Découvrir assoconnect Essai gratuit

Gagner un temps "phénoménal" sur la comptabilité de son association culturelle

L’association CCA Imago a vu le jour dans les années 1940 pour mettre en lumière et promouvoir le cinéma amateur. Elle a ensuite intégré la photographie à ses activités, qui constitue aujourd’hui son activité principale. Ainsi, plus d’une centaine d’adhérents échangent et se réunissent régulièrement autour d’ateliers, de sorties organisées, des groupes thématiques...

Bon nombre de services sont proposées par l’association pour ses adhérents comme des tirages photos.

Nous avons pu échanger avec Stéphane Benhamou, trésorier de CCA Imago. Depuis sa prise de fonction depuis le mois de février 2019, Stéphane multiplie les efforts pour pousser à la numérisation de la gestion de l’association en automatisant les tâches de gestion les plus chronophages.

Le papier argentique, oui, le papier pour la gestion : non

La recherche commence avant la rentrée 2018, dans un contexte où la grande majorité des actions sont encore réalisées sur support papier.

Tout cela rendait la gestion de la comptabilité compliquée : impossible pour le bureau de suivre sa comptabilité à distance, tout était sur un ordinateur dans le local de l’association avec un logiciel comptable installé en dur.

Une recherche est menée sur les différents outils numériques pour les associations. CCA Imago retient 3 propositions : AssoConnect et deux autres logiciels en ligne.

Stéphane remarque rapidement la richesse du module comptable d’AssoConnect par rapport aux autres logiciels envisagés : les documents comptables complets, les outils comptables variés et la possibilité d’adapter parfaitement la comptabilité aux besoins de l’association finissent de le convaincre.

De la comptabilité facile d’accès, ce n’est pas un cliché

Au dernier trimestre 2018, le choix est fait : AssoConnect remporte l’adhésion des membres du Conseil d’Administration.

Après l’Assemblée Générale du mois de février, un premier objectif est défini visant à basculer sur AssoConnect l’ensemble des données comptables issues du logiciel précédent.

La transition se fait rapidement et sans difficulté particulière.

La possibilité de personnaliser les catégories comptables facilite le travail de Stéphane.

Dans ses missions, Stéphane est épaulé par Nelly, la trésorière adjointe de l’association. Cette dernière ne dispose pas de formation comptable mais prend rapidement en main le logiciel grâce à la saisie comptable simple dans laquelle elle retrouve les comptes personnalisés par Stéphane.

À travers cet accès partagé, Stéphane voit aussi dans AssoConnect la possibilité d’améliorer la transparence au sein de l’association : n’importe quel membre du bureau peut consulter les informations comptables en quelques clics et de n’importe où.

Gagner du temps grâce aux liens entre les modules, c’est plus de temps à consacrer à la pellicule

Le lien existant entre les adhésions et la comptabilité facilite largement la vie de Stéphane. Il peut suivre très simplement les créances des différents adhérents, les regrouper et connaître en quelques clics les paiements en retard. Cette opération, qui nécessitait auparavant l’édition des créances clients dans l’ancien logiciel est directement faisable depuis un smartphone. Simplicité et efficacité.

Au mois de juin 2019, l’association met en œuvre le module “Adhésions” d’AssoConnect pour gérer la rentrée associative. L’intégration des campagnes d’adhésions se fait très facilement au moyen d’un iframe qui permet de présenter la page d’adhésion d’AssoConnect dans le site web public de l’association.

En faisant ce choix, les adhérents n’ont connu qu’un léger changement dans leur procédure de réinscription :

“Sur les 100 personnes que compte notre association, tout ceux qui ont fait la démarche de demande d’adhésion ont pu se réinscrire sans problème majeur.”

Avec cette intégration, la saisie manuelle des 200 lignes comptables liées aux renouvellements d’adhésion est un lointain souvenir. Cette aide à la gestion des inscriptions était aussi un des prérequis pour le choix du logiciel.

Sur les campagnes d’adhésion, plusieurs modes de paiement sont proposés. Au mois de septembre 2019, lors du règlement des adhésions, en sus du chèque qui était le moyen majoritaire de paiement, AssoConnect permettra aussi de proposer des moyens dématérialisés.

“Le paiement en ligne permettra de gagner encore plus de temps. Et si nos adhérents souhaitent néanmoins payer par chèque, la réception du paiement se fait en 2 clics.”

L’association étant affiliée à la Fédération Photographique de France, l’adhésion complémentaire et propre à chaque membre, est gérée sous la forme d’options dans le formulaire de réinscription, permettant ainsi aux adhérents de gagner du temps et de n’effectuer qu’un seul paiement pour l’ensemble des adhésions, services et abonnements retenus.

Enfin, Stéphane salue la facilité avec laquelle il réalise le rapprochement bancaire grâce à l’application Linxo avec laquelle il importe automatiquement ses relevés bancaires sur AssoConnect.

Sur le logiciel, Stéphane lie également à ses saisies comptables, les factures sous forme numérisée. Il peut donc les retrouver très simplement si besoin. Finis les justificatifs perdus !

Le prochain focus : utiliser l’intégralité du logiciel AssoConnect

Le succès rencontré par les réinscriptions avec AssoConnect a définitivement convaincu CCA Imago d’élargir l’utilisation d’AssoConnect à d’autres modules pour intégrer l’ensemble de sa gestion sur le logiciel.

Le prochain objectif est de reprendre petit à petit l’espace Adhérents du site actuel de l’association sur l’outil site internet d’AssoConnect. Gagner du temps et disposer d’une plus grande fluidité dans la gestion de l’association seront les retombées principales avec l’utilisation plus complète d’AssoConnect.

Face à ces changements, l’association souhaite aussi accompagner ses adhérents pour ne pas les brusquer. Ainsi, CCA Imago mettra en place dès la rentrée un accompagnement en interne pour montrer comment utiliser AssoConnect de manière optimale sur ce nouveau module.

En adoptant AssoConnect, CCA Imago a pris le tournant du numérique pour sa gestion.

Les membres du bureau sont satisfaits de découvrir les améliorations et évolutions régulières du logiciel qui leur permettra de fluidifier encore plus cette gestion.

Nouveau call-to-action