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Anaïs Limpalaer
Le 12 septembre 2017
Animer une réunion informative d'association : 5 conseils

Animer une réunion informative d'association : 5 conseils

Animer une réunion informative dans le cadre de votre association est un exercice plus difficile qu’il n’en a l’air. Cela requiert en outre deux qualités : la diplomatie, et la confiance en soi. Mais il existe également quelques règles simples pour réussir les réunions associatives.

Dans cet article, nous vous proposons 5 bonnes pratiques à mettre en place pour améliorer la productivité de vos réunions d’association, et des techniques de réunion insolites !

Au programme nous avons :

  1. La réunion d'information est-elle utile ?
  2. Préparer la réunion d'information pour votre association
  3. La programmation de votre réunion d'information
  4. Préparer un support de présentation pour votre réunion
  5. Animer votre réunion d'information

Retrouvez également un modèle de compte-rendu de réunion à télécharger à la fin de cet article.

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La réunion d'information est-elle utile ?

Avez-vous déjà entendu parler de la "réunionnite", cette fâcheuse tendance à organiser des réunions pour tout et n’importe quoi ? Plusieurs enquêtes ont révélé que la moitié des réunions organisées sont inutiles. Vertigineux… Pour assister à une réunion, les participants ont dû se déplacer, bloquer leur agenda pour une demi-journée. Il vaudrait donc mieux que celle-ci en vaille la peine !

Avant de planifier une réunion, posez-vous donc toujours la question : est-ce vraiment bien utile ? Faites se déplacer quelqu’un pour rien, et vous verrez que son ennui se fera ressentir pendant toute la réunion !

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Préparer la réunion d'information pour votre association

Organiser votre réunion

Ce conseil s’applique bien entendu à vous, animateur de la réunion d'information, mais aussi aux personnes qui y assisteront. Lors d’une réunion efficace, les participants ne découvrent pas l’ordre du jour sur place !

Pour éviter ce cas de figure malheureux, invitez les participants au moins deux semaines en avance, et profitez-en pour les informer des éventuelles lectures, des questions sur lesquelles ils doivent se pencher… Si vous n’obtenez pas de retour quelques jours avant la réunion d'information, relancez-les gentiment.

Incitez également les participants à préparer la réunion d'information activement, en précisant le rôle qu’ils auront lors de la réunion d'information. S’ils doivent s’exprimer sur un sujet, il est sûrement préférable pour eux d'effectuer des recherches en amont !

Vous organisez une réunion où se décide le financement, ou non, de l’achat de matériel pour votre association ? Envoyez de la documentation financière, un rappel du budget et des dépenses de l’année en cours, un récapitulatif des achats envisagés, le détail des prix, un récapitulatif du matériel déjà possédé, etc. Fournir ces informations permettra d’aller plus vite à l’essentiel pendant la réunion !

Inviter uniquement les personnes dont la présence est indispensable

Cela peut paraître évident, mais il vaut mieux éviter de multiplier les invitations. Parfois, nous pouvons être tentés d’inviter telle ou telle personne, pour qu’elle soit tenue informée. Posez-vous une question simple : « Et si jamais elle ne pouvait pas venir ? ». La réponse est bien souvent « Cette autre personne pourra lui faire un compte-rendu rapide ». Dans ce cas, sa présence est facultative.

Ne pas convier quelqu’un à une réunion d'information n’est pas synonyme d’écartement ou de mise au placard ! En vérité, vous lui rendez plutôt un service : cette personne ne perdra pas son temps dans une réunion à laquelle elle ne peut rien apporter. De plus, elle ne perturbera pas cette réunion avec des questions secondaires.

Reprenons l’exemple précédent ! L’achat de matériel n’est pas une décision qui dépend des membres d’une association. Décider de la participation à une compétition, en revanche, peut impliquer d’inviter les adhérents, ou du moins un représentant.

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La programmation de votre réunion d'information

Choisir la date et l’heure

Dans la semaine, il y a des créneaux horaires à éviter si vous souhaitez obtenir la concentration sans faille des participants. Par exemple, ne commencez pas votre réunion à 11h30 : les ventres risquent de commencer à gronder rapidement. Le vendredi en fin de journée est également à éviter, car chacun a hâte de partir en week-end.

Au contraire, si vous souhaitez mener une réunion plus informelle et détendue, ces créneaux y sont plutôt propices !

La plupart des associations fixent leurs conseils d’administration le même jour et à la même heure, par exemple le 1er mardi du mois à 19h30. De cette manière, il n’y a pas de surprises et tous les participants savent qu’il ne faut pas prendre d’engagements sur ces créneaux.

Si vous rencontrez des difficultés pour planifier une réunion, car tous les invités ont des calendriers chargés, des outils comme Doodle, peuvent vous aider, en demandant à chaque participant d’indiquer ses disponibilités.

Choisir le lieu

On n’y pense pas forcément, c’est vrai… Mais le lieu dans lequel se tient votre réunion d'association peut avoir un impact significatif sur son déroulement !

Exemple : vous souhaitez instaurer un climat de collaboration avec vos bénévoles. Vous organisez donc un brainstorming… dans votre bureau de président. Pour les bénévoles, cela peut ressembler à un entretien de recadrement ! Même si votre intention est toute autre, votre bureau reste votre espace, et les participants ne s’y sentiront pas en terrain neutre.

Déterminer un ordre du jour

L’ordre du jour est la thématique de votre réunion d'information. Il peut y avoir plusieurs questions à l’ordre du jour, notamment si vous conviez des personnes qu’il est difficile de réunir (distance géographique, agendas chargés, etc).

L’important, si vous en déclarez plusieurs, est de les prioriser. Il y a forcément un sujet qu’il est absolument nécessaire d’aborder, et d’autres qui sont plus secondaires. Indiquez-le noir sur blanc. Avec un ordre du jour bien défini, les participants savent à quoi s’attendre, et vous évitez de dériver vers un hors-sujet.

Par ailleurs, réfléchissez aux objectifs de votre réunion : s’agit-il d’une nouvelle vision instauré(e) par le/la dirigeant(e) d'association, d’une réunion d’information sur les missions associatives du mois dernier… ? En fonction de cet objectif, la façon de tenir la réunion sera radicalement différente.

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Préparer un support de présentation pour votre réunion

Préparez un support de présentation de qualité : Vous devez éviter à tout prix les support avec beaucoup de texte. On a tous déjà assisté à une présentation qui ressemblait à celle-ci (parfois, on en est même le créateur…).

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Pourtant, n’importe quel être humain normalement constitué est incapable de lire et d’écouter en même temps. Conclusion : tous vos efforts de mise en page n’y pourront rien ; dès que vous allumerez le rétroprojecteur, vous deviendrez invisible.

Voici quelques principes de base pour éviter l’effet "animateur plante verte" :

1/ Une diapositive (ou slide) = une idée

Pour présenter deux idées différentes, n’utilisez pas les puces PowerPoint. Créez une nouvelle slide. Il vaut mieux présenter 50 slides très minimalistes, plutôt que 5 slides comme celle-ci-dessus.

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2/ Interdiction de lire les slides

Là, il s’agit essentiellement d’un problème de confiance en vous : vous maîtrisez forcément votre sujet : vous avez organisé une réunion sur celui-ci ! Si vous avez peur d’oublier quelque chose, préparez une liste papier des points importants. Pour les chiffres, vous pouvez vous aider de votre support numérique. Vous n’avez donc aucune raison de fuir le regard de vos collaborateurs. De toute façon, comme vous n’aurez placé aucune phrase sur votre support, vous ne pourrez pas lire !

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Animer votre réunion d'information

Commencer par les sujets les plus importants

Si vous avez bien suivi l’étape précédente, vous avez priorisé les sujets à l’ordre du jour de la réunion d'information. Maintenant, il suffit de respecter cette priorisation.

Traitez les sujets les plus importants en premier. Les participants sont, de toute façon, plus attentifs en début de réunion.

Traitez également tous les sujets sensibles, potentielles sources de tension, en début de réunion. Une fois ces sujets évacués, tout le monde pourra se détendre et poursuivre sur de bonnes bases. Ne finissez surtout pas une réunion d'association sur une note négative !

Donner la parole à chacun

Animateur de réunion n’est pas qu’un titre ! A l’image des animateurs de télévision, c’est vous qui faites en sorte que la réunion soit un ensemble cohérent, et pas un enchaînement de prises de parole désordonnées.

Vous veillez donc à donner la parole à chacun, même les plus timides. Si certains résistent, la meilleure technique reste de leur poser des questions fermées. Vous devez également canaliser l’énergie des plus bavards, afin que leur parole ne prenne pas le dessus.

Synthétiser les prises de parole

Une fois que les participants ont pris parole, montrez-leur que leur voix a été entendue. Reformulez leurs remarques, décisions et propositions et proposez une synthèse des avis qui ont été émis. Vous pouvez, vous aussi, exprimer votre position, mais veillez à la séparer de la synthèse. Autrement, les participants pourraient penser que vous profitez de votre rôle d’animateur pour imposer votre propre avis.

Organiser la prise de notes

Il est généralement déconseillé pour l’animateur d’assurer également la prise de notes d’une réunion. Vous pouvez, en revanche, charger un(e) participant(e) de le faire pour vous. N’oubliez pas de prévenir la personne en avance ! Cette personne sera également chargée de rédiger un compte-rendu, qu’il faudra envoyer à chaque participant (y compris les invités absents).

Respecter les horaires

Idéalement, les réunions d'information démarrent à l’heure prévue, et se terminent avant l’heure prévue. N’ayez pas peur de convier les retardataires en série 10 minutes en avance ! Si vous commencez en retard, vous finirez en retard, et cela risque de poser problème à ceux qui ont d’autres obligations. En bref, la ponctualité, c’est la sérénité pour votre association.

Ne pas précipiter la conclusion

Bien qu’il faille éviter de rallonger inutilement une réunion d'information, il ne faut surtout pas négliger la conclusion. Si la fin du créneau horaire prévue approche et que tous les sujets n’ont pas été traités, il est tout de même préférable de passer directement à la conclusion. C’est pour cette raison qu’il faut traiter les sujets les plus importants en premier.

Une bonne conclusion se compose de 3 parties :

  1. Précisez les sujets traités, et ceux qui sont remis à la prochaine réunion d'association,
  2. Synthétiser les prises de parole et les décisions,
  3. Clarifier les tâches de chacun, et les délais fixés : qui fait quoi ? Pour qui ? Pour quand ?
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Bonus : les techniques de réunion insolites

Pour lutter contre la réunionnite et la maladie du mauvais PowerPoint, chacun développe ses astuces. En voici deux que nous apprécions particulièrement chez AssoConnect :

La réunion debout

Tous les matins, à 10h, l’équipe technique d’AssoConnect s’adonne à un petit rituel : chacun dans le bureau se met debout, et présente tour à tour les tâches qu’il compte effectuer dans la journée.

Ces mini-réunions quotidiennes ne durent que quelques minutes. En se mettant debout, mes collègues de l’équipe technique créent un espace de réunion, directement dans l’open-space. Cela les force également à ne pas faire durer la réunion : ce n’est pas la position la plus confortable pour s’éterniser !

Le pecha kucha

Tout droit venu du Japon, le pecha kucha est une forme de présentation bien particulière. Idéal pour réaliser une réunion d’information très percutante, ce format demande néanmoins un peu d’entraînement !

Il s’agit de présenter des informations à l’aide d’un diaporama, avec des slides constituées uniquement d’une image. Les slides défilent automatiquement toutes les 20 secondes. L’exercice est périlleux, surtout pour les débutants, mais l’audience est bien souvent captivée par ces présentations singulières.

Pour organiser et animer des réunions d’association efficaces et qui sortent de l’ordinaire, vous pouvez vous inspirer de ces techniques, mais aussi apporter votre pierre à l’édifice. Quelles sont vos techniques d’animation de réunion ? Partagez-les dans les commentaires !

Réalisez un meilleur suivi de vos réunions avec un compte-rendu ! Téléchargez dès maintenant notre fiche technique.

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