les tâches qu’il compte effectuer dans la journĂ©e.

Ces mini-rĂ©unions quotidiennes ne durent que quelques minutes. En se mettant debout, mes collègues de l’équipe technique crĂ©ent un espace de rĂ©union, directement dans l’open-space. Cela les force Ă©galement Ă  ne pas faire durer la rĂ©union : ce n’est pas la position la plus confortable pour s’éterniser !

Le pecha kucha

Tout droit venu du Japon, le pecha kucha est une forme de prĂ©sentation bien particulière. IdĂ©al pour rĂ©aliser une rĂ©union d’information très percutante, ce format demande nĂ©anmoins un peu d’entraĂ®nement ! 

Il s’agit de présenter des informations à l’aide d’un diaporama, avec des slides constituées uniquement d’une image. Les slides défilent automatiquement toutes les 20 secondes. L’exercice est périlleux, surtout pour les débutants, mais l’audience est bien souvent captivée par ces présentations singulières.

Pour organiser et animer des rĂ©unions d’association efficaces et qui sortent de l’ordinaire, vous pouvez vous inspirer de ces techniques, mais aussi apporter votre pierre Ă  l’édifice. Quelles sont vos techniques d’animation de rĂ©union ? Partagez-les dans les commentaires !

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