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Pourquoi utiliser un CRM pour la gestion de votre association ?

31 janvier 2021

Nous entendons souvent parler de CRM pour association, sans toujours savoir ce que cela implique, ni son réel intérêt.

Pour éclaircir ce point, repartons du début : une association, ce sont avant tout des hommes et des femmes qui se réunissent autour d'une idée, d'un projet, d'une passion.

En tant que dirigeant associatif, il est important que vous connaissiez ces personnes qui gravitent autour de votre projet, et que vous puissiez interagir avec elles de manière efficace.

C'est là qu'un logiciel de CRM peut être un précieux allié pour une association. En voici l'explication :

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Qu'est-ce qu'un CRM

Qu’est ce qu’un CRM ?

CRM est l'acronyme de "Customer Relationship Management" c'est-à-dire la "Gestion de la Relation Client" en bon français.

Cela désigne l'ensemble des techniques et outils utilisés généralement en entreprise pour suivre, conduire et améliorer la relation qu'elle a entre ses clients et futurs clients.

Pour cela, un CRM vous aide donc à organiser la base de données de votre association pour l’exploiter au mieux.

pourquoi utiliser un CRM association

A quoi sert un CRM ?

En entreprise, l'utilisation d'un CRM a pour objectif la centralisation et l’analyse des donnĂ©es relatives aux clients. Toutes les informations enregistrĂ©es sur les clients y sont rassemblĂ©es : nom, prĂ©nom, date de naissance, adresse, e-mail, mais aussi l’historique de leurs achats, les diffĂ©rents Ă©changes avec eux, etc.

Les CRM les plus rĂ©pandus pour les entreprises se nomment Salesforce, Capsule ou encore Hubspot.

Cette base de données permet de mieux cibler ses clients, de mieux les viser dans ses campagnes de communication, de suivre leurs interactions avec la structure.

Ainsi, il permet d'approfondir la connaissance des clients, et d'amĂ©liorer leur fidĂ©lisation.

CRM association assoconnect

L'utilité d'un logiciel CRM pour les associations

Nous avons vu l'intérêt d'un tel outil pour les entreprises, mais qu’apporte l’utilisation d’un CRM pour les associations ?

La première différence notable est que les associations fournissent des services à leurs adhérents, et non à des clients.

D'une certaine manière, elles ont des objectifs similaires à ceux des entreprises : elles ont besoin d'interagir avec leurs membres et adhérents, de recruter des donateurs lorsqu'il s'agit d'associations caritatives, de fidéliser leurs bénévoles et membres, etc.

En collectant des informations sur leurs adhĂ©rents grâce Ă  un CRM associatif, elles peuvent atteindre ces objectifs !

Les associations font face à de nombreux challenges (concurrence accrue avec les autres associations, baisse des subventions publiques, recrutement de bénévoles, etc.).

Ainsi, la relation avec les différentes parties prenantes des associations prend de plus en plus d'importance et a désormais son propre nom "Community Relationship Management", c'est-à-dire la gestion de la relation avec sa communauté.

fonctionnement CRM association

Comment fonctionne un CRM pour association ?

Pour vous expliquer la manière dont fonctionne un "CRM association", nous vous proposons de l'illustrer par un exemple.

Prenons le cas d'une association sportive.

L'obtention des données pour un CRM

Nous l'avons vu, la base d'un CRM est de rassembler les données sur les personnes avec lesquelles nous souhaitons interagir. Dans le cadre d'une association, l'inscription des adhérents est une porte d'entrée idéale pour rassembler ces précieuses informations.

Attention toutefois Ă  ne demander que des informations dont vous avez rĂ©ellement besoin pour respecter le Règlement GĂ©nĂ©ral sur la Protection des DonnĂ©es (RGPD). 

Habituellement, les adhérents s’inscrivent en fournissant un chèque de cotisation et en remplissant un formulaire d’adhésion de façon manuscrite. Les informations récupérées sont ensuite recopiées sur un document papier ou, au mieux, dans un fichier Excel.

Un CRM vous permet de simplifier tout cela :

Au dĂ©but de l’annĂ©e ou pour un tournoi, l’inscription s’effectue en ligne, de n’importe quel ordinateur : les informations sont donc immĂ©diatement intĂ©grĂ©es Ă  votre site.

En plus de vous faire gagner du temps, cela a l'avantage de minimiser le risque de faire une erreur en les recopiant. Pas de fiches perdues, d’écritures illisibles… Tout est en ligne !

La gestion de vos membres est moins sujette à erreurs : la base peut être complétée et mise à jour automatiquement dès qu’une information est modifiée, qu’un paiement est effectué, qu’un membre s’inscrit ou se désinscrit, etc.

S’il faut fournir un certificat mĂ©dical pour l’inscription, ou toute autre pièce, vous pouvez demander un exemplaire numĂ©rique Ă  charger directement sur le site !

Il viendra s’ajouter à la documentation que vous conservez en ligne, en l'associant à la fiche de l'adhérent. Ces différentes étapes permettent d'agréger de l'information précieuse et bien ordonnée sur vos adhérents.

Si votre CRM est bien fait, vous pouvez lier les paiements des adhésions directement à votre base de membres. La fiche de chaque membre est ainsi enrichie de l’historique de son paiement.

L'utilisation des données d'un CRM

Un historique complet vous permet de suivre les Ă©volutions et activitĂ©s de vos membres. Comment tirer profit de ces informations ?

  • Suivi des paiements : l’historique des paiements des membres permet notamment de mettre en place un suivi des cotisations : qui a payĂ©, comment, quand ? Qui est en retard ? Avoir accès Ă  cette information de manière claire vous permettra de relancer les Ă©ventuels retardataires,
  • Emailing ciblĂ© : en crĂ©ant des groupes de membres, vous pouvez gĂ©rer les informations Ă  envoyer en fonction de chacun. En un mot : grâce au CRM et aux groupes, vous ciblez votre communication en fonction des adhĂ©rents. Des mails concernant un tournoi professionnel, un tournoi pour dĂ©butants, un mail de bienvenue aux nouveaux adhĂ©rents, des fĂ©licitations aux sportifs qui viennent de passer un nouveau grade ; tout cela est plus simple que jamais !
  • Informations sur vos adhĂ©rents et gestion de votre association : vous conservez un historique de vos adhĂ©rents : qui est allĂ© Ă  quel tournoi ? Qui n’y va plus ? Qui n’a jamais fait de compĂ©tition ? La participation aux tournois est-elle plus forte cette annĂ©e ? Autant de donnĂ©es que vous retrouvez en un clic et qui pourront vous servir Ă  complĂ©ter vos demandes de subvention.

Sur la base de ces informations, vous pouvez essayer de comprendre les problématiques de vos adhérents d’un point de vue global ou individuel, et améliorer votre service.

Si les CRM nous viennent des entreprises, ils n’en sont pas moins utiles aux associations et à leur gestion spécifique. A condition évidemment de savoir comment bien utiliser son CRM d’association !

comprendre utilisation CRM association

Comprendre ce qu'est un CRM en 10 secondes

qu'est-ce que c'est crm association

Plusieurs niveaux d’accès sont possibles. Prenons l'exemple d'un club de sport : un adhérent aura éventuellement accès à l’intranet de l’association, un professeur aura accès aux adresses mails de son groupe, et un administrateur aura accès à tous les e-mails, ainsi qu’à la comptabilité.

Les données sont hébergées en sécurité : le métier des hébergeurs est de protéger des données. Qui plus est, les risques inhérents aux fichiers Excel ou papier (perte de fiches adhérents, incendies, vols, etc.) sont écartés.

Inutile de transporter partout avec vous une copie de votre fichier d’adhĂ©rents, de multiplier les copies au risque de ne plus savoir quelle est la bonne : la liste est en ligne, accessible depuis n’importe quel pĂ©riphĂ©rique reliĂ© Ă  internet, mais uniquement par les administrateurs du CRM.

points clés utilisation d'un CRM d'association

En bref

🙄 Qu’est-ce qu’un CRM ?

Le "Customer Relationship Management" (CRM), littéralement "Gestion de la Relation Client". Cela inclut l'ensemble des techniques et outils utilisés pour suivre et améliorer la relation avec ses clients. En savoir plus

đź’ˇ A quoi sert un CRM ?

Un CRM permet de mieux comprendre ses clients à travers leur interaction avec votre structure. Il permet de mieux s’adresser à eux dans le but final d'améliorer leur fidélisation. En savoir plus

✌️ Pourquoi utiliser un CRM pour son association ?

D'une certaine manière, le CRM pour une entreprise et pour une association poursuivent des objectifs similaires : mieux interagir avec leurs membres, bénévoles et adhérents pour les fidéliser. En savoir plus

conseils d'utilisation CRM d'association

Vous savez désormais tout ce qu'un CRM peut apporter à votre association. Grâce à un CRM, soyez plus efficace dans votre gestion et gagnez du temps à consacrer aux missions de votre association.

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