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12 choses à faire par votre association cet été

Le soleil pointe le bout de son nez, les écoliers ont rangé leur cartable et vos collègues de travail sont en quête du bronzage parfait… Vous l’avez compris la saison estivale est bel et bien installée !

Selon le secteur d’activité de votre association, l’été est peut-être pour vous et vos bénévoles un temps de pause avant la rentrée scolaire... ou au contraire une période cruciale pour vos campagnes de sensibilisation et vos activités estivales.

Dans cet article, partons du principe que votre association prend des vacances bien méritées !

Qui dit vacances, dit généralement détente et relaxation. Et si vous optiez pour des vacances actives ? L’idée n’est évidemment pas de se mettre la pression mais de mettre toutes les chances de votre côté pour anticiper au mieux la rentrée.

Nous vous proposons donc ici une liste de petites tâches utiles, voire indispensables pour partir en vacances l’esprit serein avant la reprise en septembre, à savoir :

Votre association est-elle à jour dans sa gestion ?

  1. Mettez votre comptabilité à jour
  2. Préparez vos dossiers de demande de financement
  3. Mettez à jour les statuts
  4. Demandez vos numéros SIREN et/ou SIRET
  5. Vérifiez que vous êtes au clair sur les obligations fiscales de votre association
  6. Faites le bilan de l’année
  7. Mettez à jour votre base de membres et de bénévoles
  8. Refondez votre site internet
  9. Rassemblez les outils de gestion sur une plateforme unique
  10. Développez votre rayonnement associatif
  11. Trouvez de nouveaux bénévoles
  12. Remerciez vos bénévoles... et fidélisez !

Pour vous aider à passer des vacances actives, nous vous avons préparé une checklist pour garder le fil cet été !

Je demande ma checklist de l'été

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Votre association est-elle à jour dans sa gestion ?

#1 Mettez à jour la comptabilité de votre association

Pas facile de jongler entre vos missions d’association et de vous occuper de la comptabilité. Cette période estivale, plus calme, vous donne du temps pour mettre à jour vos comptes.

Avez-vous remboursé les bénévoles des frais qu’ils ont engagés pour votre association ? Avez-vous payé vos fournisseurs et recouvert toutes vos créances ? Avez-vous bien fait votre rapprochement bancaire ?

N'attendez pas la fin de l'année civile pour mettre à jour votre comptabilité, au risque de vous retrouver avec des dépenses et recettes à enregistrer à n'en plus finir à la fin de votre exercice comptable.

Allez, courage, avec un bon logiciel comptable, ce sera une affaire rondement menée !

#2 Préparez les dossiers de demande de financement pour votre association

Vous le savez sûrement, les demandes de financement sont loin d’être une partie de plaisir mais sont parfois essentielles au bon fonctionnement de votre association.

Demande de mécénat ou subvention, les étapes à suivre pour y arriver sont longues et épuisantes. Mais bonne nouvelle : l’été est là pour vous laisser du temps !

Pour rappel, voici les grandes étapes à suivre lorsque l'on prépare sa demande de subvention :

  • réaliser une analyse du projet associatif afin de pouvoir en faire une description fidèle et complète,
  • bien s'informer sur les éléments attendus par le "financeur" (collectivité, département, région, etc),
  • procéder à l'analyse chiffrée du projet, en lien avec les attentes du "financeur",
  • déposer son dossier et suivre l'avancée de la démarche.

Et retrouvez l’essentiel à savoir sur les demandes de mécénat.

Alors, vous vous lancez ? ;)

#3 Mettez à jour les statuts de votre association

Une fois rédigés, on ne pense plus forcément à les mettre à jour et pourtant c'est capital si vous modifiez les éléments suivants :

  • l’adresse du siège social de l’association,
  • les modalités d’adhésion,
  • les modalités de résiliation,
  • les règles de délibération,
  • la qualification des instances de délibération,
  • les modalités de prise de décision de l’Assemblée Générale,
  • etc.

C'est donc l'occasion de remettre les choses dans l'ordre en mettant à jour les statuts de votre association.

A noter : seuls les membres de l’Assemblée Générale ont le pouvoir de changer les statuts de l’association.

Si vous souhaitez en savoir plus : consulter l’article sur les modalités de changements des statuts de votre association.

#4 Demandez les numéros SIREN et/ou SIRET pour votre association

Ces numéros bien spécifiques vous permettent d'identifier votre association auprès de l'Insee, d'être comptabilisé dans les statistiques nationales et de faire vos demandes de subventions auprès des administrations d'État.

Le numéro SIREN est comme la pièce d'identité de votre association, tandis que le numéro SIRETest une extension du numéro SIREN et identifie le ou les établissements de votre association.

Ils ne sont pas fournis automatiquement alors un certain nombre d'associations ne pensent pas systématiquement à en faire la demande.

Si vous êtes dans ce cas, c'est donc l'occasion d'y remédier !

#5 Vérification des obligations fiscales de votre association

Les obligations fiscales ne touchent pas toutes les associations de la loi de 1901. Seules les associations exerçant une activité économique, ayant une comptabilité d’engagement ou qui emploient des salariés ont des obligations envers l’administration fiscale.

Sachez que votre association peut être contrôlée sur ces différents points :

  • la comptabilité associative,
  • la délivrance de reçus fiscaux,
  • le dossier fiscal de votre association.

A noter : si votre association ne répond à aucun des critères cités précédemment, cela ne l’acquitte pas totalement d’une vérification spontanée. Le but de ces vérifications est de certifier que votre association a bien un but non lucratif.

Faîtes le point dès cet été en consultant notre article sur les obligations fiscales de votre association.

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Votre association au goût du jour

#6 Faites le bilan de votre association

Comme d'habitude, l'année a filé à vitesse “grand V” et vous avez à peine eu le temps de voir les événements défiler.

Pour clôturer cette année riche en émotion et avant de vous lancer dans 12 nouveaux mois sur les chapeaux de roue, réalisez un sondage de fin d'année auprès de vos membres.

Cela vous permettra de sonder les suggestions et éventuels mécontentements des uns et des autres et de faire (encore) mieux pour la nouvelle année !

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#7 Mettez à jour la base de membres et de bénévoles de votre association

Il arrive que certains adhérents ou bénévoles s'inscrivent puis se désinscrivent... Bref, beaucoup d'indécision. Et pendant l'année, mettre à jour le flot de désinscriptions n'est pas forcément votre priorité n°1 : vous avez certainement d’autres chats à fouetter.

Alors pour ne pas vous retrouver avec une liste d’adhérents dont les informations n'ont pas été mises à jour depuis bon nombre d'années, profitez de ce temps un peu plus calme que d'habitude pour rafraîchir les compteurs !

Ou alors faîtes comme nous et utilisez AssoConnect pour la gestion de vos membres ! Vous n'aurez même plus besoin de faire cette manipulation rébarbative !

#8 Refondez votre site internet d’association

Cela fait 4, 5 ou peut-être même 10 ans que vous avez le même site internet ?

Il est essentiel pour votre association de mettre à jour régulièrement l’outil qui vous rend visible aux yeux de potentiels nouveaux membres et donateurs.

Portez une attention particulière sur le côté responsive de votre site internet. Un nombre important de vos membres et futurs membres visitent votre site depuis leur tablette ou smartphone. Alors montrez votre modernité avec un site adapté aux smartphones ! Google propose d'ailleurs un outil pour mesurer le côté responsive de votre site internet.

#9 Rassemblez les outils de gestion de votre association sur une plateforme unique

En tant qu'association, un panel d’outils s’offre à vous : des logiciels comptables, des logiciels de gestion des membres, des éditeurs de sites internet, des outils de messagerie internet, etc.

Difficile de combiner l’ensemble de ces logiciels lorsque vos besoins sont larges...

Et si vous pouviez simplement rassembler tous ces outils sur une même plateforme en ligne ? Il est grand temps d'opter pour le neuf et de donner à la gestion de votre association un coup de jeune !

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Chouchoutez votre réseau associatif !

#10 Développez votre rayonnement associatif

La saison estivale rime souvent avec les festivals, manifestations et forums qui fleurissent partout en France et tout près du local de votre association.

Avez-vous déjà pensé participer à une manifestation ou forum en tant que membre d’une association ? C’est pourtant un moyen efficace pour promouvoir et sensibiliser les participants à votre cause.

Participer au forum des associations de votre ville est très bénéfique pour votre association. Vous gagnez en visibilité et rencontrez les futurs bénévoles de l’association. Les personnes intéressées peuvent directement venir à votre rencontre et échanger sur les missions de votre association !

Et si l’envie vous prend, les organisateurs de festival recherchent fréquemment des collectifs et des associations partageant les valeurs du festival.

C’est un échange équitable entre les organisateurs et votre association : le festival bénéficie de l’image positive qu’apportent les associations et les associations profitent de la notoriété du festival pour faire des rencontres.

Renseignez-vous dès cet été sur les prochains événements auxquels votre association peut participer !

#11 Trouvez de nouveaux bénévoles

Vous prévoyez de gros chantiers pour l’année à venir ? De nouveaux bénévoles ne seront pas de trop !

Un recrutement digital simplifie vos recherches : définissez les objectifs des missions à venir, déterminez les compétences nécessaires à leur réalisation et créez votre annonce en ligne !

Des plateformes telles que Tous Bénévoles vous mettent en lien avec des personnes désireuses d’entrer dans le monde associatif.

Découvrez d’ailleurs 11 plateformes pour recruter des bénévoles.

#12 Remerciez vos membres et bénévoles

Sans vos bénévoles et membres de l’association, cette année n'aurait certainement pas été la même !

Il est donc l'heure de vous armer de votre plus belle plume pour remercier vos bénévoles : vous leur devez bien ça !

En plus des remerciements, vous pouvez les tenir informés sur l’année à venir.

Par lettre postale ou par email, le choix est vôtre. Mais comme vous le savez certainement déjà - chez AssoConnect, on opte pour le digital avec l’emailing !

Mais peu importe la méthode choisie, l’essentiel se trouve dans le contenu, vous pouvez ainsi :

  • annoncer les projets de l’année à venir,
  • partager les éventuels besoins de l’association (meubler le local, trouver davantage de bénévoles, faire des collectes de dons, etc),
  • informer des modalités d’adhésion et des dates de réinscription,
  • partager le bilan de l’année (combien de bénévoles ont participé aux actions, le montant des dons récoltés, le nombre de projets réalisés, etc.),
  • partager une galerie photos des événements passés dans votre association.

Bref, soyez sincère et informatif avec vos bénévoles ! :)

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L’année passée a sûrement été forte en émotion pour votre association, vous et vos bénévoles avez donné de votre temps et de votre énergie tout au long de l’année.

Il est maintenant temps de penser à vous reposer pour être en forme pour la rentrée associative qui vous attend !

C’est certainement le point le plus important : n'oubliez pas de vous ressourcer et de vous changer les idées - pour ça, je peux vous conseiller de (re)lire notre revue de presse 2019) écrit par Eva, notre responsable Relations Presse !

Téléchargez gratuitement la checklist de votre association !

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Bel été à toutes et tous ! :)