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Centraliser et contrôler les flux financiers de 14 associations étudiantes

L’ISC Paris est une école de commerce réputée pour son cursus professionnalisant en permettant à ses étudiants d’intégrer des entreprises étudiantes à statut associatif. Les 14 structures que compte l’ISC Paris offrent aux étudiants un cadre pour développer leurs compétences managériales et financières au travers de diverses missions (humanitaires, entrepreneuriales, artistiques, etc.).

Nous avons échangé avec Aymeric Pichot, le Directeur des Entreprises Étudiantes et des projets entrepreneuriaux. Aymeric interagit quotidiennement avec les étudiants et suit les différents projets menés par ces derniers.

Ayant pris ses fonctions récemment, Aymeric détaille comment AssoConnect permet aux entreprises étudiantes de stabiliser leur comptabilité et aux responsables administratifs de suivre facilement leurs réalisations.

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Une comptabilité simplifiée et contrôlée

En 2018, la quête d’un outil de gestion pour l’ISC Paris se justifie par le besoin accru de transparence quant à l’utilisation des subventions octroyées pour le fonctionnement des structures étudiantes.

Cet outil se devait d’être commun à toutes les associations étudiantes, quel que soit leur domaine d’activité.

Il était enfin indispensable de mettre à disposition des étudiants un outil de comptabilité suffisamment intuitif, faute de quoi il ne serait jamais utilisé.

Après une recherche approfondie sur Internet, l’équipe administrative de l’ISC a effectué une série de tests sur différents outils. C’est la simplicité pour le suivi et l’utilisation qui a poussé l’ISC Paris à s’orienter vers AssoConnect.

Un an après cette adoption, quelles sont les grandes conclusions ?

Comment AssoConnect répond aux besoins particuliers de l’ISC Paris ?

De la transparence et de l’homogénéité dans la gestion comptable des associations

Bonne nouvelle : à sa mise en place, l’outil est très rapidement accepté par les étudiants ainsi que l’équipe administrative en charge du suivi.

L’ISC Paris a commencé par créer 14 groupes avancés : un pour chaque association étudiante. Ainsi, chacune d’entre elle dispose d’une plateforme de gestion complète et autonome sur laquelle elle peut tenir simplement sa comptabilité et gérer ses différents projets.

La comptabilité est consolidée au niveau de l’administration principale de la plateforme depuis laquelle les deux "super-admin" responsables des associations étudiantes peuvent accéder à tous les documents comptables des associations étudiantes. Cet accès sécurisé se fait simplement, à tout moment et de n’importe où.

De plus, AssoConnect dispose de fonctionnalités pratiques qui facilitent le suivi mis en place par les deux administrateurs :

❝  L’outil est très intuitif et l’administrateur principal peut avoir une visibilité sur chaque entreprise étudiante. De plus la possibilité de déposer toutes les factures dans l’outil évite les pertes d'informations et facilite la traçabilité. ❞

Tous les besoins identifiés initialement par l’ISC Paris sont satisfaits.

Des passations facilitées d’une année sur l’autre

AssoConnect permet aussi à l’ISC Paris et ses entreprises étudiantes de faciliter les périodes de passation. Du fait de sa simplicité, l’outil est pris en main facilement par les nouveaux bureaux.

Pour accompagner au mieux la passation, Aymeric peut facilement contrôler que le travail des responsables financiers a bien été fait, et dans le cas contraire une piqûre de rappel est envoyée pour que la reprise par le nouveau bureau se fasse sans accroc.

❝ Au moment des passations, certains manques liés à un travail insuffisant étaient constatés. Maintenant nous pouvons mettre l’accent sur ces loupés grâce au suivi que nous pouvons effectuer avec AssoConnect et donc gérer les passations avec tranquillité. ❞

 

L’exploration de nouvelles fonctionnalités par les entreprises étudiantes

Le chantier de la rigueur quant à la comptabilité est donc mené avec brio. Evidemment, la prise en main d’AssoConnect ne se limite pas à la comptabilité.

La flexibilité du logiciel et la possibilité d’adaptation encouragent l’équipe à explorer d’autres modules pour les différentes organisations étudiantes.

Tout d’abord, l’ensemble des associations étudiantes envisage d’utiliser le module “Adhésions”pour les rentrées associatives.

Le lien entre les campagnes d’adhésions, la base de données et la comptabilité offre aux responsables un gain de temps précieux.

Cerise sur le gâteau : le paiement en ligne est mis en place.

❝ Proposer le paiement en ligne, c’est se soulager de la partie de gestion des flux d’argent et éviter les impayés. ❞

Le lien entre l’emailing et la base de membre est un argument supplémentaire qui motive l’ISC Paris à basculer la gestion des adhésions sur AssoConnect.

Il offre aux associations étudiantes la possibilité de mettre en place une communication efficace : chaque campagne d’emailing est ciblée, et sa performance est analysée grâce aux statistiques disponibles sur l’outil.

C’est un pas supplémentaire vers l’acquisition de nouvelles compétences professionnelles !

D’autres modules enfin trouvent particulièrement écho auprès de certains types d’entreprises étudiantes. Ainsi, les organisations humanitaires orchestrant régulièrement des évènements de récolte de fonds, elles commencent tout naturellement à utiliser l’outil évènement d’AssoConnect.

Des billetteries en ligne sont mises en place et facilitent grandement l’organisation : les évènements sont désormais programmés à l’avance, facilitant ainsi leur promotion. Comme pour les adhésions, le paiement en ligne est proposé, il facilite largement le suivi des inscrits et des paiements.

La prochaine étape pour les organisations humanitaires étudiante sera de se lancer à l’assaut du module de dons afin de professionnaliser la gestion des dons et des donateurs. Cela ne devrait pas être très compliqué.

❝ Comme les modules d’adhésions, de dons et d’événements suivent la même logique, lorsque l’un est maîtrisé, les autres le sont aussi automatiquement ! ❞

Avec le module de gestion des dons, les étudiants comptent mettre à profit le prélèvement SEPA en ligne et l’envoi automatique d’un reçu fiscal. Ils sont convaincus que ces possibilités permettront de convaincre de nouveaux mécènes et donateurs et donc de développer les ressources de leur association, ouvrant ainsi le champ des possibles pour de nouveaux projets !

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En cherchant un outil pour harmoniser la gestion de la comptabilité de ses associations étudiantes, l’ISC Paris s’est finalement doté d’un logiciel de gestion complet et puissant.

Il ouvre de nouvelles perspectives et permet d’accompagner au mieux ses étudiants dans le développement de leurs projets et compétences.

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