DĂ©couvrir assoconnect Essai gratuit

Les clés d'une Assemblée Générale d'association réussie

20 mars 2018

L'Assemblée Générale n'est certainement pas la première chose à laquelle vous avez pensé en créant votre association... Pourtant, elle est essentielle à son bon fonctionnement. C'est à l'occasion de ces assemblées que sont prises la majorité des décisions importantes pour l'avenir de votre association.

Il existe deux types d'AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales :

  • les assemblĂ©es ordinaires, pendant lesquelles sont prises les dĂ©cisions relatives au fonctionnement propre de l’association,
  • les assemblĂ©es extraordinaires, Ă  caractère plus exceptionnel, prĂ©vues pour dĂ©cider de sujets graves comme la modification de statuts, la dissolution de l’association et l'Ă©lection d'un nouveau PrĂ©sident par exemple.

Retrouvez dans cet article nos conseils pour que vos prochaines AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales se passent au mieux !

Si vous n'avez pas le temps de lire l'article dans sa totalitĂ©, nous vous proposons la fiche technique d'une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'Association !

Je demande ma fiche technique

assemblée-générale-association

L'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'association : qui, quand, comment ?

Qui participe Ă  l'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'association ?

Il est important de rappeler en premier lieu que ce qui relève de l’Assemblée Générale est indiqué dans les statuts.

S’ils ne comportent aucune précision sur la composition de l’Assemblée Générale, tous les membres de l’association doivent être convoqués.

La Loi 1901 stipule bien qu’une association est constituée par un ensemble de personnes qui mettent en commun leurs moyens dans un but collectif. Aucun membre ne doit être laissé pour compte dans les grandes décisions prises au cours de ces réunions.

Quand convoquer une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'association ?

La plupart du temps, les AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales ordinaires sont annuelles et ont lieu plutĂ´t en Mars ou en DĂ©cembre selon le type d’association et ses besoins.

Les Assemblées Générales extraordinaires sont par définition extraordinaires. Elles n’ont donc pas de calendrier précis et dépendent de la volonté des membres de l’association de les convoquer sous certaines conditions.

Comment organiser le dĂ©roulement d'une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'association ?

Pour plus de clarté, mieux vaut détailler au maximum le fonctionnement de vos Assemblées Générales dans les statuts de votre association.

Voici ce que vous pouvez dĂ©finir dans vos statuts :

  • la personne ou l'organe responsable de la convocation les AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales,
  • le mode de convocation (courrier, mail, annonce sur panneau d’affichage, etc.),
  • la frĂ©quence des AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales,
  • les personnes autorisĂ©es Ă  y assister,
  • le quorum, c'est-Ă -dire le pourcentage de personnes dont la prĂ©sence ou la reprĂ©sentation est requise pour que l'assemblĂ©e puisse valablement dĂ©libĂ©rer,
  • le temps de latence entre une convocation et une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale.

Nous le reconnaissons, cela représente beaucoup de choses à renseigner.

Cependant à défaut de précisions, n’importe qui pourrait par exemple proposer une Assemblée Générale ou y assister.

Alors un conseil : ne nĂ©gligez pas la rĂ©daction des statuts de votre association !

  • Si votre association a un commissaire aux comptes, il est gĂ©nĂ©ralement admis qu'il doit ĂŞtre conviĂ© Ă  vos AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales. Ce n'est lĂ  pas une obligation rĂ©glementaires, mais plutĂ´t une habitude qui relève de la dĂ©ontologie.
  • Une partie des membres peut demander Ă  ce qu'une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale extraordinaire soit tenue. Le nombre minimum de membres requis pour que la demande soit valide est Ă  prĂ©voir dans vos statuts.
  • Si le PrĂ©sident de l'association refuse de convoquer une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale demandĂ©e par une partie des membres bien qu’il soit normalement obligĂ© de s’y soumettre, dans les usages, seul un membre du Conseil d'Administration peut le faire Ă  sa place.

assemblée-générale-organisation

Que doit contenir une convocation Ă  une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'association ?

Sans qu'il s'agisse d'informations rĂ©volutionnaires, une piqĂ»re de rappel ne fait jamais de mal :

  • le nom de l'association,
  • la date de la convocation,
  • la date, l'heure et le lieu de l'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale,
  • l'ordre du jour,
  • l'identification et la signature de l'auteur de la convocation.

Une fois cette convocation rédigée, communiquez-la par le biais prévu dans les statuts.

assemblée-générale-comment-faire

Comment se dĂ©roule une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'association ?

Trois Ă©tapes clĂ©s sont Ă  effectuer avant de dĂ©buter une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale :

  • L’émargement d’une feuille de prĂ©sence est incontournable. Cette Ă©tape permet de vĂ©rifier que le quorum est atteint, c'est-Ă -dire le nombre de membres minimum devant ĂŞtre prĂ©sents. Ce nombre est dĂ©fini dans les statuts. Si le quorum n'est pas atteint, l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale ne peut ĂŞtre tenue. Voici un modèle de feuille de prĂ©sence sur lequel vous pourrez vous appuyer lors de votre prochaine AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale :

assemblée-générale-feuille-présence

  • L’élection d’un prĂ©sident de sĂ©ance, si rien n’est prĂ©vu dans les statuts Ă  ce niveau. C'est lui qui vĂ©rifiera que l'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale est tenue dans les règles de l'art et conformĂ©ment Ă  ce qui est prĂ©vu dans les statuts.
  • Enfin, il est conseillĂ© d'indiquer avant le dĂ©but de la sĂ©ance prĂ©cisĂ©ment les moments auxquels la parole sera donnĂ©e (entre chaque sujet, Ă  la fin des discussions, etc.) afin d'Ă©viter tout dĂ©bordement.

Télécharger une feuille de présence

Ne vous mĂ©prenez pas, ces Ă©tapes peuvent paraĂ®tre banales, mais elles dĂ©terminent en grande partie le bon dĂ©roulement de l'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale de votre association.

assemblée-générale-déroulement

Quel processus de décision pendant les Assemblées Générales d'association ?

Encore une fois, il est nécessaire lors de toute prise de décision de s’en référer aux statuts.

Ce sont eux qui dĂ©finissent les modalitĂ©s relatives au vote et aux Ă©lections diverses, d’oĂą l'importance de ne pas nĂ©gliger leur rĂ©daction !

L’Assemblée Générale d’association est le seul organe légalement prévu dans la Loi de 1901.

Depuis, l’usage a rendu nécessaire la création d’organes mandataires. D’autres organes de délibérations sont donc apparus pour prendre des décisions plus opérationnelles. C'est par exemple le cas du Conseil d'Administration.

Si vous faites partie des personnes mandatĂ©es par l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale pour prendre des dĂ©cisions, vous devez vous poser 2 questions :

  • Ai-je le droit (le mandat) de prendre des dĂ©cisions ?
  • L'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale est-elle en accord avec la dĂ©cision prise en son nom ?

Notez qu’à l’occasion de l'Assemblée Générale, un bilan doit être fait pour rendre compte tous les actes réalisés en tant qu’élu au nom de l’AG.

L'enjeu juridique est très important puisque l’on parle de transfert moral de responsabilitĂ©. Cependant, dans l’usage c’est l’acte par lequel on obtient quitus. Autrement dit, si vous n’obtenez pas quitus, vous ĂŞtes entièrement responsable de la dĂ©cision prise.

Il peut arriver qu’une dĂ©cision soit prise alors qu’elle ne respecte pas le règlement intĂ©rieur de l’association ou ses statuts : un membre peut alors demander son annulation dans les 5 annĂ©es suivant la dĂ©libĂ©ration.

assemblée-générale-processus

Enregistrement des décisions : registres et Procès Verbaux de l'Assemblée générale

Plusieurs dĂ©cisions peuvent ĂŞtre prises lors de votre AssemblĂ©e gĂ©nĂ©rale d'association :

  • le bilan de l'annĂ©e,
  • le vote de budgets,
  • le renouvellement des pouvoirs des responsables de votre association,
  • la dĂ©finition de nouveaux projets,
  • etc.

À l'issue de ces décisions, la loi n’impose pas toujours la rédaction d’un Procès Verbal à la fin d’une Assemblée Générale.

NĂ©anmoins, il est vivement recommandĂ© d’en rĂ©diger un Ă  chaque fois.

Pourquoi prendre le temps de rĂ©diger un Procès Verbal en bonne et due forme ?

Procès Verbaux incomplets, erreurs d’inattention… Cela peut aller très vite, et un Procès Verbal mal rédigé ou tout simplement délaissé peut entraîner l’annulation de la délibération qu’il rapporte.

Cela devient plus grave lorsque la dĂ©libĂ©ration a permis Ă  l’association de percevoir des subventions et/ou des agrĂ©ments. En effet, faute de Procès Verbal bien rĂ©digĂ©, ceux-ci pourraient ĂŞtre annulĂ©s et devraient alors ĂŞtre remboursĂ©s.

En effet, les Procès Verbaux rassemblent tous les Ă©lĂ©ments des dĂ©libĂ©rations et permettent d'Ă©tablir si les dĂ©cisions ont Ă©tĂ© prises dans le respect des règles ou non.

Ne pas les rĂ©diger correctement, c'est exposer l'association Ă  des contestations, incertitudes, remboursements et autres dĂ©sagrĂ©ments qui auraient pu facilement ĂŞtre Ă©vitĂ©s avec un minimum de temps consacrĂ© Ă  la rĂ©daction du Procès Verbal pendant l'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale.

Nous l'avons vu, les Procès Verbaux ne sont de manière générale pas obligatoires, en revanche certains cas font exception.

Vous devrez obligatoirement rĂ©diger des procès verbaux après les AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales de votre association si vous faites partie des cas suivants :

  • Votre association est reconnue d'utilitĂ© publique,
  • Votre association est soumise Ă  l'impĂ´t sur les sociĂ©tĂ©s,
  • Votre association a contractĂ© un emprunt.

Comment rĂ©diger un Procès Verbal d'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'association ?

Il est nĂ©cessaire de faire apparaĂ®tre certaines mentions obligatoires sur votre procès verbal :

  • la date,
  • le lieu,
  • la signature de la personne reprĂ©sentante lĂ©gale de l'association.

Dans les usages, le Procès Verbal de l'AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d’association mentionne Ă©galement :

  • l'ordre du jour,
  • l’ensemble des rĂ©solutions adoptĂ©es pendant la sĂ©ance. Ces rĂ©solutions doivent ĂŞtre lĂ©galisĂ©es, donc validĂ©es par les organes dĂ©libĂ©ratifs (PrĂ©sident ou autre personne concernĂ©e). Les statuts de l’association peuvent imposer que d’autres personnes signent le Procès Verbal de l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale. La signature de plusieurs personnes est recommandĂ©e afin d’équilibrer les pouvoirs, mais n’a aucun caractère obligatoire.

Voici un modèle de Procès Verbal sur lequel vous pourrez vous appuyer lors de vos prochaines AssemblĂ©es GĂ©nĂ©rales :

assemblée-générale-association-procès-verbal

Nous vous mettons également à disposition un modèle de Procès Verbal qui facilitera la formalisation des résolutions prises pendant vos prochaines Assemblées Générales d'association.

Télécharger un modèle de PV

assemblée générale procès verbal

Animer efficacement l'Assemblée Générale de votre association

Si votre Assemblée Générale porte sur des sujets sensibles et rassemble de nombreux membres, les discussions peuvent facilement partir dans tous les sens et l'animation se transformer en cauchemar.

Voici donc quelques conseils pour vous accompagner dans l'animation de votre AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale :

  • Clarifier les missions des Ă©lus : Conseil d’Administration, bureau, etc.

  • DĂ©finir clairement les missions des personnes qui interviennent pendant l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale : PrĂ©sident, secrĂ©taire gĂ©nĂ©rale, trĂ©sorier, etc.

  • Indiquer les règles du jeu dans les discussions et les temps de prise de parole.

  • Animer l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale de manière la plus conviviale possible. Rendez-la vivante et agrĂ©able pour tout le monde.

assemblée-générale-participation

Tout au long de cet article, nous vous avons parlĂ© Ă  de nombreuses reprises des statuts de votre association.

Sachez qu'il est possible d'allĂ©ger ces statuts en les complĂ©tant par un règlement intĂ©rieur. Ce règlement permettra au Conseil d’Administration de modifier certaines règles sans avoir Ă  convoquer une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale - ce qui peut ĂŞtre, comme nous l'avons vu, une procĂ©dure longue.

Par contre, gardez en tĂŞte la consĂ©quence de ces règles complĂ©mentaires : plus l’AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale donne des prĂ©rogatives au Conseil d’Administration, plus elle perd son contrĂ´le.

En bref

💡 Quelle est la différence entre une assemblée ordinaire et extraordinaire ?

Les assemblées ordinaires sont prévues pour la prise de décisions relatives au fonctionnement propre de l’association, alors que les assemblées extraordinaires sont prévues pour décider de sujets graves comme la modification de statuts... En savoir plus

🔑 Les clés d’une AG d’association réussie : le déroulement

Trois étapes clés à retenir : émargement d’une feuille de présence, élection d’un président de séance et indication du déroulement de l’AG. En savoir plus

📝 Pourquoi bien rédiger vos procès verbaux ?

Un Procès Verbal mal rédigé ou tout simplement délaissé peut entraîner l’annulation de la délibération qu’il rapporte. En savoir plus

- - -

Simple piqûre de rappel ou information de toute première fraîcheur, vous connaissez désormais l'essentiel de ce qu'il y a à savoir sur les Assemblées Générales d'associations, et les enjeux qu'elles portent.

Nous mettons Ă  votre disposition la fiche technique d'une AssemblĂ©e GĂ©nĂ©rale d'Association. TĂ©lĂ©chargez-la, elle est gratuite !

Je demande ma fiche technique

Vous souhaitez aller plus loin et obtenir des conseils pour l'organisation de votre association ? Voici un article vous présentant les divers aspects de gestion d'une association.

Article Ă©crit en collaboration avec Samson Conseil et Formation